Eisen aan e-depot voorzieningen AIDO Congres Archiefinnovatie 7 april 2016 NBC Nieuwegein
Inhoud 1. Inleiding en opdracht 2. Basismodel voor e-depots 3. Vertaling naar architectuur 4. Functionele eisen voor e-depots 5. Vervolgstappen voor zorgdragers
1. INLEIDING 3
Het vorige e-depot rapport Vervolg op rapport van februari 2015 Onderzoek Functionaliteit e-depot Decentrale Overheden. Beschreven varianten (tot en met e-depot als brede opslagfunctie) en functionele beschrijvingen moeten verder worden uitgewerkt. Basis om met zorgdragers en leveranciers toe te werken naar een set van eisen voor e-depot voorzieningen. 4
De opdracht Opdracht van AIDO / VNG aan KING. Brede samenwerking van circa 30 betrokkenen met zorgdragers, aanbieders en specialisten. Resultaten moeten voor zorgdragers mogelijkheid bieden om e-depot voorzieningen te (laten) ontwikkelen. Resultaten moeten gebruikt kunnen worden voor het opstellen van aanbesteding- en bestekteksten. Opgeleverd in het nieuwe rapport: Keuzes voor zorgdragers en varianten in e-depot voorzieningen Vertaling richting architectuur (GEMMA, WILMA en PETRA) Programma van eisen voor e-depot voorzieningen 5
2. BASISMODEL VOOR E-DEPOTS 6
Wat is een e-depot? Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren archiefbescheiden mogelijk maakt (ED3: eisen duurzaam digitaal depot, LOPAI, december 2012). Bij deze opdracht ligt de focus op functionaliteit en architectuur. Essentie = digitale duurzaamheid Hoe zorgen we er als overheidsorganisaties voor dat we onze digitale informatie in de tijd gezien bruikbaar, toegankelijk en authentiek houden?
Verantwoordelijkheid Digitale duurzaamheid begint op bestuurlijk niveau. Het is geen feestje van archivering en ICT. Brandbrief digitale dementie april 2015: Risico op digitaal geheugenverlies. 2000 tot 2020 slechtst gedocumenteerd. Kansen voor open overheid. Informatiehuishouding op orde. Start met voorbereidingen op digitale duurzaamheid. E-depot voorzieningen, eisen en standaarden. KORTOM Organiseren voor automatiseren! Maar de tijd dringt
Keuzes en e-depotvarianten 1. e-depot alleen inzetten voor over te brengen (permanent te bewaren) archief? Variant 1: e-depot als digitale bewaarplaats. 2. e-depot tevens inzetten voor uit te plaatsen (permanent te bewaren en op termijn te vernietigen) archief? Variant 2: e-depot als digitale archiefruimte en digitale bewaarplaats. 3. e-depot tevens inzetten voor informatie tijdens de lopende zaakfase? Variant 3: e-depot als brede informatieopslag, als digitale archiefruimte en als digitale bewaarplaats.
Varianten langs de levensloopas
E-depot varianten op systeemniveau
Van archief- naar informatiebeheer Oud denken: Nieuw denken:
Informatiebeheer model voor e-depots
3. VERTALING NAAR ARCHITECTUUR VOOR DECENTRALE OVERHEDEN (GEMMA, PETRAEN WILMA) 14
Architectuur in het eindrapport Focus op standaardisatie en hergebruik voor allen. Bestaat uit bedrijfs-, informatie- en technische architectuur. (ICT-)ontwikkelingen in samenhang aansturen. Ontwikkelen, bouwen, aanschaffen en implementeren onder architectuur zorgt voor een goede onderlinge samenwerking. Inzicht in en grip op de informatievoorziening. Samenwerken tussen decentrale overheden en ketenpartners. Aansluiten op landelijke voorzieningen.
Referentiecomponenten en e-depots
4. FUNCTIONELE EISEN E-DEPOTS 17
Uitgangspunten voor e-depotfuncties Gebaseerd op basismodel e-depots en het OAIS. Functies benoemd met Nederlandse werkwoorden. Generieke set met functies die aansluiten op de keuzes voor zorgdragers en de e-depot varianten. Waar mogelijk gebruik gemaakt van andere bestaande normen en documenten zoals DUTO, KIDO, NEN / ISO, enzovoorts.
Mindmap functies op hoofdniveau
Voorbeeld mindmap functies op detailniveau
Voorbeeld uitgewerkte functionele eisen
5. VERVOLGSTAPPEN VOOR ZORGDRAGERS 22
Vervolgstappen Digitale duurzaamheid op de bestuurlijke agenda. Beschikken we over de benodigde kennis en capaciteit? Visie en beleid opstellen (digitaal duurzaamheidsplan). Welke e-depot variant past op dit moment bij ons? Handreiking Archief2020 in gebruik nemen e-depot voor decentrale overheden en bijbehorend stappenplan (hoofdlijnen uitwerken tot concreet plan). E-Depot Monitor VZG voor inzicht in aanbieders en oplossingen. Rapport eisen aan e-depot voorzieningen als basis voor aanbesteding / ontwikkeling. Start nu met de noodzakelijke voorbereidingen, het probleem wordt iedere dag groter!