7 september 2010 Versie 1 Opdrachtgever: School: Instituut: Opleiding: Vak: Will Goderie Hogeschool Rotterdam Instituut voor Communicatie, Media en Informatietechnologie Communicatie Digitale Media Inleiding Communicatie Interne Communicatie PLAN VAN AANPAK WEBLOG & WORKSHOP Jasper Lammens 0822657 repsaj_90@msn.com Christiaan Lems 0836252 c.lems@live.nl Bart Petersen 0842708 bart_pet@hotmail.com Tessa Klop 0836338 tessaklop@hotmail.com
Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 1. Achtergronden 3 2. Projectopdracht 4 3. Projectactiviteiten 5 4. Projectgrenzen 6 5. Producten 7 6. Kwaliteit 8 7. Projectorganisatie 9 10 8. Planning 11 9. Kosten en baten 12 10. Risico s 13 2
1. Achtergronden Naam: Project 1, Interne Communicatie. Opdrachtgever: De opdrachtgever is Will Goderie. Opdrachtnemers: De opdrachtnemers zijn Jasper Lammens, Christaan Lems, Bart Petersen en Tessa Klop. Zij vormen samen Projectgroep 2. Dit zijn vier studenten van de opleiding Communicatie Digitale Media op Hogeschool Rotterdam. De projectleider is Jasper Lammens, hij is uiteindelijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het project. Link weblog: communicatieintern.wordpress.nl 3
2. Projectopdracht Doelstelling weblog: Voor dit project zullen we een weblog maken over interne communicatie. Via deze weblog zullen wij onze klasgenoten en andere geïnteresseerden informeren over dit onderwerp. We gaan ons verdiepen in de volgende vragen: Wat is interne communicatie? Wat is de ontwikkeling van interne communicatie? Hoe kan je informatie over interne communicatie verkrijgen? In ons weblog zullen wij onder andere antwoord geven op deze vragen. Ook kan je in onze weblog informatie vinden over: Hogeschool Rotterdam, het Instituut voor Communicatie, Media en Informatietechnologie, de opleiding Communicatie Digitale Media en het vak Inleiding Communicatie. Wij zullen ook een stukje over onszelf schrijven. Doelstelling workshop: In de klas zullen wij een workshop over interne communicatie geven. Deze workshop bestaat uit een presentatie over het onderwerp en een interactief deel. Wij zullen duidelijk maken wat interne communicatie inhoudt en met welke nieuwe media(toepassingen) hierin gewerkt wordt. Resultaat: Aan het einde van het project hebben wij een weblog over interne communicatie gemaakt en wij hebben een workshop over interne communicatie in de klas gegeven. 4
3. Projectactiviteiten Voorbereidingen algemeen: - Gezamenlijk e-mailadres aanmaken - Samenwerkingscontract nalezen en tekenen - Logboek aanmaken Weblog: Voorbereidingen: - Plan van Aanpak maken - Weblog via Wordpress aanmaken Tijdens het project: - Weblog bijhouden - Informatie verzamelen - Logboek bijhouden - Gesprekken met opdrachtgever Eindresultaat: - Weblog over interne communicatie Workshop: Voorbereidingen workshop: - Plan van Aanpak maken Tijdens het project: - Presentatie over interne communicatie maken - Interactief deel workshop in elkaar zetten - Voorbeeldcase verzinnen - Informatie verzamelen - Logboek bijhouden - Gesprekken met opdrachtgever Eindresultaat: - Workshop over interne communicatie 5
4. Projectgrenzen Om onduidelijke situaties te voorkomen, beschrijven we de projectgrenzen en randvoorwaarden. Hierdoor wordt duidelijk wat wel en niet bij het project hoort. - Tijdens het project richten wij ons alleen op het onderwerp interne communicatie. Wij moeten ervoor zorgen dat we niet afwijken van dit onderwerp. - De begindatum van het project is 2 september 2010. Voor dit project krijgen wij 8 weken de tijd. Als wij later zullen beginnen dan de begindatum, kan dit ten koste gaan van ons project. We zullen dan tijd te kort komen en hierdoor niet het project volledig kunnen afronden. Op 30 september moeten wij de workshop geven. Wij moeten ervoor zorgen dat de workshop voor die tijd goed in elkaar zit. - Wij hebben geen maximaal budget voor het project. Wij komen namelijk niet in aanmerking voor een budget. De middelen die wij gebruiken zijn kosteloos, bijvoorbeeld een weblog aanmaken en het opzoeken van informatie. Eventuele andere kosten nemen wij voor ons eigen rekening. - Om het project tot een succes te maken, is het van belang dat iedereen zoveel mogelijk aanwezig is bij de lessen. Ook wordt er een actieve houding van iedereen verwacht. Dit betekent dat iedereen goed meedenkt en discussieert, zijn werk goed en op tijd af heeft en regelmatig zijn mail bekijkt. 6
5. Producten Producten algemeen: - Samenwerkingscontract - Gezamenlijk e-mailadres Producten weblog: - Plan van Aanpak - Weblog Producten workshop: - Plan van Aanpak - Workshop/presentatie Weblog, wie doet wat: 1. Persoonlijk (weblog) - Algemene info groepsleden Iedereen - Logboekinvulling groep per week: wie heeft wat gedaan Iedereen 2. Bedrijfs (weblog) - Info over HRO Jasper - Info over het instituut CMI Christiaan - Info over de opleiding CDM Tessa - Info over het vak Inleiding Communicatie Bart 3. Nieuws (weblog) - Nieuwsberichten die je n.a.v. jullie thema tegenkomt hierop plaatsen Iedereen 4. Onderwerps (weblog) - Uitwerking verstrekte opdrachten tijdens colleges - Alles over jullie workshop m.b.t. college 5 t/m 7 (papers, presentaties) Iedereen 5. Link (log) - Opname van alle interessante links waar we anderen op willen wijzen. Iedereen 7
6. Kwaliteit Tussenproducten: Om tot een goed eindproduct te komen zullen wij een aantal tussenproducten moeten leveren: Plan van Aanpak, samenwerkingscontract, weblog en presentatie. Controles: Tijdens het project zullen wij een aantal keer een controle uit moeten voeren of alles nog loopt en werkt zoals gepland. Vooral de projectleider speelt hierbij een belangrijke rol. Zo moet er bijvoorbeeld gecontroleerd worden of we voor of achter lopen op de planning, of iedereen zijn werkt goed en op tijd af heeft en of het weblog goed bijgehouden wordt en nog werkt. Extern advies: Als wij tegen problemen aanlopen of advies nodig hebben tijdens het project kunnen wij terecht bij onze opdrachtgever Will Goderie of bij andere docenten van Hogeschool Rotterdam. Software: Wij zullen tijdens ons project gebruik maken van diverse softwareprogramma s: Internet, Photoshop, Wordpress en Microsoft Office. 8
7. Projectorganisatie Gegevens projectgroep 2: Naam Telefoonnummer E-mailadres Beschikbaarheid Functie Jasper 0648308910 repsaj_90@msn.com Na school uren Projectleider Lammens Christaan 0630236497 c.lems@live.nl Na school uren Groepslid Lems Bart Petersen 0618588835 bart_pet@hotmail.com Na school uren Groepslid Tessa Klop 0681961157 tessaklop@hotmail.com Na school uren Eindredactie Gezamenlijk e-mailadres: Wij hebben een gezamenlijk e-mailadres aangemaakt, namelijk: internecommunicatiegroep2@gmail.com. Hier zullen wij al het geleverde werk op plaatsen en delen met elkaar. Taakverdeling weblog: We moeten verschillende informatieve teksten plaatsen op het weblog. Ieder zal een persoonlijk stuk schrijven over zijn of haar toekomst binnen de Communicatiewereld. Tevens moeten er een aantal stukken worden geschreven over de Hogeschool Rotterdam, Het Instituut voor Communicatie en Media, de opleiding Communicatie: specialisme Digitale Media en het vak Communicatiekunde. Al deze stukken moeten gericht zijn op aankomende studenten om voor hen een beeld te vormen wat alles inhoud en hen enthousiast te maken. Jasper Lammens is de projectleider van de groep. Hij zal alle notulen bijhouden van alle bijeenkomsten en vergaderingen die we hebben als groep voor dit project. Tevens heeft hij het samenwerkingscontract opgesteld en laten tekenen door alle groepsleden. Hij zal zorg dragen voor zijn persoonlijke stukje op het weblog en het stuk over de Hogeschool Rotterdam. Bart Petersen zal alle valkuilen en mogelijke problemen beschrijven en benoemen die zich tijdens dit project voor kunnen doen. Hij is ook bezig met zijn persoonlijke stuk voor het weblog en zal een stuk schrijven over het vak Communicatiekunde. Tessa Klop heeft het weblog aangemaakt waar uiteindelijk alle informatie te vinden zal zijn. Tevens zal zij het grootste deel van het PvA op zich nemen. Verder heeft zij het logboek voor de eerste week ingevuld. Het PvA zal zij ook vormgeven en er zorg voor dragen dat alles compleet wordt. Verder zal ook zij een persoonlijk stuk schrijven en een stuk schrijven over de opleiding Communicatie: specialisme Digitale Media. Christiaan Lems maakt de taakverdeling voor het PvA en heeft een gezamenlijk e-mailadres aangemaakt waar alle communicatie via verloopt en waar alle documenten heen gestuurd worden. Ook zal hij een persoonlijk stuk schrijven en een stuk produceren over het Instituut voor Communicatie, Media en Informatietechnologie. 9
Taakverdeling workshop: We moeten een workshop bedenken over interne communicatie. Deze zal worden gegeven en gepresenteerd als afsluiting van het project aan klas CDM1a. Allereerst zal er een manier bedacht moeten worden om de workshop te geven. Er zijn veel verschillende manieren om het onderwerp interne communicatie (IC) onder de aandacht te brengen. We zullen hiervoor een teamoverleg regelen. Daarna moet iedereen een gedeelte onder zijn/haar hoede nemen om de workshop voor te bereiden en zal er teruggekoppeld moeten worden om alles op elkaar af te stemmen, zodat de workshop een geheel zal vormen. Het doel van de workshop moet zijn om de leerlingen een beeld te geven wat IC is en wat je er zoal mee kunt. Achteraf moet er ook nog een flyer of iets dergelijks komen om aan de leerlingen mee te geven. 10
8. Planning Planning weblog: Week 1: - Aanmaken weblog - Samenwerkingscontract - Gezamenlijk e-mail adres aanmaken Week 2: - Concept Plan van Aanpak - Iedereen schrijft persoonlijk stuk - Iedereen schrijft algemeen stuk (over school, instituut, opleiding en vak) Week 3: - Definitief Plan van Aanpak - Weblog bijhouden (Nieuws en Links) - Uitwerken verstrekte opdrachten tijdens colleges Week 4: - Weblog bijhouden Week 5: - Weblog bijhouden Week 6, 7 en 8: - Weblog bijhouden - Beoordeling Planning workshop: Week 1: - Samenwerkingscontract - Gezamenlijk e-mailadres Week 2: - Concept Plan van Aanpak Week 3: - Definitief Plan van Aanpak - Brainstormen over workshop Week 4: - Workshop afronden Week 5: - Workshop geven 11
9. Kosten en baten Mensuren: Voor dit project hebben we 8 weken de tijd. De workshop zullen we al in de 5 e week presenteren. Onze studieweek zal er globaal zo uitzien: Theorie p/w: - Colleges 2 uur - Bestuderen theorie 2 uur - Literatuuronderzoek 1 uur Totaal p/w 40 uur - Tentamenvoorbereiding 8 uur Totaal hoorcolleges 48 uur Praktijk p/w: - Project (weblog) 2 uur - Voorbereiding en uitwerking opdr. incl. onderzoek en fieldwork 2 uur Totaal p/w 32 uur - Realisatie Workshop 4 uur Totaal werkcollege 36 uur Eindtotaal: 84 uur Kosten: Bij dit project komen wij niet in aanraken met kosten. Een weblog aanmaken is namelijk kosteloos en de informatie die we nodig hebben voor dit weblog kunnen wij ook kosteloos op internet opzoeken. Voor onze presentatie maken wij gebruik van software waarover wij al beschikken, zoals Powerpoint. Hulpmiddelen: Bij het realiseren van het project maken we gebruik van de volgende hulpmiddelen: laptop, softwareprogramma s en internet. Baten: Wij hopen na afloop van dit project de studenten van de opleiding CDM en andere geïnteresseerden goed geïnformeerd te hebben over interne communicatie. Wij hopen ze enthousiast te maken over dit onderwerp. 12
10. Risico s Bij het organiseren en het uitvoeren van het project zijn er allerlei risico s die het succes van het project bedreigen. Bij ons project kunnen de volgende dingen fout gaan: 1. De communicatie kan slecht verlopen. 2. De rolverdeling kan in de groep slecht verdeeld of uitgevoerd zijn. 3. Er kan geprotesteerd worden tegen het samenwerkingscontract. 4. Personen in de groep kunnen slecht werk leveren, of werk zonder kwaliteit. 5. Mensen kunnen afwezig zijn bij de vergaderingen. Hier volgt een uitwerking van de vorig genoemde punten: 1. Doordat mensen elkaar niet snappen/begrijpen kan er een ruis ontstaan. De communicatie kan slecht verlopen doordat mensen niet dezelfde kennis hebben van zaken. 2. Bepaalde personen kunnen niet, of minder geschikt zijn voor de functie binnen de groep. 3. Personen in de groep kunnen achteraf spijt krijgen van het ondertekenen van het samenwerkingscontract. Dit kan ontstaan doordat ze ruzie krijgen, of door andere omstandigheden. 4. Als bepaalde personen niet volledig of slordig werk inleveren zullen alle teamleden eronder lijden. 5. Zodra mensen (meerdere keren) afwezig zijn word er een orgaan gemist in het team. Hierdoor zou het kunnen dat het complete team niet meer functioneert. 13