Gedurende de stages van de twee

Tekst: Sanne Jellema en Chaya Kuijs. Beeld: Hans Oostrum Fotografie Het ontwikkelen van een quickscan: Rollen op maat Hoe tevreden is de ergotherapeut? Dit artikel is de beschrijving van het afstudeerproject Rollen op maat. Het project is uitgevoerd door twee studenten van de verkorte opleiding Ergotherapie aan de Hogeschool van Amsterdam in de periode september 2009 tot februari 2010. Tijdens dit project is een quickscan ontwikkeld, waarmee ergotherapeuten inzicht krijgen in de eigen arbeidssituatie. Hiervoor is uitgebreid (inter)nationaal literatuuronderzoek gedaan en hebben diverse afdelingen Ergotherapie meegewerkt aan twee pilots. Geconcludeerd kan worden dat ergotherapeuten over het algemeen een positief beeld hebben van de huidige arbeidssituatie. Toch is er verbetering mogelijk. Gedurende de stages van de twee junioradviseurs is ervaren dat de mogelijkheden binnen de arbeidssituatie op een afdeling Ergotherapie op meerdere instellingen niet optimaal worden benut. Hierbij valt te denken aan het gebruik van middelen en/of ruimte, de onderlinge communicatie en de inzet van personen. In samenspraak met de toenmalige stagebegeleidster, Stephanie Saenger, is besloten deze aanzet te gebruiken voor dit afstudeerproject. Stephanie Saenger is vanuit haar adviesbureau Rol-maat de opdrachtgever geworden. Doelstelling Het doel van dit afstudeerproject was het ontwikkelen van een assessment waardoor ergotherapeuten inzicht krijgen in de eigen arbeidssituatie, gericht op handelen, persoon en omgeving, zowel individueel als op teamniveau. Met dit inzicht worden aspecten in de arbeidssituatie die verbetering behoeven gesignaleerd en kunnen er veranderingstrajecten ingezet worden. Tijdens dit afstudeerproject is gewerkt aan het ontwikkelen van een quickscan. Deze quickscan biedt inzicht in de arbeidssituatie, echter geen directe oplossing en/of interventies. De uitslag van de quickscan zal voor de ergotherapeuten en of leidinggevende aanleiding kunnen zijn om zelf actie tot een veranderingstraject te ondernemen. Begeleide vormen van veranderingstrajecten kunnen in samenspraak met Rol-maat worden gerealiseerd en zullen wellicht in een volgend afstudeerproject verder worden uitgewerkt. Naar aanleiding van dit afstudeerproject zijn aanbevelingen gegeven voor het volgende afstudeerproject. Ergotherapie 1 februari 2011 1

Ergotherapeuten hebben over het algemeen een positief beeld van de huidige arbeidssituatie Onderzoeksmethode Om de arbeidssituatie van de ergotherapeuten in kaart te brengen en de quickscan te ontwikkelen is uitgebreid (inter)nationaal literatuuronderzoek gedaan naar diverse onderwerpen in verschillende wetenschapsgebieden. Daarnaast zijn met de quickscan twee pilots uitgevoerd bij afdelingen Ergotherapie in Nederland. Het doel van de eerste pilot was het inventariseren van de behoefte aan een dergelijke quickscan, het in kaart brengen van de mogelijke knelpunten bij afdelingen Ergotherapie en het afstemmen van de inhoud van de quickscan op deze knelpunten. Voor de eerste pilot zijn er vijf instellingen benaderd, in diverse settingen en van verschillende grootte. Deze instellingen zijn geselecteerd door de opdrachtgever. Voor de tweede pilot was het doel het optimaliseren van de quickscan en het inventariseren van de mogelijkheden van het analyserapport. Hiervoor zijn zeven instellingen benaderd. Voor de tweede pilot is besloten om alle ergotherapeuten van de afdeling de quickscan te laten invullen. De reden hiervoor is dat er op deze manier een duidelijk beeld van de afdeling gevormd kan worden. Hier zijn veel positieve reacties op gekomen en er werd aangegeven dat afdelingen het analyserapport als zeer inzichtelijk hebben ervaren en zij ermee aan de slag konden. Met al deze gegevens is een programma van eisen opgesteld, waaraan de quickscan moet voldoen. Resultaten en conclusies Uit het literatuuronderzoek is gebleken dat onderstaande punten bijdragen aan een hoge werkdruk bij ergotherapeuten: organisatorische factoren: problemen met time- en werkplekmanagement; beperkte beschikbaarheid tijd en middelen; tekort aan professionele waardering; weinig scholings- en/of doorgroeimogelijkheden; relatie met cliënten; perfectionisme en zelfbeeld van de ergotherapeut. Deze punten worden deels bevestigd in de uitkomsten van de pilots. Er kan worden geconcludeerd dat ergotherapeuten over het algemeen een positief beeld hebben van de huidige arbeidssituatie. Echter, bij veel instellingen is er een hoge werkdruk. Hierdoor hebben veel ergotherapeuten een achterstand in hun werkzaamheden. Er is vaak te weinig tijd voor rapportage en het afronden van een behandeling, waardoor ergotherapeuten het gevoel hebben tekort te schieten. Dit heeft een negatieve invloed op de werkdruk en het werkplezier. Daarnaast zijn de fysieke arbeidsomstandigheden voor ergotherapeuten vaak niet optimaal. Velen geven aan ontevreden te zijn met de kantoor- en/of therapieruimte(s). Hierbij worden aspecten als klimaat, indeling, pri-vacy en hoeveelheid ruimte het meest ge-noemd. De verhouding met collega s wordt als zeer positief ervaren, wel zijn ergotherapeuten minder tevreden met de stijl van leidinggeven binnen de organisatie. In het schema zijn de uitkomsten verkort weergegeven. Vanuit het beroepsprofiel wordt gewerkt met verschillende competentiegebieden. Met name de competentiegebieden samenwerken, professioneel werken en communiceren zijn van toepassing op de arbeidssituatie. Het is belangrijk dat een goede arbeidssituatie wordt geboden met faciliteiten als een geschikte ruimte en voorzieningen, maar ook één waar een sfeer heerst met een open en gelijke communicatie waardoor goed kan worden samengewerkt in verschillende samenstellingen. Tevens een waar ruimte is voor vormen van reflectie maar ook om evidence-based te werken waardoor de kwaliteit wordt verbeterd maar ook groei en ontwikkeling van werknemers kan ontstaan en waardoor er experts in handelen ontstaan. Doel Quickscan Ergotherapie De quickscan gaat in op alle aspecten in de arbeidssituatie die verbetering behoeven, deze worden gesignaleerd en verande- 2 Ergotherapie 1 februari 2011

ringstrajecten kunnen worden ingezet. De quickscan gaat in op de gebieden arbeidsinhoud, arbeidsomstandigheden, arbeidsvoorwaarden en arbeidsverhoudingen. Het ICF-model is gebruikt als basis voor de quickscan. Dit model leent zich goed voor een ergotherapeutische benadering. De onderdelen persoon, omgeving en handelen worden belicht. In het model is te zien hoe de verschillende factoren elkaar beïnvloeden. De keuze is gemaakt om met de quickscan ons te richten op de externe factor werk. Door de arbeidssituatie aan te passen en daardoor taak- en regeleisen en ook autonomie en regelmogelijkheden, heeft dat invloed op de fysieke en mentale belasting van het werk en hiermee op de interne/persoonlijke factoren. Door de vier A s verder uit te werken worden Positieve punten Arbeidsinhoud Voldoening uit werkzaamheden (83%) Afwisseling in werkzaamheden (91%) Verantwoordelijkheid voor eigen werkzaamheden (97%) Duidelijkheid in werkzaamheden (88%) Arbeidsomstandigheden Arbeidsvoorwaarden Werktijden (94%) Contractvorm (93%) Arbeidsverhoudingen De verstandhouding met collega s (92%) De verstandhouding met cliënten (93%) De verstandhouding met collega s van andere disciplines (84%) Bevoegdheid tot het nemen van beslissingen (77%) Top 3 positieve punten Mogelijkheden voor eigen initiatieven Inhoud werkzaamheden Samenwerking team Werk emotioneel goed aankunnen Werk is boeiend, inspirerend, nuttig en zinvol Mogelijkheid tot inbreng van ideeën Tijd voor behandeling (91%) Verantwoordelijk voor cliënten Mogelijkheid tot bespreken/afstemmen werkzaamheden met collega s Werktijden die aansluiten op privésituatie Voldoende vaste krachten Zekerheid omtrent contract (94%) Collega s die naar elkaar luisteren (97%) Vrijheid om mening te geven tijdens overleg Uitvoeren van werkzaamheden zonder dat collega s op de vingers kijken (97%) Waardering, steun Samenwerking (97%) Regelmatig overleg (97%) Bevoegdheid tot het nemen van beslissing omtrent behandelingen (97%) Negatieve punten Hoeveelheid werk (82%) Werkzaamheden niet binnen gestelde tijd uitvoeren (30%) Kantoorruimte (36%) Therapieruimte (19%) Voorzieningen (16%) Verlofmogelijkheden (17%) Mogelijkheden tot promotie (91%) Stijl van leidinggeven binnen de organisatie (19%) Top 3 negatieve punten Arbeidsomstandigheden Tijd voor voorbereidingen/afhandelen behandelingen Werkdruk Achterstand in werkzaamheden (62%) Werk niet op tijd af krijgen (62%) Routinematig werken (67%) Niet ongestoord door kunnen werken (68%) Werk niet af voor het eind van de werktijd (75%) Beperkte tijd voor onderzoek en rapportage (62%) Niet zelf bepalen werkzaamheden (33%) Niet bespreken van werkzaamheden met leidinggevende (48%) Geen eigen werkplek (71%) Klimaat/geluid (53%) Beperkte mogelijkheid tot gebruik van simulatieruimte (59%) Klimaat (50%) Beschikbaarheid computers (44%) Therapiemateriaal niet schoon (41%) Therapiemateriaal niet up-to-date (44%) Lange tijd van tevoren doorgeven van verlof (50%) Beperkte bevoegdheid tot het nemen van beslissingen omtrent besteding budget (62%) Waardering inbreng medewerkers (86%) Organisatiestructuur (74%) Betrokkenheid bij commissies binnen de organisatie (65%) Ergotherapie 1 februari 2011 3

De quickscan heeft een signalerende functie door bewustwording en laat ruimte voor eigen interpretatie en initiatieven tot verandering die punten van de arbeidssituatie belicht die van toepassing zijn op de persoon, het handelen en de omgeving. De quickscan heeft een signalerende functie door bewustwording en laat ruimte voor eigen interpretatie en initiatieven tot verandering. De kracht van de quickscan ligt in de mogelijkheid om zelf initiatieven te nemen en zelf veranderingstrajecten in te zetten. De quickscan is eenvoudig, snel en geeft in korte tijd een goed en volledig inzicht in de individuele- en teamsituatie. De uitslag van de quickscan geeft stof tot nadenken, kan gebruikt worden als voorbereiding of aanvulling op functionerings gesprekken, teamoverleg en een hulp zijn bij een afdeling in een (groter) reorganisatie traject. De Quickscan Ergotherapie helpt bij het nemen van de volgende stappen: 1 Beoordeling van de sterke en zwakke punten van de persoon, afdeling en branche; 2 Analyse van deze punten (bijvoorbeeld door bespreking in het team); 3 Indien gewenst of noodzakelijk start een veranderingstraject, gericht op: aanpassen van de organisatie van het werk, door werkdrukverhogende aspecten te verminderen of weg te nemen; aanpassen van de inhoud van de functie, zoals het vergroten van de mogelijkheden om zelf het werk in te delen en te plannen; verbeteren van scholingsmogelijkheden; aanpassen van de stijl van leidinggeven; verhogen van de zelfredzaamheid, onder andere door voorlichting en training; verbeteren balans tussen de levensgebieden privé & ontspanning en werk; 4 Controle van correcte uitvoering van (tijds)planning; 5 Benutten van mogelijkheden in ruimte, middelen en tijd; 6 Evaluatie van de plannen, zijn de beoogde resultaten behaald? Hoe kunnen deze worden bereikt? Afname quickscan De Quickscan Ergotherapie is aan te vragen via www.rol-maat.nl. en/of www.tevreden- Met MijnWerk.nl. Rol-maat houdt zich bezig met de rollen die mensen vervullen in hun leven en richt zich op het vergroten en versterken van de eigen kracht en talenten en balans passend binnen rollen in de gegeven of gekozen context. Onduidelijkheid in eisen en verwachtingen die men aan zichzelf stelt en die door anderen aan hen gesteld worden is regelmatig een bron van negatieve energie, dilemma s en conflicten. Rol-maat zorgt voor de verwerking van de uitkomsten en kan indien nodig en gewenst begeleiding bieden bij veranderingstrajecten. Vervolgtraject Rol-maat zal als opdrachtgever de quickscan, die gereed is voor uitgifte, uitbrengen. Een digitale versie is beschikbaar. Gezien de jarenlange kennis van Rol-maat met groepstrainingen kunnen verschillende interventies geboden worden. Voor meer gevari- Literatuur Adamson, B. C. (2001). What Managerial Skills do Newly Graduated Occupational Therapists Need? A View from their Managers. British Journal of Occupational Therapy, 64 (4), 184-192. Adamson, B. H. (1998). Occupational Therapists' Perceptions of their Undergraduate Preparation for the Workplace. Britisch Journal of Occupational Therapy, 61 (4), 173-179. Allan, F. L. (1998). Levels of Stress and Perceived Need for Supervision in Senior Occupational Therapy Staff. British Journal of Occupational Therapy, 61 (8), 346-350. Arbobondgenoten. (n.d.). Retrieved from www.arbobondgenoten.nl. Baarda. D.B, Goede M.P.M. de, Kalmijn M.; 2000; Enquêteren en gestructureerd interviewen, praktische handleiding voor het maken van een vragenlijst en het voorbereiden en afnemen van gestructureerde interviews; Wolters Noordhoff, Groningen Baarda. D.B., Goede M.P.M de, Teunissen J.; 2005; Basisboek Kwalitatief Onderzoek, handleiding voor het opzetten en uitvoeren van kwalitatief onderzoek; Wolters Noordhoff, Groningen Bailey, D. (1989). Reasons for Attrition From Occupational Therapy. The American Journal of Occupational Therapy, 23-29. Bassett, H. L. (2001). Occupational Therapy in Mental Health; Managing Stress and Burnout. British Journal of Occupational Therapy, 64 (8), 406-411. Blaser-Csontos, M. (2002). Ueber das Ausbalancieren von Anforderungen; Die Bedeutung der Psychohygiene für Ergotherapeutinnen. Ergotherapie (Schweiz), 9, 6-9. Block P.; 2001; Feilloos adviseren, een praktische gids voor adviesvaardigheden; Academic Service, Schoonhoven Brice, H. (2001). Working with Adult with Enduring Mental Illness: Emotional Demands Experienced by Occupational Therapists and the Coping Strategies they Employ. British Journal of Occupational Therapy, 64 (4), 175-183. Broekhoff, M.A.; 2002; Starten met marktonderzoek, snel en praktisch aan het werk;wolters Noordhoff, Groningen Evers A.;1995; Meetinstrumenten voor arbeidsomstandigheden, stress en welzijn; Swets & Zeitlinger, Lisse Gibson, D. V. (2000). Clinical Reasoning of a Novice versus an Experienced Occupational Therapist: A Qualitative Study. Occupational Therapy in Health Care, 12 (4), 15-31. Gutiérrez, J. R. (2004). Burnout in Occupational Therapy: an analysis focused on the level of individual and organizational consequences. Psychologoy in Spain, 8 (1), 98-105. Hartingsveldt, M. v.-p, Logister-Proost, I, Kinébian, A; (2009) Beropesprofiel ergotherapeut Kinébanian A., Granse M. le, 2006; Grondslagen van de ergotherapie; Elsevier gezondheidszorg, Maarsen Kuiper C., Heerkens Y., Balm M., Bieleman A., Nauta N.; 2005; Arbeid en Gezondheid, preventie, behandeling en reïntegratie, een handboek voor paramedici; Bohn Stafleu Van Loghum, Houten Leet Tan B.; 2004; Irrational Beliefs and Job Stress among Occupational Therapists in Singapore; British Journal of Occupational Therapy Leonard, C. C. (1998). Sources of Stress and Coping Strategies in Basic Grade Occupational Therapy. British Journal of Occupational Therapy, 61 (6), 257-262. 4 Ergotherapie 1 februari 2011

eerde en gerichte interventies op de bij punt 3 genoemde punten wordt binnenkort een nieuw afstudeerproject uitgeschreven. Een volgend afstudeerproject zal onder meer gericht zijn op het aanbieden van interventies naar aanleiding van uitkomsten uit de quickscan en de gespecificeerde vraag. De interventies moeten geschikt zijn voor toepassing in teamverband, maar ook op individueel niveau. De onderwerpen waarop het vervolgtraject gericht moet worden, zijn: Arbeidsinhoud: hoeveelheid werk, werkdruk (timemanagement); Arbeidsomstandigheden: kantoorruimte, therapieruimte, voorzieningen (werkplekmanagement); Arbeidsvoorwaarden: verlofmogelijkheden, scholingsmogelijkheden; Arbeidsverhoudingen: organisatie/leidinggevende; Balans tussen privésituatie, zorgtaken en werk. Logister-Proost, I. (2003). Blijf gezond in het beroep! Prevalentie en preventie van stress en burn-out bij ergotherapeuten. Nederlands Tijdschrift voor Ergotherapie, 31 (6), 246-251. Meijer, E. S.-D. (2001). Ontwikkeling van een signaleringsinstrument voor problemen, toekomstverwachtingen en wensen van (oudere) paramedici. Academic Medical Center, Amsterdam. Moore, K. C. (2006). The Influence of Managers on Job Satisfaction in Occupational Therapy. British Journal of Occupational Therapy, 69 (7), 312-318. Nivel. (2001). Kwaliteitsbevordeing Paramedische Zorg: Evaluatie intercollegiale toetsing en het IOF. Reïntegratie, S. P. (2003). Powell, J. K. (2008). State of the Occupational Therapy Workforce: Resultsof a National Study. The American Journal of Occupational Therapy, 62, 97-105. Psychisch & Werk: Psychische aandoeningen en vermoeidheid in de arbeidssituatie. (n.d.). Retrieved from www.psychischenwerk.nl. Quickscan werkdruk. (n.d.). Retrieved from www.werkdruk.com. Robertson, L. G. (2009). Graduates' reflections on their preparation for practice. British Journal of Occupational Therapy, 72 (3), 123-132. Rugg, S. (2002). Expectations and stress in junior occupational therapists. British Journal of Therapy and Rehabilitation, 9 (12), 478-484. Saunders. M, Lewis.P, Thornhill. A; 2004; Methoden en technieken van onderzoek; Pearson Education Benelux, Amsterdam. Schaufeli W, Bakker A., Jonge j de.; 2003; De psychologie van arbeid en gezondheid; Bohn Stafleu Van Loghum, Houten Smulders P.G.W., Weegh J.M.J. op de;1995; Arbeid en gezondheid: risicofactoren; Lemma, Utrecht STECR werkwijzer Reductie van werkstress in Gezondheidszorg en Onderwijs. Opgehaald van www.stecr.nl. Sweeney, G. N. (1999). Job Stress in Occupational Therapy: An Examination of Causative Factors. British Journal of Occupational Therapy, 56 (3), 89-92. Tan, B. (2004). Irrational Beliefs and Job Stress among Occupational Therapists in Singapore. British Journal of Occupational Therapy, 67 (7), 303-309. TNO: kennis voor zaken. (n.d.). Retrieved from www.tno.nl. Tuning project;2007; Tuning Reference point for the design and delivery of degree programmes in occupational therapy; Universidad de Deusto Veldhoven M., Meijman T.F., Broersen J.P.J., Fortuijn R.J.;2002; De Vragenlijst Beleving en Beoordeling van de Arbeid (VBBA); SKB Vragenlijst Services; Amsterdam Vragenlijst Beleving en Beoordeling van de Arbeid. (n.d.). Retrieved from www.vbba.nl. Wigham, S. S. (2001). Should Occupational Therapists Work Shifts? British Journal of Occupational Therapy, 64 (3), 151-152. Wressle, E. O. (1998). Work-Related Stress Among Occupational Therapists in Sweden. British Journal of Occupational Therapy, 61 (10), 467-471. Wright, R. (2001). Occupational Therapy: what makes you stay in the profession? British Journal of Therapy and Rehabilitation, 8 (11), 418-425. Ergotherapie 1 februari 2011 5