FUNCTIEBESCHRIJVING GEMEENTE SCHOTEN 1. ALGEMEEN 1.1. Dienst: Grondgebiedzaken Sectie: TD: Uitvoeringen TD 1.2. Naam van de functie: DIENSTHOOFD PATRIMONIUM 1.3. Code: GGZPATDSTHF 1.4. Datum: oktober 2015 2. DOEL VAN DE FUNCTIE Het diensthoofd patrimonium heeft de algemene leiding en de eindverantwoordelijkheid over de goede werking van de dienst patrimonium en is verantwoordelijk voor het beheer van alle gebouwen van de gemeente Schoten, het AGBS en het OCMW en dit vanaf ontwerp, over uitvoering en toezicht tot onderhoud. 3. PLAATS IN DE ORGANISATIE EN RELATIE MET ANDERE TAKEN Secretaris Beleidsmanager Grondgebiedzaken Dienst Technische Dienst DDW MD Patrimonium gemeente, AGB en OCMW Diensthoofd patrimonium Het diensthoofd patrimonium staat onder de directe leiding van het beleidsmanager grondgebiedzaken en heeft horizontale contacten met voornamelijk de administratieve afdeling van de technische dienst, dienst der werken, dienst RO, milieudienst, financiële dienst, aankoopdienst en technische dienst OCMW. 4. TAKEN 4.1. HOOFDTAKEN: 1. Algemene leiding van de dienst patrimonium... 30 % 2. Coördinatie van de patrimonium projecten... 30 % 3. Opvolgen overheidsopdrachten en wetgeving... 20 % 4. Beheren budget en ondersteuning beleid... 15 % 5. Diversen... 5 %
4.2. DEELTAKEN: 1. Algemene leiding van de dienst patrimonium Verantwoordelijk voor het organiseren van de eigen dienst, coördineren en opvolgen van alle taken. Verantwoordelijk voor het personeelsbeleid binnen de dienst (werkverdeling, verlofregeling, overurenregistratie, enz.) Ondersteuning, advisering en bijsturing van alle personeel dienst patrimonium in hun opdrachten en toezicht op de kwantiteit en kwaliteit van het werk. Verantwoordelijk voor het beheer van de aan de dienst toevertrouwde budgetten. Zorg dragen voor een optimale interne en externe communicatie- en informatievoorziening Voeren van functioneringsgesprekken en beoordelingen aan toegewezen personeel. 2. Coördinatie van de patrimonium projecten Uitwerken van projecten, planning, voortgang, controle en begeleiding. Uitwerken en opvolgen van een gebouwenbeheersysteem met inbegrip van het gehuurde en verhuurde onroerend patrimonium van het OCMW, inclusief uitrusting/inboedel. Bewaken van kwaliteit en kwantiteit van de geleverde diensten. Coördinatievergaderingen leiden met ontwerpers en nutsmaatschappijen. Coördinatie en opvolging jaaractieplannen en veiligheidsverslagen ter ondersteuning van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk Aanbrengen en uitwerken van (nieuwe) projecten met aandacht voor duurzame grondstoffen en bouwmaterialen, duurzame technieken en met oog voor energiemanagement. Briefwisseling met betrekking tot deze projecten. Nazicht van de nieuwe ontwerpen opgesteld door ontwerpers van een extern studiebureau. Ondersteuning voor dringende patrimoniumproblemen Periodieke rapportering Rechtstreekse contacten onderhouden met vertegenwoordigers en leveranciers. 3. Opvolgen overheidsopdrachten en wetgeving Opvolgen wetgeving overheidsopdrachten met betrekking tot Opmaak van de lastenboeken volgens juiste procedures voor nieuwbouw- en renovatieprojecten. Opvolging uitvoering volgens juiste procedures. Controle naleving wetten, reglementeringen en vergunningen met betrekking tot de dienst Opvolgen van wetgeving en evoluties in het vakdomein. 4. Beheer budget en ondersteuning beleid Verantwoordelijk voor het beheer van de aan de dienst toevertrouwde budgetten. Opmaak begrotingsvoorstellen en controle beschikbare kredieten voor het budget van de dienst Nazicht en controle facturatie. Adviesverstrekking aan beleidsmanager, schepencollege, bevoegde schepenen, andere diensten. Anticiperen op maatschappelijke en bestuurlijke ontwikkelingen en deze omzetten in beleidsadvisering aan het bestuur. Medeverantwoordelijke van de gemeente en het OCMW inzake energieverbruik, de realisatie van de klimaatdoelstellingen, en het hierna volgend duurzaamheidsbeleid. Leiden en coördineren van de dienst-overschrijdende vergaderingen betreffende het Deelname aan diensthoofdenvergadering. 5. Diversen Volgen van vakliteratuur, ook op het vlak van energiemanagement en duurzame materialen en technieken.
Deelname studiedagen Behandelen van klachten 5. VERLEENDE BEVOEGDHEDEN (facultatief) Beschikken over de nodige vrijheid om de dienst te verlaten voor het opvolgen van de taken in buitendienst Goedkeuring of weigering van uitgevoerde werken (op te stellen met proces-verbaal) 6. VEREISTEN FUNCTIEVERVULLER 6.1. Essentiële competenties Adviseren - verwerkt informatie en vormt deze om in meerjarenplan, afsprakennota, - vertaalt het beleid naar concrete doelstellingen - houdt rekening met alle relevante aspecten van een dossier - onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en argumenten - betrekt de juiste personen of instanties bij een dossier Flexibiliteit - verandert op praktische wijze plan of aanpak om het beoogde resultaat efficiënter te kunnen bereiken - kan overweg met diverse opdrachten, wisselende prioriteiten en plotse veranderingen - herkent weerstand en gaat hier gepast mee om - werkt in crisissituaties prioritaire opdrachten goed af - toont bereidheid te leren en mee te groeien met veranderingen Onderhandelen - geeft eigen standpunten en argumenten aan - vraagt en luistert naar andermans standpunten en argumenten - brengt uiteenlopende visies, behoeften en standpunten samen - zoekt naar oplossingen die voor alle partijen aanvaardbaar zijn - hanteert een passende onderhandelingsstijl in lijn met de aard van het probleem, de gesprekspartner en de gestelde termijnen Leidinggeven - zorgt voor een duidelijke formulering van de opdrachten, verwachtingen en rollen van de medewerkers - volgt op door een gepast begeleidings- en controlesysteem en stuurt bij indien prestaties ondermaats zijn - staat open voor de vragen van medewerkers en heeft voeling met wat er bij de medewerkers leeft - komt op voor behoeften en verwachtingen van de medewerkers - stimuleert medewerkers hun competenties in te zetten en te vergroten - voorkomt conflicten of helpt ze indien nodig op te lossen - versterkt de samenhorigheid en de goede sfeer in het team - leidt het team naar een gezamenlijk resultaat - past de leiderschapsstijl aan naargelang de situatie Plannen en organiseren - plant acties en projecten, bepaalt objectieven en prioriteiten - stemt systemen, procedures, middelen, tijd en mensen op elkaar af - houdt rekening met zaken die op lange termijn spelen
- past de planning aan indien veranderende omstandigheden dit eisen - plant meetmomenten in om te toetsen of prestaties/resultaten voldoen aan de verwachtingen en stuurt bij indien nodig - verzekert continuïteit en behoudt overzicht Samenwerken - overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen - leeft afspraken met leidinggevenden en collega s na - blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang - helpt anderen - stelt het gezamenlijk belang boven het eigenbelang - stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep - zoekt mee naar oplossingen bij conflicten - gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering voor ieders eigenheid Stressbestendigheid - blijft resultaat- en kwaliteitsgericht werken onder tijdsdruk of in moeilijke omstandigheden - blijft bij een veelheid aan opdrachten op hetzelfde moment steeds gestructureerd werken - signaleert tijdig overmatige werkbelasting - blijft kalm en objectief in gespannen situaties - hervat moed na een tegenslag of teleurstelling - kan de rust behouden bij zichzelf en bij de groep Visie ontwikkelen - neemt afstand van de dagelijkse problemen - neemt tijd om vooruit te denken - overziet grote gehelen en vereenvoudigt complexe situaties - ziet trends of verbanden met andere situaties of evoluties - richt zich op de hoofdlijnen en langere termijn - kan strategieën op een heldere manier voorstellen Zelfstandig werken - kan met de nodige instructies aan de slag - is stipt in het nakomen van afspraken - kan werken zonder externe controle - stuurt bij indien er fouten optreden - werkt taken volledig en tijdig af 6.2. Belangrijke competenties Besluitvaardigheid Initiatief Kwaliteitsvol werken Nauwgezetheid Onafhankelijk denken Probleemoplossend werken Resultaatgericht werken Zelfvertrouwen 6.3. Fysische vereisten (facultatief) Veel rondlopen op de werf 6.4. Specifiek
Belg zijn Beschikken over een rijbewijs B Grondige kennis van bouwkunde / architectuur Grondige kennis van algemene typebestekken Grondige kennis wet op de overheidsopdrachten 7. PLAATSVERVANGER (facultatief) Werkopzichter 8. WEDDESCHAAL A1a A2a A3a 9. HANDTEKENING SECRETARIS