Grip op het Sociale Domein Begin hier en blader op deze wijze door.
Wie en wat is Zocus? Zocus is een organisatie die zich richt op het slim organiseren en vereenvoudigen van automatisering in het sociale domein. LEAN zit in het DNA van deze onderneming. Concreet betekent dit: het genereren van directe klantwaarde en kwaliteit, het verminderen van uw kwetsbaarheid en het bijdragen aan kostenbeheersing. Zocus heeft de know how om alle sectoren in het sociale domein te kunnen bedienen. Of U nu een zorgaanbieder bent, een gemeente of een vrijwilligersorganisatie. In 2013 heeft Zocus een web applicatie gebouwd om een integrale oplossing te kunnen bieden voor organisaties die te maken hebben / krijgen met de organisatie van zorg. Zocus is zo ontworpen dat zeer snel en tegen lage kosten maatwerk kan worden geleverd. Zocus is modulair opgebouwd waardoor 85% van het fundament universeel toepasbaar is op de meeste vraagstukken. Ditzelfde geldt voor de koppelbaarheid met de in gebruik zijnde applicaties binnen een organisatie. In deze brochure krijgt u een indruk van de mogelijkheden die voor de zorgsector zijn ontworpen. De Jeugdzorg, de WMO, de Wlz en de Zvw kunnen met Zocus moeiteloos worden bediend. Wij komen graag bij U langs om een presentatie te geven en uw vraag te verkennen. 2
Waarom Zocus? Eén applicatie voor zorgaanbieders en gemeenten Zorgaanbieders Gemeenten DIRECTE INFORMATIE Zocus geeft real-time inzicht in de verantwoording van uren, middelen en resultaten en geeft grip op de uitvoering en de bewaking van contractvoortgang. Met één druk op de knop is actueel gedetailleerde informatie beschikbaar. CASELOADBEWAKING Zocus maakt de caseloadzwaarte en caseload om vang bij medewerkers of een (wijk) team inzichtelijk. Wachtlijstbeheer en wachtlijstmonitoring zijn daar integraal aan gekoppeld. INTEGRAAL CLIENTDOSSIER Zocus bevat een digitaal cliëntdossier waarin alle interventies en documenten rond de cliënt kun nen worden aangemaakt, geüpload en beheerd. INZICHT & VERANTWOORDING Zocus geeft het College, raad en beleidsmakers inzicht en stuurinformatie over de resultaten, prestaties van gecontracteerde zorgaanbieders. Aanbieders kunnen objectief en snel worden beoordeeld. BUDGETBEWAKING Voor de Planning & Control cyclus is er real-time inzicht over kosten en voortgang van (zorg) contracten. Alle data van het sociale domein met een druk op de knop. REGIEVOERDERSFUNCTIE De inzet van de formele en informele zorg wordt beoordeeld tegenover de zelfredzaamheid van de cliënt. PRODUCTIVITEIT De besteding van beschikbare uren wordt op de achtergrond automatisch gemonitord bij de individuele verantwoording. Productiviteitsoverzichten geven gedetailleerd inzicht waar de beschikbare uren aan opgaan. EFFECTIVITEIT VAN ZORGINZET Op wijk en buurtniveau kunnen alle zorginterventies worden gemonitord en gefilterd. Zocus herkent automatisch effectiviteit van beleid, mogelijke (zorg) overlap en onlogica. Afwijkingen op de gewenste situatie worden gerapporteerd. 3
Eén totaaloplossing voor de alle vraagstukken Aanmeld en intake functionaliteit Online doorleiding team / ondersteuning Medewerker- verwijzer en familie portaal Caseloadbeheer / productiviteitsmeting Wachtlijst- doorlooptijd monitoring Planning / roostering / medewerker agenda Cliënt administratie / zorgregistratie Cliënt dossier / cliënt- leerlingvolgsysteem Directe verantwoording uren / activiteiten Real time prestatieoverzichten en rapportages Real time contractbeheer / progressie Real time risicosignalering Facturering en ketencommunicatie 3
Aanmeld functionaliteit Bij de aanmelding worden direct alle cruciale gegevens ingevoerd. Deze gegevens worden op de achtergrond automatisch doorgerekend in bepaalde profielen of arrangementen. De intakemethode borgt dat essentiële informatie direct beschikbaar is en online kan worden doorgestuurd naar een aangesloten team, een cliëntondersteuner of een andere zorgpartij. De ondersteuner en leidinggevende zien aan de hand van kleuren hoe zwaar de cliënten / leerlingen in de caseload zijn en hoe het zwaarteverloop lees de begeleiding intensiteit - is over een periode. Direct wordt van deze trajecten ook de looptijd in weken in beeld gebracht. Deze gegevens geven voor de begeleider input voor het vergroten of verkleinen van nieuwe instroom en het begrenzen van langdurige trajecten. Een caseloadgesprek krijgt hierdoor een andere dimensie zoals een productiviteitsanalyse Het dashboard is het startscherm voor consulent en leidinggevende en geeft direct alle relevante informatie die benodigd is. Caseload, in- en uitstroom, wachtlijstomvang, productiviteit en automatische meldingen over actuele gebeurtenissen. 4
Doorleiding cliënten Directe online doorleiding naar juiste team of ondersteuner Vanuit de aanmelding kunnen cliënten direct en automatisch online worden doorgeleid naar het (wijk) team of ondersteuner die geografisch het dichtst in de buurt zit van cliënt. / leerling. Dit kan uiteraard ook naar een aangesloten contractpartij die bijvoorbeeld (thuis) zorg verricht. U kunt als regievoerder monitoren hoe snel cliënten door dit team van de wachtlijst worden afgehaald en hoe snel cliënten zorg krijgen aangeboden. De kwaliteit, het verloop en de doorlooptijd van het ondersteuningstraject zijn hierbij door u te monitoren zodat er gegevens zijn tijdens voortgang- of contractbesprekingen. 5
Digitaal dossier & volgsysteem Beschikbaar voor cliënten en onderwijs leerlingen met een zorgvraag Zocus heeft een digitaal dossier waarbij alle documenten, notities en extern toegezonden bestanden kunnen worden beheerd en opgeslagen. Vanaf de aanmelding tot en met de afsluiting en archivering. De workflow is opgeknipt in logische stappen. Uiteraard helemaal ingericht naar de werkelijkheid van uw organisatie. Medewerkers krijgen alleen de informatie en schermen te zien die relevant zijn. Zocus bevat een geïntegreerde documentbuilder waarmee de organisatie zelf de door haar gewenste templates en documentsjablonen kan maken en gebruiken. Het invullen, bijwerken en beheren kan daardoor in de kortst mogelijke tijd gebeuren. Medewerkers krijgen automatisch triggers te zien wanneer het tijd is voor een volgende stap in het proces van een cliënt of leerling DIGITAAL CLIËNTDOSSIER /. LEERLINGVOLGSYSTEEM: COMBINATIE VAN KINDEREN DIE (BIJZONDER) ONDERWIJS ONTVANGEN MET EEN BIJKOMENDE ZORGVRAAG 6
Contractbeheer module Real-time monitoring en risicosignalering De Contractmodule binnen Zocus stelt de organisatie in staat om inhoudelijke en financiële risico s binnen contracten vooraf te kunnen overzien en tijdens de looptijd van een contract te kunnen bewaken. Real-time contractmonitoring is cruciaal voor de bedrijfsvoering. Met één druk op de knop wordt de actuele situatie getoond. Van alle teams en partijen waarmee contractafspraken zijn gemaakt. Tijdens de looptijd van het contract wordt direct gemonitord of het tijdspad en de voortgang op de gedefinieerde doelen niet in gevaar komen. Risico s worden automatisch getriggerd naar betrokkenen. Ook de risico s voor de eigen cashflow, begroting en facturering zijn geïntegreerd. Het inzoomniveau geeft uitgebreid inzicht in de specificatie van de uren boekingen tot op cliënt- of leerling niveau. Ook de geleverde prestaties zijn direct in te zien. 7
Slim verantwoorden van uren Contractverantwoording, productiviteitmeting en planning in één bewerking. Zocus beschikt over een slimme oplossing om eenvoudig en snel uren te kunnen boeken voor medewerkers. Dit is een outlook achtige agenda waar functionaliteiten aan zijn toegevoegd. De agenda bewaakt bijvoorbeeld het urencontract en het aantal uren dat een ondersteuner aan items in zijn of haar weekplan heeft staan. Deze items zijn ook direct de verantwoording van uren op de achtergrond. Dit scheelt dus dubbel werk.. De boekingen kunnen direct gelinkt worden aan de contracten en de cliënten / leerlingen waar de ondersteuner aan is gekoppeld. Een specificatie van uren ten behoeve van opdrachtgevers is daardoor ook direct geregeld. Tenslotte werken de ingevulde items op de achtergrond automatisch door in een gespecificeerd productiviteitsplaatje. De verhouding directe / indirecte uren is per medewerker en team direct te monitoren en bij te sturen. 8
Prestatie overzichten Transparantie van prestaties en performance wordt steeds belangrijker voor de opdrachtgevers die ons financieren en beoordelen. Zocus houdt na het uitvoeren van een evaluatie van een traject automatisch bij welke doelen wel, niet of deels zijn behaald. Op ondersteunersniveau, per team of over de gehele organisatie zijn met één druk op de knop gegevens te tonen.. Uiteraard is hierbij de mogelijkheid om te kunnen filteren op doelen en trajecten. Belangrijk om bijvoorbeeld strategische beleidsbeslissingen te kunnen nemen.. 9
Interactieve zelfredzaamheidsmatrix In een interactieve ZRM matrix wordt aangegeven welke partijen er rondom een cliënt aanwezig zijn. Doorgeklikt kan worden naar de concrete ondersteuning en interventiedoelen van de formele of informele zorgverleners. De interactieve ZRM matrix kan van alle partijen ook de gemaakte uren en kosten weergeven. Totalen van alle partijen samen rondom een cliënt zijn te monitoren. De interactieve ZRM matrix kan voor een beperkte scope (bepaald levensgebied bijvoorbeeld alleen financiën) worden ingezet maar ook in breed spectrum. Aan de hand van de scores (metingen) kunnen automatisch meldingen worden verstuurd naar casemanagers. Onlogica in zowel de ondersteuning (overlap / al dan niet behalen van resultaten) kunnen automatisch worden gerapporteerd. 12
Unieke grafische informatie U kunt met Zocus maatwerk overzichten genereren uit de beschikbare data. Slimme filters stellen eindgebruikers in staat om zelf de criteria voor rapportages te bepalen die weergegeven moeten worden. Deze overzichten en dwarsdoorsneden kunnen van pas komen als onderlegger bij beleidsbeslissingen, verantwoording of presentaties. Dit krachtige stuk gereedschap biedt niet alleen waarde voor de eigen organisatie maar ook voor inzichten waarmee u uw opdrachtgevers kunt voeden. Alle Zocus data is bewerkbaar en presentabel alle soorten pc s en laptops, tablets en smartphones. 10
1 Gezin = 1 Plan = 1 Regisseur Wanneer een cliënt of gezin problemen heeft op meerdere vlakken, zoals opgroei- en opvoedproblematiek, financiële problemen en problemen met werk en huisvesting, moet de hulp integraal worden verleend. Meerdere hulpverleners kunnen vanuit meerdere instanties dan aangesloten zijn bij de ondersteuning. De nieuwe jeugdwet die in 2015 van kracht is vereist voor deze situaties de 1 gezin - 1 plan -1 regisseur-aanpak. Centrale monitoring is hierbij cruciaal.. Het is hierbij de bedoeling dat de professionals in de uitvoering 1 gezamenlijk plan opstellen en een regisseur aanstellen die als casemanager optreedt en de uitvoering en voortgang van het plan bewaakt. Zocus biedt de mogelijkheid om verschillende ondersteuners vanuit 1 dossier te kunnen laten werken en direct zicht te geven op elkaars ondersteuning en documenten zoals diagnoses, achtergronden, afspraken etc. Uiteraard gelden hierbij toe te kennen lees- en schrijfrechten per discipline 11
Routewizard (thuiszorg) cliënten Zocus heeft de mogelijkheid om reistrajecten naar cliënten zo efficiënt mogelijk te plannen. Voor de uitvoering is er automatisch voor gezorgd dat oponthoud in de keten automatisch per SMS wordt gealarmeerd naar de wachtende cliënten. Aanvankelijk was dit gereedschap exclusief voor de extramurale thuiszorg. Met steeds meer ondersteuning en verblijf in de thuissituatie is het nu ook voor alle andere sectoren beschikbaar gemaakt.. 13 11
Trainingen & implementatie De basistrainingen om met Zocus te kunnen werken worden gegeven door professionals. In de organisatie worden daarnaast Key-Users opgeleid om vragen te kunnen beantwoorden en het lokale beheer van Zocus te kunnen verzorgen. Zocus heeft visuele handleidingen die direct benaderbaar zijn via het Zocus helpcentrum dat in de applicatie is geïntegreerd. Als opleidingsmateriaal van (nieuwe) medewerkers door de organisatie zelf te geven. De opleiding om goed met Zocus te kunnen werken vraagt ca. 4 dagdelen. Voor alle disciplines De doorlooptijd voor een volledige implementatie inclusief het aanbrengen van het benodigde maatwerk bedraagt ongeveer 6 maanden. 14
ZOCUS Voorbeeldcase bestaande klant MEE Amstel & Zaan Vanuit een LEAN verbeterprogramma werd in 2013 bij MEE Amstel & Zaan vastgesteld dat er geen gestandaardiseerde werkwijze was om een intake voor cliënten met een (complexe) hulpvraag in het sociale (zorg) domein uit te kunnen voeren. Er was ook geen zicht en grip op de caseload omvang en caseloadzwaarte van een consulent, Ditzelfde werd ook geconstateerd op het gebied van netto beschikbare productiviteit en verantwoording over de bereikte resultaten vanuit de voorgenomen ondersteuningsdoelen. Met de decentralisatie van zorgtaken naar gemeenten was het logisch te bedenken dat transparantie in performance en prijs / kwaliteit verhouding steeds zwaarder zouden gaan wegen. MEE zou moeten kunnen concurreren met andere spelers op de markt. Ongewijzigde voortzetting was voor het management dan ook geen optie. Zocus is in de zomer van 2013 ontworpen en vervolgens in het najaar als web applicatie gebouwd. Aan de basis van het ontwerp hebben consulenten en management gestaan. Hun ervaringen werden gebruikt om het dagelijkse werkproces samen zo slim en grafisch mogelijk te ontwerpen. Zocus is in december 2013 opgeleverd. Met deze versie werd het mogelijk om via een gestandaardiseerde werkwijze digitaal het intakeproces uit te voeren en cliënten automatisch door te leiden naar de juiste (wijk)teams of zorgdisciplines. Met deze gegevens werden ook de caseloadzwaarte, caseload omvang, in- en uitstroomsnelheid, specificatie van hulpvragen en de doorlooptijd van trajecten en wachtlijsten grafisch zichtbaar en beheersbaar. Begin 2014 werd opdracht gegeven om ook het gehele contractenbeheer integraal en in Zocus te herontwerpen. Een verantwoording module in Zocus maakte het daarbij voor consulenten mogelijk om de uren te boeken en direct te specificeren op contract- en cliënt niveau... Zocus vervangt in totaal 5 applicaties, en veel, heel veel handmatig werk. 16
Zocus modules Functionaliteiten / modules Zocus basis Zocus pro Aanmeldmodule gestandaardiseerde intake Online doorleiding cliënten naar (wijk)- of zorg teams en / of consulenten Monitoring doorlooptijden wachtlijsten en trajectbegeleiding Rapportages caseload, trajectlengte, in- en uitstroom Rapportage totalen en specificatie diensten per team / regio / afdeling Digitaal cliënt- leerling dossier / volgsysteem Rapportagebuilder (zelf rapportages samenstellen uit alle beschikbare data) Documentbuilder (eigen sjablonen en templates werkdocumenten maken) Verantwoordingmodule over geleverde diensten en producten Real-time monitoring prestaties / contracten aangesloten zorgpartijen Auto productiviteitsmeting en specificatie over contracturen (declarabel / niet declarabel) Contractbeheermodule (contracten begroten, samenstellen, bewaken tijdens looptijd) Permanente risicosignalering contractmodule Training module (beheren van trainingen en cursussen die door de eigen organisatie worden gegeven) Helpcentrum met visuele handleidingen 24/7 helpdesk / bug fixing Compatible met alle soorten interfaces PC / tablet / smart Phone Beheermodule voor applicatiebeheerders uit de eigen organisatie Licentiekosten 2015 per gebruiker per jaar ex BTW 89,50 169,50 17 11
GRIP OP HET SOCIALE DOMEIN info@zocus.nl www.zocus.nl +31 (0)6-48315046