MI Inhoudsopgave Inleiding 1 Linx opstarten en afsluiten 2 Opstarten 2 Afsluiten 2 Het scherm van Linx 2 Wijzigen van uw wachtwoord/taal 3 Beheer van gebruikers 4 Een gebruiker aanmaken 4 Een gebruiker raadplegen/wijzigen 4 Een gebruiker verwijderen 4 De blokkering van een gebruiker opheffen 4 Indeling in betaalgroepen 5 Een nieuwe betaalgroep creëren 5 Een betaalgroep raadplegen/wijzigen 5 Een betaalgroep verwijderen 5 Loonadministratie groep 6 Loonadministratie: Overzicht werknemers 7 Navigeren 7 Een werknemer opzoeken 8 Een werknemer raadplegen/wijzigen 8 Een nieuwe werknemer ingeven 8 Persoonlijke gegevens 9 Info werknemer 9 Eigen gegevens 9 Een werknemer kopiëren 9 De gegevens van een werknemer afdrukken 10 Loonadministratie: de kalender 11 Maandkalender 11 Raadplegen maandkalender 11 Wijzigen maandkalender 11 Gegevens uit de maandkalender verwijderen 13 Afdrukken van de maandkalender 13 Detail kalender 13 Cumul kalender 13 Telwerken 13 Vaste formules 13 Eenmalige bedragen 14 Speciale uren 14 Mededelingen 14 Jaarkalender 15 Kleuraanduidingen 15 Detailinformatie raadplegen 15 Wijzigen in de kalender 15 Loonadministratie: Loonopdracht voorschot 16 Type voorschot kiezen 16 Voorschotten afdrukken 16 Totaallijn voorschotten 16 Loonadministratie: administratie werkgever 17 Mededelingen aan SD 17 Tabel dagprestaties 17 Tabel vergoedingen 17 SD WORX-gegevens 17 Info ploegen 17 Transacties aanmaken 18 Overzicht geselecteerde werknemers 18
Internet-site SD 20 SD-site algemeen 20 Modeldocumenten 20 Boekhoudersnieuws 20 Handleiding Linx 20 Communicatie via TransX 21 TransX opstarten 21 Gegevens versturen 21 Gegevens ontvangen 21 Gegevens ontvangen en versturen 21 Noodgeval 22 Rapporten TransX 22 Een rapport opvragen 22 Inhoud overzicht transacties of journaal verwijderen 22 Rapport afdrukken 22 Algemeen beheer 23 Gegevens verwijderen 23 Enkel de historiek van de loongegevens verwijderen 23 Alle gegevens van een werkgever verwijderen 23 Alle gegevens van een bepaalde werknemer verwijderen 23 Weergave data 23 Vensters schikken 23 Afkortingen afrekening 24 Wijzigen knoppen maandkalender en groepskalender 24 Afdrukken in Euro of Belgische Frank 25 Uitbreidingen 26 MI Werken in euro 28 Dimona-aangifte 27 Wat is een Dimona-aangifte? 27 Dimona 27 Doelgroepen 27 Procedure 27
MI Inleiding Met deze handleiding willen we u wegwijs maken in Linx, het looninvoerpakket van SD WORX voor de KMO. Eerst en vooral leert u hoe Linx kan opstarten en beveiligen (zie p. 2 en 4). Vervolgens wordt uitgelegd hoe u uw werknemers kunt indelen in betaalgroepen (zie p. 5) en hoe u de loonadministratie van een groep ingeeft (p. 6). Hierna komen alle aspecten van de loonadministratie aan bod (zie p. 7 en verder): - inbrengen van een nieuwe werknemer - een bestaande werknemer kopiëren - raadplegen en wijzigen van de gegevens van bestaande werknemers - invoeren van voorschotten - invullen van de maandelijkse afrekening in de kalender en het raadplegen van de jaarkalender Deze handleiding geeft een introductie in Linx en gaat daarom niet in detail op alles in. Detailinformatie omtrent ieder onderwerp vindt u wel terug in de helpfunctie. Om deze help-informatie op te vragen, plaatst u zich op de rubriek waarover u informatie wenst en drukt u op de F1-toets (of gaat u naar het menu Help / Index). Mocht u toch nog iets onduidelijk blijven, aarzel dan niet en raadpleeg uw dossierbeheerder bij SD WORX, die steeds met raad en daad ter beschikking staat. Verder wordt u uitgelegd hoe u gegevens kunt versturen en ontvangen met TransX, de communicatie-software van SD WORX (zie ook p. 21). Tot slot krijgt u toelichting over het algemeen beheer van Linx (zie p. 23). Versie van: 29-1-2003 Handleiding - LINX Module Invoer 1 / 30
Titelbalk Sluiten Vorig formaat Minimaliseren Menubalk Knoppenbalk Statusbalk Figuur 1
MI Linx opstarten en afsluiten Opstarten Klik in de start-menu onder Programma s SD WORX op het Linxpictogram. Geef in het venster Toegangscontrole uw gebruikersnaam en wachtwoord in. U kunt dit wachtwoord zelf wijzigen (zie infra). Uit veiligheidsoverwegingen wordt het vak Wachtwoord blijvend door sterretjes gemaskeerd bij het ingeven van uw wachtwoord. Bevestig met de OK-knop. of Druk op ENTER. U kunt slechts vijf maal proberen om Linx op te starten. Na vijf mislukkingen (bijvoorbeeld intypen van een verkeerd paswoord) wordt uw gebruiker onmiddellijk geblokkeerd en dient u uw systeembeheerder te contacteren om de blokkering van uw gebruiker op te heffen. Afsluiten Om Linx te sluiten klikt u op de knop. Het scherm van Linx Het venster (in figuur 1) komt automatisch in beeld. U vindt in het scherm van Linx volgende onderdelen terug: - de titelbalk: bevindt zich helemaal bovenaan. Hierin staat de naam van de geopende module of functie die geactiveerd is. - de sluiten-knop: bevindt zich uiterst rechts in de titelbalk en met een klik op deze knop sluit u Linx af. - de maximaliseerknop en de vorig formaat-knop: bevindt zich links van de sluiten-knop en dient om het venster maximaal te vergroten of terug te brengen tot zijn vorige afmetingen. - de minimaliseerknop: bevindt zich links van de maximaliseer of vorig formaat-knop en dient om het venster te minimaliseren. Het venster plaatst zich als een knop op de taakbalk. Door een klik op deze knop kunt u het venster terug in zijn vorig formaat herstellen. - de menubalk: hier vindt u alle opdrachten en functies van Linx terug. - de knoppenbalk: via de knoppenbalk zijn een aantal frequent gebruikte opdrachten onmiddellijk beschikbaar. Een geel label op de knop geeft de functie van de knop weer. Versie van: 29-1-2003 Handleiding - LINX Module Invoer 2 / 30
Figuur 2
- de statusbalk: in de statusbalk verschijnen meldingen in verband met de acties die u onderneemt in Linx. MI Wijzigen van uw wachtwoord/taal Elke gebruiker kan zelf zijn eigen wachtwoord en werktaal wijzigen. Sluit alle geopende vensters. Ga naar het menu Opties / Wijziging wachtwoord/taal. Het venster Verandering wachtwoord/taal verschijnt (zie figuur 2). Geef in het vak Oud wachtwoord uw huidig wachtwoord in en geef vervolgens tweemaal (ter controle) het nieuwe wachtwoord in. Maak eventueel een andere keuze bij Wijzigen taal (Nederlands / Frans). Druk tenslotte op de OK-knop. Versie van: 29-1-2003 Handleiding - LINX Module Invoer 3 / 30
Overzicht gebruikers Figuur 3
MI Beheer van gebruikers Enkel de systeembeheerder heeft toegang tot deze toepassing Beheer gebruikers. Hij kan nieuwe gebruikers aanmaken, wijzigen en verwijderen via een speciaal paswoord dat door SD WORX aangeleverd wordt. Bij een elinx-opstelling worden de gebruikers beheerd door SD WORX. Klik in het openingsvenster op de bovenstaande knop. of Ga naar het menu Beeld / Beheer beveiliging. U komt in het venster Beheer gebruikers terecht (zie figuur 3). Een gebruiker aanmaken Klik op de knop en vul de volgende gegevens in: de gebruikersnaam (maximum 8 karakters) de volledige naam van de gebruiker het wachtwoord (maximum 8 karakters) de taal (Nederlands of Frans) toelating tot de loongegevens toegelaten werkgevers / groepen Klik op de knop OPMERKINGEN: om de gegevens te bewaren. 0 Wanneer u het aankruisvakje Toegang tot loongegevens uitschakelt, dan heeft de gebruiker geen toegang tot het brutoloon, uurloon, baremabrutoloon en barema-uurloon van de werknemers. 0 Ook in de module Rapportering (indien u over deze module beschikt) kan hij geen rapport met loongegevens samenstellen en/of uitvoeren. 0 Analoog kan u ook de toegang tot beveiligde vrije rubrieken beperken. U stelt dit in bij structuur vrije rubrieken. Enkel een gebruiker die toegang heeft tot de beveiligde vrije rubrieken kan de beveiliging van een rubriek wijzigen. 0 U bepaalt in het overzicht de werkgevers/groepen waartoe de gebruiker toegang krijgt. Het blauwe vinkje geeft aan dat een groep geselecteerd is en dat de gebruiker toegang heeft tot die groep. Klikken op een lijn betekent steeds een wijziging (selecteren of deselecteren) op dat niveau en de eventueel onderliggende niveaus. De drie niveaus zijn, van hoog tot laag, concern - werkgever - groep. Een gebruiker raadplegen/wijzigen Selecteer in het overzicht de gebruiker. De bestaande definitie wordt getoond. Breng de wijzigingen aan. U kunt alle onderdelen van de definitie wijzigen, behalve de gebruikersnaam zelf. Klik op de knop Een gebruiker verwijderen om de wijzigingen te bewaren. Selecteer in het overzicht van de gebruikers de gebruiker die u wilt verwijderen. Klik op de knop. De blokkering van een gebruiker opheffen Wanneer een gebruiker vijf maal na elkaar een verkeerd paswoord ingeeft (zie ook p. 2), wordt de gebruiker geblokkeerd en dient deze blokkering verwijderd te worden. Selecteer in het overzicht de geblokkeerde gebruiker. De bestaande definitie wordt getoond. Schakel het aankruisvakje Gebruiker geblokkeerd uit. Versie van: 29-1-2003 Handleiding - LINX Module Invoer 4 / 30
Overzicht betaalgroepen Figuur 4 Figuur 5
Druk op de OK-knop. MI Indeling in betaalgroepen Voor alle taken in het kader van de loonadministratie zal u eerst moeten aanduiden voor welke werknemers (of voor welke betaalgroep) u een taak wenst uit te voeren. Een juiste samenstelling van uw betaalgroepen is van groot belang voor een vlotte loonadministratie. U groepeert immers de werknemers waarvan u steeds de loonadministratie samen verzorgt. Een eenvoudig voorbeeld hiervan is een indeling in arbeiders en bedienden (als u deze tenminste afzonderlijk afrekent). Standaard beschikt u reeds over twee betaalgroepen. - Alle werknemers met alle werkgevers/werknemers uit uw concern (werknemers uit dienst inbegrepen) - Alle werknemers in dienst met alle werkgevers/werknemers uit uw concern, voor zover ze niet uit dienst of geschorst zijn. Deze betaalgroepen en de betaalgroepen die u zelf aanmaakt, worden op de werkbalk in het overzicht Betaalgroepen getoond (zie figuur 4). Klik op bovenstaande knop om het beheer van de betaalgroepen te openen. Het venster Beheer betaalgroepen komt in beeld (zie figuur 5). Een nieuwe betaalgroep creëren Klik op de knop. Geef in het vak Naam de benaming van de nieuwe betaalgroep in. Bepaal in de rubriek Werkgevers/groepen in betaalgroep welke werknemers in de betaalgroep opgenomen worden. Standaard worden de werknemers, die reeds in een vorige maand uit dienst gingen, niet in de betaalgroep opgenomen. Wenst u deze uit diensten toch op te nemen, activeer dan het aankruisvakje Uit diensten mee selecteren. Klik op de knop bewaren. OPMERKING: om de gegevens van de nieuwe betaalgroep te 0 De werkgevers/groepen die u in de betaalgroep wilt weerhouden, dient u te selecteren. Een blauw vinkje geeft aan dat een groep geselecteerd is. Klikken op een lijn betekent steeds een wijziging (selecteren of deselecteren) in de status van deze lijn en de eventueel onderliggende niveaus; de drie niveaus zijn, van hoog tot laag, concern - werkgever - groep. Een betaalgroep raadplegen/wijzigen Selecteer in het overzicht van de betaalgroepen de betaalgroep. De bestaande definitie wordt getoond. Breng eventueel de wijzigingen aan. Klik op de knop om de wijziging(en) te bewaren. Een betaalgroep verwijderen Selecteer in het overzicht van de betaalgroepen de betaalgroep die u wilt verwijderen. Klik op de knop. Versie van: 29-1-2003 Handleiding - LINX Module Invoer 5 / 30
Figuur 6
MI Loonadministratie groep Een aantal afwezigheden kunt u inbrengen op groepsniveau. De wijzigingen die u aanbrengt op groepsniveau worden automatisch overgezet in het werkschema van iedere werknemer die tot die groep behoort. Bijkomende rustdag bouwsector (RBN) Rustdag arbeidsduurvermindering bouwsector (RBG) Dag werkloosheid door staking bouwsector (DWS) Klik op de knop om de wijziging(en) te bewaren. Sluit tenslotte de kalender af. OPMERKINGEN: Klik op bovenstaande knop om de jaarkalender van de groep te openen. Selecteer de groep waarvoor u een of meer afwezigheden wilt inbrengen. Klik op de OK-knop. Het venster Jaarkalender met identificatie van de groep en de jaarkalender verschijnt (zie figuur 6). De dagen met gewone prestaties zijn wit of blanco. De inactiviteitsdagen zijn donkergrijs. De maanden die voorbij zijn lichtgrijs. Selecteer de periode waarvoor u een afwezigheid wilt bepalen. Klik op de knop met het type afwezigheid dat u wilt ingeven. U beschikt standaard over volgende afwezigheden: Vakantiedagen (VAK) Inhaalrustdagen (IR) Betaalde feestdagen (BF) Bijkomende vakantiedagen Paritair Comité (BVP) Economische werkloosheid (EW) Versie van: 29-1-2003 Handleiding - LINX Module Invoer 6 / 30 0 Om de wijzigingen te verwijderen, selecteert u de gewenste dagen en drukt op de Delete-toets. 0 De inhoud van de knoppen kunt u zelf bepalen (zie ook p. 24). 0 U kunt alleen plannen in een geldige kalenderperiode. Een kalenderperiode is geldig voor een bepaalde groep als alle werknemers die in die groep zitten zich in een uitgerolde en niet-berekende loonperiode bevinden. De begindatum van een geldige periode is dan ook de datum die net na de laatste loonberekening ligt van de laatst berekende werknemer. De einddatum van een geldige periode is de laatste dag die voor alle werknemers van de groep klaarstaat in de kalender. Bijvoorbeeld: Als voor één werknemer de kalender maar uitgerold is tot 31.08.2000 en de kalender is voor alle andere werknemers van de groep uitgerold tot 31.12.2000, dan is de einddatum van de geldige kalenderperiode voor die groep 31.08.2000. 0 Klik de knop om naar het vorige kalenderjaar te gaan. Klik de knop om naar het volgende kalenderjaar te gaan. Met de knop Afdrukken kunt u de kalender van een geselecteerde groep afdrukken.
Opzoekfunctie Betaalgroepen Figuur 7
MI Loonadministratie: Overzicht werknemers Klik op bovenstaande knop om het overzicht van de werknemers te openen. U moet eerst de betaalgroep te selecteren. Enkel de werknemers die tot de geselecteerde betaalgroep behoren, worden in dit overzicht weergegeven (zie figuur 7). Wanneer u een werknemer selecteert of aanklikt, krijgt u op het rechtse schermonderdeel de volgende detailinformatie (zie figuur 7): - de naam - het nummer van de groep waartoe de werknemer behoort - het nummer van de werknemer - het nummer van de werkgever - de datum uit dienst - de loonperiode waarvoor de kalender in voorbereiding staat - het aantal voorschotten dat voor de opgegeven loonperiode reeds via Linx werd berekend. Aan de hand van iconen wordt de status van een werknemer aangeduid: de werknemer is uit dienst (rode kleur). de werknemer is geschorst voor de loonberekening (blauwe kleur). er is een transactie voor deze werknemer aangemaakt, maar deze is nog niet naar SD WORX doorgestuurd. de aangemaakte transactie is naar SD WORX verstuurd - de kalender van de volgende maand werd echter nog niet opgehaald. er werden alleen transacties van vaste gegevens aangemaakt voor deze werknemer. de transacties van alleen vaste gegevens werden doorgestuurd naar SD WORX. het versturen van de transacties van afrekening of voorschot is mislukt. het versturen van de transacties van enkel vaste gegevens is mislukt. OPMERKINGEN: 0 In het overzicht staan de werkgevers steeds alfabetisch gerangschikt. Per werkgever worden de werknemers eerst per groep gerangschikt en binnen de groep kunt u opteren voor een alfabetische rangorde of voor een rangschikking op werknemernummer. Neem contact op met uw dossierbeheerder bij SD WORX om de rangorde binnen de firma te bepalen. 0 Wanneer u dubbelklikt op een betaalgroep of werkgever, dan vouwt u de betaalgroep of werkgever dicht of open. Door dit open- of dichtklappen wordt het geheel overzichtelijker. Navigeren In het overzicht kunt u onderstaande navigatieknoppen gebruiken om van het ene gegeven naar het andere te gaan. Versie van: 29-1-2003 Handleiding - LINX Module Invoer 7 / 30
Figuur 9 Figuur 8
MI Wanneer u op firmaniveau staat, navigeert u naar de volgende of vorige firma. Heeft u een werknemer geselecteerd, dan gaat u naar de vorige of volgende werknemer. Een werknemer opzoeken U kunt de alfabetische zoekfunctie gebruiken om een werknemer op te zoeken in het overzicht (zie ook figuur 7). Typ het gezochte gegeven (of de eerste letters ervan) in het omlijnde veld. Klik vervolgens op de knop met het vergrootglas. De cursor verplaatst zich in het overzicht naar de werknemer die beantwoordt aan uw ingebrachte criteria in het opzoekvak. De gegevens van de werknemer kunnen opgedeeld worden in drie soorten (gespreid over een acht tabkaarten): - De persoonlijke gegevens, nodig voor de loonberekening van de werknemer: de persoonsgegevens (tabkaart Persoon ) de gezinsgegevens (tabkaart Gezin ) de contractgegevens (tabkaart Contract ) de administratiegegevens (tabkaart Administr. ) de gegevens bij uit dienst: enkel in te vullen wanneer de werknemer uit dienst gaat in de loonperiode die in voorbereiding staat (tabkaart Uit dienst ) - Info werknemer (tabkaart Info Werknemer ) - Eigen gegevens (tabkaarten Eigen 1 en Eigen 2 ) U kunt slechts één werknemer tegelijkertijd openen en raadplegen. U kunt ook een werkgever of groep opzoeken met deze zoekfunctie. Een werknemer raadplegen/wijzigen Een nieuwe werknemer ingeven Selecteer in het overzicht de gewenste werknemer. Druk op bovenstaande knop. Klik op de tabkaart waarvan u gegevens wilt raadplegen/wijzigen (zie figuur 8). Breng de wijzigingen aan. Klik op de knop om de gegevens te bewaren. Klik op bovenstaande knop. U krijgt een venster Lijst werkgevers aangeboden (zie figuur 9). Selecteer bij welke werkgever de nieuwe werknemer in dienst komt. Geef door middel van de pijltjes onder Eerste Loonperiode de maand en het jaar op waarvoor de eerste loonberekening moet gebeuren. Het dossier van de nieuwe werknemer wordt geopend en u kunt nu de gegevens van nieuwe werknemer inbrengen (zie figuur 10). Klik op de knop om de gegevens te bewaren. Versie van: 29-1-2003 Handleiding - LINX Module Invoer 8 / 30
Figuur 11 Figuur 12
Persoonlijke gegevens Wanneer u op de F1-toets drukt, krijgt u helpinformatie over de tabkaart of het vak waar u gepositioneerd staat. Om een correcte loonadministratie te kunnen garanderen, worden de waarden van een aantal belangrijke velden gecontroleerd of gevalideerd. Info werknemer Hier vindt u een aantal nuttige adressen en aansluitingsnummers van officiële instanties - op basis van het paritair comité van de werknemer - terug. Deze informatie wordt automatisch ingevuld na het bewaren van het persoonsdossier van de werknemer. Eigen gegevens Voor eigen gegevens beschikt u in elk van de twee Eigen -tabkaarten over acht vrije rubrieken en een memoveld (zie figuur 11). In het memoveld kunt u vrij tekst ingeven (max. 420 karakters). De inhoud van de vrije rubrieken kunt u zelf definiëren: Sluit alle vensters af. Ga naar het menu Opties / Structuur vrije rubriek. In de rubriek Benaming tabbladen kunt u voor elk tabblad een titel invoeren. In de rubriek Eigenschappen vrije rubrieken kunt u voor elk van de 16 vrije rubrieken de omschrijving, de maximum lengte en het datatype bepalen (zie figuur 12). U kan aanduiden of een vrije rubriek al dan niet beschermd is. Beschermde rubrieken zijn niet zichtbaar voor gebruikers die daar niet de toestemming voor gekregen hebben. Klik tenslotte op de OK-knop. MI OPMERKINGEN: 0 De vrije gegevens van de werknemer worden standaard niet mee afgedrukt. Indien u deze "eigen gegevens" bij het afdrukken van de individuele gegevens van de werknemer (zie p. 10) wilt afdrukken, dan moet u het aankruisvakje Afdrukken vrije rubrieken bij afdruk vaste gegevens werknemer aanschakelen. 0 Vrije rubrieken zijn volledig in uw eigen beheer. Zij worden niet aan SD WORX doorgestuurd. 0 Beschikt u over de module Rapportering, dan kunt u de inhoud van alle vrije rubrieken in rapporten verwerken (met uitzondering van de memovelden). Bij aanwerving van een arbeider uit de bouwsector (Paritair Comité 124) of uit het vervoer, subsector van het gemeenschappelijk vervoer ten lande (Paritair Comité 140.01, 140.02 en 140.03) dient u een Dimona-aangifte te versturen. Voor meer informatie omtrent de Dimona-aangifte verwijzen we u naar p. 27 en verder). Een werknemer kopiëren U kunt een werknemer kopiëren om een werknemer die vroeger in dienst was terug aan te werven of een werknemer van een ene werkgever naar de andere werkgever over te brengen. Selecteer de werknemer die u wilt kopiëren in het venster Overzicht werknemers en druk op bovenstaande knop. Het vensters Lijst werkgevers komt in beeld. Selecteer de werkgever waarbij de werknemer in dienst komt. Versie van: 29-1-2003 Handleiding - LINX Module Invoer 9 / 30
MI Als u een bestaande werknemer kopieert, worden de vaste gegevens van de 8 tabkaarten van het persoonsdossier gekopieerd, met uitzondering van de: de datum in dienst, de datum uit dienst, het werkschema, het bankrekeningnummer en de gegevens van de tabkaart Uit dienst. De gegevens van een werknemer afdrukken Open de werknemer waarvan u de gegevens wenst af te drukken (zie ook p. 8). Klik op de knop. Versie van: 29-1-2003 Handleiding - LINX Module Invoer 10 / 30
Figuur 13
MI Loonadministratie: de kalender In de kalender kunt de afwijkende prestaties van een werknemer ingeven. Selecteer in het overzicht de gewenste werknemer en druk op bovenstaande knop. of Dubbelklik de werknemer in het overzicht waarvan u de kalender wilt invullen. De maandkalender verschijnt in beeld (zie figuur 13). U kunt in de maandkalender de prestaties van de werknemer raadplegen en wijzigen. Klik op de knop om de gegevens te bewaren. Onderaan in het scherm vindt u een aantal tabkaarten waarin u gegevens kunt raadplegen (Cumul kalender en telwerken) en loongegevens kunt ingeven (vaste formules, eenmalige bedragen, speciale uren en mededelingen). Deze tabkaarten worden hierna in detail besproken. Maandkalender Raadplegen maandkalender De datum van een prestatiedag staat in het zwart; een inactiviteitsdag is blauw gekleurd. U kunt de details van een dag raadplegen door op de dag te klikken; het aantal uren en de aard van de uren verschijnen in de detaillijnen onder het raster. Met de knop navigeert u naar de vorige maand en met de knop navigeert u naar de volgende maand. Als u dubbelklikt op een dag in de maandkalender, dan verschijnt het venster Detailkalender. Dit venster biedt u een overzicht van alle uren, aard van aan- of afwezigheid en eventueel ploegcodes. Wijzigen maandkalender Maanden die al berekend werden, kunt u niet wijzigen in de maandkalender. Als er correcties uitgevoerd moeten worden, dan moet u dit doorgeven in de tabkaart Mededelingen. Eerst selecteert u één of meer dagen in de maandkalender: - Een dag: Als u één dag wil selecteren, klik dan met de muis op de betreffende dag. In de maandkalender vindt u de prestaties op basis van het werkschema van de werknemer. Versie van: 29-1-2003 Handleiding - LINX Module Invoer 11 / 30
- Een reeks opeenvolgende dagen: Om een reeks opeenvolgende dagen te selecteren, klik dan met de muis op de eerste dag van de reeks, sleep de muis naar de laatste dag van de reeks en laat de linkermuisknop los. of Selecteer de eerste dag van de reeks, hou de SHIFT-toets ingedrukt en klik op de laatste dag van de reeks. - Een reeks niet-opeenvolgende dagen: Als u verschillende, niet opeenvolgende dagen wil selecteren, klik dan met de muis op de eerste dag, hou de CTRL-toets ingedrukt en klik op de andere dagen. Daarna wijzigt u de inhoud van de geselecteerde dag(en). U kunt het aantal uren, de aard en eventueel de ploegcode wijzigen. Per dag kunt u maximum twee verschillende aan- of afwezigheden invullen. Per dagdeel kunt u het aantal uren, de aard van de afwezigheid en een andere ploegcode invullen in één van de twee detaillijnen. Als u de twee detaillijnen invult, dan vult Linx altijd automatisch DET(ail) in op de betreffende dag in de maandkalender. Aantal uren Als u het aantal uren wil wijzigen, dan moet u het aantal uren invullen in het eerste invulvakje van een detaillijn - wanneer u over ploegcodes beschikt, dan is het tweede invulvakje beschikbaar voor het aantal uren. MI OPMERKINGEN: 0 Als u een afwijkend aantal uren invult, dan vult Linx dit automatisch in de maandkalender in. 0 Als het aantal uren niet afwijkt, maar de aard van de aan- of afwezigheid wel, dan vult Linx automatisch de aard in. Wanneer u uren ingeeft in de detaillijnen dan dient u deze steeds te herrekenen naar het tiendeligstelsel en ook op die manier in te geven in de maandkalender. Bijvoorbeeld: 8u 30 min wordt 8,50 8u 15 min wordt 8,25 Ploegcode Wanneer u over ploegcodes beschikt, kunt u de gewenste ploegcode in het eerste invulvak van een detaillijn invullen. OPMERKINGEN: 0 Voor de vijf eerste ploegcodes zijn knoppen voorzien. 0 Wilt u voor het eerst met ploegen werken, raadpleeg dan eerst uw dossierbeheerder bij SD WORX. 0 De ploegwaarden kunt u raadplegen onder Info ploegen (zie p. 17). Type aan- of afwezigheid Als u de aard van de aan- of afwezigheid wil wijzigen, vul dan de gewenste aard in het tweede invulvak van een detaillijn in. Wanneer u over ploegcodes beschikt, geeft u het type in het derde invulvak in. Versie van: 29-1-2003 Handleiding - LINX Module Invoer 12 / 30
Figuur 14 Figuur 15 Figuur 16 Figuur 17
OPMERKINGEN: 0 Voor de zes meest voorkomende afwezigheden - gewerkte dag (Gw), vakantie (Vak), ziekte (Zk), werkloosheid om economische redenen (Ew), betaalde feestdag (Bf) en inhaalrust bezoldigd (Ir) - zijn er standaardknoppen voorzien. Klik op voor een ander type afwezigheid. 0 Als u de aan- of afwezigheid van een deeltijdse werknemer wil vervangen door een inactiviteitsdag, druk dan op de Delete-toets. 0 U kunt de afkortingen van het kalenderraster veranderen (zie ook p. 24). Gegevens uit de maandkalender verwijderen Selecteer één of meerdere dagen waarvan u de prestatie of afwezigheid wilt verwijderen. U beschikt over de volgende mogelijkheden: - Klik op de knop Verblanken. of Druk op de Delete-toets om de ingezette ploegen, uren en dagcodes te verwijderen. - Klik op de knop Terugzetten planning om het oorspronkelijke werkschema terug te zetten. - Klik op de knop Wijzigingen ongedaan maken om de laatste wijziging die u heeft aangebracht ongedaan te maken. - Ga naar het menu Bewerken / Wijziging Ongedaan maken om alle wijzigingen die u aangebracht heeft (na de vorige keer bewaren) in alle tabkaarten van de maandkalender van een werknemer ongedaan te maken. Afdrukken van de maandkalender Klik op de knop. of Ga naar het menu Bestand / Afdrukken. Activeer het keuzerondje Loonopdracht Kalender Huidige Loonperiode of Loonopdracht Kalender Andere Loonperiode. MI Detail kalender Wilt u de details van de hele kalendermaand raadplegen, dubbelklik dan (eender waar) in het kalenderraster (zie figuur 14). U krijgt een overzichtsvenster aangeboden. Cumul kalender In deze fiche vindt u het totaal van dagen en uren per soort prestatie, zoals die in het maandkalender van de maand in kwestie aanwezig zijn (zie figuur 15). Telwerken Deze tabkaart is alleen aanwezig voor de maand in voorbereiding. Een telwerk laat u toe om (reeds berekende) loonelementen over het lopende kalenderjaar in cumul op te volgen (zie figuur 16). Standaard bevat de fiche reeds een telwerk voor de opvolging van de wettelijke vakantiedagen. Raadpleeg uw dossierbeheerder bij SD WORX voor de initiatie van bijkomende telwerken. Vaste formules Deze tabkaart is alleen aanwezig voor de maand in voorbereiding. In deze fiche vindt u bedragen (of de samenstelling ervan) terug die iedere maand opnieuw moeten berekend worden (zie figuur 17). Enkel Aard vergoeding, "Toep."en Bedrag kunt u zelf invullen / wijzigen. Voor andere invoer of wijzigingen raadpleegt u uw contactpersoon bij SD WORX. Versie van: 29-1-2003 Handleiding - LINX Module Invoer 13 / 30
Figuur 18 Figuur 19 Figuur 20
Wilt u dat een formule eenmalig (voor de maand in voorbereiding) niet wordt toegepast, dan kiest u onder de kolom Toep (assen) voor Neen. U kunt een formule verwijderen door ieder vak (onderdeel) van de formule leeg te maken met de Delete-toets of door in ieder vak van de formule bovenaan in de keuzelijst de blanco-waarde te kiezen. Eenmalige bedragen Deze tabkaart is alleen aanwezig voor de maand in voorbereiding. Een bedrag, dat enkel moet opgenomen worden in de loonperiode die in voorbereiding staat, vult u in deze fiche in (zie figuur 18). Speciale uren Deze tabkaart is alleen aanwezig voor de maand in voorbereiding. In deze fiche vult u extra te betalen uren in die niet in de prestatiekalender thuishoren, bijvoorbeeld: overuren (zie figuur 19). Vult u geen uurloon in, dan geldt het vaste uurloon van de werknemer; vult u geen percentage in, dan geldt 100%. OPMERKING: 0 Indien u met automatische ploegtoeslagen werkt, kunt u ook het nummer van een ploeg ingeven. Mededelingen Deze tabkaart is alleen aanwezig voor de maand in voorbereiding. Indien u informatie over de persoonsgegevens of loongegevens van een werknemer niet in de standaard schermen/rubrieken kwijt kunt, dan kunt u ze in deze tabkaart ingeven (zie figuur 20). Vaste mededelingen loonsopdracht, zoals ingebracht bij de contractgegevens van de werknemer, worden hier ook vermeld. MI OPMERKINGEN: 0 Een op de tabkaart geeft aan dat er gegevens aanwezig zijn (enkel voor formules en vaste mededelingen). 0 Een op de tabkaart geeft aan dat er invoer of wijzigingen zijn gebeurd die nog niet aan SD WORX werden doorgestuurd. Versie van: 29-1-2003 Handleiding - LINX Module Invoer 14 / 30
Figuur 21
Jaarkalender MI Wijzigen in de kalender Dubbelklik de dag waarvan u de kalender wil raadplegen of wijzigen. U begeeft zich naar de maandkalender waar u de wijziging kunt aanbrengen. Selecteer in het overzicht de gewenste werknemer. Klik op de bovenstaande knop. In de jaarkalender kunt u de prestaties van de werknemer enkel raadplegen. Kleuraanduidingen In de jaarkalender vindt u volgende kleuraanduidingen terug (zie ook figuur 21) - de dagen met gewone prestaties (looncode 0010) zijn blanco. - de inactiviteitsdagen (weekends) zijn grijs. - de jaarkalender van een geschorste werknemer is blauw. - de dagen waarop de werknemer niet in dienst is, zijn donkergrijs. - de dagen met afwijkende looncodes (afwezigheden) zijn in specifieke kleuren weergegeven. In de vakjes ziet u de afkortingen van deze afwezigheden. Detailinformatie raadplegen Wanneer u op een dag in de jaarkalender klikt, krijgt u een geel tekstvak met de datum, het aantal uren, het type aan- of afwezigheid en eventueel de ploegcode van die dag. Over de inactiviteitsdagen kunt u geen informatie raadplegen. Versie van: 29-1-2003 Handleiding - LINX Module Invoer 15 / 30