Hoofdstuk 13 Tien tips voor werkgevers In dit hoofdstuk: De belangrijkste tips voor werkgevers op een rij Uitleg over hoe om te gaan met veel voorkomende aandachtspunten Veel werkgevers laten zich uitstekend ondersteunen door gespecialiseerde adviseurs en hebben alles rondom arbeidsongeschiktheid van hun werknemers perfect op orde. Ben je zo n werkgever, dan kun je dit hoofdstuk overslaan. Tenzij je nieuwsgierig bent, wellicht heb je iets over het hoofd gezien. Proces bij indiensttreding Neem je een werknemer in dienst, dan moet je allerlei zaken regelen op het gebied van pensioen, loonadministratie, identificatie enzovoort. Arbeidsongeschiktheid komt dan indirect ook aan bod. Draag zorg voor tijdige melding bij alle instanties en bedrijven waar je afspraken rondom arbeidsongeschiktheid mee hebt gemaakt. Inventariseer welke stappen allemaal moet doorlopen om een nieuwe werknemer op een juiste wijze overal waar nodig aan te melden. Dat voorkomt bijvoorbeeld het mislopen van uitkeringen (of subsidies) bij arbeidsongeschiktheid. Vraag naar arbeidsgehandicaptenstatus Neem je (bijna) een nieuwe werknemer in dienst, dan mag je meestal geen vragen stellen over de gezondheid van de sollicitant. Maar na de proeftijd wel! Iets wat werkgevers wel mogen, maar vaak vergeten, is na te gaan of een net in dienst genomen werknemer de status heeft van arbeidsgehandicapte (ook wel SFB-status genoemd). Jouw werknemer mag zwijgen over zijn gezondheid, ook al vraag je daar naar. Maar een werknemer is na afloop van de proeftijd verplicht te antwoorden op jouw vraag of hij de status van arbeidsgehandicapte heeft. Als werkgever mag je de werknemer er later niet van betichten dat hij deze informatie heeft achtergehouden. TIP Neem de vraag naar de arbeidsgehandicaptenstatus op in je procesomschrijving bij het in dienst nemen van nieuwe werknemers. Zorg ervoor dat deze vraag na de proeftijd aan de werknemer altijd wordt gesteld. Blijkt een werknemer een arbeidsgehandi-
captenstatus te hebben, maak dat dan herkenbaar in het personeelsdossier en koppel dat aan eventuele ziekmeldingen van die persoon. Maak een subsidieaanvraag vast onderdeel van het verzuimbeleid. Proces bij ziekmelding Het proces van ziekmelding moet worden vastgelegd in arbeidsvoorwaarden of een verzuimprotocol. Omschrijf goed alle rechten en plichten van je werknemers. Zorg er voor dat duidelijk is wanneer en bij wie je werknemers zich moeten ziekmelden. Ga na welke gegevens van belang zijn bij het administreren van een ziekmelding en welke vervolgstappen eventueel nodig zijn. Houd ook de historie van het ziekteverzuim goed bij, dat kan handig zijn om achteraf te bekijken of bijvoorbeeld een bepaald patroon zichtbaar is. Het is verstandig om bij medewerkers die vaak verzuimen (drie keer per jaar of meer) een gesprek aan te gaan. Deze informatie is ook een belangrijke bron voor anderen, bijvoorbeeld voor bedrijfsarts en arbodienstverleners. Extra aandacht voor zwangerschapsperiode Bij vrouwelijke werknemers is van belang te registreren of iemand zwanger is. Als de oorzaak van een ziekmelding gelegen is in het zwanger zijn, dan kun je dit melden bij het UWV uiterlijk de vierde dag na deze ziekmelding. Stel dat de betreffende ziekte langdurig blijkt te zijn en uiteindelijk een WGA-uitkering tot gevolg heeft. Dan wordt het bedrijf bij het juist volgen van de meldingvereisten ontzien als het gaat om premieverhogingen voor de gedifferentieerde WAO/WIA-premie. Als de werknemer ziek wordt in de periode tussen zes en vier weken vóór de dag van de vermoedelijke bevallingsdatum en het verlof nog niet begonnen, dan tellen die ziektedagen mee als zwangerschapsverlof. Het verlof is in dat geval eerder afgelopen dan gepland. Het maakt hierbij niet uit of de ziekte te maken had met de zwangerschap of dat er een andere oorzaak aan te grondslag ligt.
Wat als de werknemer ziek blijft? Wees voorbereid op wat je allemaal moet doen als een werknemer langdurig ziek blijft. Lees daartoe hoofdstuk 4, 9 en 10 in Arbeidsongeschiktheid voor Dummies goed door. Werkgevers worden veel verplichtingen opgelegd. Voorkom dat je teveel betaalt door je processen op orde te hebben, alles goed te registreren en je goed te laten begeleiden. Laat je bijstaan door een ervaren en deskundig employee benefits adviseur of arbodienst. Voorkom dat je een sanctie krijgt, bijvoorbeeld in de vorm van verlenging van je loondoorbetalingsverplichting. Ook kun je na laten rekenen of premieheffingen wel correct zijn uitgevoerd. In de praktijk worden daar vaak fouten mee gemaakt, ook in jouw nadeel. Ben je eigen risicodrager voor de WGA? Dan is het van belang om een toename van arbeidsongeschiktheid van een werknemer te melden bij het UWV. Mogelijk komt de werknemer in aanmerking voor een IVA-uitkering in plaats van een WGA-uitkering. Dat scheelt uitbetalingen die voor jouw rekening komen. Daarnaast voorkomt dit een stijging van de premie. Vuistregels voor succesvol verzuimbeleid zijn: Betrek alle partijen (vooral de arbeidsongeschikte zelf) vanaf het begin bij het aanpakken van het verzuim. Maak verzuimbeleid een belangrijk onderdeel van het organisatiebeleid. Maak leidinggevenden medeverantwoordelijk en geef ze Arbeidsongeschiktheid voor Dummies kado. Evalueer jaarlijks de resultaten van verzuimbeleid met het management. Screen arbeidsvoorwaarden Arbeidsongeschiktheid heeft vaak iets te maken met de kwaliteit van de arbeid, in het bijzonder wanneer arbeidsongeschiktheid vaak (drie keer per jaar of meer) en kort (een tot enkele dagen) plaatsvindt. Een werkgever doet er goed aan dit te (laten) onderzoeken. De kwaliteit van de arbeid wordt bepaald door zaken waardoor ook regelmatig problemen ontstaan, denk aan: Arbeidsinhoud Arbeidsomstandigheden Arbeidsverhoudingen Arbeidsvoorwaarden Veel werkgevers die in dezelfde branche actief spreken uniforme regels af over arbeidsongeschiktheid van werknemers. Bijvoorbeeld via cao s en pensioenregelingen. Ga na
of dat ook voor jouw bedrijf het geval is. Zo ja, check dan of je deze afspraken ook correct nakomt. Zijn er geen uniforme afspraken gemaakt? Dan ben je waarschijnlijk niet gebonden aan een cao of bedrijfstakpensioenregeling en kun je zelf regels bepalen op het gebied van arbeidsongeschiktheid. Dan is van belang wat je concurrenten doen op dit gebied en wat je werknemers er van vinden. Het kan natuurlijk niet de bedoeling zijn dat je goede werknemers dit boek hebben gelezen en vertrekken naar de concurrent met betere arbeidsongeschiktheidsregelingen. Voorbeelden van afspraken die werkgevers met werknemers maken zijn: Een of twee dagen geen loon doorbetalen bij herhaaldelijke ziekmelding. Jaarlijks extra vrije dagen toekennen en deze verrekenen met de eerste of tweede dag van ziekmelding. BELANGRIJK Let op als je als werkgever werknemers stimuleert deel te nemen aan een fitnessprogramma of fietsregeling. Dat is een prima maatregel. Als dit via het brutoloon wordt ingehouden levert dat wellicht ook nog belastingvoordeel op. Maar is dat het geval, dan verlaagt ook de grondslag voor veel uitkeringen, zoals voor de WIA. Wijs de werknemers daar op. Betrek werknemers Voer met de ondernemingsraad of vakbonden, of met je werknemers of een afvaardiging daarvan, regelmatig overleg over arbeidsvoorwaarden. Deel kennis over arbeidsongeschiktheid, want hoe meer kennis hoe beter het eindresultaat voor alle partijen. Door werknemers tijdig en goed te betrekken bij allerlei processen en maatregelen: wordt de effectiviteit van maatregelen vergoot; vergoot je het draagvlak binnen je organisatie; verklein je de kans op arbeidsconflicten; word je een aantrekkelijkere werkgever voor (toekomstige) werknemers. Vervangende arbeid Werkgever en werknemer zoeken in het kader van de werknemer weer aan de slag helpen naar allerlei mogelijkheden. Een veelvoorkomende mogelijkheid is dat de werkgever de werknemer ander soort werk aanbiedt. Dat andersoortige werk kun je beschouwen als een nieuwe passende functie binnen het bedrijf. Dan kan een nieuwe arbeidsovereenkomst ontstaan. Een ander doel kan zijn de werknemer tijdelijk ander werk te laten doen. Dat dient dan ter overbrugging van een periode van herstel waarna de werknemer weer terugkeert in zijn oude functie. Hier kunnen achteraf discussies over ontstaan.
Discussies gaan dan bijvoorbeeld over: Werknemer eist oude baan terug, maar je hebt al een goede vervanger. Werknemer eist twee jaar loondoorbetaling bij opnieuw ziek worden. Let daarom goed op wat jouw bedoeling is en leg dat goed vast, bij voorkeur in een nieuw of aanvullend contract. Functieomschrijvingen Breng in kaart welke functies in je bedrijf aanwezig zijn. Vervolgens is het verstandig om per functie proberen te omschrijven wat aan fysieke of mentale gesteldheid vereist is. Denk aan: Afgeronde opleidingen Persoonlijke kenmerken Vaardigheden Fysieke capaciteiten Deze vastlegging wordt ook wel functiegebouw genoemd. Waarom is dit van belang? Op het moment dat je te maken krijgt met een arbeidsongeschikte werknemer, dan moet je op zoek naar een passende functie binnen je bedrijf. Of je deze nu wel of niet hebt, je moet onderbouwen waarom iemand wel of juist niet past in een andere functie binnen je bedrijf. Met een goed functiegebouw heb je daarvoor een prima basis. Een ander mee laten betalen Arbeidsongeschiktheid kan worden veroorzaakt door iemand anders dan de werknemer of werkgever. Dat is bijvoorbeeld het geval als je werknemer arbeidsongeschikt raakt door: een ongeval in het verkeer veroorzaakt door een andere automobilist; een sportblessure door roekeloos gedrag van een tegenstander. In die gevallen is het wellicht mogelijk de financiële schade die jij als bedrijf lijdt te verhalen op de veroorzaker. Dit wordt ook wel verhaalsrecht (regres) genoemd. Je hebt vaak toestemming van je arbeidsongeschikte werknemer nodig om dit verhaalsrecht uit te oefenen. Deze toestemming kun je vragen als je er mee te maken krijgt. Beter is dit vooraf in je standaard arbeidsovereenkomst vast te leggen. Met een goede formulering in je standaard arbeidsovereenkomst heb je die toestemming in ieder geval al in de pocket. Nu die ander nog aanspreken.
Waar kun je een ander op aanspreken? Eventueel met terugwerkende kracht (tot een aantal jaren) kun je proberen de volgende kosten terug te krijgen: loon dat je verplicht was om door te betalen; administratieve kosten in verband met de arbeidsongeschiktheid; kosten van inspanningen gericht op re-integratie (bijvoorbeeld omscholing, aanpassen werkplek, bemiddeling naar een andere werkgever; specifieke kosten voor een arbodienst en bedrijfsarts. Bijkomend voordeel van het succesvol verhalen van de kosten is dat je geen beroep hoeft te doen op een verzekering. Hiermee ontloop je waarschijnlijk een verhoging van de verzekeringspremies. PAS OP! TIP Verhaal van schade kan ook andersom werken. Een ander kan jouw bedrijf aansprakelijk stellen voor de arbeidsongeschiktheid van een werknemer van een ander bedrijf. En jouw werknemer zelf kan je ook iets verwijten, bijvoorbeeld in geval van arbeidsongeschiktheid ontstaan door of op het werk of bij bedrijfsuitjes. Sluit daarom als werkgever een goede aansprakelijkheids- en ongevallenverzekeringen af. Ook kun je als werkgever invloed uitoefenen op je bovenwettelijke aansprakelijkheid voor arbeidsongeschiktheid in geval van bijvoorbeeld bepaalde gevaarlijke hobby s of blessuregevoelige sporten. Dat moet je dan wel goed formuleren. Omschrijf gedrag omschrijven dat de werknemer moet opvolgen) en in de arbeidsovereenkomst (en cao indien van toepassing!) vastleggen en overeenkomen met je werknemers. Op die wijze leg je weer een stukje verantwoordelijkheid bij de werknemer. Die verantwoordelijkheid kan inhouden dat een werknemer: de eerste twee jaar van zijn arbeidsongeschiktheid geen aanvulling krijgt op de wettelijke loondoorbetalingsverplichting; bij langdurige arbeidsongeschiktheid (langer dan twee jaar) alleen een uitkering krijgt voor zover de wet de werkgever daartoe verplicht. Herstelmelding Is een werknemer ziek geweest en meldt hij zich niet veel later weer ziek? Ga dan na of de betreffende persoon wel echt hersteld is. Meld je een werknemer als volledig hersteld? Dan zal na vier weken arbeid gevolgd door een nieuwe ziekmelding de periode van ziekte opnieuw gaan tellen. Ook al is dat door dezelfde oorzaak. Dat heeft bijvoorbeeld als nadeel dat een eventuele loondoorbetalingsverplichting niet twee jaar maar langer dan twee jaar duurt. Vraag een werknemer na een herstelmelding of hij zich inderdaad volledig hersteld acht. Zo niet, overweeg dan deze werknemer niet volledig hersteld te melden maar hanteer in overleg met de bedrijfsarts nog even een bepaald ziektepercentage.
Houd contact met zieke werknemers Blijf op de hoogte van de situatie van de arbeidsongeschikte werknemer en toon interesse in het verloop van de ziekte. De aandacht die een gezonde werknemer op de werkvloer krijgt moet worden vervangen door aandacht voor een arbeidsongeschikte werknemer die thuis zit. Wees niet bang voor contact, vaak werkt dat voor de zieke werknemer motiverend. En motivatie is weer een belangrijke factor die van invloed is op het herstelproces. Dat is in het belang van alle partijen.