CONCEPT Deventer slim op glas Gemeentelijke coördinatie bij de aanleg van openbare glasvezel telecommunicatie infrastructuur in Deventer Oscar Wijsman/Arno Groenendijk Versie 2 maart 2007 Gemeente Deventer
Context en aanleiding Binnen de gemeente Deventer zijn een aantal ontwikkelingen gaande met betrekking tot de telecommunicatie infrastructuur. Aan bedrijven en instellingen wordt sinds enige tijd de mogelijkheid geboden (gesteund via het gemeentelijk initiatief DevEnter Breed) om via de marktpartijen KPN of Essent een snelle glasvezelverbinding met een koppeling naar de DevIX (en de daar aanwezige zakelijke dienstverleners) te krijgen. Momenteel is er een nieuw privaat initiatief van de Reggefiber groep. Deze groep streeft er naar om in een samenwerking met Rentré Wonen, via een uitbreiding van het glasvezelnetwerk van Y3-Net, voor 31 december 2009 alle woningen in Deventer te voorzien van een (open) glasvezelaansluiting inclusief een dienstenaanbod voor particulieren. Daarnaast heeft Essent Kabelcom als strategie om delen van haar netwerk dieper de wijk in te verglazen. Ook KPN denkt er aan om in het kader van haar VDSL netwerk upgrade en de all-ip strategie haar netwerk verder te verglazen. Verder zijn de zorginstellingen gestart met een project om ca. 120 locaties onderling met een glasvezel infrastructuur te verbinden. Hiervoor zijn via Volker Stevin Telecom reeds aanvragen voor aanleg ingediend. Al deze ontwikkelingen hebben een forse impact op de civieltechnische infrastructuur en ruimtelijke ordening van de gemeente. Er zal namelijk het nodige gegraven moeten worden om de bestaande infrastructuren aan te passen of een compleet nieuwe glasvezelinfrastructuur te realiseren. De gemeente Deventer heeft er belang bij om de overlast voor burgers, bedrijven en instellingen en de (economische) schade die dit mogelijk veroorzaakt zo veel mogelijk te beperken of zelfs te elimineren. Door een projectmatige aanpak te hanteren en een coördinerende rol op zich te nemen kan de gemeente er voor zorgen dat via slim graafwerk zoveel mogelijk werkzaamheden, waaronder die uit de eigen gemeentelijke meerjarenplanning, op elkaar worden afgestemd. Zo valt er ook een efficiencyvoordeel te behalen. De gemeente kan een faciliterende rol spelen naar de marktpartijen. Een moderne en open infrastructuur voor al haar burgers biedt de gemeente op haar beurt weer nieuwe mogelijkheden voor de eigen (publieke) dienstverlening, o.a. in het kader van het uitvoeren van de WMO, welzijn, veiligheid, mobiliteit en ten aanzien van de sociaaleconomische taken. 2
Inhoudsopgave Doelstelling en gewenste resultaten Uitgangspunten en randvoorwaarden Werkplan Fase 1: Kwartier maken (oktober 2006 februari 2007) Fase 2a : Korte termijn verglazing (november 2006 juli 2007) Fase 2b : Middellange termijn verglazing (juli 2007 december 2009) Control plan Tijd planning en mijlpalen Geld projectbegroting Kwaliteit borging en toetsing Informatie en Communicatie Organisatie 3
Doelstelling & resultaten Doelstelling Het opzetten en operationeel maken van een gemeentelijke projectorganisatie die sturing kan geven aan het begrip slim graafwerk. Dit betekent dat alle graafwerkzaamheden in de periode november 2006 december 2009 centraal gecoördineerd worden. Dit gebeurt primair ten behoeve van de aanleg van telecommunicatie glasvezelinfrastructuur maar de projectorganisatie kan ook gebruikt worden om de overige graafwerkzaamheden in onderlinge relatie te brengen en - daar waar dit mogelijk is - op elkaar af te stemmen; Een nevendoelstelling is om een open glasvezelnetwerk te krijgen waarop, al dan niet via en koppeling op de DevIX, een vrij verkeer van diensten zal plaatsvinden. Dit staat los van de civieltechnische aspecten van de aanleg maar is wel een voorwaarde vanuit de gemeente om de aanleg optimaal te faciliteren; Het belang van de gemeente is om, als eigenaar en beheerder van de openbare ruimte, zoveel mogelijk schade te beperken of te voorkomen. Daarnaast dient de gemeente de verleende instemming strikt te handhaven. Dit kan betekenen dat werkzaamheden kostentechnisch minder efficiënt (kunnen) worden uitgevoerd dan in theorie mogelijk is. Door in een samenwerkingsmodel met de marktpartij(en) te werken wederzijds geven en nemen wordt gestreefd naar een win-win situatie en zo groot mogelijke efficiency; Door het nemen van de regie op de graafwerkzaamheden zijn de huidige ontwikkelingen controleerbaar, beheersbaar en in een totaalverband inzichtelijk te houden; Het maken van (al dan niet specifiek toegesneden) beleid hoe om te gaan met de betrokken partijen en het verrekenen van kosten gerelateerd aan de aanleg van het netwerk; Vastleggen van de eisen en wensen die de gemeente heeft bij de aanleg, zowel civieltechnisch als qua ruimtelijke ordening als ten aanzien van de openheid van het beoogde netwerk (de mogelijke toepassingen); De bij de aanleg betrokken marktpartijen niet discriminerend - te faciliteren en de in de Telecomwet vastgelegde coördinatieplicht zo goed mogelijk uit te voeren. 4
Doelstelling & resultaten (2) Beoogde resultaten Afspraken, al dan niet vastgelegd in (een) overeenkomst(en) of convenant(en) met de betrokken marktpartijen hoe de onderlinge samenwerking gestalte krijgt. Specifiek betreft dit de afspraken met Reggefiber (via waarschijnlijk de juridische entiteit Deventer Glas). Een centraal coördinatie- en aanspreekpunt binnen de gemeente, zowel voor interne medewerkers als voor betrokken externe partijen, gedurende de looptijd van het project. Verschillende Eenheden moeten zijn voorbereid op de extra hoeveelheid werk die de grootschalige aanleg met zich mee brengt. Dit betekent dat zij qua resources in staat zijn de wettelijke taak goed uit te voeren, zelf of in de aansturing naar een externe partij. Een sluitende begroting voor de periode van de aanleg, financiering van de lijn- en projectkosten uit leges en aan de gemeente verschuldigde kosten gerelateerd aan de aanleg. Afstemming met controller over geldstromen (en eventueel creëren van een reserve). Een spin-off is een na afloop van het project binnen de gemeentelijke organisatie belegde algemene coördinatie van graafwerkzaamheden (portfolio management). NB: het model hiervoor is dan aanwezig, dit is niet opgenomen in de formatie. Communicatieplan met daarin vastgelegd door wie en wanneer wordt gecommuniceerd naar burgers, bedrijven en instellingen. Ook dient er een specifiek centraal meldpunt / aanspreekpunt te zijn voor burgers. Er moet een eenduidige communicatie zijn inzake de werkzaamheden. Zowel intern binnen de gemeente als naar burgers, bedrijven en instellingen in de stad. Een aan dit project gerelateerde doelstelling (maar buiten scope van dit project) is om een open glasvezelnetwerk te krijgen waarop, al dan niet via en koppeling op de DevIX, een vrij verkeer van diensten zal plaatsvinden. Dit staat los van de civieltechnische aspecten van de aanleg zoals beschreven in dit plan maar zal wel onderdeel uitmaken van het te sluiten convenant. 5
Uitgangspunten en randvoorwaarden Algemeen Het totale project is op te delen in twee fasen: een kwartiermakerfase (Fase 1) en een operationele fase (Fase 2). Beide fasen kennen hun eigen dynamiek en lopen ook deels over elkaar heen. Fase 2 is daarnaast op te delen in een aanloopfase en de verdere (grootschalige uitrol). Tijdens het kwartier maken wordt ook al begonnen met coördinatie op de reeds gestarte operationele werkzaamheden. De looptijd van het project ligt in principe tussen 1 oktober 2006 en 31 december 2009, behoudens een mogelijke verlenging van de doorlooptijd indien er meer tijd nodig blijkt voor de aanleg van de telecom infrastructuur. Fase 1 loopt tot begin 2007, fase twee tot eind 2009. De doorlooptijd is ingegeven door de aanleg van het volledige glasvezelnetwerk in Deventer, dit wordt als basis gebruikt. De focus van het project ligt primair op de ondersteuning bij de aanleg (of aanpassing) van een telecommunicatie infrastructuur en specifiek op een Deventerbrede glasvezelinfrastructuur door één of meerdere marktpartijen. Secundair wordt de ontwikkeling van applicaties op dit netwerk gestimuleerd. De aanleg en het onderhoud van de verschillende (civiel) technische infrastructuren in de gemeente (ondergronds maar ook bovengronds) kennen allen hun eigen dynamiek. Dit betekent dat er gestreefd wordt naar het combineren van geplande werkzaamheden maar dat dit praktisch gezien voor de verschillende infrastructuren niet altijd mogelijk is. Er wordt gebruikt gemaakt van de bestaande gemeentelijke procedures en werkwijzen. Daar waar dit noodzakelijk is worden hier aanvullingen op gemaakt en geborgd. Waar noodzakelijk zal voor (tijdelijke) versterking in de lijn worden gezorgd. Dit betekent dat werkzaamheden zoveel als mogelijk regulier binnen de lijnorganisatie worden uitgevoerd en dat er waar mogelijk van eigen fte s en kennis gebruik wordt gemaakt. Het plan van aanpak moet een zo breed mogelijk draagvlak hebben binnen de gemeentelijke organisatie. Controle op de uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats via een stuurgroep met vertegenwoordigers uit de gemeentelijke organisatie. Dit plan van aanpak dient door de stuurgroep formeel te worden bekrachtigd. 6
Uitgangspunten en randvoorwaarden (2) Projectfaciliteiten en ondersteuning Er is een projectruimte, voorzien van de standaard gemeentelijke faciliteiten, beschikbaar voor leden van het projectteam. Bij voorkeur is deze ruimte uit oogpunt van synergie gesitueerd in de Leeuwenbrug dichtbij de medewerkers binnen de lijnorganisatie die het meest betrokken zijn. In principe is dit de Eenheid Ruimte en Samenleving. Een zwaartepunt van werkzaamheden ligt binnen het Cluster Expertisecentrum. Het project wordt ondersteund door een projectbureau dat als Single Point of Contact (SPOC) zal fungeren. Hiermee is er een centraal aanspreekpunt bij vragen en kan ook snel worden gehandeld en gecoördineerd indien noodzakelijk. Er kan gebruik worden gemaakt van de aanwezige faciliteiten binnen de gemeentelijke organisatie, in het bijzonder op het gebied van administratieve secretariële ondersteuning en ICT-faciliteiten. Ten aanzien van dit laatste geldt dit zowel voor de KA-omgeving als specifieke toepassingen ten behoeve van de civieltechnische (graaf)werkzaamheden. Het is mogelijk om de uren die worden besteed aan werkzaamheden ten behoeve van dit project separaat te administreren zodat er inzicht is in kosten en de baten van het project. Daar waar mogelijk wordt gebruik gemaakt van interne expertise en wordt aangesloten op de bestaande processen. Er zijn voldoende (technische) faciliteiten beschikbaar om zowel tijdens de voorbereiding als tijdens het toezicht en de handhaving van de regels informatie vast te leggen en zoveel als mogelijk geautomatiseerd, effectief en efficiënt te verwerken. Hierbij moet worden geacht aan ter beschikking staande communicatiemiddelen maar ook aan zaken als een verdichtingmeter, digitale camera, vervoer in de stad etc. 7
Werkplan Fase 1: Kwartier maken (oktober 2006 februari 2007) Informeren en betrekken van alle stakeholders Samenstellen van een kernteam en stuurgroep PR en communicatie Opzetten van de benodigde overlegstructuren (intern en extern) Opzetten projectbureau en inregelen van de administratieve ondersteuning Toetsen en aanscherpen (bestaande) procedures Juridische toetsing Fase 2a : Korte termijn verglazing (november 2006 juli 2007) Borging in de lijnorganisatie, resource allocatie Onderling afstemming met alle betrokken organisaties / markpartijen Beleid en dienstenontwikkeling op de netwerken Begeleiding en verlenen van instemming Meldingprocedure, werkafspraken en handhaving Fase 2b : Middellange termijn verglazing (juli 2007 december 2009) Operationele begeleiding en handhaven van regels tijdens de verdere verglazing van Deventer (augustus 2007 december 2009), als fase 2a 8
Fase 1 : Kwartier maken Informeren en betrekken van alle stakeholders Gestart wordt met het op de hoogte brengen van alle stakeholders binnen de gemeente organisatie en het aan elkaar knopen van alle intern en extern betrokken partijen en personen. Een belangrijk aspect van slim graven is tijdig informeren en afstemmen. De logistieke component is hier belangrijk. Informeren is een continue activiteit. Door informatie te delen is het ook mogelijk om pro-actief te werken waarbij informatie niet alleen gehaald moet worden maar vooral ook gebracht wordt. Product: Overzicht met alle betrokken met hun respectievelijke taak en rol. Formeren kernteam & stuurgroep Onder een kernteam wordt verstaan een kleine groep van direct betrokkenen en belanghebbenden bij de graafwerkzaamheden. Het kernteam bevat de projectcoördinator en enkele afgevaardigden uit de verschillende gemeentelijke organisatieonderdelen. Het lid van het kernteam is daarbij het primaire aanspreekpunt en contactpunt voor een deelgebied van sector (eenheid). De stuurgroep bestaat uit bestuurlijk en ambtelijk verantwoordelijken, aangevuld met één of meerdere beleidsmaker(s) / ambtelijk adviseur(s). Zie ook het Control Plan. Product: Ingericht kernteam en stuurgroep, afstemming van taken en verantwoordelijkheden. Communicatie en Informatie Communicatie en Informatie is een continue proces en loopt parallel aan alle andere activiteiten. Deze activiteit is gericht op alle betrokken partijen: zowel de marktpartijen, intern binnen de gemeente als bewoners, bedrijven, instellingen en corporaties. Berichtgeving en communicatie over toepassingen (wat kan er met het netwerk) en infrastructuur (de feitelijke aanleg) is een taak van Reggefiber maar moet wel éénduidig zijn. Het zwaartepunt voor de gemeente zal hier liggen op het afstemmen van communicatie vanuit Reggefiber (al dan niet onder het label Y3-Net of Deventer Glas) met de gemeentelijke communicatie van en naar burgers. Product: Communicatieplan (afgestemd met het Marketing en Communicatieplan van Reggefiber). 9
Fase 1 : Kwartier maken (2) Overlegstructuren Om een goede onderlinge afstemming te hebben zijn een aantal overlegstructuren gewenst. Dit betreft zowel reguliere overlegstructuren als overleg op ad hoc basis. In het Control Plan is dit nader uitgewerkt. Projectbureau & administratieve ondersteuning Het is wenselijk om binnen de gemeentelijke organisatie één aanspreekpunt te hebben. Gedurende de looptijd van het project is het niet noodzakelijk om hier fulltime een projectcoördinator voor aan te stellen. Het is wel van belang om voor alle betrokken partijen één loket te hebben (één ingang) waar partijen en betrokken met vragen en opmerkingen terecht kunnen en waar steeds een dashboard aanwezig is met wat er op dat moment gebeurd of gepland staat. Hiermee wordt voorkomen dat alsnog communicatie over meerdere schijven gaat lopen of het overzicht weg is. Het projectbureau zal ook alle administratie kunnen voeren die specifiek betrekking heeft op de uitvoering van het project en een projectarchief bijhouden, inclusief de (financiële) projectadministratie. Product: Bemenst en ingeregeld projectbureau Toetsen en aanscherpen regels en procedures en verordeningen Het aanleggen van een telecommunicatie infrastructuur en het verrichten van graafwerkzaamheden in de openbare ruimte is uiteraard niet iets nieuws. Hier zijn bestaande regels en procedures voor beschikbaar. De omvang van de geplande werkzaamheden maakt wel dat de bestaande regelgeving nog eens nauwkeurig bekeken moet worden. Deze is namelijk primair niet opgezet voor werken met deze omvang. Product: Bijgewerkte regels en procedures ten aanzien van de uitvoering van de werkzaamheden (o.a. ten aanzien van instemmingbesluiten, handhaven). Juridische toetsing Naar bevind van zaken zal juridische toetsing moeten plaatsvinden ten aanzien van wat de gemeente vanuit haar algemene en reguliere wettelijke rol - maar ook de coördinerende rol zoals vastgelegd in de Telecomwet - kan eisen van de marktpartijen om invulling te geven aan het slim graven en het beperken van schade en overlast. Product: Juridisch standpunt en toetsing voorschriften. Borging juridische kennis in de projectorganisatie. 10
Fase 2a: Korte termijn verglazing Borging in de lijnorganisatie Het project maakt gebruik van de reeds aanwezige capaciteit en procedures binnen de gemeentelijke organisatie. Het proces van aanvraag tot en met het verlenen van instemming (of vergunning) voor graafwerkzaamheden (of bouwwerkzaamheden voor de WTR s) is in de kern niet erg complex. De complexiteit zit voornamelijk in de onderlinge afhankelijkheden, benodigde afstemming en communicatie, de logistiek van de aanleg en de schaalgrootte (parallelle werkzaamheden). Dit betekent dat alle afdelingen die een rol spelen in het geheel moeten weten wat er van hen verwacht wordt en hoe de deelwerkzaamheden passen in het totaal van de aanleg (o.a. ten aanzien van bestemmingsplannen, inrichtingsplannen, meerjarenplanning etc.). Hierbij is het belang een goed beeld te hebben wat de aanleg betekent qua hoeveelheid werk zodat hier tijdig op kan worden ingespeeld qua claim die op resources wordt gelegd en de inzet van middelen. De uit te voeren werkzaamheden betreffen een wettelijke taak van de gemeente dus deze moeten ook worden uitgevoerd. Het streven is om dit zo (kosten)effectief en efficiënt mogelijk te doen. Hierbij wordt ook gekeken naar de best practices binnen andere gemeenten. Coördinatie op werkzaamheden wordt gevoerd vanuit de projectorganisatie, uitvoering vanuit de lijn, eventueel gedelegeerd naar een derde partij. Product: Overzicht met de werkbelasting voor de betreffende afdelingen, gespecificeerd naar uit te voeren taken Onderlinge afstemming met alle (markt)partijen en organisaties Op dit moment is er alleen afstemming ten aanzien van civieltechnische werkzaamheden in de halfjaarlijks coördinatievergadering van werken in voorbereiding. Dit is een operationeel overleg waar de (al dan niet geprivatiseerde voormalige) nutsbedrijven elkaar en de gemeente informeren over beoogde civieltechnische werkzaamheden. Voor alle partijen is dit een informatiebron t.a.v. beoogde werkzaamheden door deze bedrijven en de gemeente. Naast dit overleg moet er een frequent regulier overleg komen met de projectmanager van Y3-Net (Reggefiber) en een overleg met alle graafgerechtigde partijen om de grootschalige werkzaamheden in het kader van dit project met hen af te stemmen. Product: Ingepland overleg met alle partijen, juiste samenstelling en agendering van de verschillende overleggen. Dit kan zowel een overleg met een groep als bilateraal overleg zijn. 11
Fase 2a: Korte termijn verglazing (2) Beleid en dienstenontwikkeling Parallel aan het opstellen van dit Plan van aanpak zijn er door twee de bij de OPTA geregistreerde marktpartijen, te weten Y3Net (t.b.v. FttH, met daarachter Reggefiber) en Volker Stevin Telecom Planinfra (t.b.v. dark fiber voor de 120 zorginstellingen, voor Eurofiber) aanvragen ingediend om openbare telecommunicatienetwerken te mogen aanleggen en tracés te mogen graven. Dit betekent dat nu reeds deze plannen civieltechnisch op elkaar moeten worden afgestemd. Er is echter binnen de gemeente Deventer nog geen vigerend beleid hoe om te gaan met grootschalige aanleg van glasvezelinfrastructuur. Hierbij moet ook worden gedacht aan de wijze waarop de gemeente samenwerkt met de marktpartijen en de condities die de gemeente stelt aan de open toegang voor dienstenaanbieders op de openbare netwerken. Het stimuleren van de dienstenontwikkeling op het netwerk moet nader uitgewerkt. Vooruitlopend op het vaststellen van beleid dient het standpunt van de gemeente te worden vastgelegd in (bijvoorbeeld) een B&W nota. Product: Overeenkomst met Reggefiber inzake de onderlinge samenwerking. B&W nota (en besluit). Operationele begeleiding en verlenen van instemming De ingediende aanvragen voor een instemmingbesluit vragen nu al om afstemming en begeleiding. Tot nu toe worden alle aanvragen individueel afgehandeld en niet met elkaar in verband gebracht. De toetsing van de aanvragen moet daarom ook lopen via de projectorganisatie. Aanvragen worden getoetst op de Telecommunicatieverordening van de gemeente Deventer en het college kan aan het instemmingbesluit specifieke (civieltechnische) voorschriften en bepalingen verbinden. Kosten worden in rekening gebracht volgens de verordening op de heffing en invordering van leges in de gemeente Deventer. Meldingprocedure, werkafspraken en handhaving Verbonden aan de instemming zijn procedures en voorschriften. De gemeente moet in staat zijn om zowel de uitvoering van de werkzaamheden te begeleiden en te coördineren als de regels formeel te handhaven. Dit betekent voldoende capaciteit beschikbaar hebben om deze taak uit te voeren, ook op de korte termijn. Product: Overzicht van alle regels en procedures, incl. de administratieve vastlegging. 12
Control plan Dit deel van het beschrijft de bestuurlijke en organisatorische aspecten van het project. Aangegeven is waar de verantwoordelijkheden liggen en welke resources en kennis er benodigd is om het project succesvol te kunnen uitvoeren. Tevens is vastgelegd welke verplichtingen en toezeggingen alle betrokken partijen aan moeten gaan om het project succesvol te laten zijn. Bij de beheersing van het project wordt gebruik gemaakt van de beheersingsvariabelen Tijd, Geld, Kwaliteit, Informatie & communicatie en Organisatie, kortweg TGKIO (ook GOKIT genoemd). Op deze variabelen zal worden gerapporteerd en gestuurd. In de volgende pagina s wordt nader ingegaan op de wijze waarop de beheersvariabelen worden toegepast. Gekozen is voor de volgende wijze van uitvoering: De stuurgroep is opdrachtgever voor dit plan, opdrachtnemer is de projectcoördinator. De projectcoördinator heeft een (beperkt) mandaat om werkzaamheden in de lijnorganisatie te laten uitvoeren. Werkzaamheden worden projectmatig uitgevoerd volgens de vigerende regels voor projecten. Bij de uitvoering van het project wordt bij voorkeur gebruik gemaakt van intern projectcoördinatie. Een groot deel van de werkzaamheden betreft de uitvoering van de reguliere wettelijke taak van de gemeente. Daar waar mogelijk wordt gebruik gemaakt van interne (inhoudelijke) materiekennis en de reguliere werkprocessen binnen de gemeentelijke organisatie. Dat betekent ook de inzet van eigen fte s. Bij de invulling moet ook expliciet gekeken worden naar mogelijkheden die de organisatieontwikkeling DDD biedt. Waar mogelijk wordt gebruik gemaakt van resourcecapaciteit die vrijkomt. Werkprocessen en procedures worden daar waar noodzakelijk en in overleg met de betrokkenen aangepast aan de aard en omvang van de (graaf)werkzaamheden. 13
Tijd planning & mijlpalen De planning zal nader worden ingevuld op basis van informatie aan te leveren door de marktpartijen. In principe wordt de planning van Y3-Net (Deventer Glas) gevolgd en worden de overige werkzaamheden daar waar mogelijk hier op afgestemd. Hierbij ontstaan een aantal lagen : de planningen van externe partijen en de interne meerjarenplanning van de gemeente, verdeeld over de verschillende civieltechnische werkzaamheden. Door het projectbureau zal een (detail)planning worden bijgehouden met daarin alle beoogde werkzaamheden, de status van deze werkzaamheden en afwijkingen ten opzichte van eerdere planningen. Dit betreft primair de aanleg van glasvezelinfrastructuur waarbij wordt meegenomen alle geplande werken (en nog te plannen / uit te voeren) in Deventer in de periode 2007 2009. Planningen en benoemde mijlpalen zullen op een continue en reguliere basis worden afgestemd met Reggefiber (Deventer Glas). Het afsluiten van de tranches wordt als mijlpaal aangemerkt. Hier zit ook de go / no go voor de volgende tranche. 14
Geld - projectbegroting Bij de begroting van de inkomsten en uitgaven ten behoeve van het project zijn de volgende aannames gedaan: Het totaal door Reggefiber aan te leggen aantal kilometers duct (exclusief de uitliggers) is volgens eigen opgave ca. 650 kilometer. Ducts liggen bij Fiber to the Home (FttH) doorgaans aan beide zijden van de weg en zo dicht mogelijk tegen de erfscheiding. De lengte van de geulen voor de aanvraag van Volker Stevin Telecom wordt geschat op 18 kilometer. Inkomsten uit werkzaamheden van overige partijen die gedurende de looptijd van het project telecommunicatie infrastructuur aanleggen zijn niet begroot. Van de totale lengte wordt naar schatting 15% in het groen gelegd, de rest is civiel. Hier hangen verschillende tarieven aan. Door Reggefiber zal naar verwachting in vier tranches van ca. 10.000 aansluitingen een instemmingbesluit worden gevraagd. Dit betreft de nu voorliggende aanvraag en een aanvraag voor de rest van Deventer in vier moten met de binnenstad als laatste tranche. Er is een kans dat - wanneer er alsnog te weinig animo is voor een glasvezelaansluiting Reggefiber de aanleg tijdens het project stil legt. Mede hierom wordt in tranches gewerkt. Waar mogelijk worden vanuit de lijnorganisatie fte s ingezet, tegen intern tarief. Het overall projectmanagement wordt indien hier intern niet iemand (deels) voor vrij te maken is extern belegd, ondersteund door een intern projectbureau. Alle kosten worden geacht te zijn inbegrepen in het intern tarief. Inkomsten worden gegenereerd uit leges en overige toe te rekenen kosten. Voor de berekening van de beheerkosten (degeneratie) wordt het VNG model gehanteerd. Primair wordt alleen als inkomsten voor het project uitgegaan van de te ontvangen leges. De inkomsten t.b.v. het toekomstig beheer moeten in een reserve terecht komen die daadwerkelijk wordt aangewend voor onderhoud. Eventuele inkomsten uit precario (VIOG en evt. voor de infra) en degeneratiekosten worden voor de projectbegroting buiten beschouwing gelaten. 15
Geld projectbegroting (2) De projectkosten voor 2006 worden geacht te worden gedekt uit de reguliere lijnbegrotingen. De kosten voor de externe projectleider (kwartiermaker) worden voor 2006 gedekt uit Stad Thuis (WCO) budget. De overige kosten uit de lijnbudgetten van de betrokken Eenheden. Vanaf 2007 moeten alle kosten ten laste van het projectbudget worden gebracht. De inkomsten en uitgaven liggen verschoven van elkaar. Kosten (en leges) worden berekend over de werkelijke afstanden en deze zijn pas na afloop van de werkzaamheden bekend. In de huidige opzet wordt er ook pas achteraf verrekend. Een optie is om samen met een instemmingbesluit ook alvast alle begrootte leges te innen en te verrekenen op basis van de werkelijk gelegde afstanden. Dit levert de gemeente een rentevoordeel op. Verder dient er zorg voor gedragen te worden dat maandelijks alle graafwerkzaamheden die zijn afgerond door de gemeente integraal worden beoordeeld zodat ook vastgesteld kan worden welke leges en kosten verschuldigd zijn en een aanslag kan worden opgelegd. 16
Geld projectbegroting (3) Uitgaven functie uren tarief kosten Coördinatie Projectleider 519 100,00 51.900 Projectbureau 2.960 70,00 207.200 Coördinator Expertisecentrum 185 100,00 18.500 Beoordelaar 833 70,00 58.310 Controle Openbare Ruimte (buiten) 648 70,00 45.360 Ruimtelijke Ordening 370 100,00 37.000 Civiel 370 70,00 25.900 Groen 370 70,00 25.900 Handhaving 3.700 70,00 259.000 Communicatie 185 70,00 12.950 Totaal 742.000 17
Geld projectbegroting (4) Inkomsten aantallen tarief kosten Legesinkomsten 10x 379,75 3.798 Binnenstad 2x 253,15 1.013 Extra overleg 3x 379,75 1.899 Civiel 100 % 40.000 2,07 82.800 Civiel 75 % 160.000 1,55 248.000 Civiel 50% 297.500 1,04 309.400 Groen 170.500 0,5 85.250 Bouwwerk WTR - 404 8.080 Degeneratiekosten separate regeling VNG-model Nvt als dekking app.lasten Precario (VIOG) nog onbekend Cf. legesverordening PM Totaal 740.240 18
Kwaliteit borging en toetsing De bewaking van de kwaliteit van de werkzaamheden is tweeledig en betreft zowel de borging van de kwaliteit als het toetsen op de uitvoering. Borging De kwaliteit van de werkzaamheden wordt gewaarborgd door inhoudelijke en beheersmatige bewaking door de medewerker projectbureau. De medewerker projectbureau bewaakt de afspraken, stelt verslagen op en archiveert, documenteert en ontsluit alle projectdocumenten en correspondentie. Het projectbureau is het primair aanspreekpunt binnen het project en vervangt daar waar nodig de projectleider. Binnen het project is benoemd: Welke producten worden wanneer opgeleverd (gepland) Wanneer worden de producten daadwerkelijk opgeleverd Wat is de beoogde kwaliteit Wanneer moet er handhavend worden opgetreden De kwaliteit wordt inhoudelijk geborgd door de materiedeskundigen uit de lijnorganisatie, alsmede daar waar wenselijk door ingebrachte kennis van externe organisaties. Toetsing De projectcoördinator schakelt, vanuit het project gezien, kwaliteitsbewaking in om op nader te bepalen tijdstippen de kwaliteit van de werkzaamheden te beoordelen en te adviseren over eventuele bijsturing. De stuurgroep is tevens gemachtigd om op elk tijdstip een kwaliteitstoets te laten uitvoeren. Daarnaast worden de reguliere kwaliteitstoetsen vanuit de lijnorganisatie gevolgd. 19
Informatie en communicatie Rapportage aan de opdrachtgever Maandelijks rapporteert de projectcoördinator schriftelijk aan de opdrachtgever (via een hoofdlijnenrapport) over de afgelopen en de voorliggende periode. De rapportage omvat: De voortgang in de tijd van het project aan de hand van de planning; De stand van zaken ten aanzien van de kosten; Een overzicht van de projectresultaten, inclusief een prognose over de haalbaarheid van het project binnen de gestelde tijdlijn; Een overzicht met knelpunten, voorgestelde maatregelen en beslispunten (afwijkingen rapport); Tweewekelijks worden de lopende zaken besproken tussen opdrachtgever en projectcoördinator. Rapportage aan de stuurgroep De stuurgroep ontvangt voor iedere bijeenkomst een overzicht van de stand van zaken. Verder ontvangen de stuurgroepleden op verzoek een kopie van de standaard voortgangsrapportage aan de projectcoördinator. In de stuurgroepbijeenkomst wordt de stand van zaken aan de stuurgroep gepresenteerd. Voorlichting intern en extern De ambtelijke organisatie dient te worden geïnformeerd door middel van nieuwsbrieven, informatiebulletins en bijeenkomsten met (direct) betrokkenen. Naar bevind van zaken zal dit worden opgepakt. De voorlichting aan en communicatie met betrokken externe partijen zal via de Communicatie medewerker verlopen. 20
Informatie en communicatie (2) Format voor de rapportage Hoofdlijnenrapport Dit is de standaard voortgangsrapportage. Dit rapport dient maandelijks gemaakt te worden en bevat de volgende items: Belangrijkste gebeurtenissen in de rapportageperiode (mijlpalen, resultaten gerealiseerd) Toelichting op de beheersaspecten Tijd, Geld, Kwaliteit, Informatie & communicatie en Organisatie Aandachtspunten, mogelijke problemen en te nemen beslissingen Vooruitblik naar de komende periode Afwijkingenrapport Indien er een afwijking optreedt op één van de GOKIT beheersaspecten (wat loopt er in het project anders dan gepland) dan dienen de onderstaande zaken te worden toegelicht: Omvang van de afwijking Oorzaak van de afwijking Consequenties Alternatieven, effecten en mogelijke risico s Aanbevelingen of voorstellen voor te nemen beslissingen Het afwijkingenrapport dient besproken te worden in de stuurgroep. Eventueel te nemen besluiten zijn aan de stuurgroep. 21
Organisatie Opdrachtgever Opdrachtgever is de Stuurgroep in de persoon van de Programmamanager Openbare Ruimte Denny Lobeek. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn: Beschikbaar stellen van mensen en middelen. Mandateren van de algemeen projectcoördinator, zowel qua aansturing als qua procuratie. (Laten) toetsen van (tussentijdse) projectresultaten op kwaliteitsnormen en de overige beheersaspecten. Vaststellen van de projectprestatie en het accepteren van het projectresultaat. Déchargeren van de projectcoördinator. Projectcoördinator De Projectcoördinator wordt eind 2006 of direct in het begin van 2007 intern aangesteld met een inwerk- en overdrachtsperiode tot aan maart 2007. Tot aan de formele overdracht is Oscar Wijsman (extern ingehuurd) tijdelijk verantwoordelijk. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn: Leiding van het project, aansturing projectbureau Tot stand brengen van het projectresultaat binnen de aangegeven tijd en financiële middelen en met de afgesproken kwaliteit Afstemmen met alle intern betrokken afdelingen en externe partijen Afstemmen van projectactiviteiten met de projectmanager van Reggefiber (en mogelijk andere marktpartijen) Beheersen van de voortgang van het project: tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie (TGKIO) Rapporteren over de voortgang aan de opdrachtgever Overdragen van het projectresultaat aan de opdrachtgever De projectcoördinator wordt bij zijn taken ondersteund door een medewerker projectbureau. 22
Organisatie (2) Stuurgroep Controle op de uitvoering van het project zal door een speciaal in het leven te roepen stuurgroep plaatsvinden. De stuurgroep treedt ook op als sponsor van het project, dit betekent dat de stuurgroep indien noodzakelijk en waar mogelijk bottlenecks in het project of de gemeentelijke organisatie kan wegnemen. De stuurgroep bestaat uit vertegenwoordigers van de gemeentelijke organisatie die een raakvlak hebben met de werkzaamheden die binnen het project worden uitgevoerd: Portefeuillehouder(s)/wethouder(s) (waarvan één als voorzitter optreedt) De opdrachtgever voor het project, Programmamanager Openbare Ruimte Vertegenwoordigers van de Eenheden Ruimte en Samenleving en Strategische Ontwikkeling (op afroep) De projectcoördinator (secretaris) De stuurgroep wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris (projectsecretaris) Projectbureau Het projectbureau ondersteunt zowel de projectcoördinator als de reguliere lijnorganisatie. Het projectbureau is onder meer verantwoordelijk voor: Opstellen en bewaken van de projectplanning, het projectbudget en ondersteunen van de projectadministratie Verzorgen van de projectarchivering Voorbereiden en notuleren van bijeenkomsten en vergaderingen Verzorgen van verslagen, voortgangsrapportages, beslisdocumenten en wijzigingsvoorstellen Ondersteunen van de projectcoördinator op inhoudelijk vlak Verzamelen en verwerken van projectmanagementinformatie en assisteren bij het bewaken van het projectresultaat Voorzien in informatie van het project naar de gemeentelijke organisatie Verzorgen en bewaken van de kennisuitwisseling en delen van best practices met andere gemeenten. 23
Organisatie (3) Kernteam Het kernteam is een kleine groep van direct betrokkenen en belanghebbenden bij de graafwerkzaamheden. Het kernteam bevat de projectcoördinator en enkele afgevaardigden uit de betreffende gemeentelijke organisatieonderdelen. Het lid van het kernteam is het primaire aanspreekpunt en contactpunt voor een deelgebied binnen zijn Eenheid en Cluster. Voorzitter van het kernteam is de projectcoördinator Vertegenwoordigers van de Eenheden R&S: Programmamanager Openbare Ruimte (Denny Lobeek), R&S: de vier wijkbeheerder(s) (roulerend, per wijk), R&S/EC: Toezicht en handhaving (Chris Borninkhof) R&S/EC: Beoordeling (Adri Rutters) R&S : Stedebouwkundig ontwerper (Henk Schulkes) SO : op afroep Communicatie medewerker (Henk Martijn Schuldink / Roswitha Rood) Medewerker projectbureau Waar relevant de projectleider Reggefiber (aansturing Siersgroep) Waar relevant eventuele andere contactpersonen marktpartijen NB: Het is nadrukkelijk NIET de bedoeling hier een vervanging van het nutsoverleg van te maken. Op uitnodiging kunnen medewerkers uit andere sectoren aanschuiven. Het kernteam komt op regelmatige basis bijeen, nader te bepalen.. 24