Handleiding whitepaper schrijven. Handig stappenplan en tips om zelf aan de slag te gaan

Transcriptie

1 Handleiding whitepaper schrijven Handig stappenplan en tips om zelf aan de slag te gaan

2 Inhoud Inleiding... 3 Wat is een whitepaper?... 3 Kies het juiste onderwerp... 4 Voordat je gaat schrijven... 4 Gegevens verzamelen... 4 Whitepaper schrijven... 5 Eindredactie.7 Visuals en opmaak... 7 Hulp nodig?... 8 Intakeformulier whitepaper 9 Handleiding whitepaper schrijven - WEKA 2

3 Inleiding De afgelopen jaren is het besef gegroeid dat het publiceren van een whitepaper dé methode is om content marketing te bedrijven. Je kunt een positief beeld van jouw bedrijf creëren door prospects en klanten te voorzien van waardevolle informatie: relevante content. Deze content is veel meer probleemoplossend gericht dan wat je vaak terugziet in de traditionele marketing. Maar in de praktijk merken we dat de kennis van wat het is en hoe je het maakt, soms niet(helemaal) aanwezig is. In deze handleiding leer je zowel wat zo n whitepaper nu precies is als hoe je er zelf een maakt. Wat is een whitepaper? Er bestaan veel verschillende definities van het begrip whitepaper. Wij hanteren de onderstaande definitie. Een whitepaper Is een document waarin je laat zien welke kennis jij (als bedrijf) in huis hebt en wie je bent Heeft een objectief karakter Is op een specifieke doelgroep gericht Behandelt een specifiek probleem dat leeft bij die doelgroep Reikt voor dat probleem oplossingen aan uiteraard in het bijzonder de oplossingen die jij als bedrijf biedt (zonder daarbij in reclametaal te vervallen!) Bestaat uit 6 tot 12 pagina s (inclusief voor- en achterblad & afbeeldingen) Heeft als doel jouw potentiële klanten in een vroeg stadium bewust te maken van hun behoefte aan jouw product of dienst Draagt bij aan je status als thought leader Handleiding whitepaper schrijven - WEKA 3

4 Kies het juiste onderwerp Een whitepaper behandelt een probleem of uitdaging, die actueel is in je doelgroep en waarvoor jij oplossingen kan bieden. Verplaats je in je doelgroep in plaats van een focus op de oplossing. Hiermee maak je jouw whitepaper relevanter voor je lezers. Je zou ook kunnen focussen op de oplossing, maar als je je verplaatst in je doelgroep is het voor hen relevanter om te lezen over een probleem dat bij hen speelt dan over een oplossing die jij biedt. Voordat je gaat schrijven Bepaal je tone-of-voice Bepaal wie je lezer is: o Waar werkt hij/zij? o Wat kan hij/zij betekenen voor mijn bedrijf? o Wat is zijn/haar functie? Kijk ook op deze website voor hulp bij het maken van een persona, de lezer-to-be. Doe je huiswerk: o Moet je research doen om de boodschap van je whitepaper te versterken? Met andere woorden: is het handig om statistische gegevens te gebruiken om je verhaal overtuigender te maken? Gegevens verzamelen Bedenk welke één, twee of drie personen in je bedrijf je wilt interviewen. Het gaat hier om de mensen die je af en toe aan het woord laat als product- of dienstexperts. Zij geven je verhaal de technische of praktische context en steun, die de lezer van ervaringsdeskundigen makkelijk aanneemt. TIP: een whitepaper gaat over een probleem en mogelijke oplossingen voor dat probleem en is altijd gericht op een specifieke doelgroep! Handleiding whitepaper schrijven - WEKA 4

5 Onderstaande vragen kun je gebruiken voor het interviewen van de mensen die de kennis bezitten die je nodig hebt om de whitepaper te kunnen schrijven. Je hoeft natuurlijk niet alle vragen te stellen, maar dit helpt je wel in de juiste richting: Kun je het probleem waarover de whitepaper gaat beschrijven (alsof je het zelf ervaart)? Hoeveel relevante oplossingen zijn er voor dit probleem te vinden als de lezer op onderzoek gaat? Hoeveel goede oplossingen zijn er voor dit probleem? Hoeveel matige/slechte oplossingen zijn er voor dit probleem en waarom zijn ze niet goed? Kun je de beste oplossingen beschrijven en aangeven waarom jij ze de beste vindt? Kun je de oplossing die jouw bedrijf biedt beschrijven en aangeven waarom deze een goede keus is, ook vergeleken met de andere oplossingen die eerder zijn geschetst? Whitepaper schrijven Zorg dat je globaal deze opbouw volgt: Voorkant met titel Een ijzersterke titel is natuurlijk cruciaal. Maar een geweldige afbeelding ter ondersteuning kan ook een reden zijn voor je doelgroep om de whitepaper te gaan lezen. TIP: denk aan een pakkende titel als In 6 stappen naar of De 10 beste manieren om. Introductie (1 tot 2 pagina s) A: Introductie van je bedrijf, inclusief korte beschrijving van de dienstverlening. Het is geen geheim dat het uiteindelijke doel van de whitepaper het promoten van je eigen oplossing is. Des te sterker als je er toch in slaagt een gevoelsmatig objectief verhaal te vertellen. B: Beschrijving van de markt waarin het probleem speelt C: Toelichting op het probleem dat centraal staat in de whitepaper D: Management summary, als de whitepaper aan de lange kant is Handleiding whitepaper schrijven - WEKA 5

6 Inhoud (2 tot 5 pagina s) Dit is het langste deel van je whitepaper, waarin je laat zien de diepte in te kunnen gaan. Omdat dit het gedeelte is dat meestal het meest aandachtig wordt gelezen is het belangrijk hier voor een aantrekkelijke, makkelijk leesbare opmaak te zorgen. Zorg ook dat de lezer scannend kan lezen. De volgende drie onderdelen moeten er voor de lezer uitspringen: A: Schets van het probleem en de mogelijke oplossingen B: Belangrijke overwegingen bij de selectie van een oplossing C: Inzoomen op oplossing dat je als bedrijf biedt en aantonen waarom dit de juiste keuze zou zijn TIP: maak waar mogelijk gebruik van een praktische checklist of stappenplannen Afsluiting (1 tot 2 pagina s) A: Samenvatting & conclusie, waarin je eigen oplossing als logisch en betrouwbaar wordt gepresenteerd B: Call-to-action Achterpagina Verwijs naar eventuele andere whitepapers, boeken, events of iets anders wat relevant is bij deze whitepaper Vergeet je contactgegevens en een verwijzing naar je website niet Handleiding whitepaper schrijven - WEKA 6

7 Eindredactie De kwaliteit van een tekst kun je ruwweg op drie criteria toetsen: 1. Inhoud Snijdt het betoog hout? Is de argumentatie sterk? 2. Foutloosheid Staan er geen typefouten in de tekst en is het grammaticaal 100% juist? 3. Vorm Leest het lekker? Kun je het scannend lezen en toch de boodschap meekrijgen? Nodigt elke zin uit tot het lezen van de volgende? Tekstschrijven is een vak. De meeste mensen hebben geen probleem om een simpele boodschap te typen, maar een verhaal met de lengte van meer dan één A4, dat wordt vaak al lastig. Wees reëel, is je eigen schrijfstijl echt goed genoeg? Beter geen whitepaper dan een matig geschreven whitepaper! Het hoeft geen kapitalen te kosten om professionele eindredactie in te huren. Laat sowieso je tekst door meerdere mensen lezen, voordat je het publiceert. Visuals en opmaak Afbeeldingen en grafieken doen het altijd goed. Je verhaal wordt natuurlijk het best onderbouwd als je de whitepaper inzichtelijk maakt met grafieken, maar dat van een ander gebruiken kan natuurlijk ook geen kwaad. Denk dan wel aan de bronvermelding. Zorg ervoor dat - als je afbeeldingen gebruikt - ze van hoge kwaliteit zijn en rechtenvrij. Je kan op stocksites veel mooi visueel materiaal vinden. Opmaak is een belangrijke finishing touch. Laat je whitepaper opmaken door een professional. Ook dit hoeft weer niet duur te zijn, maar het zorgt toch voor extra uitstraling. Hiervoor geldt hetzelfde als voor eindredactie, je kunt beter geen whitepaper publiceren dan een slecht opgemaakte! TIP: kaders met feitjes en voorbeelden zijn een goed voorbeeld van hoe je met opmaak de leesbaarheid van een artikel kan verhogen. Denk er ook aan om links in je whitepaper op te nemen, dit verhoogt het informatieaanbod, zonder meteen een stortvloed aan woorden toe te voegen. Handleiding whitepaper schrijven - WEKA 7

8 Hulp nodig? Nu is je whitepaper klaar voor publicatie. Aangezien een whitepaper een ideaal middel is om leads mee te genereren is het belangrijk goed na te denken over wat je er mee doet. Bied je het document aan voor niets of vraag je om wat gegevens van geïnteresseerden voordat ze de whitepaper kunnen downloaden? Denk hier goed over na! Wil je hulp bij het ontwikkelen van een strategie op dit vlak of bij het schrijven van de whitepaper, dan helpen we je hier graag mee verder! WEKA Uitgeverij Zekeringstraat BM Amsterdam Milo Oudenaller Handleiding whitepaper schrijven - WEKA 8

9 Intakeformulier whitepaper Door onderstaande vragen zo volledig mogelijk te beantwoorden kunnen we aan de slag met uw whitepaper. 1. Op welke specifieke doelgroep(en) richt u zich met deze whitepaper? 2. Welk probleem of knelpunt waar de doelgroep mee te maken heeft behandelt deze whitepaper? 3. Welke boodschap ten aanzien van dit probleem/knelpunt wilt u overbrengen op de doelgroep? 4. Welke inhoudelijke oplossing(en) kunt u bieden? Waarin onderscheiden die oplossingen zich van die van eventuele concurrenten? 5. Beschikt u over voldoende informatie die als basis voor de whitepaper kan dienen? Zo niet, wat ontbreekt er nog? 6. Contactgegevens voor aanvullende informatie: Handleiding whitepaper schrijven - WEKA 9