CONCEPT Uitwerking toezichtkader Stichting BOOR Gemete Rotterdam 25-3-2013 Inhoudsopgave 1. Partij 2. Achtergrond/overweging 3. Financiële kaders 4. Nadere invulling relatie 5. Process 6. Informatie 7. Evaluatie 8. Geheimhouding 9. Knisgeving 10. Varia Inleiding Het rapport Het bijzondere karakter van het opbaar onderwijs gewaardeerd verankerd van de commissie Governance Opbaar Onderwijs heeft e advies aan B &W uitgebracht over de relatie tuss de gemete het Bestuur Opbaar Onderwijs Rotterdam (BOOR). Conclusies zijn onder andere dat het algeme bestuur van BOOR de gemete hun toezichthoudde rol onvoldode hebb uitgeoefd. In het rapport word diverse aanbeveling gedaan om deze rol aan beide kant te versterk. Zo roept aanbeveling 5 de gemeteraad op om jaarlijks e gesprek over de wezskmerk van het opbaar onderwijs te voer met het algeme bestuur. Verder beveelt de commissie aan om de - verantwoordingsverplichting tuss algeme bestuur gemeteraad (bij reglemt) nader uit te werk om duidelijk te krijg over welke punt op basis van welke kaders toezicht gehoud wordt (aanbeveling 20). Beide aanbeveling kom sam in art. 13.2 van de statut van BOOR waarin is opgom dat gemete stichting met inachtneming van door de gemete te gev algeme aanwijzing omtrt reikwijdte, inhoud vormgeving e toezichtkader opstell. Bij de gewijzigde statut van BOOR van 2012 was e leidraad voor het toezichtkader als bijlage toegevoegd. De leidraad is in deze Uitwerking toezichtkader stichting BOOR gemete Rotterdam nader geconcretiseerd verfijnd. Er word onder meer handvatt aangereikt voor het voer van het gesprek van de raad met het algeme bestuur van BOOR over de wezskmerk e uitgewerkt kader aangebod met het oog op de - verantwoordingsverplichting van het algeme bestuur van BOOR aan de gemeteraad. Daarnaast wordt aandacht besteed aan diverse andere zak als e nadere invulling van de relatie tuss gemete BOOR, process van afstemming, evaluatie. Deze Uitwerking toezichtkader is ge statisch documt. De gemeteraad stichting BOOR stell in ieder geval iedere vier jaar e gewijzigde versie van dit documt op keur dit goed. Bij het toezicht wordt uitgegaan van het principe pas toe of leg uit conform de Code Goed Bestuur. Daar waar stichting BOOR met niet te kunn voldo aan de norm opgom in dit documt, maakt zij in de rapportages aan de gemeteraad kbaar in hoeverre niet voldaan is aan de norm wat de red daarvan is. Tot slot nog het volgde. Aanbeveling 24 van BOOR beveelt aan om binn BOOR e cultuur te creër van afspraak is afspraak. Het algeme bestuur betrekt deze aanbeveling ook op dit documt. De stichting wil transparant zijn levert graag de gevraagde. 1
1. Partij Stichting BOOR ( BOOR ) Gemete Rotterdam: in de uitwerking wordt aangegev of het gaat om de gemeteraad, dan wel om het college van burgemeester wethouder, of dat de gemete Rotterdam in zijn algemeheid, inclusief ambtelijke dist bedoeld wordt. 2. Achtergrond/overweging a. Het college van B & W, de gemeteraad BOOR ws te kom tot: Nadere uitwerking relatie BOOR de gemete Rotterdam op bepaalde onderdel die zijn boemd in statut BOOR; Nadere invulling bepaalde bevoegdhed recht die het college van B & W de gemeteraad op grond van statut BOOR heeft; Nadere afsprak over weer over te hanter (interne) procedures. b. Dit alles teg de achtergrond van de implemtatie van de aanbeveling van de Commissie Governance Opbaar Onderwijs. c. De leidraad voor deze uitwerking toezichtkader is 29 november 2012 goedgekeurd door: BOOR: college van bestuur algeme bestuur; College van burgemeester wethouders ( B & W ) gemeteraad. 3. Financiële kaders (zie artikel 10.6 statut) 3.1. Verhouding kaders van rijkswege gemetelijke kaders BOOR houdt zich zowel aan van rijkswege toepasselijke financiële kaders als aan de kaders die als algeme aanwijzing word gesteld door de raad. Bij overlap tuss kaders past BOOR het strgste kader toe (opdat steeds zoveel mogelijk feitelijk aan alle kaders wordt voldaan). 3.2. Exploitatieresultaat BOOR is verplicht e exploitatieresultaat (bat minus last) te behal van tminste nihil. BOOR is verplicht e sluitde meerjarbegroting op te stell te do vaststell door de raad. De meerjarbegroting is het structureel financieel kader voor BOOR, waarin solvabiliteits- liquiditeitseis (zie art. 6 tabel 3 van dit documt) zijn opgom, waarvan zonder expliciete besluit van de raad niet mag word afgewek. 3.3 Risicoparagraaf Onderdeel van de jaarreking begroting van BOOR is e risicoparagraaf. In deze paragraaf geeft BOOR aan welke risico s zijn aan te merk voor de stichting op welke wijze die risico s word beheerst wat de mate / hoogte van de boemde risico is. BOOR verwerkt in de meerjarbegroting op welke wijze de financiële consequties van de risico s word gedekt, met inachtneming van de door de raad gestelde solvabiliteits- liquiditeitseis. 2
4. Nadere invulling relatie 4.1. Plaats BOOR in portefeuilles B & W BOOR is ondergebracht in de portefeuille van de wethouder onderwijs. 4.2. Accounthouder Alle contact tuss BOOR de gemeteraad verloopt via het college van B &W vervolgs via het accounthouderschap dat belegd is bij de directie J&O. Alle contact tuss BOOR het college van B & W verloopt via het accounthouderschap van de directie J&O. 4.3. Periodiek overleg a. Delegatie van het algeme bestuur gemeteraad Frequtie: minimaal één keer per jaar of zoveel vaker als de gemeteraad of het algeme bestuur van BOOR dat wst (bijvoorbeeld bij de bespreking van jaarplan /of jaarverslag); Vorm: overleg tuss algeme bestuur de raadscommissie, waarbij het college van bestuur aanwezig is de concerncontroller in geval er financiële zak op de agda staan; Onderdeel is elk geval e toelichting op hetge gerapporteerd wordt volgs artikel 3, 6 7 van de Uitwerking Toezichtkader de uitvoering van het strategisch beleidsplan zoals opgom in het ; Aspect proces rondom overleg: Het secretariaat ligt bij de griffie in overleg met de directie J O (accounthouder) ; De agda wordt ambtelijk voorbereid voorgelegd aan de raadsled; BOOR heeft de mogelijkheid om agdapunt in te di. Deze punt word meegom in de voorbereiding; Alle relevante stukk word naar alle betrokk partij verstuurd. In samwerking met de wethouder wordt bepaald welke stukk dit zijn; Van het overleg word notul bijgehoud deze word naar alle betrokk partij verstuurd. b. Bestuurlijk overleg Frequtie minimaal 1 keer per kwartaal of zoveel vaker als e van beide partij dat wst; Vorm: overleg tuss wethouder Onderwijs voorzitter algeme bestuur (evtueel bijgestaan door voorzitter college van bestuur de concerncontroller in geval er financiële zak op de agda staan); Onderdeel is elk geval e toelichting op hetge gerapporteerd wordt volgs artikel 3, 6 evtueel de voortgang bij artikel 7 van de Uitwerking Toezichtkader het strategisch beleidsplan zoals opgom in de kwartaalrapportage. 5. Process 5.1. Algeme Het college van B & W zorgt voor evtueel noodzakelijke afstemming van deelbelang binn de gemete Rotterdam. Het gaat dan met name om de afstemming portefeuille onderwijs Directie Middel Control, maar ook met het cluster Stadsontwikkeling. Concreet betekt dit dat het accountteam BOOR van de directie Jeugd Onderwijs met deze taak is belast. Hier ligt de regie. 5.2. Vaststelling aanwijzing In beginsel alle na overleg met BOOR (algeme bestuur), tzij naar de ming van B & W of raad (afhankelijk van het soort aanwijzing) e dringde red aanwezig is voor e aanwijzing die ge uitstel kan duld. In dat geval is overleg vooraf met BOOR niet vereist. 3
5.3. Goedkeuring a. De statut vereis op e aantal plaats goedkeuring van de gemeteraad, B & W of de gemete als zodanig. b. Uitwerking proces termijn: zie bijlage 1. c. In de gevall dat de statut sprek over goedkeuring gemete wordt uitgegaan van de bevoegdheid Raad met de mogelijkheid deze bevoegdheid te (onder)mandater naar gelang het belang. Hierover neemt de Raad e beslissing. d. Uit het uitblijv van e (tijdige) reactie kan ge goedkeuring word afgeleid. 6. Informatie (zie art. 20 lid 5 statut) BOOR verschaft zowel per kwartaal als jaarlijks kgetall. Per kwartaal word alle gegevs verschaft die ook jaarlijks verschaft moet word met uitzondering van de gegevs die naar hun aard niet tusstijds gegev kunn word. In de tabel hieronder is dit aangegev. Alle kgetall word toegelicht. Indi er ge cijfers word gevraagd, volstaat e toelichting. Bij de rapportages naar aanleiding van het toezichtkader wordt van de aanbeveling uit het rapport van de commissie Governance Opbaar Onderwijs aangegev wat de stand van zak is. 6.1. + 6.2. Per kwartaal per jaar te verschaff In onderstaande tabel e overzicht van alle te verschaff gegevs, zowel jaarlijks, als per kwartaal. Opgom is om welke het gaat: over het gevoerde beleid of kgetall, met welke frequtie de gegevs word geleverd, de norm die wordt gehanteerd de rapportage waarin de wordt geleverd. Toelichting Tabel 1 Art. 46 van de WPO 1 omschrijft het karakter van het opbaar onderwijs. Er wordt ook wel gesprok van de wezskmerk van het opbaar onderwijs. Onderstaand overzicht biedt e nadere concretisering van deze wezskmerk. Stichting BOOR neemt de in onderstaand overzicht op in het, zodat dit vervolgs bij de bespreking van het besprok kan word. In verband met de borging van de wezskmerk kan de raad vrag ook beleidsvoornems op te nem in het Jaarplan. Tabel 1 Kgetall in verband met wezskmerk van het Opbaar Onderwijs volgs de WPO art. 46. Toegankelijkheid Wachtlijst Jaarlijks BOOR-beleid cijfers Selectiecriteria toelating leerling bij overinschrijving Jaarplan/ Jaarlijks BOOR-beleid Jaarplan/ Vrijwillige ouderbijdrage Jaarlijks BOOR-beleid hoogte bedrag Klachtregeling Jaarlijks BOOR-beleid aantal aard klacht Jaarplan/ Jaarplan/ 1 De Wet op het Voortgezet Onderwijs (WVO) de Wet op de Expertisectra (WEC) kn vergelijkbare bepaling. 4
Aannamebeleid personeel Jaarlijks BOOR-beleid Jaarplan/ Samstelling personeel Jaarlijks BOOR-beleid Jaarplan/ cijfers Pluriformiteit Less Jaarlijks BOOR-beleid Jaarplan/ levsbeschouwing, godsdistless, less democratisch burgerschap Toelichting Tabel 2 Art. 23 lid 4 van de Grondwet bepaalt dat e gemete verantwoordelijk is voor voldode opbaar onderwijs in e goegzaam aantal opbare schol. Stichting BOOR neemt onderstaande gegevs op in het. Deze gegevs kunn vervolgs aanleiding voor de raad zijn om het gesprek aan te gaan. Tabel 2 Kgetall in verband met art. 23 Grondwet dat bepaalt dat e gemete verantwoordelijk is voor voldode opbaar onderwijs Marktaandeel Jaarlijks BOOR-beleid perctages Spreiding wijk/deelgemet Jaarlijks BOOR-beleid cijfers Zie art. 3.4. statut BOOR 2012: T minste één school voor primair onderwijs per door de gemete aangewez deelgemete Naast onderwerp waar de wet expliciet om vraagt, zijn er ook onderwerp waar vanwege verantwoordingsverplichting in verband met subsidies, beleidsprogramma s, (meerjar)begrotingsafsprak, bestuursopdracht of andere afsprak vanuit de raad /of B & W om wordt gevraagd. Toelichting Tabel 3 Met behulp van onderstaande cijfers kan word vastgesteld op BOOR binn de financiële kaders van het toezichtkader (art. 3) blijft. Onderstaande gegevs neemt stichting BOOR op in de bestuursrapportages, Begroting Jaarreking. 5
Tabel 3 Financiële kgetall Solvabiliteit: (x) eig vermog gedeeld door (y) totaal vermog, uitgedrukt in e perctage Liquiditeit*: de vlottde activa (x) gedeeld door (y) het kort vreemd vermog (ook wel currt ratio) Weerstandsvermog: de ratio van het eig vermog (algeme reserve plus niet-belegde bestemmingsreserves) gedeeld door het risico volume Kwartaal perctage Zie art. 3.1 / norm is t minste 20% Kwartaal Cijfer Zie art. 3.1 / norm is t minste 1 Twee keer per jaar Liquiditeitsprognose Kwartaal Cijfer. In deze prognose is opgom de prognose van de liquide middel de wijze waarop liquiditeitstekort of overschott word gedekt, respectievelijk, beheerd Cijfer Zie art. 3.1 / indicatie is tuss 1 1,5 Zie art. 3.1 Jaarreking begroting Prognose Kwartaal Cijfers Zie art. 3.1 Begroting Realisatie Kwartaal Cijfers Zie art. 3.1 Jaarreking Meerjarig overzicht Kwartaal Cijfers Zie art. 3.1 Meerjarbegroting * De Liquiditeit van BOOR moet in ieder geval dusdanig zijn dat BOOR direct aan zijn financiële verplichting kan voldo. Maatregel hiertoe word in het opgom. 6
Toelichting Tabel 4 Met behulp van onderstaande cijfers kan word vastgesteld of BOOR wat betreft de ontwikkeling bij HRM binn de afsprak blijft die er in verband met Beter Prester, maar ook in verband met de begrotingsafsprak zijn gemaakt. Onderstaande gegevs neemt stichting BOOR op in de bestuursrapportages,. Tabel 4 HR kgetall Scholing Jaarlijks Gemiddeld bedrag Zie BOOR-Kwaliteitsprofiel: 500 per fte Mobiliteit Jaarlijks Beleid Zie doelstelling Beter Prester Verzuim (ziekte) Jaarlijks Beleid Zie BOORperctage Kwaliteitsprofiel: <6% gemiddeld verzuim Klacht Jaarlijks Beleid, aantal aard Medewerkerstevredheid Tweejaarlijks Beleid, rapportcijfer bchmark Zie BOOR- Kwaliteitsprofiel: >7,5 Omvang personeel Kwartaal Aantal Omvang aantal kom in overestemming met de begrotingsafsprak Verhouding onderwijzd Kwartaal niet onderwijzd personeel, Jaarplan/ Begroting, Idem Idem Idem (tweejaarlijks) Integriteitsbeleid Kwartaal Beleidsmaatregel vo so) Toelichting Tabel 5 De aanbeveling van de commissie Governance over de organisatieontwikkeling binn BOOR word in 2014 geëvalueerd. De raad kan er in de tusstijd toezicht op houd. Onderstaande gegevs, opgom in bestuursrapportages, kunn daarbij van dist zijn. Voor de aanbeveling zie bijlage 2. 7
Tabel 5 Organisatieontwikkeling Kwaliteitsslag bedrijfsvoering Versterk bestuursbureau Compartimtering (verantwoordelijkheid laag in de organisatie) Kwartaal Kwartaal Kwartaal Inhoudelijke stand van zak Inhoudelijke stand van zak Inhoudelijke stand van zak Toelichting Tabel 6 De raad houdt ge toezicht op de kwaliteit van het onderwijs. Dat is de verantwoordelijkheid van de Onderwijsinspectie. Met BOOR zijn echter in het kader van het Rotterdams Onderwijs Beleid, de programma s Beter Prester Aanval Op Uitval diverse prestatieafsprak gemaakt waarover het bestuur verantwoording dit af te legg. De meeste van de onderstaande gegevs word in het opgom. Tabel 6 Onderwijs informati e Aantal leerling aanmelding Jaarlijks Beleid aantal Rapportag e vo so) Gemiddelde klassgrootte Jaarlijks Cijfer CITO-eindtoets Jaarlijks Cijfer Zie doelstelling Beter Prester: De meetmethode definitie zijn concreet uitgewerkt in het hulpdocumt bij aanvraag verantwoording. Resultaatafsprak word op bestuursniveau gemaakt op basis van individuele schoolafsprak ; Verantwoord ing integrale beschikking subsidie onderwijs Po 8
Schooladviez Jaarlijks Perctage Zie doelstelling Eindexamcijfers Jaarlijks Cijfers Nederlands, Wiskunde Taaleffect Groei scores op Diataal / Cito-Vas begrijpd lez Jaarlijks Groei Diataal toets 2 / Cito- Vas toets 2 t.o.v. Diataal toets A/Cito- Vas toets 0 En niveau Diataal toets 2/ Cito-Vas toets 2 vo so) Vo Beter Prester Zie doelstelling Beter Prester. De meetmethode definitie zijn concreet uitgewerkt in het hulpdocumt bij aanvraag verantwoording. Resultaatafsprak word op bestuursniveau gemaakt op basis van individuele schoolafsprak Zie de concrete uitwerking in het hulpdocumt bij aanvraag verantwoording ; verantwoording integrale beschikking subsidie onderwijs ; verantwoording integrale beschikking subsidie onderwijs In- uitstroomcijfers Jaarlijks Aantal Aantal zwakke zeer Kwartaal Aantal Zie doelstelling zwakke schol Beter Prester. In de beschikking word concrete aantall goemd Ongeoorloofd verzuim Jaarlijks Beleid Zie programma aantal Aanval op Uitval Uitval Jaarlijks Beleid Zie programma aantal Aanval op Uitval Leerlingtevredheid Oudertevredheid Tweejaarlijks Beleid, rapportcijfer bchmark Tweejaarlijks Beleid, rapportcijfer bchmark Zie BOOR- Kwaliteitsprofiel: >7,5 Zie BOOR- Kwaliteitsprofiel: >7,5 Vo Vo Vo Po vo Vo so 9
Toelichting Tabel 7 Onderstaande geeft zicht op het beleid wat betreft onderwijskundige innovaties. Hierover wordt al jaarlijks in het gerapporteerd. Tabel 7 Onderwijskundige ontwikkeling Innovaties Jaarlijks Beleid Toelichting Tabel 8 Met behulp van onderstaande cijfers kan toezicht word gehoud op de ontwikkeling op het gebied van de onderwijshuisvesting. Kaderstelld hiervoor zijn bestuursopdracht, Meerjarig Onderhoudsplanning, Huisvestingsplan het Integraal Huisvestingsplan. Onderstaande gegevs di in de bestuursrapportages, /of te word opgom. Tabel 8 Onderwijshuisvesting kgetall Onderhoud Jaarlijks BOOR-beleid stand van zak Nieuwbouw Jaarlijks BOOR-beleid stand van zak Project Jaarlijks BOOR-beleid stand van zak. Overzicht van lopde niet uitgevoerde project Meerjarige Onderhoudsplanning Huisvestingspro -gramma (HVP) 2014 e.v.: Aanvrag word afgewog op basis van criteria Integraal Huisvestingsplan (IHP) 2014-2016 Betreffde HVP s Projectlijst voor Jaarreking 6.3. Wijze van verschaffing Toezding per e-mail aan de accounthouder. 7. Evaluatie a. Evaluatie van: de aangepaste governance van BOOR wijziging in (de aansturing van) het opbaar onderwijs in Rotterdam; integraal model: statut, bestuursreglemt, uitwerking toezichtkader alle bijlag etc. in combinatie met feitelijke invulling functioner. 10
De evaluatie heeft ook betrekking op alle 26 aanbeveling van het rapport van de commissie Governance Opbaar Onderwijs (zie bijlage 2). b. Evaluatie uiterlijk in de eerste helft van 2014, door middel van e rapportage aan de gemeteraad. Opdrachtgever: B & W, na overleg met het algeme bestuur van BOOR. c. Indi partij ge overestemming bereik over evtuele wijziging in het verlgde van de uitkomst van de evaluatie dan is er sprake van e geschil (zie 10.5). 8. Geheimhouding a. Alle andere vertrouwelijke die partij op welke wijze dan ook met betrekking tot elkaar verkrijg, dit volstrekt vertrouwelijk te word behandeld tzij e wettelijke plicht tot opbaarmaking geldt, te all tijde strikt geheim gehoud. b. Het voorstaande geldt ook voor het toezichtkader, tzij gemeteraad stichting BOOR besluit dat opbaarmaking aangewez is in dat geval wordt het toezichtkader, dan wel de door gemeteraad stichting BOOR als zodanig aangewez del, opbaar gemaakt op de wijze die gemeteraad stichting BOOR vaststelt. 9. Knisgeving Formele knisgeving per post per email met ontvangstbevestiging : Gemete Rotterdam Wethouder Onderwijs t.a.v. accounthouder Postbus 1240 3000 BE ROTTERDAM ad.devroom@rotterdam.nl Stichting BOOR Algeme Bestuur Postbus 23058 3001 KB ROTTERDAM 10. Varia 10.1. Verhouding statut Deze uitwerking van het toezichtkader mag niet strijdig zijn met de statut. Ingeval van strijdigheid dit het documt in de lijn van de statut te word aangepast. 10.2. Verhouding publiek recht privaat recht De uitwerking van het toezichtkader laat alle publiekrechtelijke recht bevoegdhed van B & W de gemeteraad onverlet. Uitvoering van publieke tak leidt niet tot e tekortkoming onder de uitwerking van het toezichtkader. 10.3. Wijziging Deze eerste uitwerking (voorjaar 2013) wordt goedgekeurd door de raad stichting BOOR. Het documt kan na ervaring in de praktijk word bijgesteld. 10.4. Geschill t aanzi van (de uitvoering van) het toezichtkader Geschill word bij wege van bindd advies beslecht door B & W. 10.5. Duur Onbepaalde tijd. 11