JAAROVERGANG FIDURA KLEOS 2013-2014 Inleiding In deze beschrijving wordt uitgelegd hoe u in Fidura KLEOS de jaarovergang dient uit te voeren. De volgende aspecten komen achtereenvolgens aan de orde: 1. Afsluiting van het oude jaar 2. Het nieuwe jaar 3. Nummering 4. Tarieven 5. SEPA/IBAN 6. Ingebruikname financiële module Voor vragen kunt u zich richten tot de servicedesk: software@kluwer.nl; 0570 673 555. 1. Afsluiting van het oude jaar Periodebeheer Of u het oude jaar dient af te sluiten of niet, hangt er vanaf of u periodebeheer gebruikt. Indien u gebruik maakt van periodebeheer, dan kunt u alleen boekingen maken in de actieve periodes. In Configuratie / Administratie, tabblad Instellingen kunt u opvragen en instellen of u Periodebeheer toepast. U kunt op ieder gewenst moment periodebeheer activeren of deactiveren door het aan of uit te vinken. Indien u Periodebeheer gebruiken heeft aangevinkt, dient u ervoor te zorgen dat u alle boekingen van het oude jaar hebt afgerond, voordat u het nieuwe jaar gaat openen. Zodra het nieuwe jaar is geactiveerd, kunt u geen boekingen meer maken in het oude jaar. - boek alle verschotten en inkoopfacturen in die u nog in 2013 geboekt wilt hebben - boek alle declaraties, voorschotten, eigen-bijdragenota s en creditnota s die u nog in 2013 geboekt wilt hebben - controleer met Declaratie / Afdrukken / Conceptnota s of u nog conceptnota s hebt staan die u nog in 2013 definitief wilt boeken Indien u geen gebruik maakt van Periodebeheer, hoeft u het jaar niet af te sluiten en bovenstaande acties niet uit te voeren. Jaarafsluiting Kleos 1
2. Openen van het h nieuwe jaar Ga naar Configuratie / Administratie / Administraties. Open uw administratie. Klik op Toevoegen. Voer begin- en einddatum van het nieuwe jaar in. Kies de juiste periodeindeling (maand) en klik op Aanmaken (alleen van toepassing bij gebruik van periodebeheer). Klik vervolgens op OK en nogmaals op OK. Open wederom uw administratie in Configuratie / Administratie / Administraties. Open het nieuwe jaar. Klik op Activatie van periodes. Vink bij ieder dagboek de eerste periode aan. Klik op OK om dit op te slaan. Jaarafsluiting Kleos 2
Open wederom uw administratie in Configuratie / Administratie / Administraties. Plaats de cursor op boekjaar 2014 en klik op Als huidige instellen. Vanaf nu zullen alle boekingen automatisch in januari 2014 plaatsvinden. U kunt in Configuratie / Administratie / Administraties 2013 afsluiten (door het jaar te selecteren en te klikken op Status wijzigen), maar dat is niet noodzakelijk. Als u dat doet kunt u niet meer teruggaan naar 2013 om eventuele nagekomen posten nog in 2013 te boeken. 3. Nummering Dossiernummering Ga naar Configuratie / Dossier / Dossiernummering. Open de Nummering met jaartal, klik op de Teller. Zet deze op 0 indien u weer op 0 wilt beginnen, of een andere gewenste waarde. Het volgende nummer is dit nummer plus 1. U kunt natuurlijk ook doornummeren vanaf het laatste nummer van vorig jaar. Dan hoeft u niets aan te passen. Het jaartal hoeft u in ieder geval niet aan te passen; dat gebeurt automatisch. Archiefnummering Ga naar Configuratie / Dossier / Dossiernummering. Open Archief, klik op de Teller. Zet deze op 0 indien u weer op 0 wilt beginnen, of een andere gewenste waarde. Het volgende archiefnummer is dit nummer plus 1. Ook hiervoor geldt dat, indien u wenst door te nummeren vanaf het laatste nummer van vorig jaar, niets hoeft aan te passen. Het jaartal hoeft u in ieder geval niet aan te passen; dat gebeurt automatisch. Jaarafsluiting Kleos 3
Declaratienummering De plaats waar u het nieuwe declaratienummer bepaalt, is afhankelijk van de configuratieinstelling voor de verkoop/creditnota-nummering. In Configuratie / Administratie, tabblad Instellingen kunt u opvragen en instellen hoe u declaraties en creditnota s wilt nummeren. U kunt op ieder gewenst moment de wijze van nummering aanpassen. 1) Nummering per dagboek: aparte nummering voor declaraties en credit-nota s. Ga naar Configuratie / Administratie / Dagboeken. Open het dagboek Verkoop. Plaats hier het eerstvolgende nummer min 1. Klik op OK. Let op: na uw eerste verkoopboeking (declaratie) in 2014 kunt u dit nummer niet meer aanpassen. Alleen bij een jaarovergang kan de declaratienummering in Kleos gewijzigd worden indien aparte nummering voor declaraties en credit-nota s ingesteld heeft. 2) Nummering per fiscaal jaar: gezamenlijke nummerreeks voor declaraties en creditnota s per jaar. Open uw administratie in Configuratie / Administratie / Administraties. Open het nieuwe jaar. Plaats in het veld Verkoop/creditnota-nummering het eerstvolgende nummer min 1. Klik op OK. Deze nummering kunt u gedurende het jaar nog aanpassen. 3) Nummering doorlopend: doorlopende gezamenlijke nummerreeks voor declaraties en creditnota s. In feite hoeft u niets in te stellen, omdat u hebt gekozen voor een doorlopende nummering. U hebt deze instelling vastgelegd in Configuratie / Administratie / Administraties, tabblad instellingen. U kunt hier het nummer raadplegen en eventueel aanpassen. U kunt ook deze nummering gedurende het jaar nog aanpassen. Overige nummeringen In Configuratie / Administratie / Dagboeken kunt u op dezelfde wijze de nummering van onder meer inkoopfacturen en creditnota s (bij geschieden creditnota-nummering) aanpassen. Ook hiervoor geldt dat het nummer niet gedurende het boekjaar gewijzigd kan worden, tenzij u de instelling aanpast van gescheiden naar gezamenlijke nummering. Jaarafsluiting Kleos 4
4. Tarieven Indien u voor 2014 nieuwe (uur)tarieven wilt instellen, kan dat in Configuratie / Activiteiten / Tarieftabellen. Open uw tarieventabel. Voer als einddatum 31-12-2013 in. Klik op Tarieftabel kopiëren. Geef de nieuwe tabel een naam. Voer begin- en einddatum in. Klik in de linkerbovenhoek van Werktijd. Het vlak wordt geel. Klik op openen. Wijzig zowel het extern tarief als het intern tarief. Jaarafsluiting Kleos 5
5. SEPA / IBAN De Europese Unie heeft besloten dat op 1 februari 2014 SEPA/IBAN als standaard wordt ingevoerd. Voor Kleos heeft dit beperkte consequenties. Rekeningnummer van uw debiteuren en crediteuren In het tabblad Bankrekening kunt u bij een relatie het SEPA/IBAN nummer registreren. Dit kan zowel bij debiteuren als bij crediteuren. Aangezien Fidura Kleos (vooralsnog) geen functionaliteiten heeft voor automatische betalingen of andere onderdelen waarvoor bankrekeningnummers van debiteuren en crediteuren worden gebruikt, is dit nu nog slechts een registratieveld. Uw rekeningnummer op declaraties Onderaan uw declaraties, voorschotnota s e.d. hebt u waarschijnlijk een betaaltekst staan waarin uw bankrekeningnummer wordt vermeld. Als dit nog het oude bankrekeningnummer is, wilt u dat waarschijnlijk wijzigen naar het SEPA/IBAN nummer. Indien u dat als tekst heeft ingetypt in uw declaratiesjabloon, dient u deze tekst aan te passen naar het SEPA/IBAN nummer. Ga naar Configuratie / Declaratie / Modellen en open het tekstblok waarin uw declaratie is opgebouwd (zeer waarschijnlijk is dit het tekstblok Declaratie NL). Zoek uw bankrekeningnummer op en wijzig dit in uw SEPA/IBAN nummer. Klik bovenin op Opslaan en bewaren. Indien u uw bankrekeningnummer niet als tekst in dit tekstblok kunt vinden, dan is het waarschijnlijk als veldcode (variabele) opgenomen. Verwijder in dat geval de variabele «@OfficeBankAccountNumber@» en vervang deze door de variabele «@OfficeBankAccountIBAN@» (via de editorfunctie Invoegen variabele). Klik vervolgens bovenin op Opslaan en bewaren. U dient dan natuurlijk ook uw juiste SEPA/IBAN nummer bij uw kantoorgegevens vast te leggen in Configuratie / Kantoor / Kantoor op het tabblad bankrekening (zie bovenstaande afbeelding). 6. Module Financiële administratie Kluwer heeft een nieuwe module ontwikkeld voor Kleos: de financiële administratie. U kunt deze vanaf 2014 in gebruik gaan nemen. Indien u dat wenst te gaan doen, dient u zich echter wel te realiseren dat het boekingsproces heel anders gaat verlopen dan u gewend bent. Bij ingebruikname van de financiële module zullen, naast de reguliere verkoopboekingen, de boekingen verlopen via het kas-, bank- en memoriaalboek. Daarnaast dient de boekingsgang in de Configuratie-module goed te worden ingericht en dient u instructies te krijgen over het gebruik van de financiële administratie in Kleos. Lees daarom het onderstaande goed door. Verschillen met de administratie op dossierniveau De omschakeling van dossier- naar financiële administratie heeft grote gevolgen voor de wijze waarop u Kleos gebruikt. De kern van de financiële administratie is dat de boekingen niet meer Jaarafsluiting Kleos 6
verlopen via het dossier, maar via de kas-, bank- en memoriaalboeken. Uitzondering hierop zijn de boekingen die via het verkoopboek (de declaraties) verlopen. Hiervan is de boekingsgang namelijk vastgelegd in de Configuratie. De volgende boekingen kunt u niet meer op dossierniveau maken: - verschotten (inkoopfacturen) - gelden derden - betalingen Doordat u uw bankafschriften en kasmutaties inboekt in het bank- en kasboek van de financiële administratie, kunt u die boekingen niet meer op dossierniveau registreren. Als dat nog mogelijk zou zijn, zou de aansluiting met kas en bank weg zijn, waardoor ook de belangrijkste voordelen van de financiële administratie ten opzichte van de dossieradministratie vervallen. Bovendien kunt u uw rekeningstelsel uitbreiden met niet dossiergebonden grootboekrekeningen, zodat u ook andere kosten en opbrengsten die op uw bankafschrift staan kunt boeken (denk aan huur, lonen, kantoorbenodigdheden, automatiseringskosten e.d.). Daarnaast is er een aparte inkoopmodule toegevoegd waarmee u al uw inkoopfacturen kunt inboeken. Verschotten kunt u via dat programma direct op het bijbehorende dossier plaatsen zodat deze geselecteerd kunnen worden bij de declaraties. Bovendien biedt de geïntegreerde financiële module u ook de mogelijkheid om allerlei financiële rapportages te maken. Denk bijvoorbeeld aan een overzicht voor de btw-afdracht, een proef- en saldibalans en grootboek- en dagboekkaartjes. Inrichting en training Voordat u daadwerkelijk overschakelt naar de financiële administratie, dient de Configuratiemodule heringericht te worden. Dit betreft met name de vastlegging van uw grootboekrekeningschema, uw dagboeken en van de boekingsgang. Ook dienen uw voorkeuren en werkwijze via enkele parameters te worden ingesteld. De inrichting dient te gebeuren in overleg met een softwareconsultant van Kluwer Fidura en zal circa een halve dag beslaan. Bij kantoren die gemigreerd zijn van Kluwer Advocaat Online kan er meer tijd nodig zijn, omdat zij een grootboekrekeningschema en boekingsgang vanuit hun vorige systeem hebben meegenomen dat volledig gewijzigd moet worden. Daarnaast dienen de gebruikers getraind te worden. Tijdens de training komen onder meer de volgende onderdelen aan de orde: - kas-, bank en memoriaalboekingen - inkoopadministratie - debiteurenbeheer - financiële overzichten De training zal eveneens circa een halve dag in beslag nemen. De kosten voor deze consultancydag (inrichting en training) bedragen 800. Indien u de financiële module in Kleos in gebruik wilt gaan nemen, neem dan s.v.p. contact op met de Kleos-consultant Rob Verhallen, rverhallen@kluwer.nl, 06-20602663. Hij plant dan met u een datum in waarop bij u op kantoor de inrichting en training wordt verzorgd. Hij kan ook de module voor u op het gewenste moment activeren. Jaarafsluiting Kleos 7