MVGM INKOOP INKOOP & CONTRACTMANAGEMENT VOOR OPTIMALISATIE VAN UW CONTRACTEN
MVGM INKOOP INKOOP & CONTRACTMANAGEMENT VOOR OPTIMALISATIE VAN UW CONTRACTEN Afspraken van inkoop gaan steeds vaker over meer dan MVGM kan de door haar opgestelde inkoopcontracten alleen prijs. Het vastleggen van gemaakte afspraken en voorwaarden leveranciers meten en sturen. Het in de vorm van een overeenkomst lijkt normaal, ultieme doel, een betere service en lagere (keten) echter alleen vanuit de leveranciers- of beperkt vanuit kosten behalen. MVGM maakt de inkoopcontracten opdrachtgeverszijde. In de praktijk ontstaan dan al snel specifi ek en voor alle betrokkenen meetbaar. Afspraken gebrekkige overeenkomsten waar u als Opdrachtgever die bijdragen aan de kwaliteit van de inkoopcontracten eigenlijk niet gelukkig mee bent en niet zeker bent van en voorwaarden worden procesmatig gemonitord. wat u krijgt of koopt. Er is nauwelijks een verband te leggen tussen de gemaakt afspraken, de uitvoering en Om dit goed te regelen hebben de inkoopcontracten de controle op het nakomen van de afspraken. van MVGM ook prestatieafspraken (SLA en KPI). Echter zijn deze opgesteld vanuit beide oogpunten De gemaakte afspraken met leveranciers zijn vaak divers, niet specifi ek, noch meetbaar en niet SMART van zowel leverancier als MVGM. Dit maakt het tot een geheel wat ook echt een bijdrage levert. te noemen. 2 3
KAN MVGM U HELPEN Uw strategie bepaald ons advies en keuze van de leverancier(s). Wilt u zekerheden van de leveranciers, wilt u vernieuwingen, wij bieden een gepaste oplossing. Door het collectief inkopen kunnen wij naast de goede bruto prijzen ook kortingen bieden. Zo realiseert MVGM een stabiele omgeving op het gebied van servicekosten, dit door keuze van een juiste contractvorm en prijsonderhandeling. Besparingen van 20% zijn geen uitzondering. Kortom goede prijsvormingen en contracten met uitstekende voorwaarden, dit zonder afbreuk te doen aan de inhoud, dienstverlening en leveranciers onder druk te zetten. Een werkbare omgeving voor alle betrokken partijen is het uitgangspunt van de samenwerking. KAN MVGM U HELPEN Nieuwste ontwikkelingen binnen MVGM Inkoop Door het bundelen van contracten worden door leveranciers kortingen geboden die MVGM zal reserveren voor het bieden van prijs vaste contracten. MVGM neemt voor u als klant de indexering voor haar rekening gedurende de periode dat u deelneemt aan de collectieve inkoop; Het realiseren van vaste servicekosten (fi xed fee); Ook niet klanten van MVGM kunnen deelnemen en gebruik maken van de MVGM inkoop. 4 5
HUIDIGE WIJZE VAN INKOPEN WERKWIJZE INKOOPSCAN CREDITEUREN BESTAND FACTURATIE STROMEN NEN RUBRICERING MODEL VAN INKOOP BESTAANDE CONTRACTPARTIJEN PER DISCIPLINE Na de inkoopscan volgen INKOOPBELEID Aan de hand van de inkoopscan is het mogelijk om uw huidige inkoopbeleid bij te sturen. Door het inkoopbeleid te borgen binnen uw organisatie voorkomt u dat uw medewerkers eigen voorwaarden en keuzes gaan maken die niet passen binnen het overeengekomen, organisatie brede inkoopbeleid en weten medewerkers precies wat ze wel en wat ze niet zelf mogen inkopen. RISICOANALYSE ADVIES INKOOPHANDBOEK Om werkelijk resultaat te boeken moeten handvatten geboden worden aan iedereen die te maken heeft met INKOOPSCAN inkoop. Handvatten zijn te vinden in het inkoophand- Middels een inkoopscan kan MVGM u adviseren en boek. samen bekijken of uw huidige inkoopwijze van deze tijd is. Loopt uw crediteurenbestand niet vol? Kunnen uw facturatiestromen eventueel naar beneden? Voldoen uw contracten wel aan de gestelde (NEN) normen? Ook kan gezamenlijk een model van inkopen bepaald INKOOPJAARPLAN In dit inkoopjaarplan worden de beleidsdoelstellingen uitgewerkt naar een concrete aanpak voor het volgende jaar. worden en kunnen de huidige risico s in beeld worden gebracht. Dit tezamen zal leiden tot een advies om beter in te kopen! 6 7
DUURZAAMHEID GROENE GEDACHTE De groene gedachte van MVGM is nadrukkelijk aanwezig binnen het inkooptraject. MVGM stelt doelstellingen en eisen aan leveranciers om zich bewust bezig te houden met duurzaamheid. Doelstellingen die MVGM samen met de leveranciers o.a. wil realiseren zijn Collectief inkopen van 100% groene energie (met certifi caten Groen en CO² reductie); Afvalmanagement op de werkvloer; DUURZAAMHEID ETHIEK MVGM voert een gedragscode voor haar medewerkers en leveranciers. Bepalingen ten aanzien van transparantie van handelen onder andere op inkoopgebied worden hierin beschreven. MVGM neemt afstand van onethisch zaken doen, kinderarbeid of zodanig opereren dat dit schadelijk is voor het milieu. Afvalverbranding reductie (gerealiseerd als eerste beheerder van Nederland CO² Neutraal verbranding ); Duurzaamheid scans voor appartementen, kantoren, winkels, e.d. 8 9
INKOOP BINNEN MVGM Inkoop binnen MVGM vindt plaats langs een drietal uitgangspunten In ons handelen streven we transparantie na door het doen van een inzichtelijk selectie- en contracteringsproces. Het intern en extern communiceren hierover en intern delen van kennis is van wezenlijk belang voor ons succes. Het inkopen gebeurt door gekwalificeerd personeel, volgens vastgestelde procedures, met behulp van daarvoor ontwikkelde systemen en bij door MVGM geaccrediteerde leveranciers. De wijze van goedkeuring van leveranciers verloopt volgens een vaste procedure. In ons handelen streven we naar een zo effi ciënt mogelijke en passende werkwijze, op welk gebied we ons continue ontwikkelen en waarin we INKOOP BINNEN MVGM Dit moet leiden tot een optimale bijdrage aan de kwaliteit en kosten van de af te nemen diensten. Het verbeteren van onze inkoop is een continue aandachtsgebied. Verbeteringen bereiken we door Professionalisering van de inkoop door middel van geselecteerde medewerkers met kennis, kunde en ervaring van inkoop- en contractmanagement. Tevens is een brede selectie van medewerkers met specialistische kennis, direct of zijdelings bij de inkoop betrokken. Verstrekken en delen van (management) informatie over het inkoop(proces) en contractmanagement(proces). Hier wordt inhoud aan gegeven door een inkoopportaal op ons intranet, een inkoop kennis en contracten database, structurele bijeenkomsten, nieuwsbrieven ook een bijdrage van leveranciers verwachten. en periodieke communicatie. Optimaal gebruik te maken van de huidige en nieuwe ICT technologieën ter verbetering van het inkoopproces. 10 11
TOEKOMST MVGM verbetert zich continu op inkoop. Dit is ook voor leveranciers merkbaar. Het is voor ons van belang dat een leverancier positief staat tegenover het gezamenlijk initieren en uitvoeren van verbeterprogramma s, of dat de leverancier daar zelf initiatieven in neemt. De inkoop verbeterprogramma s van MVGM spitsen zich toe op o.a. de volgende gebieden: TOEKOMST Beheer van leveranciersrelaties Toepassen van duidelijke acceptatie- en beoordelingscriteria Meten van leveranciersprestaties; doelstellingen op het gebied van bijvoorbeeld responstijden en klachtenafhandeling zullen in overeenkomsten worden aangescherpt Gezamenlijk vaststellen en uitvoeren van verbeteracties Efficiency van het inkoopproces Gebruik van slimmere templates (offerte aanvragen, contracten) E-facturing (digitale factuurverwerking) Uniformiteit van overeenkomsten 11 12
OVERAL IN NEDERLAND MVGM INKOOP EEN SOLIDE ONDERNEMING MVGM Inkoop is onderdeel van MVGM. MVGM neemt, vanuit zo n 20 kantoren ontzorgt MVGM haar opdrachtgevers op het vlak van vastgoedmanagement, het uitvo- als dé vastgoedregisseur, de gehele of gedeeltelijke regie van de vastgoedportefeuilles van haar opdrachtgevers uit handen. Met meer dan 500 medewerkers en van bedrijfsonroerend goed. eren van taxaties en de koop, verkoop, aan- of verhuur Door de focus op kwaliteit, betrokkenheid en haar innovatieve kracht creëert MVGM een optimaal resultaat voor opdrachtgevers en is daarmee toonaangevend op de Nederlandse markt. De organisatie heeft een aantal kernwaarden die de identiteit als geheel verwoorden: Betrokken door onze dienstverlening af te stemmen op de wensen van onze opdrachtgevers. Resultaatgericht door te streven naar optimaal rendement en door proactief in te spelen op veranderingen. Innovatief gericht op vernieuwingen, verbeteringen en oplossingen. Kwaliteit van onze dienstverlening door onze kennis, ervaring en gedrevenheid en onze aandacht voor duurzaamheid. 13 14
CONTACT Neem contact met ons op voor specifi eke informatie over onze dienstverlening. www.mvgm.nl