Beurstips 1 Naar de beurs?
2 NL EXPO, laat zien wie U bent!
Hollandse nuchterheid & creativiteit in combinatie met jarenlange ervaring in presentatieoplossingen. Met een frisse blik helpen wij u uw bedrijf doeltreffend te presenteren. Beurspresentaties, evenementen, projectinterieurs of andere invulling aan uw creatieve voorkomen. Met NL EXPO pres(en)teert U boven NAP *! Wij staan voor hoge kwaliteit voor een eerlijke prijs. *NAP: Normaal Amsterdams Peil is de referentiehoogte waaraan hoogtemetingen in Nederland worden gerelateerd 3
4
Beursdeelname 1. De meerwaarde van beursdeelname 2. Een succesvolle en rendabele beursdeelname 3. Beursdeelname plan 4. Het succes van de stand bemanning 5. Nog even alles op rij 5
1. De meerwaarde van beursdeelname Er zijn genoeg excuses te bedenken om niet naar een beurs te gaan. Zo kost het veel tijd en de voorbereiding vergt veel werk. Echter, de meerwaarde van beursdeelname moet u niet onderschatten. Er zijn 2 belangrijke redenen om mee te doen: 1. In contact komen, zijn en blijven met uw doelgroep. 2. Het overbrengen van uw bedrijfsboodschap. Wanneer u op een bij het bedrijf en de doelstelling passende manier deelneemt aan een beurs dan levert dit ook nog veel voordelen op. De 3 belangrijkste voordelen zijn: 1. Persoonlijk contact met de doelgroep. 2. De mogelijkheid van 3D presentatie van de boodschap, veelzijdige visuele prikkel. 3. De mogelijkheid tot het prikkelen en daarmee beïnvloeden van alle zintuigen. Wij, NL EXPO heeft jarenlange ervaring en weet dat het deelnemen aan een beurs unieke mogelijkheden biedt om op een onderscheidende wijze te communiceren met uw doelgroep! Wanneer dit op een professionele en bij de doelstelling creatief passende wijze gebeurt is er voor uw bedrijf alleen maar voordeel te behalen. 6
Andere voordelen zijn; De klant komt (vaak in grote aantallen) naar u toe, u kunt klanten prikkelen te komen door een passende uitnodiging. Efficiëntie in de klantcontacten, u kunt ook klanten met elkaar in contact brengen. U heeft de mogelijkheid om uw producten/diensten live te toetsen bij de doelgroep. U spreekt bestaande klanten/relaties en detecteert hun problemen/uitdagingen zodat u passende oplossingen kunt aandragen. U ontmoet de con-collega s en kunt live ervaren hoe zij het aanpakken. De naamsbekendheid vergroten. Nieuwe markten/ doelgroepen aanboren 7
8
2. Een succesvolle en rendabele beursdeelname Een goede voorbereiding is het halve werk In het dagelijks leven zijn mensen, bedrijven en organisaties vaak op zoek naar één ding: succes! Zij die er niet in slagen om succes te hebben, zullen succes vaak afdoen als iets waar je geluk voor nodig hebt: je maakt een toevalstreffer. Wanneer je dit vraagt aan de mensen/bedrijven die succes hebben en het ervaren dan zullen ze zeggen: Succes is een keuze! Hoe bereik je succes? Succes wordt vaak bereikt door gericht en met focus doelen na te streven. Het stellen van doelen motiveert om iets te bereiken. De meeste belangrijke doelstellingen in de eerste fase ter voorbereiding op beursdeelname zijn; 1. Formuleer de doelstellingen 2. Stel de doelgroep vast 3. Bepaal de boodschap Heeft u deze drie doelstellingen goed in kaart gebracht dan bent u al een heel eind op weg naar het succes! Naast de drie bovengenoemde punten zijn er nog tal van andere belangrijke aandachtspunten die bepalen hoe succesvol u straks bent. U kunt denken aan; hoe goed is mijn stand bemanning gebriefd, hebben ze duidelijke doelstellingen meegekregen, hoe spreek ik op een originele manier de beursbezoeker aan? Hoe voorkom ik te lange gesprekken en mocht dit onverhoopt toch gebeuren hoe beëindig ik op een fatsoenlijke manier het gesprek? Allemaal vragen waarover van tevoren nagedacht en invulling aan gegeven moet worden. Vandaar het spreekwoord een goede voorbereiding is het halve werk. 9
3. Beursdeelname plan Het beursdeelname plan bevat tenminste de volgende elementen: 1. Waarom doet u mee aan de beurs? Het waarom is noodzakelijk als uitgangspunt. Wanneer u bepaalt waarom u mee wilt doen aan een beurs, dan kunt u vervolgens het hoe en wat gaan bepalen. Uitgangspunt is waarom (ook wel missie genoemd). 2. De doelgroep Wie is uw doelgroep Hoe is de verdeling man/vrouw Wat is de gemiddelde opleiding Wat voor functie hebben ze Wat zijn hun drijfveren en interesses Welke vakbladen lezen ze Wat zijn actuele ontwikkelingen voor de doelgroep Wanneer u bovenstaande vragen heeft beantwoord gaan we over tot het noteren van de doelstellingen, wat willen we bereiken met deelname aan de beurs? 10
3. Doelstellingen Leadsgenereatie, relatiebeheer, Branding, verkoop Introductie nieuw product of dienst Onderhouden van contacten met bestaande relaties Ontmoeten van prospects Verbetering/ versteking van het imago Werven van personeel Publiciteit genereren Verhogen naamsbekendheid x aantal klanten per verkoper per dag x aantal gesprekken per dag x aantal relaties spreken Gebruik bij het formuleren de SMART-methode om doelen te definiëren; S-pecifiek M-eetbaar A-cceptabel R-ealistisch T-ijd 11
3. Beursdeelname plan, vervolg 4. Propositie Wat is de boodschap die u wilt vertellen op de beurs? Wat moet de doelgroep van u te weten komen op de beurs en bovenal onthouden? De boodschap die op de beurs getoond wordt dient in lijn te zijn met de overige communicatie doelstellingen en uitingen van uw bedrijf of organisatie. 5. Beursontwerp Het ontwerp van NL EXPO wordt uiteraard volledig afgestemd op het waarom van uw beursdeelname, de doelgroep waar u zich opricht en de gestelde (beurs) doelstellingen. Desgewenst kunt u bepaalde delen van het ontwerp gebruiken voor uitnodigingen, nieuwsbrief, communicatie uitingen of voor een follow-up actie na de beurs. Wij denken vanzelfsprekend graag met u mee! 6. Campagne Een campagne draagt bij aan het realiseren van bekendheid over uw beursdeelname onder de doelgroep. Hoe krijgt u de doelgroep vervolgens naar uw stand? Er zijn tal van originele en aansprekende mogelijkheden waarmee u uw deelname effectief onder de aandacht brengt. Wij verplaatsen ons met u in de doelgroep om zo aansprekend mogelijk de campagne te ontwerpen en uit te voeren. 7. Instrumenten Wanneer we de doelgroep goed in kaart hebben is er inzicht in welke instrumenten goed werken in de benaderwijze. Denk hierbij aan social media, direct marketing, print, vakbladen en zoveel meer. Belangrijk is dat het met een positieve prikkel onder de aandacht van uw doelgroep komt. 812
8. Analytics Bepaal vooraf hoe u het rendement en succes van de beurs gaat meten. Er zijn hier geschikte hulpmiddelen voor in de markt te verkrijgen die u kunt kopen of huren. Echter de parameters moet u dan zelf aangeven. Denk hierbij aan gemiddelde opdrachtwaarde, kosten per lead, hoeveel leads per uur/ per dag. Het is belangrijk om dit te koppelen aan de geformuleerde beursdoelstellingen. 9. Planning Bij de organisatie van een beurs of evenement komt veel kijken. Begin ruim op tijd zo n 4 maanden voor aanvang van de beurs. Wij adviseren u een draaiboek te maken met alle overige activiteiten ten behoeve van de de beurs. Uiteraard staan wij u hier graag in bij. 10. Budget Erg belangrijk om vooraf te weten wat uw budget is voor de totale beurs. Om u een richting te geven, 1/3 bestaat uit standbouw, 1/3 huur beursoppervlakte en 1/3 personeelskosten. 13
4. Het succes van de standbemanning De vent maakt de tent Dit gezegde geldt zeker ook voor de bemanning van uw stand. Al is de stand top of mind en heeft het uw organisatie een klein kapitaal gekost, de standbemanning is mede bepalend om het succes te kunnen realiseren. Een eerste indruk maakt u maar één keer. Veel bedrijven nemen automatisch aan dat hun sales- en/of management medewerkers het meest geschikt zijn om als standbemanning in te zetten. Op een beurs kan het contact met de klant anders dan u regulier gewend bent verlopen. Het kan dan ook goed zijn om bijvoorbeeld een binnendienst medwerker als standbemanning mee te laten draaien, wat uiteindelijke ook voor de klantrelatie een positief effect heeft. Vaak is de achtergrond van een prospect (nog) onbekend en het eerste contact moment kort/vluchtig. Het zogenaamde aansluiting maken moet hierop dus goed worden afgestemd. Prospects verdienen het om actief en open benaderd te worden anders kunnen ze zo weer weg zijn. Het langs de stand lopen is een vluchtig moment. Wanneer u eenmaal in contact bent doseer dan uw informatie. Geef alleen de informatie naar de behoefte van de prospect en laat vooral de ander aan het woord. Het loont om de standbemanning goed te trainen. Wanneer u bovendien duidelijke beursdoelstellingen met elkaar formuleert en werkt aan de teamspirit zult u een mooi beursresultaat behalen. 814
Wat wel doen Gepast kleden Toon daadwerkelijke interesse Voldoende standbemanning Open vragen stellen Wat niet doen Niet hangen, krant lezen etc Onnodig lange gesprekken Standaard zin openingen Gesloten vragen stellen NL EXPO heeft uiteraard de juiste partners en ervaring voor het volledig verzorgen van traningen voor standbemanning. Nog even alles op rij Rendement uit uw beursdeelname door 1. Duidelijkheid en inzicht in het waarom van uw beursdeelname 2. Bereid uw beursdeelname goed voor met een ervaren en betrouwbare partner. Een goede voorbereiding is het halve werk! 3. Maak een beursdeelname plan 4. Bepaal gericht uw standbemanning NL EPXO is ervan overtuigd dat u met deze korte en bondige handvatten een succesvolle beurs zult draaien. 15
Deze beurstips worden u aangeboden door NL EXPO. Uw partner v oor standbouw, mobiele presentatiesystemen & vormgeving. Bezoek op onze website www.nlexpo.nl voor meer handige tips. NL EXPO tel. +31 (0) 85 7500 401 Bleiswijkseweg 55 mail info@nlexpo.nl 2712 PB Zoetermeer (NL) twitter @nlexpo Beurstips is een uitgave van NL EXPO. Niets uit deze uitgave mag worden gebruikt zonder schriftelijke toestemming van NL EXPO 26/10/12