Succesvol deelnemen aan een beurs met uniforme standbouw en beursstanden

Transcriptie

1 Succesvol deelnemen aan een beurs met uniforme standbouw en beursstanden Informatie over uniforme standbouw, beursstanden, beurswanden en standcommunicatie Als u heeft besloten te gaan deelnemen aan beurzen en u dus een beursstand nodig heeft, kunt u kiezen uit verschillende opties: 1. U huurt een (kleine) standaard stand (ook wel uniforme standbouw genoemd) en richt die zelf in 2. U huurt standruimte (oppervlakte) en bouwt uw stand met uw eigen (modulaire) stand/systeem 3. U laat een stand bouwen door een standbouwer. Bij deze optie heeft u de keuze uit de meestal iets goedkopere systeem-standbouw of de iets duurdere custom-made - standbouw, ook wel houtbouw genoemd. Over standbouw (zowel systeem standbouw als houtbouw) en hoe u daarmee uw doelstellingen kunt realiseren, is veel informatie beschikbaar. Echter, informatie die er op gericht is om met uniforme standen een succesvolle beursdeelname te realiseren, is nauwelijks beschikbaar. En dat is eigenlijk vreemd als je bedenkt dat op heel veel beurzen standaard standbouw een belangrijk deel uitmaakt van het totale aantal aanwezige standen. Op sommige beurzen (denk daarbij bijvoorbeeld aan bedrijven-contactdagen of relatiedagen) vormen ze zelfs de meerderheid. Blijkbaar valt er echter voor bedrijven in de standbouw en tentoonstellingsbouw maar weinig eer te behalen aan dergelijke relatief kleine standen en concentreren ze zich liever op de grotere projecten. Dat is commercieel gezien begrijpelijk, maar dat neemt niet weg dat grote en dure beursstanden niet voor iedereen haalbaar zijn. En dat laatste is helemaal niet erg, want ook met kleinere standaard standen (uniforme standbouw) kunt u uitstekende resultaten behalen. Voorwaarde is dan wel dat ze aan bepaalde eisen voldoen. In deze whitepaper geef ik u tips over hoe u dit kunt realiseren. Klik hier om het hele artikel te lezen. Wilt u deze whitepaper als PDF-file ontvangen per ? Klik dan hier. Inhoudsopgave Wat is uniforme standbouw? Voordelen en nadelen van uniforme standbouw Communicatie met uw beursstand o Wat is uw propositie? o Hoe spreek ik met mijn beursstand mijn doelgroep aan? o AIDA blad 1 van 6

2 Wat is uniforme standbouw of standaard standbouw? Uniforme standen, uniforme standbouw, standaard standen of standaard standbouw zijn verschillende termen waarmee hetzelfde wordt bedoeld. Ik gebruik ze hier door elkaar heen. De meeste beursorganisatoren bieden hun exposanten de mogelijkheid aan om deel te nemen met een standaard stand. Dit betekent dat de beursorganisator een kleiner of groter gedeelte van de beschikbare oppervlakte in de beurshal laat inrichten met standen van (ongeveer) dezelfde afmetingen. Sommige beurzen bestaan zelfs uitsluitend uit standaard standbouw standen. Het begrip stand is daarbij een groot woord, want eigenlijk gaat het om niet meer dan kale scheidingswanden met (meestal) z.g. frieslijsten. Deze standaard standen kunnen worden aangeboden als: Tussenstand - deze hebben 1 achterwand en aan beide kanten een zijwand Hoekstand - deze hebben 1 achterwand en 1 zijwand Kopstanden - deze hebben alleen een achterwand Eilandstanden - deze hebben helemaal geen wanden. In de praktijk gaat het bij standaard standen nagenoeg altijd om de eerste 2 varianten (tussenstanden-hoekstanden). In deze hokken (excusez moi) ligt meestal al vloerbedekking en aan de frieslijst en/of op de wanden zijn spots bevestigd voor de nodige verlichting. Soms is ook een balie of meubilair inbegrepen bij de standaard stand. Op de frieslijst wordt al dan niet tegen meerprijs met plakletters uw bedrijfsnaam geplakt. Ook elektriciteit is in veel gevallen bij zo n standaard pakket inbegrepen. In sommige gevallen maakt ook een opslaghok of pantry deel uit van dit pakket. De afmeting hiervan is meestal 1x1 meter. Met een standaard stand sluit u dus eigenlijk een soort van package deal. Daarbij gaat het meestal om de kleinere standruimten, variërend van 6-15 vierkante meter. De grotere standruimten die de beursorganisatie aanbiedt worden meestal verhuurd als kale oppervlakten. In dat geval moet u dus zelf uw stand volledig (laten) bouwen en inrichten. Dit kunt u doen met uw eigen (modulaire) stand of laten doen door een standbouwer. Voordelen en nadelen van uniforme standbouw Zoals ik in de inleiding al aangaf heeft u op het moment dat u naar een beurs gaat meestal drie verschillende opties, waarvan uniforme standbouw er één is. Hieronder de belangrijkste voordelen en nadelen daarvan: Voordelen: Uniforme standbouw werkt voor de beursorganisator drempelverlagend als het gaat om het aantrekken van standhouders. Dit is dan ook precies de reden dat ze deze aanbieden. Het voordeel van een standaard stand voor u als deelnemer is dat ze relatief goedkoop zijn en u ogenschijnlijk weinig hoeft te regelen. De bedrijfsnaam staat al op de frieslijst, vloerbedekking en stroom ligt er al dus het enige wat nog moet gebeuren is de stand inrichten met wat (communicatie) materiaal en de beurs kan beginnen. blad 2 van 6

3 Nadelen: Wie veel op beurzen loopt weet dat veel standhouders het bovenstaande helaas vaak veel te letterlijk nemen. En daar gaat het naar mijn idee dan ook mis. Als u een stand gaat laten bouwen door een standbouwer bent u verplicht na te denken over de volgende vragen: Wie is mijn doelgroep? Wat zijn mijn beursdoelstellingen? Wat is de boodschap die ik op deze beurs wil communiceren? Welk gevoel moet een bezoeker hebben bij mijn stand? Hoe kan ik mij onderscheiden t.o.v. de concurrentie? Een (goede) standbouwer zal u ook altijd deze vragen stellen voordat hij/zij begint uw stand te ontwerpen. Deelnemers aan een beurs met een standaard standbouw-stand zouden deze afwegingen precies zo moeten maken. Vaak zijn ze zich hiervan echter niet voldoende bewust. Want ach, de stand is er al, op de frieslijst staat de bedrijfsnaam en ook de verlichting en de vloerbedekking is al aanwezig dus laat de beurs maar beginnen. En oh ja, natuurlijk moet er nog wel wat gepresenteerd worden, maar daarvoor zijn meestal nog wel een paar posters, logoborden, banieren met productafbeeldingen of een foto van het bedrijfspand aanwezig. Tja, en dat is dan ook precies wat je heel veel ziet in standaard standen. Standen waarvan de wanden behangen zijn met een wirwar aan banners, borden, attributen en informatie. En dat is jammer, want de kans dat dit bedrijf op die manier de doelgroep weet te raken en te interesseren is minimaal. Veel gemiste kansen dus. Een standaard stand op zich zegt nog helemaal niets over uw bedrijfsactiviteiten, uw producten en uw voordelen. Uw doelgroep wordt met een standaard stand alléén dus niet aangesproken. Ook is het met een standaard stand veel moeilijker u te onderscheiden van andere bedrijven, standhouders en concurrenten. Om een succesvolle beurs te kunnen realiseren zult u er dus voor moeten zorgen dat u de aandacht trekt om zodoende te vertellen wie u bent en wat u doet. Doet u dat niet, dan doet u uzelf absoluut tekort en haalt u verre van optimaal rendement uit uw beursdeelname. Immers, als (potentiële) klanten langs uw stand lopen en niet binnen 5-10 seconden begrijpen wie u bent, wat u doet en tevens niet zien wat de mogelijke voordelen voor hen kunnen zijn, dan zullen ze aan uw stand voorbij lopen. Waardoor er een kans op business aan u voorbij gaat. Communicatie met uw beursstand Succesvol deelnemen met uniforme standbouw is echter heel goed mogelijk en hoeft bovendien helemaal niet duur te zijn. Een goede communicatie is dan wel essentieel. U moet dus goed nadenken over wat u wilt communiceren met uw beursstand en hoe u dat gaat doen. Een paar posters tegen één van de wanden van uw standaard stand aanplakken of simpelweg een folderrek of een banner plaatsen kan echt niet meer. Want afgezien van het feit dat dit een weinig professionele indruk maakt kunt u een potentiële klant daarmee niet bewegen met u in gesprek te komen. En dat laatste, daar is het u natuurlijk om te doen bij het deelnemen aan beurzen. Want alleen als u in contact komt met uw (potentiële) klant heeft u kans op een vervolgtraject en uiteindelijk op een opdracht. blad 3 van 6

4 Zo liever niet Er zijn verschillende manieren om dit te realiseren. Laat ik beginnen met aan te geven hoe het niet moet maar wat je wel veel ziet. Dat is een beetje makkelijk, maar ik doe het toch maar U kunt u natuurlijk, op formaat van uw standaard stand (let er op dat deze per beurs kan verschillen) groot formaat posters of visuals laten maken waarmee u uw standaard stand aankleedt en waarmee u kenbaar maakt wie u bent en wat u doet. Dit hoeft niet slecht te zijn, maar het nadeel hiervan is wel dat het meestal niet mogelijk is dergelijke visuals (kunststof panelen, platen of doeken) op een nette manier te bevestigen tegen/aan de beurswanden. Dit nog los van het feit dat het meestal een heel gedoe is om dit te doen omdat in de wanden van uw standaard stand meestal niet geboord, geschroefd of geplakt mag worden. Bovendien komt uw stand hierdoor redelijk plat over, ook omdat u qua vorm geen enkele gelegenheid heeft uw stand te laten afwijken van de overige standen. Ook een groot nadeel is de slechte herbruikbaarheid van deze materialen voor een volgende beurs. En zeker als het om kunststof panelen gaat zijn de materialen bovendien vaak slecht vervoerbaar en beschadigen ze (mede daardoor) gemakkelijk waardoor ze niet duurzaam kunnen worden ingezet. Dat kan dus beter. Hoe het beter kan Beter, professioneler en een stuk praktischer is het dan ook om te kiezen voor een kant-en-klare presentatiewand, beurswand, of (modulaire) beursstand. Zeker als u van plan bent vaker te gaan deelnemen aan beurzen of andere evenementen waar u uw bedrijf professioneel wilt presenteren. Vooral als u daarbij kiest voor systemen die gemakkelijk zijn mee te nemen en goed verpakt kunnen worden in bijvoorbeeld (rol)koffers of tassen kunt u zo heel lang doen met uw eigen kant-en-klare beurskit. Degelijke presentatiewanden, beurswanden of standen zijn verkrijgbaar in alle soorten, maten en prijsklassen. Van heel eenvoudig tot super-de-luxe. Afhankelijk van uw stijl, uw praktische eisen en uw budget kunt u de oplossing kiezen die het beste bij u past. Door één keer te investeren in een dergelijk systeem legt u de basis voor succesvolle beursdeelnames voor jaren. Zeker als u daarbij kiest voor een systeem dat is uit te breiden waardoor dit kan meegroeien met uw bedrijf. In veel gevallen is een dergelijke beursstand gemakkelijk aan te passen aan de verschillende grootten van de (uniforme) standen, waardoor ze heel multifunctioneel zijn. Bovendien kunt u flink wat tijd besparen omdat u niet voor iedere beurs opnieuw het wiel hoeft uit te vinden en van alles moet regelen en organiseren. Ook bespaart u zo natuurlijk veel geld omdat u slechts 1 keer investeert in een duurzame beurswand, presentatiewand of beursstand en u dus niet iedere keer opnieuw geld hoeft uit te geven. Ook een belangrijk voordeel van dergelijke systemen is dat er meestal goede verlichting wordt meegeleverd. Een ook een goede verlichting van uw beursstand is zeer belangrijk. Want de met de standaard standbouw meegeleverde verlichting is meestal zwaar onvoldoende. Die bestaat doorgaans slechts uit 2 stuks hoogbejaarde gloeilampen Toch bent u er nog niet met een dergelijk beurssysteem. Want zoals al eerder aangegeven draait alles, ook bij gebruikmaking van deze systemen, om de communicatie ermee. Ook de genoemde systemen zijn slechts een middel tot een doel. U zult dus iets moeten doen om van uw standaard hokje een uitnodiging te creëren om zodoende met uw potentiële klanten in gesprek te komen. Opvallen en duidelijk communiceren over wie u bent, wat u doet en welke mogelijke voordelen uw bedrijf of uw producten uw klant kunnen bieden zijn daarbij zoals gezegd dus de belangrijkste zaken. blad 4 van 6

5 Wat is uw propositie? Uw propositie moet dus duidelijk zijn en uw stand moet uw bezoeker antwoord geven op de volgende vragen: 1. Wat doet dit bedrijf? 2. Wat zijn de belangrijkste voordelen van dit bedrijf? 3. Waarom zou ik meer willen weten over dit bedrijf of product? Als uw beursstand op deze wijze voor u communiceert, maakt deze als het ware zelf al een eerste selectie voor u onder de beursbezoekers; Bezoekers die niet tot uw doelgroep behoren, zullen uw stand voorbij lopen. Ze begrijpen uw propositie maar voelen zich daardoor niet aangesproken. Prima toch? Daardoor verliest u in ieder geval geen tijd aan bezoekers die oninteressant voor u zijn. Zo houdt u meer tijd over voor potentiële klanten. Bezoekers die wel tot uw doelgroep behoren en zich aangesproken voelen stoppen even bij uw stand om meer informatie op te nemen, uw standbemanning aan te spreken of te worden aangesproken door uw standbemanning. Of ze nemen een folder mee (voor zover u die aanbiedt natuurlijk) wat voor uw standbemanning natuurlijk ook een teken is om een gesprek aan te knopen. Met een goede en heldere propositie kunt u uw doelgroep aanspreken en triggeren om met u in contact te komen. Hoe spreek ik met mijn beursstand mijn doelgroep aan? Let er op dat u kort maar krachtig communiceert. Bezoekers worden op een beurs immers overspoeld met een overload aan communicatie, foto s, teksten, attracties, beweging, films etc. Om u binnen deze umfeld toch duidelijk te kunnen positioneren is een sterke en duidelijke communicatie van belang. Een bezoeker is op zoek naar informatie die voor hem/haar relevant is. What s in it for me dus. Sommige bezoekers zullen vooraf al (aan de hand van de deelnemerslijst) een selectie hebben gemaakt van de bedrijven die ze willen bezoeken, maar de meeste bezoekers gaan naar een beurs om daar vervolgens alle standen langs te lopen op zoek naar voor hen relevante informatie. Daarbij schenken deze bezoekers gemiddeld 5-10 seconden aandacht aan een stand. Binnen deze 5-10 seconden maakt een bezoeker de afweging of hij over dit bedrijf meer wil weten. In dat geval zal de bezoeker blijven staan, meer informatie vragen, een folder meenemen of in contact komen met de standbemanning. U begrijpt dan ook dat uw boodschap binnen de 5-10 seconden dat de bezoeker uw stand bekijkt zal moeten overkomen. De bezoeker moet na deze 5-10 seconden snappen wie u bent, wat u doet en wat u voor hem/haar kan betekenen. Is dat niet het geval dan zal de bezoeker doorlopen op weg naar de volgende stand. Behoorde deze bezoeker niet tot uw doelgroep, dan is er niets aan de hand natuurlijk. Was dat echter wel het geval maar liep deze door omdat uw boodschap niet duidelijk was dan is dat natuurlijk een gemiste kans. blad 5 van 6

6 Om deze redenen heeft het dan ook geen zin om uw stand aan te kleden met een overkill aan foto s en teksten. De kans dat ze gezien en gelezen worden is immers minimaal. Bovendien geldt dat hoe meer u wilt laten zien (qua foto s en teksten etc.) hoe kleiner de afbeeldingen kunnen worden. Beter is het dan ook u te beperken tot uw propositie en deze zo duidelijk mogelijk en in een opvallend formaat weer te geven. AIDA Het al oude AIDA (Attention-Interest-Desire-Action) geldt dus ook voor uw beursdeelname, al zal de Desire en de Action meestal door uzelf teweeg gebracht moeten worden. Attention en Interest is voldoende om de klant te laten stilstaan bij uw beursstand, wat meestal het teken is voor uw standbemanning om tot Action over te gaan en de bezoeker aan te spreken. Als de standbemanning er dan ook nog in slaagt Desire te realiseren bij uw bezoeker bent u op de goede weg en staat u niets in de weg maximaal te scoren uit uw beursdeelname. Michel Rijnberg directeur Expo Display Service Benelux blad 6 van 6