Inhoudstafel Voorwoord... 3 Visie &... 5 Missie Waarden... 6 Organisatie... 7 1. Boekhouding 8 2. Externe communicatie 10 3. Fit en wel in ons vel 13 4. Meerjarenplanning 16 5. Milieubewust werken 18 6. Personeelsadministratie 22 7. Preventie en bescherming 25 8. Transparant besturen 29 Projecten... 32 1. Klusjesdienst 33 2. De Speelhoek 37 3. Buurtsport 41 4. Energiesnoeiers 44 5. Teamdoelstellingen 2014 49 Bijlagen... 51 1. Organogram 52 2. Overlegstructuur 53 3. Algemene personeelslijst 54 4. Jaarkalender 2014 57 2
Voorwoord In 2014 pikken we een draad terug op. Een draad die we bewust wat lieten hangen. In 2014 willen we opnieuw gerichter en bewuster aan de slag. Daarom staken we met de volledige omkadering de koppen samen om de prioriteiten voor het komende jaar te bepalen. Het zijn er acht geworden en dit specifiek voor de ganse organisatie- aangevuld met nog een resem projectversterkende doelen. Vooraleer we aan de acties en resultaatsverwachtingen beginnen zijn er twee knopen die we dienen te ontwarren. Een eerste het bepalen van onze identiteit. Vandaag slaat de balans over naar de klant en dienstverlening, morgen wellicht naar de medewerkers en de zorgen die hen typeren. Om dan overmorgen terug over te hellen naar de andere kant. Het is wellicht eigen aan onze unieke setting dat we deze knoop moeilijk kunnen ontwarren. Ervan bewust zijn dat er verschillende interpretaties zijn van onze plaats op dit continuüm binnen het kader, moet ons er doen in slagen hierop niet langer meer vast te lopen. Lokale diensten economie zal wellicht altijd een evenwichtsoefening blijven tussen de twee delen van de opdracht: DIENST en MEDEWERKER. Een tweede vraagstuk is het aansturen van de organisatie. We beseffen zéér goed dat de omvang van de organisatie in medewerkers, klanten en diversiteit een daadkrachtige aanpak vraagt. Het is dan niet meer dan normaal dat we onze organisatiestructuur op regelmatige basis onder de loep nemen. Hiermee zullen we niet wachten, we zullen het doen en vanuit inspiratie her en der willen we indien gewenst het organogram herschikken. Wanneer je dit leest is deze oefening al volop bezig. Alles wat infrastructuur betreft zal ook in 2014 een plaats krijgen bovenaan op de agenda. We hebben dit thema niet opgenomen in dit werkstuk omdat enkele aspecten een zeer bepalende rol kunnen krijgen. Wanneer grote ontwikkelingen zich voor doen, zullen deze uiteraard planmatig worden aangepakt en eventueel in een addendum worden bijgevoegd. Dit jaarplan is opgebouwd als opsommingen van gekaderde projectprioriteiten die zijn uitgewerkt in doelen, acties en na te streven resultaten. In een tweede stuk zal je ook per project de projectprioriteiten kunnen raadplegen. Daarna leest u de teamsamenstellingen op 1/1/14 en ook de verdeling van de facultatieve taken voor het komende jaar. 3
Ik ben er al vast van overtuigt dat wij als organisatie verdere stappen vooruit zullen zetten op vlak van inhoudelijke groei. Een groei die we niet moeten na streven, maar wel op ons eigen tempo en binnen een eigen realiteit moeten ontwikkelen. We mogen meer dan trots zijn op de realisaties van de voorbije jaren. Wellicht zijn we dit op het einde van dit jaar ook, binnen een zeer veranderend klimaat. De decreten Lokale diensten economie en kinderopvang krijgen een sterk andere invulling. Dit zal ons nog wat leergeld kosten. Maar we zijn zeker blij dat we dansen, al is het niet met de bruid. Steven Lapauw Algemeen Coördinator BND Kortrijk vzw 4
Visie & Missie Missie: BND Kortrijk vzw wil laagdrempelige diensten en werk aanbieden als antwoord op maatschappelijke behoeften, met bijzondere aandacht voor kansengroepen. Visie: Buurt- en Nabijheidsdienst Kortrijk vzw (BND Kortrijk vzw) is een lokaal diensteneconomie (LDE)-bedrijf. BND Kortrijk vzw biedt laagdrempelige diensten aan, betaalbaar en op maat. We richten ons op hen die het echt moeilijk hebben. We zijn klantvriendelijk, flexibel en kwaliteitsvol. We onderhouden nauwe contacten met onze klanten. Onze diensten - in zeer diverse sectoren - spelen in op niet-ingevulde maatschappelijke behoeften. We ontvangen steun van verschillende overheden om deze diensten te realiseren. Om onze diensten duurzaam uit te bouwen, investeren we in een doordacht netwerk. BND Kortrijk vzw biedt laagdrempelig werk aan. Onze diensten herken je aan de eenvoudige opdrachten met beperkte verantwoordelijkheid die worden uitgevoerd door personen uit de kansengroepen. Inzet, samenwerken en communiceren zijn kenmerken van onze medewerkers. Door begeleiding op de werkvloer, zowel technisch als sociaal, krijgen onze medewerkers de mogelijkheid om zich persoonlijk te ontwikkelen. Onze organisatie gelooft in het geven van kansen binnen een eerlijke en collegiale werksfeer. We zijn een open organisatie met respect voor de cultuur, religie, achtergrond en overtuiging van klanten en medewerkers. Dit alles realiseren we binnen een haalbaar financieel kader met respect voor mens en milieu. 5
Waarden 6
7
1. Boekhouding a. Situatieschets. De boekhouding wordt waargenomen via een samenwerkingsverband met De Poort vzw. Er is een halve dag per week voorzien om de betalingen (via Isabel-systeem) en alle boekingen te verrichten. Vragen betreffende boekhouding worden gebundeld om deze op de voorziene halve dag te stellen. Door de veelheid aan werk is gebleken dat deze halve dag te weinig is om te kunnen inspelen op vragen, opdrachten en soms wordt er een achterstand opgebouwd betreffende boekingen en definitieve/tussentijdse resultaten. Uit ondervinding is gebleken dat de boekhouding te weinig transparant is binnen de onderneming. Ten allen tijde zouden de cijfers raadpleegbaar moeten zijn. b. Doelstelling. Hoofddoelstelling 2014. De boekhouding wordt door een interne verantwoordelijke opgevolgd mits ondersteuning van het externe boekhoudkantoor. Subdoelstellingen 2014. - BND Kortrijk vzw slaagt er intern in om vlot te werken met het huidige boekhoudkundig programma ConXion. - BND Kortrijk vzw heeft een transparante boekhouding. c. Fasering. BND Kortrijk vzw slaagt er intern in om vlot te werken met het huidige boekhoudkundig programma Timing Budget ConXion. A1 Bureau ter beschikking stellen voor de administratieve kracht. 01/14 3.000 A2 Automatisering inlezen uitgaande facturen (FG, D-Care) in ConXion. 04/14 500 A3 Aanleren/oefenperiode ConXion en mogelijkheden binnen het boekhoudpakket (statistieken, begroting, ). 04/14 8
A4 Continuïteit in de betalingen voorzien door het aanleren betaalsysteem Isabel. Continu A5 Nauwgezette opvolging van het betaalverkeer. Continu A6 Tussentijdse evaluatie interne opvolging boekhouding. 06/14 A7 Evaluatie betaalsysteem Isabel en kosten-baten afwegen van het systeem. 06/14 A8 Extern boekhoudkantoor zorgt voor de opvolging begroting 2014, tussentijdse resultaten 2014, Continu afschrijvingstabellen en versleuteling. R1 BND Kortrijk vzw betaalt alle binnenkomende facturen. 12/14 TOTAAL: R2 BND Kortrijk vzw volgt de uitgaande facturen nauwgezet op. 12/14 3.500 R3 BND Kortrijk vzw beschikt over een resultaat 2013 en een begroting 2015. 12/14 R4 BND Kortrijk vzw heeft een dalende externe kostprijs voor de boekhouding. 12/14 R5 BND Kortrijk vzw beschikt over een transparante boekhouding door interne opvolging. 12/14 9
2. Externe communicatie a. Situatieschets. BND Kortrijk vzw beschikt algemeen en per project over voldoende communicatietools. Toch is er nood aan meer uniformiteit en doorzichtigheid in de communicatie die vanuit BND Kortrijk vzw naar buiten toe vertrekt. We maken hierbij de opsplitsing tussen klant- en netwerkgerichte communicatie. We willen als organisatie op zoek naar welke communicatie via het meest passende communicatiemiddel bij onze beoogde doelgroep terecht komt. Hierbij kunnen sjablonen, sociale media en folders reeds een eerste stap in de goede richting zijn. b. Doelstelling. Hoofddoelstelling 2014. BND Kortrijk vzw beschikt over uniforme en doorzichtige communicatietools op maat van de beoogde doelgroep. Subdoelstellingen 2014. - BND Kortrijk vzw heeft een herwerkt en gekend jaarverslag. - BND Kortrijk vzw beschikt over communicatietools, zowel gericht naar de klant als naar het netwerk. - BND Kortrijk vzw onderzoekt op welke sociale media sites we actief moeten zijn. - BND Kortrijk vzw en haar medewerkers weten op welke manier gecommuniceerd dient te worden naar het netwerk en/of klant. - BND Kortrijk vzw heeft een up to date website. - BND Kortrijk vzw haalt de pers in 2014. - BND Kortrijk vzw beschikt over uniforme naamkaartjes voor de omkadering. - BND Kortrijk vzw beschikt over een sjabloon voor PPT en Prezi. c. Fasering. 10
BND Kortrijk vzw heeft een herwerkt en gekend jaarverslag. Timing Budget A1 Evaluatie van het huidige jaarverslag en afspraken maken. CO 01/14 A2 Opstellen jaarverslagen. 03/14 A3 Versturen jaarverslagen. 04/14 125 R1 BND Kortrijk vzw beschikt over een herwerkt en gekend jaarverslag. 04/14 TOTAAL: 125 BND Kortrijk vzw beschikt over een lijst van communicatietools, zowel gericht naar de klant als naar het Timing Budget netwerk. A4 Oplijsting maken van alle bestaande communicatietools algemeen en per project. Voorjaar A5 Inhoudelijk bekijken welke informatie al dan niet naar de klant/netwerk wordt gecommuniceerd en of POL 04/14 bestaande communicatietools voldoende zijn (per project). A6 Inhoudelijk bekijken welke informatie al dan niet naar de klant/netwerk wordt gecommuniceerd en of bestaande communicatietools voldoende zijn (BND Kortrijk vzw). Actieplan opstellen. Voorstellen project WOL 05/14 en BND Kortrijk vzw op elkaar afstemmen. A7 Actieplan uitwerken (folders, sociale media: zie verder, D-Care,.). 06-11/14 R2 BND Kortrijk vzw en haar projecten beschikken over de juiste communicatietools. 12/14 TOTAAL: R3 BND Kortrijk vzw heeft een minder aantal klachten rond communicatie. 12/14 BND Kortrijk vzw onderzoekt op welke sociale media sites we actief moeten zijn. Timing Budget A8 In het voorjaar wordt een overzicht gemaakt van mogelijke sociale netwerksites waarop communicatie naar externen kan gericht worden. Hierbij maken we een kosten/baten analyse. WOL 05/14 A9 We starten de sociale media op die we nodig achten en maken afspraken intern. 10/14 R4 BND Kortrijk vzw gebruikt indien nodig sociale media als communicatietool. 10/14 TOTAAL: 11
BND Kortrijk vzw heeft een up to date website. Timing Budget A10 Nazicht van de website door omkadering. 05/14 A11 Nazicht van de website door omkadering. 11/14 R5 BND Kortrijk vzw beschikt over een up to date website. 12/14 TOTAAL: BND Kortrijk vzw haalt de pers in 2014. Timing Budget A12 Via perskring@kortrijk.be wordt een persbericht verzonden. 09/14 A13 We bellen actief naar de pers om over ons te schrijven. 09/14 A14 We bellen naar WTV om over ons te rapporteren. 09/14 R6 BND Kortrijk vzw is op een positieve manier in de pers gekomen. 09/14 TOTAAL: BND Kortrijk vzw beschikt over uniforme naamkaartjes voor de omkadering. Timing Budget A15 Er wordt een ontwerp van naamkaartjes opgemaakt voor de omkadering. 02/14 A16 Naamkaartjes worden voorgesteld op CO. 03/14 A17 Naamkaartjes worden aangepast en gedrukt. 03/14 300 R7 BND Kortrijk vzw beschikt over uniforme naamkaartjes. 03/14 TOTAAL: 300 BND Kortrijk vzw beschikt over een sjabloon voor PPT / Prezi. Timing Budget A18 Er wordt een ontwerp van PPT / Prezi sjabloon opgemaakt. 02/14 A19 PPT/Prezi sjabloon wordt voorgesteld op CO. 03/14 A20 PPT/Prezi sjabloon wordt aangepast en op boom geplaatst en gecommuniceerd. 03/14 R8 BND Kortrijk vzw gebruikt een PPT en/of Prezi sjabloon. 03/14 TOTAAL: 12
3. Fit en wel in ons vel a. Situatieschets. Gezondheidsbevordering is een maatschappelijk belangrijk item en staat dan ook sterk in de belangstelling. Een gezonde geest in een gezond lichaam is daarom meer dan ooit aan de orde van de dag. BND Kortrijk vzw wilt op dit vlak een proactieve rol innemen, en streven naar medewerkers die zich fit en goed in hun vel voelen. Na analyse van onze absenteïsme cijfers van de voorbije jaren, bleek dat er hier wel iets moest rond gedaan worden. Vandaar dat het thema is opgenomen in het jaarplan. b. Doelstelling. Hoofddoelstelling 2014. BND Kortrijk vzw stimuleert haar medewerkers tot een gezonde geest in een gezond lichaam, met een dalend absenteïsmecijfer tot gevolg. Subdoelstellingen 2014. - BND Kortrijk vzw beschikt over een opvolgtraject bij langdurig zieken. - BND Kortrijk vzw beschikt over een opvolgtraject voor (toekomstige) medewerkers op rust. - BND Kortrijk vzw promoot gezonde snacks en voeding bij haar medewerkers. - BND Kortrijk vzw maakt haar medewerkers bewust over de gevaren van roken, en sensibiliseert voor een gezonde levensstijl. - BND Kortrijk vzw organiseert een collegiale competitienamiddag voor haar medewerkers. - BND Kortrijk vzw biedt een vrijblijvende sportactiviteit aan in haar hoofdgebouw. - BND Kortrijk vzw zet haar eerste stappen naar een gezondheidstraject. 13
c. Fasering. BND Kortrijk vzw beschikt over een opvolgtraject bij langdurig zieken. Timing Budget A1 Analyse van de langdurige ziektecijfers van de afgelopen jaren. 02/14 A2 Analyse van de knelpunten die zich voordoen tijdens of bij terugkeer na een langdurige afwezigheid. 03/14 A3 Bevraging bij bevriende organisaties rond het opvolgen van langdurig zieken. 04/14 A4 Opmaak van een opvolgtraject bij langdurig zieken. 05/14 R1 BND Kortrijk vzw past een opvolgtraject toe bij langdurig zieken. 06/14 TOTAAL: BND Kortrijk vzw beschikt over een opvolgtraject bij medewerkers op rust. Timing Budget A5 Opsommen van de taken die dienen te gebeuren voorafgaand aan het pensioen. 09/14 A6 Het uitwerken van een opvolgtraject nadat de medewerker op rust is. 10/14 R2 BND Kortrijk vzw past een opvolgtraject toe bij medewerkers op rust. 10/14 TOTAAL: BND Kortrijk vzw promoot gezonde snacks en voeding bij haar medewerkers. Timing Budget A7 Op zoek gaan naar een prijs-kwaliteit goeie fruithandelaar die levert aan huis. 03/14 A8 Bewustmaking bij de medewerkers dat een snack ook gezond kan zijn. Continu R3 BND Kortrijk vzw biedt tweewekelijks een stuk fruit aan haar medewerkers. 04/14 TOTAAL: 2.000 BND Kortrijk vzw maakt haar medewerkers bewust over de gevaren van roken, en sensibiliseert voor een Timing Budget gezonde levensstijl. A9 We gaan op zoek naar campagnes rond stoppen met roken, gezonde levensstijl, enz. 02/14 250 A10 We maken een tool op die berekent hoeveel geld er kan uitgespaard worden indien er niet wordt 02/14 gerookt. R4 BND Kortrijk vzw promoot een goede gezondheid en motiveert haar medewerkers om te stoppen met 02/14 TOTAAL: 14
R5 roken. 250 BND Kortrijk vzw en iedere medewerker weet hoeveel geld er kan uitgespaard worden indien men niet 02/04 rookt. BND Kortrijk vzw organiseert een collegiale competitienamiddag voor haar medewerkers. Timing Budget A11 Een datum prikken. 01/14 A12 Vastzetten van een passende locatie. 02/14 A13 Op zoek gaan naar een leuke activiteit die unisex is. 03/14 A14 Organisatie van de namiddag. 04/14 750 A15 Promotie voeren bij de medewerkers. 04/14 R6 BND Kortrijk vzw biedt een collegiale competitienamiddag aan haar medewerkers. 05-06/14 TOTAAL: 750 BND Kortrijk vzw biedt een vrijblijvende sportactiviteit aan in haar hoofdgebouw. Timing Budget A16 Verkrijgen pingpongtafel. 03/14 A17 Gezonde competitie promoten. 03/14 R7 BND Kortrijk vzw en haar medewerkers kunnen tijdens de pauze of na de werkuren een set pingpong spelen. 03/14 TOTAAL: BND Kortrijk vzw zet haar eerste stappen naar een gezondheidstraject. Timing Budget A18 Contact & afspraken maken met een externe organisatie die het gezondheidstraject kan begeleiden. 06/14 A19 Terugkoppeling CO. 07/14 A20 Traject inplannen. 08/14 2.580 R8 BND Kortrijk vzw zet haar eerste stappen naar een gezondheidstraject. 09/14 TOTAAL: 2.580 15
4. Meerjarenplanning a. Situatieschets. BND Kortrijk vzw beschikt over een jaarplan. Er blijkt nood aan lange termijnvisie waarbij een meerjarenplanning mogelijk een antwoord kan bieden. Einde 2013 werd een samenwerkingsovereenkomst met de Stad Kortrijk opgemaakt voor een periode van 6 jaar. We hebben de intentie om de meerjarenplanning hierop te enten. Hierbij wordt 2014 het jaar van de keuzes waarbij we ons positioneren en organiseren volgens de wensen van het vernieuwde decreet Lokale Diensten Economie. Dit impliceert dat we ons herpositioneren tegenover het Normaal Economisch Circuit (NEC) in functie van doorstroom, en onze positie ten opzichte van de Stad Kortrijk en de regio Zuid-West-Vlaanderen. b. Doelstelling. Hoofddoelstelling 2014. BND Kortrijk heeft een meerjarenplan 2015 2019. Subdoelstellingen 2014. - BND Kortrijk vzw betrekt alle medewerkers in de inspiratieronde. - BND Kortrijk vzw laat zich inspireren. - BND Kortrijk vzw geeft het financiële luik een plaats in haar meerjarenplan. - BND Kortrijk vzw maakt een vertaling naar jaaractieplannen. c. Fasering. Meerjarenplanning 2015 2019. Timing Budget A1 We (her)bepalen de waarden van de organisatie door de oefening van 2010 opnieuw te doen. Voorjaar A2 Ieder kaderlid vraag een meerjarenplannen van een ander organisatie op. 01-02/14 16
A3 Het coördinatorenoverleg kiest één model. 05/14 A4 We stellen een spiegelgroep samen of gebruiken de raad van bestuur als toetssteen (of een combinatie). 05/14 A5 We maken stap voor stap keuzes en ontwikkelen deze. 06/14 A6 We maken een meerjarenbegroting. 10/14 A7 We koppelen de meerjarenbegroting aan de meerjarenplanning. 11/14 A8 We vertalen de meerjarenplanning naar een jaaractieplan voor 2015. 12/14 R1 BND Kortrijk vzw kent haar waarden. 12/14 TOTAAL: R2 BND Kortrijk vzw beschikt over een meerjarenplan 2015-2019. 12/14 R3 BND Kortrijk vzw beschikt over een meerjarenbegroting 2015-2019. 12/14 R4 BND Kortrijk vzw beschikt over een jaaractieplan 2015. 12/14 17
5. Milieubewust werken a. Situatieschets. BND Kortrijk vzw heeft altijd sterk de kaart van de mens (people) en het financiële (profit) getrokken. Hoog tijd dus om ook het milieu (planet) opnieuw op te nemen in het jaarplan. Er is momenteel een milieureflex aanwezig in BND Kortrijk vzw maar dit is eerder adhoc en teveel afhankelijk van personen. In 2014 willen we een aantal milieubewuste acties ontwikkelen en installeren bij BND Kortrijk vzw en dit op een zo divers mogelijk pallet van onderdelen van het bedrijfsvoeren. Geen dure woorden maar concrete acties die het verschil maken waarbij zowel de werknemers gesensibiliseerd worden maar waar ook het milieu beter van wordt. b. Doelstelling. Hoofddoelstelling 2014. BND Kortrijk vzw werkt bewust milieuvriendelijk. Subdoelstellingen 2014. - BND Kortrijk vzw verbruikt minder energie en water. - BND Kortrijk vzw verbruikt minder papier. - BND Kortrijk vzw stimuleert haar medewerkers om milieuvriendelijk van en naar het werk te gaan. - BND Kortrijk vzw start met een ethisch en ecologisch aankoopbeleid. - BND Kortrijk vzw renoveert milieuvriendelijk. c. Fasering. Dalend energie en waterverbruik. Timing Budget A1 Medewerkers van BND Kortrijk vzw worden op de hoogte gebracht van de energie- en water bespaarwedstrijd gedurende 2014. 12/14 18
A2 Alle vestigingen nemen hun meterstanden op van elektriciteit, gas en water (start). 01/14 A3 Alle vestigingen maken een profiel aan op energieid, noteren hun meterstanden en voeren vroegere 01/14 meterstanden in. A4 BND Kortrijk vzw maakt een analyse van de verbruikershistoriek van alle vestigingen van BND Kortrijk 02/14 vzw. A5 Alle vestigingen voeren maandelijks hun meterstanden in op energieid. 12/14 A6 Alle vestigingen krijgen een vorming omtrent energiebesparing. 03-04/14 720 A7 Tijdens de vorming wordt een groen mannetje/vrouwtje aangeduid die de energiewaakhond van het 03-04/14 team is. A8 Tijdens de vorming worden de meterstanden genoteerd en ingevoerd op energieid. 03-04/14 A9 BND Kortrijk vzw maakt een tussenstand op betreffende aantal bespaarde kwh en maakt de resultaten 07/14 bekend. A10 BND Kortrijk vzw organiseert een groenemannetjesvergadering om alles opnieuw een boost te geven in 09/14 het najaar. A11 BND Kortrijk vzw bekijkt de resultaten en maakt de winnaar bekend (budget per kwh, winnaar dubbele 12/12 1.000 premie, verliezer organiseert teamdag). R1 BND Kortrijk vzw en haar medewerkers zijn gesensibiliseerd omtrent energie en waterverbruik. 12/14 TOTAAL: R2 BND Kortrijk vzw verbruikt minder energie en water. 12/14 1.720 Dalend papierverbruik. Timing Budget A12 Oproep op CO om per project een papierbespaaractie te bedenken. CO 4/14 A13 Papierbespaaractie bedenken per team. Team 5/14 A14 Implementatie papierbespaaractie per team. 6/14 A15 Evaluatie papierbespaaractie op CO. CO 10/14 A16 Evaluatie en bijsturing papierbespaaractie per team. Team 11/14 R3 BND Kortrijk vzw en haar medewerkers hebben nagedacht over hun papierverbruik en hebben een actie ontwikkeld om het papierverbruik te verminderen. 07/14 TOTAAL: 19
R4 BND Kortrijk vzw verbruikt minder papier. 12/14 Milieuvriendelijk van en naar het werk. Timing Budget A17 BND Kortrijk vzw lijst de voordelen op van met de fiets naar het werk te gaan. 09/14 A18 BND Kortrijk vzw vertaalt de voordelen van de fiets concreet naar de praktijk voor een aantal 09/14 medewerkers aan de hand van een tool. A19 BND Kortrijk vzw bekijkt haar CAO s betreffende het openbaar vervoer. 09/14 A20 BND Kortrijk vzw beslist wat en wie het openbaar vervoer terugbetaald krijgt. CO 10/14 A21 BND Kortrijk vzw gaat langs op alle teams om de voordelen van de fiets en het openbaar vervoer te Team 900 bespreken en mensen te stimuleren Koning Auto thuis te laten. 11/14 A22 BND Kortrijk vzw maakt het papierwerk in orde van mensen die met de fiets/openbaar vervoer naar het 12/14 werk komen. R5 BND Kortrijk vzw en haar medewerkers kennen de voordelen van met de fiets naar het werk te komen. 12/14 TOTAAL: R6 BND Kortrijk vzw en haar medewerkers weten dat ze gratis met het openbaar vervoer naar het werk 12/14 900 kunnen komen. R7 BND Kortrijk vzw stimuleert haar medewerkers om milieuvriendelijk van en naar het werk te gaan. 12/14 Ethisch en ecologisch aankoopbeleid. Timing Budget A23 BND Kortrijk vzw lijst op welke voedingsmiddelen gebruikt worden in de refter en tijdens vergaderingen. 01/14 A24 BND Kortrijk vzw gaat naar Oxfam Wereldwinkel om samenwerking te bekijken. 02/14 A25 BND Kortrijk vzw bekijkt wat de huidige leverancier (Colruyt) aanbiedt wat betreft fairtrade. 02/14 A26 BND Kortrijk vzw beslist welke leverancier de voedingsmiddelen levert en koopt vanaf nu hier 03/14 750 voedingsmiddelen. A27 BND Kortrijk vzw lijst op welke poetsmiddelen gebruikt worden. 01/14 A28 BND Kortrijk vzw bekijkt milieuvriendelijke alternatieven voor de gebruikte poetsmiddelen en zoekt een leverancier. 02/14 20
A29 BND Kortrijk vzw koopt milieuvriendelijke poetsmiddelen. 03/14 A30 BND Kortrijk vzw onderzoekt welk papier het milieuvriendelijkst is. 02/14 A31 BND Kortrijk vzw koopt enkel nog milieuvriendelijk papier. 03/14 A32 BND Kortrijk vzw communiceert op elk overlegorgaan omtrent het ecologisch aankoopbeleid. 04/14 R8 BND Kortrijk vzw consumeert fairtrade producten in de refter en tijdens vergaderingen. 03/14 TOTAAL: R9 BND Kortrijk vzw gebruikt milieuvriendelijke poetsmiddelen. 03/14 750 R10 BND Kortrijk vzw gebruikt milieuvriendelijk papier. 03/14 R11 BND Kortrijk vzw start met een ethisch en ecologisch aankoopbeleid. 03/14 Milieuvriendelijk renoveren. Timing Budget A33 BND Kortrijk vzw waakt erover dat de verbouwingen in al haar vestigingen milieuvriendelijk gebeuren. 12/14 R12 BND Kortrijk vzw renoveert milieuvriendelijk. 12/14 TOTAAL: 21
6. Personeelsadministratie a. Situatieschets. Sinds september 2013 wordt de volledige personeelsadministratie van de Buurt- en Nabijheidsdienst door de interne administratief bediende opgevolgd. Gedurende het laatste kwartaal werd er nog in mindere mate ondersteuning geboden door de personeelsdienst van de Poort (samenwerkingsverband). De loonadministratie wordt in samenwerking met Securex behandeld. De gehanteerde software voor het doorgeven van prestaties, loonberekeningen, simulaties, is Magistral ASP. Overige personeelsadministratie (contracten, arbeidsreglement, ontslagbrieven, ) wordt adhv op maat gemaakte interne sjablonen opgevolgd. Door de personeelsadministratie intern op te volgen zijn er een aantal aandachtspunten aan het licht gekomen. Historisch scheefgetrokken administratie moest gecorrigeerd worden (cfr. Loonachterstallen). De gehanteerde paritaire comités binnen de Buurt- en Nabijheidsdienst (PC 331.211 en PC 337) zijn zeer verschillend, uitgebreid en bevatten een veelheid aan CAO s die niet transparant zijn. De correcte toepassing van deze CAO s is een uitdaging gebleken waarbij de ondersteuning vanuit het sociaal secretariaat Securex tekort schoot. Ook de loonverwerking verloopt niet altijd van een leien dakje, vaak zorgen foute berekeningen voor onnodige correcties. Hierdoor moet er iedere maand met extra aandacht naar de loonverwerking/loonfiches gekeken worden en moeten de correcties goed opgevolgd worden. b. Doelstelling. Hoofddoelstelling 2014. Het optimaliseren van de dienstverlening vanuit de interne personeelsadministratie. Subdoelstellingen 2014. - BND Kortrijk vzw kent en implementeert een jaaroverzicht van de administratieve verplichtingen in kader van personeelsadministratie. - BND Kortrijk vzw kent en implementeert het eenheidsstatuut. - BND Kortrijk vzw volgt PC 331.211 en PC 337 nauwgezet op en organiseert de weerslag binnen de organisatie. 22
c. Fasering. BND Kortrijk vzw kent en implementeert een jaaroverzicht van de administratieve verplichtingen in kader Timing Budget van personeelsadministratie. A1 Opmaken van een digitaal draaiboek waarbij de gebruikte procedures binnen de 01/14 personeelsadministratie worden opgenomen en tevens concreet worden gedocumenteerd. A2 Nauwgezet alle ervaringen neerschrijven in processen. Continu A3 Uurloonkost berekenen per functie binnen de organisatie adhv de brutolonen 2013. Dit als leidraad 01/14 binnen verschillende dossiers. A4 De huidige documenten gelinkt aan het onthaal van medewerkers inhoudelijk herwerken en 03/14 afstemmen. A5 Aanpakken van de berekening en opvolging van de wettelijke verlofuren en bijkomende verloven 05/14 volgens CAO onder PC 331/PC 337. A6 De reporting-tool vanuit Magistral ASP leren kennen en gebruiken in de personeelsdienst. 06/14 A7 De reporting-tool vanuit Magistral ASP implementeren in de werking van het kader. 09/14 A8 Het presenteren van het draaiboek aan de omkadering. 12/14 R1 BND Kortrijk vzw beschikt over een jaaroverzicht van to do s en administratieve verplichtingen binnen 12/14 TOTAAL: de personeelsadministratie. R2 BND Kortrijk vzw beschikt over een transparante personeelsadministratie. 12/14 R3 BND Kortrijk vzw gebruikt de uurloonkost als instrument binnen de werking. 12/14 R4 BND Kortrijk vzw gebruikt de reporting tool als instrument binnen de werking. 12/14 R5 BND Kortrijk vzw kent de inhoud van PC331/PC337. 12/14 BND Kortrijk vzw kent en implementeert het eenheidsstatuut. Timing Budget A9 Een foto nemen van alle medewerkers op de payroll met een contract onbepaalde duur. 01/14 A10 Contracten aanpassen aan de nieuwe regeling volgens het eenheidsstatuut. 01/14 A11 De aanpassingen door het eenheidsstatuut voor de organisatie bestuderen en kaderen. 06/14 23
A12 Eenheidsstatuut toelichten aan het kader. 06/14 A13 Eenheidsstatuut toelichten aan de medewerkers. 09/14 R6 BND Kortrijk vzw kent de gevolgen van het eenheidsstatuut. 03/14 TOTAAL: R7 BND Kortrijk vzw en haar medewerkers hebben een duidelijk zicht op het eenheidsstatuut. 06/14 R8 BND Kortrijk vzw beschikt over up to date personeelsdocumenten. 06/14 24
7. Preventie en bescherming op de werkvloer a. Situatieschets. Er is sinds mei 2013 opnieuw een intern preventieadviseur (= PA) aangesteld binnen BND. Ook het Comité Preventie & Bescherming op de Werkvloer (=CPBW) werd dit jaar terug leven in geblazen. De PA is 1/5 vrijgesteld om deze taak ten harte te nemen. Er werd reeds een audit opgemaakt door de PA en hieruit zijn een paar pijnpunten aan het licht gekomen. Vanuit deze audit werden de prioriteiten voor dit jaarplan gefilterd, in samenspraak met het CO en de administratieve cel. Deze prioriteiten zijn vertaald naar concrete actiepunten. We kiezen er expliciet voor om geen utopische, onrealistische wensen te formuleren, maar willen we werk maken van een aantal realistische, haalbare en realistische acties. b. Doelstelling. Hoofddoelstelling 2014. BND Kortrijk ontwikkelt en integreert doordachte veiligheidsmaatregelen binnen de dagelijkse werking. Subdoelstellingen 2014. - BND Kortrijk vzw ontwikkelt een aankoopprocedure voor arbeidsmiddelen, PBM en chemische agentia. - BND Kortrijk vzw implementeert deze aankoopprocedure. - BND Kortrijk vzw stelt indiensttredingssverslagen voor arbeidsmiddelen op. - BND Kortrijk vzw stelt instructiekaarten op voor alle arbeidsmiddelen. - BND Kortrijk vzw houdt een inventaris van de arbeidsmiddelen, PBM en chemische agentia bij. - BND Kortrijk vzw houdt productinfo van chemische agentia bij. - BND Kortrijk vzw stuurt de procedure rond noodplanning grondig bij. - BND Kortrijk vzw evalueert de werking van de vertrouwenspersonen en stuurt bij waar nodig. - BND Kortrijk vzw maakt opnieuw, in samenspraak met de betrokkenen, een audit op om de aandachtspunten en sterke punten in kaart te brengen. 25
- BND Kortrijk vzw maakt een jaarverslag- en planning op. c. Fasering. BND Kortrijk vzw ontwikkelt een aankoopprocedure voor arbeidsmiddelen. Timing Budget A1 De coaches inventariseren alle arbeidsmiddelen die gebruikt worden. 04/14 A2 De IPA bekijkt, samen met de coaches en coördinatoren, de mogelijkheden om zoveel mogelijk 03/14 gezamenlijke aankopen te doen. A3 De verantwoordelijken kopen de nodige, gepaste arbeidsmiddelen aan. Continu A4 De IPA zorgt dat er voor de nieuw aan te kopen arbeidsmiddelen een indienststellingsverslag opgemaakt 07/14 wordt. A5 De coaches stellen, samen de IPA, instructiekaarten op voor de gebruikte arbeidsmiddelen. 06/14 R1 BND Kortrijk vzw beschikt over een inventaris van de arbeidsmiddelen. 05/14 R2 BND Kortrijk vzw beschikt over een indienststellingsverslag voor de nieuw aangekochte arbeidsmiddelen. 05/14 R3 BND Kortrijk vzw beschikt over instructiekaarten voor de gebruikte arbeidsmiddelen. 08/14 TOTAAL: R4 BND Kortrijk vzw koopt arbeidsmiddelen aan volgens de opgestelde procedure. 09/14 BND Kortrijk vzw ontwikkelt een aankoopprocedure voor PBM. Timing Budget A6 De coaches inventariseren alle PBM die gebruikt worden. 04/14 A7 De IPA bekijkt, samen met de coaches en coördinatoren, de mogelijkheden om zoveel mogelijk 03/14 gezamenlijke aankopen te doen van PBM. A8 De verantwoordelijken kopen de nodige, gepaste PBM aan. Continu A9 De IPA houdt toezicht op het gebruik van de PBM. 08/14 R5 BND Kortrijk vzw beschikt over een inventaris van de PBM. 06/14 R6 BND Kortrijk vzw koopt de PBM gezamenlijk aan, volgens de opgestelde procedure. 09/14 TOTAAL: R7 BND Kortrijk vzw gebruikt de PBM op een correcte manier. 09/14 R8 BND Kortrijk vzw koopt arbeidsmiddelen aan volgens de opgestelde procedure. 09/14 26
BND Kortrijk vzw ontwikkelt een aankoopprocedure voor chemische agentia. Timing Budget A10 De coaches inventariseren alle chemische agentia die gebruikt worden. 03/14 A11 De IPA bekijkt, samen met de coaches en coördinatoren, de mogelijkheden om zoveel mogelijk 04/14 gezamenlijke aankopen te doen. A12 De verantwoordelijken kopen de nodige chemische agentia aan. Continu A13 De IPA stelt, samen met de coaches, productfiches op voor de gebruikte agentia. 05/14 R9 BND Kortrijk vzw beschikt over een inventaris van de chemische agentia. 04/14 R10 BND Kortrijk vzw beschikt over productfiches voor de gebruikte chemische agentia. 05/14 TOTAAL: R11 BND Kortrijk vzw koopt chemische agentia aan volgens de opgestelde procedure. 07/14 BND Kortrijk vzw stuurt de procedure rond noodplanning grondig bij. Timing Budget A14 De IPA evalueert de bestaande noodplanning. 03/14 A15 De IPA brengt de pictogrammen in de verschillende gebouwen in orde. 04/14 250 A16 De IPA zorgt ervoor dat in alle gebouwen de evacuatieplannen up-to-date zijn. 05/14 A17 De IPA zorgt ervoor dat de procedures ivm noodplanning bij alle verantwoordelijken gekend zijn. 07/14 A18 De IPA kijkt erop toe dat er jaarlijks brandoefeningen uitgevoerd en geëvalueerd in alle gebouwen worden. Continu R12 BND Kortrijk vzw is in al haar gebouwen in orde met de pictogrammen ivm noodplanning. 06/14 R13 BND Kortrijk vzw kent de procedures ivm noodplanning. 07/14 R14 BND Kortrijk vzw organiseert jaarlijks minstens 2 evacuatieoefeningen in al haar gebouwen. 12/14 TOTAAL: 250 BND Kortrijk vzw evalueert de werking van de vertrouwenspersonen en stuurt bij waar bij nodig. Timing Budget A19 De werking van de vertrouwenspersonen wordt binnen een CPBW geëvalueerd en bijgestuurd indien 03/14 nodig. R15 BND Kortrijk vzw heeft vertrouwenspersonen die voor alle medewerkers laagdrempelig, toegankelijk en 07/14 zinvol is. TOTAAL: 27
BND Kortrijk vzw maakt een jaarverslag- en planning op. Timing Budget A20 De IPA maakt een audit van BND op. 10/14 A21 De IPA, schrijft samen met de leden van het CPBW, een jaarplan voor 2015. 11/14 A22 De IPA evalueert, samen met de leden van het CPBW, het voorbije werkjaar aan de hand van een 11/14 jaarverslag. R16 BND Kortrijk vzw beschikt over een audit. 11/14 R17 BND Kortrijk vzw beschikt over een jaarplan 2015 preventie. 11-12/14 TOTAAL: R18 BND Kortrijk vzw beschikt over een jaarverslag preventie. 11-12/14 28
8. Transparant besturen a. Situatieschets. De huidige bestuursploeg is wat afgekalfd door verschillende wissels en aanpassingen. Met vijf mannelijke bestuurders en één (extra) lid van de algemene vergadering zijn we op bestuursvlak op een mathematisch minimum aan het afstevenen. Samen met de nieuwe voorzitter willen we deze tendens ombuigen. Van deze opportuniteit maken we ook gebruik om een bestuur 2.0 met een duidelijke invulling te installeren. Daaruit moet ook volgen dat we organisatie-breed aangepaste interne communicatielijnen uitzetten. Dit vanuit de vaststelling dat de communicatielijnen in gans de organisatie beter moeten. We weten zeer goed welke beslissing we waar kunnen nemen. Alleen slagen we er niet (altijd) in om de juiste medewerker, tijdig, correct en gepast in te lichten. b. Doelstelling. Hoofddoelstelling 2014. BND Kortrijk vzw wordt gericht en transparant bestuurd. Subdoelstellingen 2014. - BND Kortrijk vzw wordt daadkrachtig bestuurd door een evenwichtig samengestelde raad van bestuur. - BND Kortrijk vzw wordt opgevolgd door een evenwichtig samengestelde algemene vergadering. - BND Kortrijk vzw verhoogt de betrokkenheid van het bestuur op de organisatie en omgekeerd. - BND Kortrijk vzw communiceert intern haar beslissingen correct en volledig. - BND Kortrijk vzw bewaakt haar vergaderitis. 29
c. Fasering. BND Kortrijk vzw wordt daadkrachtig bestuurd door een evenwichtig samengestelde raad van bestuur. Timing Budget A1 Analyse van de huidige manier van besturen (aan de hand van de bestuursbarometer). 02/14 A2 Vertalen analyse naar remediëringsvoorstellen. 04/14 A3 Opmaak van billijke samenstelling RVB (regio, gender, sector, gedelegeerd bestuurder, ). 05/14 A4 Taakverdeling RvB vastleggen en omschrijven. 06/14 A5 Remediëringsvoorstellen aanpakken door samenstelling van RvB aan te vullen waar nodig. 07/14 A6 Taakverdeling RvB vastleggen en omschrijven na de hersamenstelling. 11/14 R1 BND Kortrijk vzw beschikt over een RvB op maat van de organisatie en haar opdracht(en). 12/14 TOTAAL: R2 BND Kortrijk vzw publiceert de nieuwe samenstelling van RvB in het staatsblad. 12/14 BND Kortrijk vzw wordt opgevolgd door een evenwichtig samengestelde algemene vergadering. Timing Budget A7 Analyse van de huidige algemene vergadering. 04/14 A8 Vertalen analyse naar remediëringsvoorstellen. 04/14 A9 Opmaak van billijke samenstelling AV (regio, medewerkers, gender, sector, gedelegeerd bestuurder, ). 05/14 A10 Taakverdeling AV vastleggen en omschrijven. 06/14 A11 Remediëringsvoorstellen aanpakken door samenstelling van AV aan te vullen waar nodig. 07/14 A12 Taakverdeling AV vastleggen en omschrijven na de hersamenstelling. 11/14 R3 BND Kortrijk vzw beschikt over een AV op maat van de organisatie en haar opdracht(en). 12/14 TOTAAL: R4 BND Kortrijk vzw publiceert de nieuwe samenstelling van AV in het staatsblad. 12/14 BND Kortrijk vzw verhoogt de betrokkenheid van het bestuur op de organisatie en omgekeerd. Timing Budget A13 We plannen een inleefdag ipv een denkdag voor de bestuurders. 02/14 A14 We nodigen bestuurders uit om overleg in de gebouwen van BND Kortrijk vzw te laten plaats vinden. Vanaf 02/14 30
A15 We stellen de bestuurdersploeg voor op de verschillende teams. 10/14 A16 We nodigen bestuurders uit op BND Kortrijk vzw mijlpalen. 01/14 R5 BND Kortrijk vzw kent haar bestuurders. 12/14 TOTAAL: R6 BND Kortrijk vzw-bestuurders hebben inzicht in de jobinvulling van de verschillende projecten. 12/14 BND Kortrijk vzw communiceert intern haar beslissingen correct en volledig. Timing Budget A17 BND Kortrijk vzw leunt op haar volledige omkadering om input te krijgen rond deze probleemstelling. 12/2/14 A18 BND Kortrijk vzw onderzoekt of de coördinator alle teams moet meemaken. 12/2/14 A19 BND Kortrijk vzw gaat op zoek naar een beter communicatiesysteem voor de ganse organisatie. 03/14 A20 BND Kortrijk vzw past haar communicatie aan, aan haar medewerkers. 05/14 R7 BND Kortrijk vzw communiceert haar beslissingen correct en volledig. 05/14 TOTAAL: BND Kortrijk vzw bewaakt haar vergaderitis. Timing Budget A21 BND Kortrijk vzw berekent de kostprijs per uur per overleg. 01/14 A22 BND Kortrijk vzw noteert de kostprijs van haar overleg op elk verslag. 02/14 R8 BND Kortrijk vzw kent het totaalbedrag besteed aan vergaderingen per project en voor de ganse organisatie. 02/14 TOTAAL: 31
32
1. Klusjesdienst a. Situatieschets. De Klusjesdienst van BND Kortrijk vzw zet zich in voor alle inwoners van Kortrijk en deelgemeenten die zelf niet of onvoldoende kunnen instaan voor het uitvoeren van bepaalde kleine herstellings- of onderhoudswerken in en rond de woning en waarvoor moeilijk een vakman kan ingeschakeld worden. De Klusjesdienst richt zich vooral op kleine klussen binnen en buiten, tuinonderhoud, verhuizen, vervoer naar het containerpark en schilder- en behangwerken. Dit alles wordt gerealiseerd met een ploeg van 8 klusjesmannen (in verschillende contractsoorten: LDE+SINE, Art60 en Wep+), een technisch instructeur, een halftijds administratief bediende en een projectcoördinator. b. Doelstelling. Hoofddoelstelling 2014. De Klusjesdienst verder uitwerken tot een financieel gezonde dienst, met een duidelijke strategie, waar gemotiveerde medewerkers met de nodige ondersteuning opdrachten uitvoeren. Subdoelstellingen 2014. - De Klusjesdienst heeft respect voor en gaat op een correcte manier om met het werkmateriaal. - De Klusjesdienst tilt de klantvriendelijkheid naar een hoger niveau. - De Klusjesdienst heeft jaarlijks een feedbackmoment met de doorverwijzende instanties. - De Klusjesdienst doet een volledige herbepaling van het klantenbestand. - De Klusjesdienst past Congreen Together in binnen de alledaagse werking. - De Klusjesdienst klust ecologisch. - De Klusjesdienst onderzoekt uitbreidingsmogelijkheden in het kader van langdurige opdrachten. - De Klusjesdienst biedt een transparante verhuisdienst aan. 33
c. Fasering. De Klusjesdienst heeft respect voor en gaat op een correcte manier om met het werkmateriaal. Timing Budget A1 Het organiseren van een jaarlijks terugkerende interne vorming voor alle medewerkers rond het op een Voorjaar correcte en veilige manier omgaan met het werkmateriaal. A2 Bij de opstart van een nieuwe medewerker een vaste interne vorming voorzien rond het op een Bij opstart correcte en veilige manier omgaan met het werkmateriaal. A3 Na de opstart van een nieuwe medewerker wordt deze in de beginperiode ondersteund door zowel de Na opstart technisch instructeur als een meer ervaren medewerker. De ervaren medewerker wordt ingelicht om erop toe te zien dat de veilige en correcte manier van handelen wordt toegepast. A4 Defecten, schade of verlies aan/van werkmateriaal keer op keer bespreken op de maandelijkse Maandelijks teamvergaderingen. R1 De Klusjesdienst heeft respect voor het werkmateriaal, en gaat er op een correcte en veilige manier mee om. Continu TOTAAL: De Klusjesdienst tilt de klantvriendelijkheid naar een hoger niveau. Timing Budget A5 Actief op zoek gaan naar vormingen die specifiek gericht zijn op klantvriendelijkheid en de omgang met 05/14 250 klanten. A6 Klachten of opmerkingen rond klantvriendelijkheid nauwgezet analyseren, en terugkoppelen op de Continu maandelijkse teamvergaderingen. A7 Door middel van persoonlijke en telefonische contacten steekproefsgewijs polsen naar de 06/14 klantvriendelijkheid van de Klusjesdienst. R2 De Klusjesdienst streeft naar maximale klantvriendelijkheid. Continu TOTAAL: 250 De Klusjesdienst heeft jaarlijks een feedbackmoment met de doorverwijzende instanties. Timing Budget A8 Oplijsting maken van de verschillende doorverwijzende instanties. 02/14 34
A9 Aparte feedbackmomenten inplannen met de verschillende doorverwijzende instanties. 03-04/14 A10 Terugkoppeling van de feedbackmomenten op het maandelijkse team- en projectoverleg. 05/14 A11 Rekening houdend met de gegeven feedback, de alledaagse werking van de Klusjesdienst aanpassen. 06/14 A12 De feedbackmomenten als een jaarlijks terugkerend gebeuren inplannen. Jaarlijks R3 De Klusjesdienst heeft jaarlijks een feedbackmoment met iedere doorverwijzende instantie, en past de alledaagse werking van de Klusjesdienst hierop aan. Jaarlijks TOTAAL: De Klusjesdienst doet een volledige herbepaling van het klantenbestand. Timing Budget A13 Een zuivering maken binnen het klantenbestand. 04/14 A14 Bij het ge-update klantenbestand een nieuw inkomstenonderzoek uitvoeren. 05/14 A15 De correcte tarifering toepassen op het klantenbestand. 06/14 R4 De Klusjesdienst beschikt over een up to date klantenbestand, waarbij een correcte tarifering wordt toegepast. 07/14 TOTAAL: De Klusjesdienst past Congreen Together in binnen de alledaagse werking. Timing Budget A16 Het takenpakket van de projectcoördinator afstemmen met het takenpakket binnen Congreen Together. 01/14 A17 Congreen Together inplannen binnen de alledaagse werking van de Klusjesdienst. 01/14 A18 Congreen Together inplannen binnen de alledaagse werking van BND Kortrijk vzw. 01/14 R5 De Klusjesdienst en Congreen Together zijn op elkaar afgestemd. 01/14 TOTAAL: De Klusjesdienst klust ecologisch. Timing Budget A19 Een oplijsting maken van de huidige verbruiksproducten (verf, silicone, onkruidverdelger, enz). 09/14 A20 Op zoek gaan naar een ecologisch variant op deze verbruiksgoederen. 09/14 A21 Een prijs-kwaliteit vergelijking doen tussen het huidige en het ecologische variant. 09/14 A22 Het (nieuwe) verbruiksproduct introduceren aan de medewerkers, en in gebruik nemen. 10/14 35
A23 De klanten van de Klusjesdienst bewustmaken om te sorteren indien er gebeld wordt voor het Continu containerpark. A24 Indien er tijdens verhuizen of leeghalingen meubelen op overschot zijn, trachten we deze in de mate van Continu het mogelijke naar de Kringloopwinkel te voeren, of contact te nemen met bepaalde doorverwijzende instanties om eventuele cliënten van hen er een plezier mee te doen. R6 De Klusjesdienst werkt op een zo goed mogelijke ecologische manier. 10/14 TOTAAL: R7 De Klusjesdienst recycleert en vermindert zo de afvalberg. Continu De Klusjesdienst onderzoekt uitbreidingsmogelijkheden in het kader van langdurige opdrachten. Timing Budget A25 Huidige en mogelijke samenwerkingspartners in kaart brengen. 05/14 A26 Op zoek gaan naar langdurige opdrachten. 05-07/14 A27 Open staan voor nieuwe samenwerkingsverbanden en opportuniteiten. Continu A28 Langdurige opdrachten en nieuwe samenwerkingsverbanden financieel onderzoeken, en hiertegenover 09/14 de aanwerving van een extra technisch instructeur plaatsen, gekoppeld aan een uitbreiding met leerwerknemers. R8 De Klusjesdienst beschikt over een omkaderingsuitbreiding (extra technisch instructeur), aangevuld met leerwerknemers, indien een financiele realiteit. 12/14 TOTAAL: De Klusjesdienst biedt een transparante verhuisdienst aan. Timing Budget A29 Een oplijsting maken van eventuele onduidelijkheden die voorkomen tijdens de uitvoering van een 01-04/14 verhuis. A30 Een eerste versie van een verhuisreglement opstellen. 05/14 A31 Bespreking van het verhuisreglement op team en POL, en de nodige aanpassingen uitvoeren. 06/14 A32 Voorstelling van het verhuisreglement aan doorverwijzende instanties en vragende klanten. 09/14 R9 De Klusjesdienst beschikt over een duidelijk verhuisreglement, waardoor een verhuis zonder onvoorziene kosten kan uitgevoerd worden. 09/14 TOTAAL: 36
2. De Speelhoek a. Situatieschets. De Speelhoek heeft een opvangcapaciteit voor 65 kinderen, verspreid over onze 3 crèches gelegen in de regio Kortrijk. Wij staan elke werkdag in voor de voorschoolse opvang van verscheidene kinderen met een leeftijd tussen 0 en 3 jaar. De Speelhoek streeft er naar om de kinderen zich thuis te laten voelen, naast het dagelijks verzorgen en doen van activiteiten. Om dit te kunnen realiseren, rekenen wij op de dagelijkse inzet van onze medewerkers. Op vandaag hebben wij 23 medewerkers op verschillende werkdomeinen: kinderverzorgster, logistieke hulp, coördinator, coach en administratieve kracht. De Speelhoek streeft steeds naar meer kwaliteit binnen haar werking zodat we in 2014 willen inzetten op de realisatie van een aantal belangrijke doelstellingen. De uitwerking van deze doelstellingen zullen worden beïnvloed door het nieuwe decreet kinderopvang die van start gaat in april 2014. De kinderopvang en dus ook De Speelhoek staat op het beginpunt van een jaar/jaren waarin veranderingen en te nemen beslissingen een belangrijke rol zullen spelen. b. Doelstelling. Hoofddoelstelling 2014. De Speelhoek staat op 1/01/2015 in de startblokken om te streven naar het niveau plussubsidie in het nieuwe decreet. Subdoelstellingen 2014. - De Speelhoek maakt een uitgewerkt meerjarenplan op in het kader van het nieuwe decreet kinderopvang. - De Speelhoek stemt het takenpakket van coach administratieve kracht projectcoördinator en coördinator af op mekaar. - De Speelhoek implementeert de vereisten van de nieuwe autocontrolegids van het Federaal Voedselveiligheidsagentschap. - De Speelhoek zet belangrijke voorbereidende stappen in de uitwerking van haar pedagogisch beleid. - De Speelhoek stelt een traject op van ouderparticipatie. - De Speelhoek zorgt voor buurtwerking, groot en/of klein. 37
c. Fasering. Decreet kinderopvang. Timing Budget A1 Verzamelen informatie decreet kinderopvang. 01-04/14 A2 Analyseren van deze informatie. 05-06/14 A3 Presenteren van de analyse op de RvB en andere belanghebbenden. 07/14 A4 Nemen van beslissingen. Najaar A5 De genomen beslissingen omschrijven als te ondernemen acties in ons meerjarenplan. Najaar R1 De Speelhoek kent het decreet kinderopvang. 04/14 TOTAAL: R2 De Speelhoek heeft een correcte analyse opgemaakt. 06/14 R3 De Speelhoek beschikt over een meerjarenplan op basis van genomen beslissingen vanuit de analyse. 12/14 Takenpakket coach administratieve kracht projectcoördinator en coördinator. Timing Budget A6 Op lijsten van de taken van alle verschillende functies aan de hand van een dagboek. 01-03/14 A7 Analyseren van de verschillende takenpakketten en het daaraan verbonden financieel plaatje. 04/14 A8 Nemen van remediëringsbeslissingen aan de hand van de analyse. 05/14 A9 Organiseren van de werking van De Speelhoek op de genomen beslissingen. 06-08/14 A10 Implementeren van de vernieuwde werking aan de hand van een proefperiode. 09-11/14 A11 Evalueren van de proefperiode en eventueel bijsturen. 12/14 R4 De Speelhoek kent de verschillende takenpakketten. 03/14 TOTAAL: R5 De Speelhoek heeft een correcte analyse opgemaakt en kent de financiën. 05/14 R6 De Speelhoek beschikt over een goed afgestemd takenpakket van haar omkadering. 12/14 Autocontrolegids Federaal Voedselveiligheidsagentschap (FAVV). Timing Budget A12 Analyseren van de nieuwe autocontrolegids van het FAVV. 09/14 A13 Nemen van remediëringsbeslissingen aan de hand van de analyse. 10-11/14 38
A14 Implementeren van de vernieuwde werking op de werkvloer. Najaar R7 De Speelhoek kent de vereisten van het FAVV. 09/14 TOTAAL: R8 De Speelhoek werkt volgens de vereisten van de nieuwe autocontrolegids. 12/14 Pedagogisch beleid. Timing Budget A15 Opvragen van het pedagogisch beleid bij partnercrèches. 01-02/14 A16 Uitvoeren zelfevaluatie aan de hand van bestaande methodiek kwapoi. 03/14 A17 Op lijsten resultaten van genomen acties in het voorjaar. 04-05/14 A18 Analyseren wat De Speelhoek wil opnemen in haar pedagogisch beleid op basis van resultaten. 06-08/14 A19 Maken van keuzes ter voorbereiding van het uitschrijven van ons pedagogisch beleid. Najaar R9 De Speelhoek heeft een goed zicht op het pedagogisch beleid bij partnercrèches. Voorjaar TOTAAL: R10 De Speelhoek weet wat zij wil uitwerken in haar pedagogisch beleid in 2015. 12/14 Ouderparticipatie. Timing Budget A20 Bevragen van de ouders in welke mate zij wensen betrokken te worden bij De Speelhoek. 02-03/14 A21 Op lijsten van de resultaten van deze bevraging. 04/14 A22 Creëren van een oudermoment om verder in te gaan op ouderparticipatie binnen De Speelhoek. 05-06/14 A23 Uitwerken traject ouderparticipatie of stopzetting indien de ouders niet wensen te participeren. Najaar R11 De Speelhoek kent de wensen van de ouders in het kader van ouderparticipatie. 06/14 TOTAAL: R12 De Speelhoek beschikt over een traject ouderparticipatie. 12/14 Buurtwerking. Timing Budget A24 Analyseren per crèche wat haar locatie en de omgeving mogelijk maakt van buurtwerking. 03-03/14 A25 Uitwerken van enige vorm aan buurtwerking per crèche, groot en/of klein. Doorlopend 2014 39
A26 Presenteren van de buurtwerking in de verschillende crèches aan alle belanghebbenden. Najaar A27 Evalueren van de buurtwerking en bijsturen waar nodig. 12/14 R13 De Speelhoek kent haar mogelijkheden in het kader van buurtwerking per crèche. 03/14 TOTAAL: R14 De Speelhoek betrekt de buurt bij haar werking. 12/14 40
3. Buurtsport Kortrijk a. Situatieschets. Voor Buurtsport Kortrijk was 2013 een moeilijk jaar. Zowel op personeelsniveau als inhoudelijk moesten drastische keuzes gemaakt worden. Vanuit de Vlaamse overheid werd vanuit het Kabinet Sport de subsidie voor de proeftuin stopgezet en moest lokaal een oplossing gezocht worden. Ook lokaal koos de sportdienst niet langer voor buurtsport en nam men vanuit de jeugddienst het engagement op zich in het kader van de werking rond maatschappelijk kwetsbare kinderen en jongeren. Op personeelsniveau kon de stad, na het ontslag van de buurtsportcoach, zijn engagement niet op passende wijze nakomen. Hierdoor werd 2013 voor de medewerkers een jaar van ondersteuning met beperkingen in tijd en vooral beperkingen in kwaliteit. b. Doelstelling. Hoofddoelstelling 2014. Buurtsport Kortrijk wil een permanente kwaliteitsvolle werking garanderen. Subdoelstellingen 2014. - Buurtsport Kortrijk wil zich herpositioneren in de nieuwe Stadstructuur voor Maatschappelijk Kwetsbare Kinderen en Jongeren (verder MKKJ). - Buurtsport Kortrijk wil een permanente werking op de verschillende aandachtsbuurten. - Buurtsport Kortrijk wil anticiperen op het nieuwe LDE decreet. - Buurtsport Kortrijk wil de financiële organisatie uitwerken. - Buurtsport Kortrijk wil de teamvergaderingen met medewerkers uitbouwen tot inhoudelijke en organisatorische teams. 41
c. Fasering. Buurtsport Kortrijk wil zich herpositioneren in de nieuwe Stadsstructuur voor MKKJ s. Timing Budget A1 Samen met de Stad inhoudelijke positiebepaling van de buurtsportanimatoren binnen de nieuwe 01-03/14 structuur MKKJ s. A2 De buurtsportanimatoren voorbereiden op de vernieuwde werking. 03-06/14 R1 Buurtsport Kortrijk geeft werking binnen de vernieuwde structuur voor MKKJ s. 06/14 TOTAAL: Buurtsport Kortrijk wil een permanente werking op de verschillende aandachtsbuurten. Timing Budget A3 Opmaken van een maandkalender (inclusief uitstappen + buurtvoetbaltornooien). 01/14 A4 2 werkingen per aandachtsbuurt per week uitwerken. 01-06/14 R2 Buurtsport Kortrijk organiseert wekelijks 2 werkingsmomenten per wijkwerking. 06/14 TOTAAL: R3 Buurtsport Kortrijk heeft een maandkalender per wijkwerking. 01/14 Buurtsport Kortrijk wil anticiperen op het nieuw LDE-decreet. Timing Budget A5 Groeien naar een 5 de medewerker. 02/14 A6 Voorwaarden nieuw LDE decreet uitwerken op projectniveau: vormingstraject / doorstroom. 01-06/14 R4 Buurtsport Kortrijk bestaat uit 5 buurtsportanimatoren. 06/14 TOTAAL: R5 Buurtsport Kortrijk is georganiseerd op het nieuw LDE decreet. 06/14 Buurtsport Kortrijk wil financiële organisatie uitwerken. Timing Budget A7 Overzicht van werkingsmiddelen (structureel en projectmatig) vanuit verschillende organisaties in kaart 01/14 brengen. A8 Wijkwerkingen werkingsmiddelen toekennen. 01/14 A9 Structurele werkingsmiddelen overdragen naar de nieuwe structuur MKKJ s. 06/14 R6 Buurtsport Kortrijk kent zijn budget en heeft zicht op structurele en projectmatige middelen. 06/14 TOTAAL: 42
Buurtsport Kortrijk wil teamvergaderingen met medewerkers uitbouwen tot inhoudelijke en organisatorische teams. Timing Budget A10 Met inhoudelijke teamvergaderingen willen we de medewerkers als individu en begeleider versterken. 01/14 A11 Kalender voor teamvergaderingen vastleggen: pare weken, organisatorisch team / onpare weken, 01/14 inhoudelijk team (BH). A12 Met het team op tweedaagse in samenwerking met ARKTOS vzw als teambuilding en cursus 02/14 begeleidershouding. R7 Buurtsport Kortrijk heeft een wekelijks team dat afwisselend een inhoudelijke en organisatorische 02/14 TOTAAL: agenda heeft. R8 Buurtsport Kortrijk kent de begeleidershouding en past deze toe op de werking. 03/14 R9 Buurtsport Kortrijk wijst de buurtsportanimatoren toe als sterke medewerkers aan de nieuwe structuur MKKJ. 06/14 43
4. De Energiesnoeiers Zuid-West-Vlaanderen a. Situatieschets. De energiesnoeiers Zuid-West-Vlaanderen zijn actief in 13 gemeentes in Zuid-West-Vlaanderen. De verschillende projecten hebben als doel sociale tewerkstelling genereren, een dalende energiefactuur bij de klanten realiseren maar ook de klimaatverandering tegengaan. De energiesnoeiers werken hiervoor op vijf sporen: gedragsverandering, inzicht energieverbruik en energiefactuur, installatie van kleine energiebesparende maatregelen, installatie en/of begeleiding bij grotere energiebesparende maatregelen en voeden energiebeleid lokale besturen. De energiesnoeiers voeren gratis energiescans uit in opdracht van Eandis en Infrax. De energiescans vinden verplicht plaats bij mensen die tot vastomlijnde kansengroepen behoren. Waar nodig kunnen de energiesnoeiers ook opvolgscans uitvoeren. Aanvullend mogen de energiesnoeiers in opdracht van een aantal lokale besturen een extra pakket kleine energiebesparende maatregelen of rookmelder installeren tijdens de energiescan. Overige activiteiten van de energiesnoeiers zijn het scannen van grote gebouwen, bandenspanningsacties, uitvoeren dakisolatie en promotorschap sociaal dakisolatieproject. Meer en meer merken de energiesnoeiers dat de energiescan voor veel mensen een mooie start is maar dat vervolgstappen noodzakelijk zijn willen ze tot echte energiebesparing komen. De energiesnoeiers zien het als hun taak om alle bestaande projecten zoveel mogelijk aan elkaar te linken in een soort van traject waarbij de klant alle kansen worden aangeboden om uit de energiearmoede te stappen. Daarom werken de energiesnoeiers sinds begin 2013, samen met Leiedal, Wonen Vlaanderen, de provincie West-Vlaanderen, SVK De Poort, IGS en het Welzijnsconsortium, actief mee aan het project Warmer Wonen waarin de focus vooral ligt op een regionale renovatieploeg alsook een regionaal datamonitoringssysteem. Vooral dit laatste is van groot belang voor de energiesnoeiers om onze werking te optimaliseren. Om al bovenstaande te realiseren worden de energiesnoeiers ondersteund door een praktische regionale werkgroep energiesnoeiers en een beleidsgroep energie-armoede (BEA). De BEA gaat ruimer en omvat alle regionale projecten omtrent 44
energiearmoede. Dit organiseren we samen met het Welzijnsconsortium. Jaarlijks organiseren de energiesnoeiers ook een evaluatievergadering en planningsvergadering met alle lokale besturen afzonderlijk. b. Doelstelling. Hoofddoelstelling 2014. Het verder uitbouwen van de verschillende projecten van de energiesnoeiers. 2014 staat specifiek in het teken van het regionaal traject energiearmoede. Subdoelstellingen 2014. - De energiesnoeiers behalen hun streefcijfers voor de afzonderlijke activiteiten. - De energiesnoeiers beschikken over een goed doordacht takenpakket en een aanvullend personeelsplaatje. - De energiesnoeiers beschikken over voldoende scanadressen verspreid over het jaar. - De energiesnoeiers beschikken over een scanrapport op maat van de klant en de doorverwijzer. - De energiesnoeiers beschikken over een datamonitoringssysteem op maat van de klant en de doorverwijzer. - De energiesnoeiers voeren opvolgscans 1 en 2 uit. - De energiesnoeiers weten wat hun rol is in het regionaal verhaal energiearmoede. - De energiesnoeiers tonen betrokkenheid op het project energiesnoeiers en op elkaar. c. Fasering. Streefcijfers. Timing Budget A1 We voeren 1000 energiescans uit. 12/14 A2 We plaatsen 500 rookmelders. 12/14 A3 We starten 100 SDIP-dossiers op. 12/14 A4 We isoleren 15 daken. 12/14 A5 We scannen 10 grote gebouwen. 12/14 45
A6 We voeren 5 bandenspanningsacties uit. 12/14 A7 We geven 1 vorming eerste hulp bij energieproblemen voor hulpverleners. 12/14 R1 De energiesnoeiers behalen hun streefcijfers voor de afzonderlijke activiteiten. 12/14 TOTAAL: Takenpakket en personeelsplaatje. Timing Budget A8 We stellen een SWOT op per activiteit. 04/14 A9 We maken een financiële analyse per activiteit. 04/14 A10 We maken een overzicht personeelsnood per activiteit. 04/14 A11 We bekijken leemtes in het activiteitenaanbod. 05/14 A12 We bekijken activiteiten in het licht van LDE/sociale economie. 05/14 A13 We gebruiken al bovenstaande informatie bij het opstellen van de BCG-matrix. 06/14 A14 We maken keuzes inzake takenpakket en personeelsplaatje. 09/14 A15 De energiesnoeiers stemmen de werking af op de gemaakte keuzes. 12/14 R2 De energiesnoeiers beschikken over een goed doordacht takenpakket en een aanvullend 12/14 TOTAAL: personeelsplaatje. Voldoende scanadressen. Timing Budget A16 We werken een nieuw planningsdocument uit. 01/14 A17 We passen aanvraagformulier energiescan aan. 01/14 A18 We stroomlijnen de adressen toestroom vanuit de netbeheerders ism lokale besturen. 02/14 A19 We volgen de afspraken met de SHM en SVK op. 12/14 A20 We werken met De Waak een project omtrent energiescans en opvolging uit. 12/14 A21 We stellen draaiboek op voor doorverwijzers omtrent adressen aanleveren. 03/14 R3 De energiesnoeiers beschikken over een draaiboek voor doorverwijzers omtrent adressen aanleveren. 03/14 TOTAAL: R4 De energiesnoeiers beschikken over voldoende scanadressen verspreid over het jaar. 12/14 R5 De energiesnoeiers en de lokale besturen zijn op de hoogte van de stand van zaken van de planning. 12/14 46
Scanrapport op maat en datamonitoringssysteem. Timing Budget A22 We werken manueel scanlijst en scanrapport op maat uit. 01/14 A23 We testen scanlijst en scanrapport op maat uit op testgroep. 01/14 A24 We implementeren nieuwe manier van werken. 02/14 A25 We communiceren nieuwe manier van werken aan lokale besturen en SHM en SVK. 03/14 A26 We volgen registratiesysteem Komosie en Warmer Wonen op. Voorjaar A27 We bezoeken REGent en Stebo ivm scanrapport en datamonitoringssysteem. Voorjaar A28 We ontwikkelen eigen registratiesysteem indien bovenstaande tot niets leidt. Najaar 3.000 R6 De energiesnoeiers beschikken over een scanrapport op maat van de klant en de doorverwijzer. TOTAAL: R7 De energiesnoeiers beschikken over een datamonitoringssysteem op maat van de klant en de doorverwijzer. 3.000 Opvolgscans. Timing Budget A29 We volgen de werkgroepen van de DNB en Komosie op omtrent wijzigingen opvolgscan 1 en 2. 03/14 A30 We werken tools uit om opvolgscans 1 en 2 te kunnen uitvoeren. 03/14 A31 We testen uitvoering opvolgscans 1 en 2 uit. 06/14 A32 We passen tools aan. 08/14 R8 De energiesnoeiers voeren opvolgscans 1 uit. 09/14 TOTAAL: R9 De energiesnoeiers voeren opvolgscans 2 uit. 09/14 Regionaal verhaal energiearmoede. Timing Budget A33 We gaan het gesprek aan om BEA en Warmer Wonen op elkaar af te stemmen. 01/14 A34 We passen de rol en de timing en de inhoud van de evaluatievergaderingen hierop aan. 01/14 A35 We beslissen samen met het Welzijnsconsortium welke richting het BEA uitgaat. Voorjaar A36 We werken actief mee aan het traject Warmers Wonen. Voorjaar A37 We onderzoeken welke rol we spelen in BEA en Warmer Wonen. 06/14 R10 De energiesnoeiers hebben de rol van BEA en Warmer Wonen op elkaar afgestemd. 02/14 TOTAAL: 47
R11 De energiesnoeiers hebben een duidelijke rol inzake het regionaal verhaal energiearmoede. 06/14 Betrokkenheid. Timing Budget A38 De medewerkers zijn betrokken bij de streefcijfers van de energiesnoeiers. 01/14 A39 De medewerkers zijn op de hoogte van de activiteiten van het POL. 01/14 A40 Het POL is op de hoogte van de activiteiten van het team. 01/14 A41 De medewerkers worden betrokken bij het opstellen van de agenda van het team. 01/14 A42 De medewerkers nemen de verantwoordelijkheid voor hun eigen activiteiten. 06/14 A43 De medewerkers tonen respect voor elkaar. 12/14 A44 De medewerkers vervullen een voorbeeldrol inzake energie besparen. 01/14 R12 De energiesnoeiers tonen betrokkenheid op het project energiesnoeiers en op elkaar. 12/14 TOTAAL: R13 De energiesnoeiers zijn zelfredzaam bij het opduiken van problemen. 12/14 48
4. Teamdoelstellingen 2014 Coördinatorenoverleg. Het Coördinatorenoverleg vormt meer team door minder regels te maken. Het Coördinatorenoverleg communiceert opener op overleg. Werkoverleg. Het Werkoverleg heeft informele aandacht voor elkaar. Klusjesdienst. De Klusjesdienst gaat voor collegialiteit. De Speelhoek Kortrijk. De Speelhoek Kortrijk streeft orde en netheid na. De Speelhoek Kortrijk streeft gezellige sfeer onderling en in de ruimtes na. De Speelhoek Heule. De Speelhoek Heule streeft openheid en eerlijkheid na tussen collega s. De Speelhoek Rollegem. De Speelhoek Rollegem biedt meer en gevarieerde activiteiten aan. De Speelhoek Rollegem leert verdraagzaam te zijn en mekaar te respecteren. 49
Buurtsport. Buurtsport scoort als team #feelings #buurtsport. Energiesnoeiers. De Energiesnoeiers tonen betrokkenheid op het project en op elkaar. 50
51
1. Organogram 52