Functiebeschrijving DIRECTEUR OPERATIES (M/V) Beleidsdomein: Entiteit: Afdeling: Graad: Aantal vacante betrekkingen: Mobiliteit en Openbare Werken IVA Maritieme Dienstverlening en Kust DAB Loodswezen Directeur Operaties 1 Vacaturenummer: 24276 1
1. Afdelingscontext De IVA MDK staat in voor een veilige en vlotte afwikkeling van het scheepvaartverkeer van en naar de Vlaamse havens, het integraal kustzonebeheer en de hydrografische en hydrometeorologische dienstverlening. Het agentschap wordt geleid door een administrateur-generaal. Hij is tevens de Vlaamse voorzitter van de Permanente Commissie der Scheldevaart en van de structuur Kustwacht. Het agentschap bestaat uit een stafdienst en vier operationele entiteiten. De Stafdienst (20 personeelsleden) bereidt het beleid van het agentschap voor, faciliteert de werking van de vier entiteiten en biedt ondersteuning aan de administrateur-generaal. De afdeling Kust (100 personeelsleden) staat in voor de beveiliging van de bevolking en het patrimonium tegen stormvloeden en overstromingen en doet dit op een duurzame en geïntegreerde wijze. Haar Vlaamse hydrografie ondersteunt de scheepvaart van en naar de kusthavens en de Westerschelde. De afdeling Scheepvaartbegeleiding (145 personeelsleden) begeleidt de schepen vanaf de wal en levert diensten aan de scheepvaart. Het Maritiem Reddings- en Coördinatiecentrum is het unieke meldpunt voor ongevallen op zee en de verdere afhandeling ervan. De DAB Vloot (550 personeelsleden) is de reder van de overheid en verzorgt de vaarwegmarkering. Vloot organiseert ook de inzet en de exploitatie van de Search- and Rescue schepen. De DAB Loodswezen zorgt voor het veilig en vlot loodsen en beloodsen van schepen tegen een aanvaardbare prijs en geeft nautisch advies. De DAB omvat 460 personeelsleden, waarvan ongeveer 360 varende loodsen die zijn ingedeeld in vier korpsen: rivierloodsen, kanaalloodsen, Scheldemondeloodsen en kustloodsen. Naast het operationeel management zijn er loodsdienst- en rededienstcoördinatoren en administratief personeel. Als directeur operaties van de DAB Loodswezen bent u samen met de operationele staf verantwoordelijke voor de volledige operationele werking van de loodsdienst. U vervangt ook de directeur-voorzitter tijdens diens afwezigheid. 2. Functiedoel De exploitatie van de DAB Loodswezen organiseren, leiden en instaan voor de continue dienstverlening. De directeur voorzitter inhoudelijk adviseren en ondersteunen inzake de exploitatie, het personeelsbeleid van de loodsen en de functionele aspecten teneinde bij te dragen tot de realisatie van de strategische doelstellingen van de DAB Loodswezen. 2
3 Interne organisatie Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke andere functies rapporteren aan diezelfde functie? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Aan hoeveel personen geeft de functiehouder leiding? De directeur voorzitter van de DAB Loodswezen De financieel directeur en de directeur relatiebeheerder. Daarnaast heeft de directeur-voorzitter een nauwe samenwerking met de HR Manager, ICT Manager en de directeur kwaliteit en veiligheid. De nautisch dienstchefs die de leiding hebben over de loodsstations en chefloodsen met een bijzondere opdracht (oa opleiding, operaties) Rechtstreeks aan een 10-tal, onrechtstreeks aan 360 varende loodsen en 52 loodsdienstcoördinatoren. Op welke budgetten heeft de functiehouder een impact? 4. Resultaatgebieden 4.1. Operationele werking van de loodsdienst Resultaatgebied Activiteiten Organiseren, coördineren en opvolgen van de werkzaamheden teneinde de gedefinieerde doelstellingen m.b.t. de operationele werking tijdig en correct te realiseren. Verzekeren van de continuïteit door het nemen van beslissingen wat betreft de inzet van de verschillende loodsen, het vervangen van personeel, het nemen van de eerste operationeel noodzakelijke beslissingen, etc. Het organiseren en leiden van werkoverleg in vergaderingen zoals de operationele staf over onder meer de beloodsingen, dienst- en beurtregelingen, 4.2. Beleidsvoorbereiding Resultaatgebied Activiteiten Vanuit de ervaring bij de beleidsuitvoering bijdragen tot een optimale beleidsvoorbereiding om het beleid van MDK mee vorm te geven. Aanleveren van gegevens vanuit de beleidsuitvoering en zorgen voor een goede informatiedoorstroming zoals de incidentregistratie (voor het op peil houden van de veiligheid), het geboden serviceniveau, etc. De directeur-voorzitter bijstaan op nautisch en administratief gebied bij het begroten en beheren van materiële, technische en menselijke middelen Het initiatief nemen om voorstellen tot verbetering van de efficiëntie en effectiviteit van het loodsen te doen aan de directeur - voorzitter. Aftoetsen van de beleidsvoorstellen en feedback geven m.b.t. de haalbaarheid en implementatie 3
4.3. Beleidsuitvoering Resultaatgebied Activiteiten Uitvoeren van de opgelegde werkzaamheden teneinde een kwaliteitsvolle uitvoering te verzekeren conform het operationeel plan. Aansturen, begeleiden en opvolgen van onder andere: Een efficiënt middelenmanagement (personeel, logistiek, ICT, ) conform de algemeen geldende regels, standaarden en normen van de Vlaamse overheid, gelet op de bedrijfseconomische context Een permanente kwaliteitszorg door een doorgedreven toepassing van de principes uit het gebruikte kwaliteitsmodel Bewaken van goede relaties met de klanten, klachtenmanagement, klantgerichtheid van de organisatie etc., gelet op de bedrijfseconomische context (omzet, economische dimensie van de geleverde prestaties) De marketing van de prestaties en de (intense) communicatie met de sector (reders) over onder meer de beschikbaarheid van de loodsen De interne controle via het LIS (Loodsen Informatie Systeem) 4.4. Optimaliseren van de werking Resultaatgebied Activiteiten Permanent optimaliseren van de werking van de DAB Loodswezen op het vlak van organisatiestructuur, werkingsprocessen, dienstverlening en kwaliteitsbewaking en bijdragen tot de optimalisering van de werking van het agentschap in haar geheel. In functie van de evolutie van het werk- en personeelsvolume de bestaande werkwijzen aan een operationeel onderzoek onderwerpen De resultaten uit de uitvoering bestuderen, bijsturen waar nodig en alternatieve oplossingen zoeken die de uitvoering van de doelstellingen moeten mogelijk maken De prospectie van mogelijkheden tot nieuwe prestaties Informeren en adviseren van alle medewerkers over diverse aspecten van het werk teneinde hen in staat te stellen hun taken optimaal te kunnen uitvoeren 4
4.5. Leiding geven Resultaatgebied Activiteiten Binnen het kader van het algemeen personeelsbeleid van de Vlaamse Overheid leidinggeven aan de medewerkers (nautisch dienstchefs, operationele chefloodsen, ) teneinde steeds over voldoende, competente en gemotiveerde medewerkers te beschikken die nodig zijn voor het realiseren van de opdracht en de doelstellingen van de DAB. In overleg met de HR manager instaan voor een correcte toepassing van de verschillende aspecten van het personeelsbeleid (personeelsplan, organisatiestructuur, selectie & rekrutering, opleiding & ontwikkeling, prestatiemanagement, beloning, loopbaanbeheer, gender en diversiteit etc.) Bijzondere aandacht besteden aan opleiding, gebonden aan de internationale standaarden voor de scheepvaart en daar ook de middelen voor uittrekken Instaan voor een adequate communicatie naar alle verschillende personeelscategorieën Zorg dragen voor het welzijn van het personeel door te zorgen voor een adequate werkomgeving, erop toe te zien dat zij met respect behandeld worden, op te treden bij pesterijen etc. Scheppen van een stimulerend en motiverend werkklimaat Deelnemen aan het syndicaal overleg 5
5. Competenties 5.1. Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de operationele werking van de DAB, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen IV: Anticipeert via structurele maatregelen om aan toekomstige uitdagingen te beantwoorden en stimuleert het voortdurend verbeteren bij anderen. Indicatoren - Blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op alle mogelijke relevante terreinen - Vergaart pro-actief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op toekomstige probleemstellingen - Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige probleemstellingen - Voorziet mogelijkheden tot permanente vorming en bijscholing van anderen en stimuleert het gebruik daarvan - Leert anderen alert zijn voor toekomstige uitdagingen en voor wat dit voor de eigen werking kan betekenen - Stimuleert anderen om kritisch te kijken naar de huidige werking en om voorstellen voor verbetering te formuleren 5.2. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren IV: Onderneemt structurele acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren. Indicatoren - Stelt meetbare doelstellingen voorop op het vlak van klantgerichtheid en klantentevredenheid - Past de diensten, procedures en doelstellingen aan om beter aan de toekomstige behoeften en verwachtingen van klanten te beantwoorden - Zet systemen op om een kwaliteitsvolle aanpak te garanderen - Voorziet voor de eigen afdeling in een systematische bevraging rond klantentevredenheid (procedures) - Stimuleert anderen om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen en te verbeteren 6
5.3. Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, DAB of MDK, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is IV: Creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen andere entiteiten Indicatoren - Creëert structuren om de samenwerking met andere entiteiten te verbeteren. - Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen andere entiteiten te verstevigen - Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde in de entiteit en daarbuiten en spreekt anderen daarop aan. - Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties die de eigen entiteit overstijgen. - Creëert en benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het overleg rond aangelegenheden die de eigen entiteit overstijgen. - Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met andere entiteiten. 5.4. Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen. IV: Handelt integer in een veelheid aan situaties, ook in die waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat Indicatoren - Blijft correct en integer handelen rond basisregels, sociale en ethische normen, in situaties van grote externe druk - Blijft correct en integer handelen in situaties waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat - Houdt in zijn/haar rol als lobbyist, promotor, onderhandelaar, facilitator, het algemeen belang duidelijk voor ogen en gedraagt zich daar ook naar - Durft op een verantwoorde en onderbouwde wijze een uitzondering maken op de strikte regel, indien dit het belang van de Vlaamse Overheid dient 7
5.5. Conceptueel denken (visie) f De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand en ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen. III: Brengt een eigen beleid naar voren dat de DAB/MDK op lange termijn beïnvloedt. Indicatoren - Anticipeert op maatschappelijke evoluties en toekomst, evenals op de manier om de eigen organisatie hierop voor te bereiden - Komt met plannen en ideeën met een looptijd van enkele jaren - Houdt vast aan een lange termijn visie, niettegenstaande de dagelijkse gebeurtenissen - Brengt een eigen beleid naar voren gebaseerd op een duidelijke visie m.b.t. missie en objectieven van MDK/DAB 5.6. Overtuigingskracht Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen. III: Hanteert aangepaste beïnvloedingsstrategieën Indicatoren - Trekt tijd uit om in te gaan op signalen van weerstand ook al betreft het inhoudelijke details - Legt voorafgaandelijk contacten met anderen om problemen te kunnen detecteren en om tot afspraken te komen - Vergroot de impact van zijn boodschap door een gepaste communicatiemix te gebruiken (bv. beeldmateriaal gebruiken, interactieve momenten inlassen) - Weet tegenargumenten om te buigen en aan te wenden in de eigen argumentatie - Denkt (vooraf) aan de impact die de eigen argumentatie kan hebben op anderen; durft hiervoor een speciale, ongewone actie te gebruiken 8
5.7. Organiseren De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning III: Legt acties en werkwijzen vast in procedures Indicatoren - Bepaalt de procedures en werkmethodes die zullen worden gevolgd om de doelen te bereiken - Ontwikkelt systemen en methodes om te anticiperen op onvoorziene omstandigheden - Voorziet in systemen voor of momenten van afstemming van taken tussen de verschillende betrokken partijen - Stemt de werkaanpak van de eigen organisatie af op de werkaanpak of verwachtingen van andere betrokken partijen 5.8. Besluitvaardigheid Zich op onderbouwde wijze eenduidig uitspreken over welk standpunt wordt ingenomen of welke actie wordt ondernomen. III: Neemt beslissingen in situaties waarin het risico niet eenduidig in te schatten is. Baseert deze beslissingen op een resultaatgerichte aanpak en draagt die verder uit naar de eigen omgeving. Indicatoren - Neemt cruciale beslissingen die impact hebben op lange termijn - Neemt beslissingen waarvan de uitkomst niet eenduidig in te schatten is - Neemt zo nodig onpopulaire beslissingen, waartegen weerstand of verzet verwacht kan worden 5.9. Richting geven Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband. III: Geeft richting zowel via processen en structuren als via het bepalen en uitdragen van een visie Indicatoren - Is een stuwende kracht in het team of de entiteit (inspireert, neemt initiatief, is dynamisch) - Communiceert op regelmatige momenten over de opdracht van de entiteit of de organisatie en over het belang daarvan (de visie van de entiteit of organisatie) - Geeft richting of sturing aan een team of entiteit door een duidelijk en inspirerend beleid uit te dragen (geeft aan waar de organisatie naartoe wil) - Bepaalt haalbare maar uitdagende doelstellingen voor eigen team of entiteit - Stuurt het functioneren van individu en team bij, met het oog op het bereiken van de doelstellingen - Introduceert nieuwe structuren, processen en procedures om het beleid te realiseren 9
- Inspireert de medewerkers door zijn voorbeeldgedrag - Heeft bij zijn leidinggeven oog voor culturele aspecten en onderneemt, indien nodig, acties om die te borgen, rekening houdend met de waarden en doelstellingen van de Vlaamse overheid 5.10. Organisatiebetrokkenheid Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep en de belangen ervan verdedigen bij anderen. III: Bewaakt en verdedigt op consequente wijze de belangen, de opdracht en de handelswijze van het agentschap Indicatoren - Durft harde standpunten innemen die het gehele agentschap ten goede komen, zelfs als die minder populair zijn binnen de eigen DAB - Praat over wij in plaats van zij als hij het over de DAB of MDK heeft - Onderkent de belangen van de DAB en handelt zelf conform die belangen - Legt uit hoe hij tot belangrijke beslissingen is gekomen - Verdedigt de keuzes van de DAB en MDK bij collega s, eigen medewerkers en derden - Identificeert zich bij eigen medewerkers en buitenstaanders met de standpunten of beslissingen van de eigen hiërarchie 6. Vaktechnische competenties Diplomavereisten Je bent in het bezit van een diploma van master (of gelijkwaardig) in de nautische wetenschappen, aangevuld met ofwel het brevet van kapitein ter lange omvaart ofwel een vaarbevoegdheidsbewijs als gezagvoerder op alle schepen, uitgereikt volgens STCW 95. Ervaring Functiespecifieke kennis Strekt tot aanbeveling U hebt minstens 3 jaar leidinggevende ervaring verworven in de laatste 10 jaar. U hebt kennis van: - de regelgeving inzake nautische aangelegenheden - - U bent vertrouwd met het zeewezen, maar ook met de werking van de Vlaamse Overheid en haar regelgeving. - U hebt inzicht in de specificiteit van het loodswezen - U hebt ervaring met het aansturen van een grote technische operationele eenheid - Kennis van: de hydrografie, radarnavigatie en moderne plaatsbepalingssystemen ICT toepassingen zoals het LIS (Loodsen InformatieSysteem) procesre-engineering en de implementatie van IKZ 10
(integrale kwaliteitszorg) - 7. Aanbod - Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. - Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag) - Een contract van onbepaalde duur wordt aangeboden met een aangepaste verloning - Functierelevantie ervaring kan evenwel tot maximaal 20 jaar in aanmerking genomen worden waardoor je aanvangssalaris hoger kan zijn. - De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. 8. Hoe kan je solliciteren? Indien u geïnteresseerd bent in deze vacature, stuur uw cv en motivatiebrief ten laatste tegen 24 augustus 2014 per mail naar jobs@mow.vlaanderen.be of per post naar de Afdeling Personeel en Logistiek, Team HRM sollicitaties, Koning Albert II-laan 20 bus 2 te 1000 Brussel. Houders van een buitenlands diploma of getuigschrift dienen bij kandidaatstelling een gelijkwaardigheidsattest voor te leggen. 9. Selectieprocedure 1. Toetsing van de formele deelnemingsvoorwaarden 2. Verkennende gesprekken Tijdens de cv-screening wordt nagegaan of je voldoet aan de formele deelnemingsvoorwaarden (cfr. diploma). Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarde voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Volgende elementen komen aan bod tijdens het verkennend gesprek: 11
Motivatie Affiniteit met de (maritieme) sector Relevantie van de ervaring Beeld van de functie (naar functie-inhoud en algemene verwachtingen naar functie en organisatie) Communicatieve vaardigheden De fase van de verkennende gesprekken is eliminerend. U krijgt een beoordeling geschikt of niet geschikt. Enkel de kandidaten met een beoordeling geschikt gaan door naar het volgende selectieonderdeel. Deze selectiefase zal plaatsvinden in de 4 de week van augustus 2014 of 1 ste week van september 2014 (data onder voorbehoud). 3. Psychotechnisch gedeelte Tijdens deze selectiefase dienen kandidaten een assessment center af te leggen waarin volgende persoonsgebonden competenties in kaart gebracht worden: Voortdurend verbeteren Klantgerichtheid Samenwerken Betrouwbaarheid Conceptueel denken (visie) Overtuigingskracht Organiseren Besluitvaardigheid Richting geven Organisatiebetrokkenheid Deze fase is eliminerend. U krijgt een beoordeling geschikt of niet geschikt. Enkel de kandidaten met een beoordeling geschikt gaan door naar het volgende selectieonderdeel. Deze selectiefase zal plaatsvinden in de 3 de en 4 de week van september 2014 (data onder voorbehoud). 4. Jurygesprek en eindbeslissing Het gesprek wordt gevoerd met meerdere vertegenwoordigers van de entiteit waar de vacature zich situeert en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Motivatie Inzetbaarheid in de organisatie en de functie Vaktechnische competenties Deze fase is eliminerend. U krijgt een beoordeling niet geschikt of geschikt ten aanzien van deze criteria. Om te slagen dien je een beoordeling geschikt te behalen. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor de concrete vacature. De keuze wordt gemotiveerd. Deze selectiefase zal plaatsvinden in de laatste week van september 2014. 12
10. Bijkomende informatie Voor meer informatie kan u terecht bij de heer Tony Verresen, directeur-voorzitter van de DAB Loodswezen. E-mailadres: tony.verresen@mow.vlaanderen.be Telefoon: 11. Aanpassingen aan de selectieprocedure voor mensen met een handicap Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit bij sollicitatie aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken. 12. Feedback Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind september. Je kan binnen de 3 maanden die volgen op de kennisgeving van je resultaat feedback vragen. Je doet dit per mail naar indra.depelsmaeker@mow.vlaanderen.be. 13