Informatiebundel selectieprocedure bij aanwerving met aanleg van een wervingsreserve voor de functie van een voltijds, contractueel administratief medewerker bij de hulpverleningszone Zuid-Oost. Algemene informatie Functietitel Directie Dienst Plaats in de organisatie Niveau Weddeschaal Statuut Doel van de functie Administratief medewerker Ntb Ntb De administratief medewerker rapporteert aan de leidinggevende van de dienst waaraan hij/zij toegewezen wordt. C C1 C3 Contractueel De administratief medewerker is een all-round medewerker die in staat is aan de hand van nieuwe technologieën uiteenlopende administratieve taken te vervullen. Specifieke informatie De hulpverleningszone Zuid-Oost (Oost-Vlaanderen) groepeert de 9 brandweerposten van Aalst, Denderleeuw, Erembodegem, Geraardsbergen, Lede, Moorsel, Ninove, Wetteren en Wichelen. Meer dan 500 vrijwillig en beroeps ambulanciers en brandweerlieden staan 24/24u in voor de veiligheid van de 275.000 inwoners van de steden en gemeenten Aalst, Denderleeuw, Erpe-Mere, Geraardsbergen, Haaltert, Laarne, Lede, Lierde, Ninove, Wetteren en Wichelen. Daarnaast bieden ook de administratieve medewerkers ondersteuning voor de verschillende posten. Selectieprocedure De selectieprocedure bestaat uit een preselectie, een schriftelijk gedeelte en een mondeling gedeelte. Elk gedeelte is eliminerend. Om geslaagd te zijn in de preselectie moet de kandidaat een minimumscore van 60% behalen. De punten van de preselectie worden niet meegenomen in de totaliteit van de toegekende punten. Er wordt enkel een geslaagd of niet geslaagd resultaat toegekend.
Om geslaagd te zijn in het schriftelijk gedeelte moet de kandidaat een minimumscore van 60% behalen. Om geslaagd te zijn in het mondeling gedeelte moet de kandidaat een minimumscore van 60% behalen. Om geslaagd te zijn in de selectieprocedure dient men een algemeen resultaat van minstens 60% te behalen. Selectie onderdeel Preselectie Schriftelijk gedeelte Mondeling gedeelte Inhoud en timing Schriftelijk meerkeuze examen. Resultaat: geslaagd of niet geslaagd. Datum: 29 november 2016 Op 40 punten Datum: 12 december 2016 Inhoud: Evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn motivatie en interesse voor het werkterrein. Op 60 punten Datum: 16 of 17 januari 2017 Kandidaatstelling Voorwaarden voor deelname aan de selectieprocedure 1. Belg zijn of burger van een ander land dat deel uitmaakt van de Europese Economische Ruimte of van Zwitserland; 2. een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor men solliciteert. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uitreksel uit het strafregister. Het uitreksel mag niet ouder zijn dan één maand. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. 3. de burgerlijke en politieke rechten genieten; 4. medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. De medische geschiktheid van de kandidaat moet vaststaan op het ogenblik dat bepaald is in de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers op het werk. 5. voldoen aan de vereiste over de talenkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966;
6. In het bezit zijn van een diploma hoger secundair onderwijs, of daarmee gelijkgesteld onderwijs, of laatstejaarsstudent zijn. Aan de voorwaarden bedoeld in punten 1, 3 en 6 moet voldaan worden op de uiterste inschrijvingsdatum voor deze selectie. Aan de voorwaarden bedoeld in punten 2, 4 en 5 moet voldaan worden op datum van de aanwerving. Kandidaatstelling: - diploma - CV Uiterste inschrijvingsdatum Bij de kandidatuurstelling dient het CV en een kopie van het gevraagde diploma gevoegd te worden (op sanctie van nietigheid). De kandidaturen kunnen ingediend worden via personeelsdienst.selecties@aalst.be 31 oktober 2016 Inlichtingen Voor meer inlichtingen kan u contact opnemen met de dienst Personeel-Selecties, Werf 9, 9300 Aalst. Telefoon: 053 72 33 34, e-mail: personeelsdienst.selecties@aalst.be Functie-inhoud Resultaatsgebieden, doelstellingen en kerntaken 1 ADMINISTRATIE Doelstelling Uitvoeren van ondersteunende administratieve taken. Kerntaken Plannen en organiseren van het werk Behandelen van briefwisseling en mails Gegevens en vragen verwerken Dossiers aanmaken, bijhouden en actualiseren Vergaderingen bijwonen en verslag opmaken 1 Deze opsomming heeft geenszins de intentie om volledig te zijn. De functie kan dus ook taken omvatten die niet in deze lijst zijn opgesomd.
COMMUNICATIE - INFORMATIE VERSCHAFFEN Doelstelling Duidelijk en efficiënt informatie verschaffen aan interne en externe contacten. Kerntaken Overleggen en afspraken maken met collega s Instaan voor het onthaal van bezoekers, klanten Verstrekken van informatie aan en adviseren van (interne/externe) klanten Interne contacten Met collega s: uitwisselen van relevante gegevens Met leidinggevenden: administratieve ondersteuning Externe contacten Burgers, organisaties, verenigingen, bedrijven en andere overheden. Competentieprofiel VAKKENNIS Doelstelling Beheersen van de nodige vakkennis en basiskennis voor deze functie. Vakkennis Op termijn: - kennis van functiespecifieke softwarepakketten - kennis van de werking van de hulpverleningszone Basiskennis Microsoft Office toepassingen Competentiecluster: omgaan met informatie INFORMATIE ANALYSEREN Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie. Gedragsindicatoren Herkent een structuur in de informatie, krijgt inzicht in oorzaak en gevolg en maakt het onderscheid tussen het essentiële en het bijkomstige. Gaat kritisch om met informatie en beoordeelt de beschikbare alternatieven.
Competentiecluster: omgaan met taken HANDELEN MET AANDACHT VOOR DETAIL EN GERICHT OP HET VOORKOMEN VAN FOUTEN Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. Gedragsindicatoren Levert verzorgd werk af ( nauwkeurig, netjes, volledig, correct). Controleert het eigen werk op fouten en onnauwkeurigheden. Heeft oog voor detailinformatie. Blijft aandachtig bij routineuze taken. Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties. Bevordert continue de kwaliteit van het eigen werk. PROBLEMEN OPLOSSEN Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van de oplossing. Gedragsindicatoren Onverwachte situaties aanpakken door de situatie te herkennen, te begrijpen en te verwerken. De taken uitvoeren met een minimum aan begeleiding, op basis van eigen initiatief. Binnen zijn/haar activiteitendomein en op basis van ervaring en kennis, verschillende opties op een objectieve manier afwegen en de best passende oplossing implementeren. Competentiecluster: omgaan met medewerkers ONDERSTEUNEN Anderen begeleiden, een voorbeeldfunctie uitoefenen en hen ondersteunen in hun dagelijks functioneren. Gedragsindicatoren Een aanspreekpunt zijn en anderen begeleiden in de uitoefening van hun functie. Binnen de eigen functie als voorbeeld functioneren, zodat anderen kunnen leren op welke wijze het best taken en opdrachten worden aangepakt. Anderen helpen indien nodig.
Competentiecluster: omgaan met relaties SERVICEGERICHT HANDELEN Interne en externe klanten, op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden. Gedragsindicatoren Stelt de klanten op de eerste plaats en komt aan hun noden tegemoet door een snelle en persoonlijke service te leveren en hun klachten ernstig te nemen. Begeleidt de klanten naar de meest opportune oplossing in functie van hun noden, door op een transparante, integere en objectieve manier advies te geven. Onderhoudt constructieve contacten met klanten waardoor een uitwisseling van informatie en/of diensten kan worden gegarandeerd. SAMENWERKEN Onderhouden en bevorderen van de samenwerking binnen de eigen dienst evenals dienstoverschrijdend. Gedragsindicatoren Moedigt de collega s aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen en te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen. Bevordert en draagt bij tot een goede verstandhouding, teamgeest en respect voor verscheidenheid in mensen. Werkt in een open dialoog en een opbouwende communicatieve sfeer, zowel binnen de eigen dienst als naar andere diensten toe. Competentiecluster: omgaan met het eigen functioneren BETROUWBAARHEID TONEN Integer handelen in overeenstemming met de waarden van de dienst en de organisatie, vertrouwelijkheid respecteren en verbintenissen nakomen. Gedragsindicatoren Behandelt anderen, in alle omstandigheden, op een eerlijke en rechtvaardige manier. Wint het vertrouwen van anderen door ondubbelzinnig te handelen. Vertoont consistentie tussen principes, waarden en gedrag. Gaat discreet om met vertrouwelijke en gevoelige informatie.
ZELFONTWIKKELING De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken. Gedragsindicatoren Neemt initiatief om kennis te verwerven door gebruik te maken van diverse middelen (lectuur, benchmarking, opleiding, seminaries ). Heeft een duidelijk beeld van zijn/haar professionele evolutiemogelijkheden. Kent eigen s en beperkingen en is hier eerlijk over. Vraagt om feedback over zijn/haar gedrag en past dit aan indien nodig. OBJECTIEVEN BEHALEN Beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich te nemen voor de correctheid van ondernomen acties. Gedragsindicatoren Herkent kansen en onderneemt op het juiste moment de juiste acties die tot resultaat leiden. Genereert resultaten door doelgericht en binnen de beschikbare tijd acties te ondernemen. Neemt aansprakelijkheid op voor de kwaliteit van ondernomen acties, binnen het eigen vakgebied, tegenover de collega s, de organisatie en de klanten.