Toezichtkader PCPO Westland

Transcriptie

1 Toezichtkader PCPO Westland Partijen Stichting PCPO Westland te Naaldwijk; College van Bestuur (de Bestuurder); In artikel 4, van de statuten staan de samenstelling, werkwijze, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en de gedragsregels van het College van Bestuur beschreven. Raad van Toezicht (de RvT); In artikel 5, en 6 van de statuten staan de samenstelling, werkwijze, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, de informatievoorziening en vergaderingen van de RvT van Toezicht beschreven. Maatschappelijke taak Onderwijs heeft een belangrijke publieke functie. Dit betekent dat het besturen van een onderwijsorganisatie niet los gezien kan worden van ontwikkelingen en opdrachten die in de samenleving spelen en die publiek en politiek bediscussieerd en aangepakt worden. Door de publieke functie die het onderwijs heeft, is de relatie met externe stakeholders van essentieel belang. Om de maatschappelijke inbedding vorm te geven, moeten schoolbestuurders steeds weer in gesprek gaan met ouders, kinderopvangorganisaties, de gemeente en andere relevante partijen en daar waar nodig samenwerken. De publieke functie houdt tevens in dat van schoolbestuurders wordt verwacht dat zij zich verantwoorden over de wijze waarop zij vorm en inhoud hebben gegeven aan die publieke functie van het onderwijs. De externe druk om te verantwoorden is de laatste jaren toegenomen. Schoolbesturen worden uitgedaagd hun meerwaarde aan te tonen en te laten zien wat zij bijdragen aan goed onderwijs en aan goede onderwijsorganisaties. In dit document geven we praktische invulling aan de wijze waarop we dit inzichtelijk willen maken. Code Goed bestuur, strategie, toezicht en handelen PCPO Westland, de bestuurder en de RvT onderschrijven de Code Goed Bestuur PO PCPO Westland heeft haar doelen voor de lange termijn vastgelegd in een Strategisch Plan dat jaarlijks bijgesteld wordt. Vanuit dat plan werkt de bestuurder aan de doelen voor : Christelijk Geïnspireerd door de christelijke traditie Kwaliteit gaan we voor versterking van de kwaliteit van het onderwijs en de organisatie Gastvrij op een gastvrije manier naar leerlingen en ouders Talent met oog voor de ontwikkeling van het talent van leerling en leraar Samen in nauwe samenwerking onderling en met andere maatschappelijke partners. worden deze doelen besproken aan de hand van de begroting en het daarbij behorende jaarplan. Periodiek (gedurende het jaar) bespreekt de RvT met de Bestuurder de voortgang. De RvT houdt daarbij integraal toezicht, dat wil zeggen toezicht op alle aspecten van de stichting en de onderwijsorganisatie en daarbij alle relevante belangen in overweging nemend. De RvT richt zich daarbij naar het belang van de stichting, het belang van de scholen die door de stichting in stand wordt gehouden en het belang van de samenleving. De RvT let daarbij in het bijzonder op de wijze waarop inhoud wordt gegeven aan de identiteit. Pagina 1 van 5

2 Daarnaast heeft de RvT een klankbordrol richting de bestuurder. De Bestuurder en de RvT dragen er zorg voor dat de organisatie wordt ingericht op basis van efficiency en effectiviteit ten aanzien van het realiseren van de strategie. Tot slot is de RvT werkgever van de bestuurder. De publieke functie van het onderwijs vraagt van de leden van de RvT dat zij nadrukkelijk oog hebben voor het maatschappelijk belang dat soms het instellingsbelang kan overstijgen. In feite vertegenwoordigt de RvT de samenleving en meer in het bijzonder de leerlingen en ouders. Deze vertegenwoordigende rol betekent dat in het toezicht de kwaliteit van het onderwijs centraal moet staan en dat de leden van de RvT daar ook grote affiniteit mee moeten hebben. Dit betekent dat de RvT niet alleen toeziet op het bestuurlijk handelen of op de financiën, maar ook de juiste vragen stelt aan het bestuur ten aanzien van het primaire proces: de opbrengsten en de onderwijskwaliteit. Overleg - De RvT vergadert met inachtneming van de minimale vergaderfrequentie in de statuten (4 maal per jaar en eenmaal ter evaluatie van het eigen functioneren) en zo vaak als verder noodzakelijk is - Minimaal eenmaal per jaar spreekt de RvT met de externe accountant - Minimaal eenmaal per 4 jaar spreekt het CvB met de inspecteur van het onderwijs. De vernieuwde RvT kan na aantreden eenmalig bij dit gesprek aanwezig zijn of als er op grond van de inspectierapporten van de scholen aanleiding toe is. - De voorzitter van de RvT treedt op als aanspreekpunt voor het CvB. Financiële Kaders - De RvT ziet er op toe dat de financiële middelen van de organisatie zo worden ingezet dat deze bijdragen aan de realisering van de (strategische) doelstellingen - De RvT ziet er op toe dat de financiële gevolgen van beleidsvoorstellen gedekt zijn binnen de goedgekeurde (meerjaren)begroting en op de informatieverschaffing door de bestuurder. - Alsmede op het functioneren van de interne risicobeheersing- en controlesystemen - De RvT ziet er op toe dat het beleggingsbeleid van de organisatie overeenstemt met het beleid, vastgelegd in het Treasurystatuut - De RvT stelt na overleg met de Bestuurder de externe accountant aan en ontvangt tijdig het jaarverslag, inclusief managementletter en eventuele aanbevelingen van de accountant - De RvT gaat uit van een meerjarig sluitende exploitatie - Onderdeel van de jaarrekening en begroting is een risicoparagraaf. In de meerjarenbegroting is rekening gehouden met deze risico s. Onderwijskwaliteit - De RvT ziet er op toe dat hij periodiek wordt geïnformeerd over actuele beleidsontwikkelingen (onderwijsinhoud, personeel en facilitair) in het onderwijs en de (mogelijke) gevolgen daarvan voor de organisatie, waarbij gestreefd wordt naar de best denkbare kwaliteit. - De RvT stelt bij het vormgeven van het onderwijs het belang van de ontwikkeling van het kind centraal. Het onderwijs is gericht op en houdt rekening met de innovatie in de samenleving van technologie en daarbij vereiste vaardigheden en oordeelsvorming. - De RvT ziet er op toe dat hij tijdig informatie over de onderwijskwaliteit (inclusief inspectie oordelen en visitatierapporten) ontvangt en de acties die de bestuurder daarop heeft ondernomen. Werkgeverschap - De RvT ziet er op toe dat er een profielschets en een regeling werving en selectie voor (leden van) de bestuurder is. Pagina 2 van 5

3 - Het functioneren van de bestuurder wordt jaarlijks door de RvT besproken en daartoe is een remuneratiecommissie ingesteld t.b.v. de (voorbereiding van) de beoordeling van de bestuurder, inclusief beloningsaangelegenheden. - De RvT ziet er op toe dat jaarlijks verantwoording wordt afgelegd (in de jaarrekening) over de bezoldiging en de arbeidsvoorwaarden van de bestuurder. - De RvT is een klankbord voor de bestuurder en staat de bestuurder bij in de beleidsvoering en het opstellen c.q. bewaken van de visie en strategie in de organisatie. Medezeggenschap - De RvT ziet er op toe dat de organisatie de interne omgeving (leerlingen, ouders, personeel) actief betrekt bij de besluitvorming over doelstellingen en werkomstandigheden en dat het beleid tot stand komt in een open dialoog met de aangewezen medezeggenschapsorganen. - De RvT heeft periodiek contact met de interne omgeving (bijv. door het bijwonen van bijeenkomsten) om informatie te verkrijgen over sfeer, eventuele tegenstellingen, draagvlak beleid, etc. - De RvT ziet er op toe dat de organisatie voldoende afstemt met de externe omgeving (relevante partners in de stad en de wijk, gemeente) en dat het beleid van de organisatie voldoende bijdraagt aan het draagvlak van de organisatie in de stad en de regio. - De RvT zorgt er voor dat zijn externe vertegenwoordiging naar wens verloopt. Beleidsstukken De bestuurder voorziet de RvT in ieder geval van de volgende beleidsstukken: Onderwerp Toelichting Periodiciteit Strategisch plan Beleidsvoornemens identiteit, financieel, HR en organisatieontwikkeling en onderwijskwaliteit Bevoegdheden Bevoegdheden RvT, Bestuurder, Staf en directeuren Treasury Statuut met beleggings- en 3 jaarlijks financieringsbeleid Sponsoring Beleid 3 jaarlijks Jaarplan en begroting Risicobeleid en veiligheid Beleid Kwaliteitsbeleid/plan en Eventueel als onderdeel van het risicobeleid jaarplan inclusief een controleplan Formatieplan Eventueel als onderdeel van het jaarplan Beloningsbeleid Inclusief beloning van bestuurder en toezichthouders Huisvestingsbeleid Eventueel als onderdeel van het strategisch plan Onderhoudsplan Meerjarig Medezeggenschapsreglement 3 jaarlijks Pagina 3 van 5

4 Informatievoorziening De bestuurder verschaft per kwartaal en jaarlijks kengetallen. Per kwartaal worden alle gegevens verschaft die ook jaarlijks verschaft worden met uitzondering van de gegevens die naar hun aard niet tussentijds gegeven kunnen worden. Onderwerp Toelichting Periodiciteit Ouderbijdrage Beleid en uitvoering Selectie en toelating Beleid en rapportage Klachtenregeling Beleid en rapportage Kwartaal Leerlingenontwikkeling Ontwikkeling Halfjaarlijks Financiële kengetallen Solvabiliteit, liquiditeit, weerstandvermogen, prognose, Halfjaarlijks realisatie, meerjarenoverzicht HR beleid Beleid en rapportage Samenstelling personeel Demografisch / pluriformiteit / Halfjaarlijks omvang / verhouding OOP en OP / Scholing / Mobiliteit / Verzuim / Klachten / Medewerkerstevredenheid / Integriteitsbeleid / bezettingsratio Kwaliteit bedrijfsvoering Analyse bestuurlijke risico s / SvZ Kwartaal stafbureau / SvZ directies / operationele risico s / voortgang bijsturing Aantal leerlingen en Ontwikkeling aanmeldingen Gemiddelde klasgrootte Ontwikkeling Cito - eindtoets Ontwikkeling Schooladviezen Ontwikkeling Zwakke en zeer zwakke Ontwikkeling Kwartaal scholen Rapportage Periodiek onderwijsinspectie Ongeoorloofd verzuim Ontwikkeling(analyse, rode lijn en benchmark) Leerling-,ouder- en personeel tevredenheid Ontwikkeling (analyse, rode lijn en benchmark) elke groep één jaar opvolgend Onderwijsinnovatie Verslag Indien relevant elke RvT Onderhoud, nieuwsbouw en projecten Verslag Indien relevant elke RvT ICT Kwaliteit, kosten en prognoses Indien relevant elke RvT GMR verslagen Ter informatie Nevenfuncties bestuurders en toezichthouders Pagina 4 van 5

5 Commissies De RvT kan commissies instellen. Van iedere commissie worden de taken in de vergadering van de RvT vastgelegd. De commissies rapporteren aan de RvT. Deskundigheid en Evaluatie evalueert de RvT haar functioneren. Daarin kunnen betrokken worden: - Constitutie (hoe is het bedacht?) - Processen (werkt het?) - Relationeel (hoe gaat het echt?) - Individueel. Andere perspectieven zijn: - De rol van werkgever van de Bestuurder - Toezichthouder - Klankbord De evaluatie wordt vastgelegd en indien van toepassing worden actiepunten geformuleerd. De RvT houdt zijn kwaliteit en deskundigheid op peil door middel van deskundigheidsbevordering en vermeldt de activiteiten op dit terrein in het zelfevaluatieverslag. Overige Dit toezichtkader mag niet strijdig zijn met de statuten. In geval van strijdigheid dient het document in de lijn van de statuten te worden aangepast. Door de bestuurder wordt een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten voor bestuurdersaansprakelijkheid van de leden van de RvT. De regeling met betrekking tot de vorm en de hoogte van de vergoeding van onkosten, vacatiegelden en eventuele bezoldiging wordt vastgelegd en is openbaar en wordt jaarlijks in de jaarrekening verantwoord. Een lid van de RvT opereert zodanig dat ten opzichte van de andere toezichthouders, de bestuurder en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kan worden geopereerd. Nevenfuncties wordt gemeld aan en getoetst door de voorzitter van de RvT op de schijn van belangenverstrengeling. Pagina 5 van 5