Projectmatig Creeren Colofon Opdracht Opdrachtgever Opsteller Datum Projectmatig Creëren De Haagse Hogeschool Ron Hartman 20 april 2016 1
Inhoudsopgave: 1 Appreciative Inquiry 3 1.1. Korte Impressie 3 1.2. Wat heb ik geleerd en gedaan aan Appreciative Inquiry 3 1.3. Conclusie 4 2 Harvard methode 5 2.1. Korte Impressie 5 2.2. Wat heb ik geleerd en gedaan aan onderhandelen middels de Harvard methode 5 2.3. Conclusie 5 3 Kernkwaliteiten 6 3.1. Korte Impressie 6 3.2. Wat heb ik geleerd en gedaan aan Kernkwaliteiten 7 3.3. Conclusie 8 4 Left Hand Right Hand 9 4.1. Korte Impressie 9 4.2. Wat heb ik geleerd en gedaan aan Left Hand Right Hand 9 4.3. Conclusie 10 5 Sharkworld 11 5.1. Korte Impressie 11 5.2. Wat waren mijn ervaringen bij Sharkworld 11 5.3. Conclusie 11 2
1 Appreciative Inquiry 1.1. Korte Impressie Appreciative Inquiry (AI) is het continue zoeken naar het beste in mensen, in hun organisaties, en de relevante wereld om hen heen. Het kan als benadering gebruikt worden om op een positieve opbouwende wijze naar mensen, organisatie en situaties te kijken. Dit kan tot uitdrukking komen in de omgang met klanten, medewerkers en de wijze van leidinggeven. Appreciative Inquiry is een specifieke manier van vragen stellen en het in ogenschouw nemen van een toekomst die inzoomt op positieve relaties. Het bouwt voort op het goede van de mens, een situatie of een organisatie en door dit te doen, zo stelt de theorie, versterk je de wil om te veranderen en samen te werken. 1.2. Wat heb ik geleerd en gedaan aan Appreciative Inquiry Ik ben als persoon al geruime tijd bezig met mijn persoonlijke ontwikkeling. Bij persoonlijke ontwikkeling is zelfreflectie en feedback vanuit de omgeving heel belangrijk. Ik geloof persoonlijk dat alleen vanuit een goede relatie mooie dingen kunnen ontstaan. Dit heb ik van huis uit meegekregen. Mijn (groot)ouders hebben mij altijd bewust gemaakt van het feit dat je goed moet zijn voor de mensen om je heen. Wie goed doet, wie goed ontmoet. Het stukje Appreciative Inquiry is daarom voor mij vanzelfsprekend. Dit is iets wat ik eigenlijk dagelijks al deed voorafgaand aan de lessen omdat dit in mijn systeem zit. Voorbeelden hierbij zijn: - Als iemand naar de kapper is geweest of iets nieuws draagt en vraag er dan altijd naar. Dit doe ik bij zowel mannen als vrouwen. - Als iemand terugkomt van verlof of met verlof gaat dan vraag ik altijd waar men heen gaat of hoe het geweest is - Bij ziekte vraag ik altijd of het weer gaat en wat er mankeerde - Ik heb al een aantal maal een collega naar huis gebracht die zich niet goed voelde nadat ik doorvroeg over hen welzijn omdat ik zag dat ze zicht niet goed voelde - Ik vraag aan mijn directe collega s hoe het weekend was en wat zij gaan doen in het weekend - Ik maak graag een casual praatje bij het koffiezetapparaat of tussendoor waarbij ik goed luister naar mijn gesprekspartner Op basis van deze voorbeelden en het beeld wat ik van mijzelf heb is het stukje Appreciative Inquiry bij mij dus al redelijk goed vertegenwoordigd. Toch heb ik er na de lessen extra aandacht aan besteed en dubbel op gelet. Ik merk nu aan mijn omgeving wanneer mensen dit toepassen. Bij sommige personen merk ik dat zij dit doen omdat zij, net als ik, dit geleerd hebben tijdens de opleiding. Mijn persoonlijke mening is dat dit niet bij iedereen dit authentiek aan voelt. Je moet dus erg oppassen wanneer en vooral hoe je dit toepast. Zelf probeer ik middels Appreciative Inquiry meer contact te krijgen met personen waarbij dit nu minder het geval is. Ik ga eigenlijk met heel veel mensen uit mijn omgeving goed om, collega s groeien vanuit het werk gerelateerde contact regelmatig uit tot vrienden. Toch zijn er mensen waarbij het contact maken lastiger is. Deze personen zijn wat meer introvert en gesloten. Hierin ligt naar mijn mening voor mij de kracht van Appreciative Inquiry. Zoals ik in de les al een keer aangaf heb ik dit toegepast bij een vrouwelijke collega die nogal hautain over komt. Het resultaat was dat we een leuk gesprek hadden. Een aantal dagen na dat gesprek riep ze me na op de gang om nog even over iets te babbelen. Hierdoor heb ik het gevoeld dat het ijs gebroken is en dat dit ruimte geeft voor een betere band. 3
1.3. Conclusie Samenwerking gaat om relaties, verbondenheid en samen ergens voor willen gaan. Appreciative Inquiry is voor mij een vanzelfsprekend middel waaruit blijkt dat je belangstelling toont voor de andere persoon. Daar gaat het naar mijn mening om; je moet niet alleen stil staan bij jezelf maar vooral bij de mensen om je heen. Het toepassen ervan moet op een normale, losse manier om te voorkomen dat het niet authentiek over komt. Anders kan het averechts gaan werken. Een goed voorbeeld was dat jij (Maurice) mij vroeg waar ik energie van krijg en belangstelling toonde voor het feit dat ik aangaf van koken te houden. 4
2 Harvard methode 2.1. Korte Impressie Begin jaren 80 is in Harvard een methode voor principieel onderhandelen ontwikkeld. Deze Harvard methode is inmiddels wereldwijd verspreid. Principieel onderhandelen kan worden toegepast door iedereen en in elke situatie. Variërend van diplomatieke topconferenties, gerechtelijke procedures, gesprekken over loonsverhoging tot het vaststellen van de prijs voor een auto. De Harvard methode heeft 4 spelregels: Over mensen: scheid de mensen van het probleem; Over belangen: concentreer je op belangen, niet op posities; Over keuzes: creëer allerlei mogelijkheden voordat je een besluit neemt; Over Criteria: sta erop dat het resultaat gebaseerd is op een objectieve norm. 2.2. Wat heb ik geleerd en gedaan aan onderhandelen middels de Harvard methode Ik heb veel geleerd van de Harvard methode van onderhandelen. Hierbij blijken de factoren gezamenlijk belang en relatie weer het allerbelangrijkst te zijn. Hier heb ik veel gevoel bij aangezien ik ook zo in het leven sta. Hierbij een voorbeeld hoe ik dit gebuikt heb: Een nieuwe opdrachtnemer had de opdracht binnen onze stad drie verkeersregelinstallaties te vervangen. Bij de eerste vervanging had hij niet conform afspraak gehandeld en zijn zaakjes duidelijk niet op orde. Dit had direct gevolgen voor de verkeersveiligheid. Bij afwezigheid van de senior projectleider heb ik toen het initiatief genomen en direct een vergadering belegd met alle belanghebbenden. Tijdens dit overleg ben ik heel constructief te werk gegaan en heb gevraagd wat de onduidelijkheden waren en duidelijk aangegeven wat er van hen verwacht werd. Ik ben duidelijk hard op de inhoud geweest maar zacht op de relatie en heb het gehad over verwachtingsmanagement. Na deze vergadering zijn alle betrokkenen met een goed gevoel van tafel gegaan. Ik heb na dit overleg een BOZO voor mijzelf gecreëerd indien het de volgende maal weer niet zou gaan zoals beoogd. Wat bleek; deze diende ik ook in te moeten zetten. Zonder in dit verslag te veel op de inhoud in te gaan heb ik een situatie gecreëerd waarbij de aannemer volledig van ons afhankelijk was maar wij niet van hen. Ik creëer liever een win-win situatie maar deze was in dit geval niet mogelijk gezien de veiligheid van de weggebruikers voor ons het primaire doel is. Er heeft inmiddels ook een hele evaluatie plaats gevonden met de aannemer in kwestie. Deze is heel prettig verlopen. Zij begrepen ons standpunt en we gaan in het vervolg anders te werk. De relatie is gelukkig nog prima. Nu de relatie geen deuk heeft opgelopen wordt samenwerken in de toekomst alleen maar makkelijker. 2.3. Conclusie De Harvard methode bevestigt bij mij dat ook het arbeidsleven om samenwerking en relaties gaat. Met dit in het achterhoofd waarbij je inhoud, relatie en proces gescheiden houdt kun je heel veel voor elkaar krijgen. Ik ben in het verleden weleens aangesproken dat ik te veel mee zou denken met andere partijen. Vanuit deze opleiding krijg ik nu mee dat zoiets niet bestaat. Zolang je maar weet wat je wilt en voorafgaand goed rekening houdt met alle mogelijke opties tijdens de onderhandelingen. Kortom; dit is een zeer nuttige methode die ik nu al toepas en in de toekomst zeker zal blijven gebruiken. 5
3 Kernkwaliteiten 3.1. Korte Impressie Het concept van kernkwaliteiten is één van de instrumenten die de projectleider meer inzicht kunnen geven in zijn persoonlijkheid. Kernkwaliteiten zijn eigenschappen die tot het wezen, de kern van een persoon behoren. De schaduwkant van een kernkwaliteit is een valkuil. De uitdaging is de positief tegenovergestelde kwaliteit van de valkuil. Kernkwaliteit en uitdaging zijn twee kwaliteiten die elkaar aanvullen. Als je wilt voorkomen in de valkuil terecht te komen moet daarvoor zijn uitdaging ontwikkelen! Het gaat erom de balans te weten te vinden. Balans is en-en, dus niet of-of. Van de kernkwaliteit is af te leiden waar iemands potentiële conflicten liggen. Die conflicten hebben vaak te maken met één van iemands uitdagingen. Het probleem is dat de meeste mensen allergisch zijn voor een 'teveel' van hun uitdaging, vooral als ze die verpersoonlijkt zien in een ander. Dit noemen we de allergie. Mensen hebben de neiging om de eigen allergie te compenseren met de valkuil. De uitdaging, valkuil, allergie en kernkwaliteit vormen het kernkwadrant. Het kernkwadrant is niet alleen een hulpmiddel om de eigen kernkwaliteiten en uitdagingen, en die van anderen, te ontdekken. Wanneer iemand zich gedeeltelijk herkent in een kernkwardrant dan is er sprake van een gedragskwardrant. Een kernkwardrant is nooit situationeel, daarom spreekt men dan van een gedragkwardrant. Het gedrag kan namelijk niet vanuit de kern komen maar het is dan iets wat men aan de buitenkant laat zien. Mensen kunnen hun gedrag leren aanpassen en veranderen maar dat houdt niet in dat daarmee de kernkwaliteit ontwikkeld wordt. In een kernkwardrant wordt ook zichtbaar hoe men onder druk reageert. In eerste instantie kan men in de valkuil geraken en als de druk groter wordt kan men in de allergie geraken. Als je dat bij jezelf of anderen constateert dan wordt het tijd voor een time-out. Iemand aanspreken op zijn valkuil zonder de kernkwaliteiten te benoemen is niet handig. Zicht op wederzijdse kernkwaliteiten en deze ook benoemen is de sleutel tot succes. Van een projectleider mag worden verwacht dat hij de diverse kernkwaliteiten in de teamleden weet te herkennen en dat hij er een beroep op doet wanneer de situatie daarom vraagt. 6
3.2. Wat heb ik geleerd en gedaan aan Kernkwaliteiten Voor wat betreft mijn kernkwaliteiten heb ik een grondig intern onderzoek gedaan. Dit in combinatie met Feedback vanuit mijn collega s levert het volgende het resultaat: Kernkwaliteit: Betrokkenheid Kwaliteit: Betrokkenheid; een betrokken mens leeft mee met zijn/haar medemens, doet zijn werk met hart en ziel en voelt betrokkenheid op de maatschappij of wat er in zijn omgeving gebeurt. Valkuil: De valkuil ligt altijd in de buurt van de kwaliteit en die is in dit geval dat ik overbetrokken kan zijn. Wat is het verschil tussen betrokken en overbetrokken? In ieder geval dat ik emotioneel betrokken ben met iets of iemand en dat ik moeite heb om los te laten. Het raakt mij teveel! Uitdaging: Mijn leerdoel is te formuleren als: loslaten. Overbetrokkenheid gaat ten koste van mezelf. Ik zou dus meer op afstand moeten gaan staan om het leefbaar voor mezelf te houden zonder mijn betrokkenheid te verliezen. Allergieën: De allergieën hierbij zijn onverschilligheid en gelatenheid. Kernkwaliteit: Behulpzaamheid Kwaliteit: Behulpzaamheid; de kwaliteit behulpzaam wijst erop dat ik snel klaar sta voor anderen. Ik ben altijd bereid hulp te bieden. Collega s en mensenwaar ik mee werk waarderen mijn collegialiteit. Valkuil: De valkuil hierbij is bemoeizucht en opdringerig zijn. Op de juiste hulpvragen ingaan is een kunst en hulp bieden waarom gevraagd wordt eveneens. Ik kan door te behulpzaam zijn over de eigen grens heen gaan en daarbij zelfs over de grens van een ander. Het kan daardoor zijn dat ik hulp bied op een wijze die de ander niet als fijn ervaart. Ook kan het voorkomen dat anderen gebruik maken van mijn behulpzaamheid. Uitdaging: Begrenzen en onbaatzuchtigheid zijn hierbij de uitdagingen en leerdoelen. Begrenzen moet ik leren om zo niet voor het karretje gespannen te worden. Ik moet werken aan onbaatzuchtigheid omdat ik in kan gaan op hulpvragen die niet aan mij gesteld worden om zo een gevoel van toegevoegde waarde te krijgen. Op een dergelijk moment kan het voorkomen dat ik effectief niets voor de ander doe maar meer voor mijzelf. Allergieën: De allergieën hierbij zijn ondankbaarheid en egoïsme. Kernkwaliteit: Perfectionisme Kwaliteit: Ik stel hoge eisen aan mezelf en aan wat ik aflever. Hierdoor voldoet hetgeen ik moet leveren ruimschoots aan de norm. Valkuil: De valkuil is dat ik veel tijd kan besteden aan detailniveau. Ik wil altijd de hoogste kwaliteit; een 8 is niet voldoende het moet altijd een 10 zijn. Ik moet zien de balans te bewaren tussen kwaliteit en kwantiteit. Ook stel ik niet alleen hoge eisen aan mezelf maar ook aan mijn omgeving. Ik kan daardoor zeer kritisch overkomen. Uitdaging: Mijn leerdoel is dat ik moet leren te blijven relativeren. Ook moet ik me wat betreft de kwaliteit soms wat flexibeler opstellen. Allergieën: De allergieën hierbij zijn nonchalance en onverschilligheid. 7
Kernkwaliteit: Tijdens de les 3.3. Conclusie Het in kaart brengen van mijn kernkwaliteiten heeft mij ook meer inzicht gegeven in mijzelf. Behulpzaamheid, Betrokkenheid en Perfectionisme blijken mijn kernkwaliteiten. Bij al deze drie de competenties is onverschilligheid de allergie. Dit werkt versterkend en zo voel ik dat ook. Ik heb echter geleerd dat gedrag iets anders is dan wie de persoon vanuit de kern is. Gedrag heeft men aangeleerd en het kan zijn dat de mensen die onverschillig gedrag vertonen terwijl ze dat niet zijn. Ik moet dan aan de slag na te gaan wat deze persoon beweegt en ook leren niet te snel te oordelen op basis van een aspect van het complete palet aan gedrag. 8
4 Left Hand Right Hand 4.1. Korte Impressie Left Hand Right Hand heeft als uitgangspunt dat er tijdens gesprekken eigenlijk twee gesprekken plaats vinden. Een gesprek is expliciet. Dit gesprek bestaat uit de woorden die tussen twee of meer personen worden gesproken. De andere conversatie bestaat van wat de mensen denken en voelen, maar niet te zeggen. De methode Left Hand Right Hand is een oefening om te onderzoeken wat er niet gezegd, maar wel gedacht wordt, in de loop van een gesprek. Deze "tool" biedt een manier om onze gesprekken daadwerkelijk te bestuderen zodat we deze kunnen analyseren om hierdoor te kunnen groeien. Stap 1: De rechterkolom (Wat werd er gezegd). Haal een paar stukjes papier en trek een lijn in het midden. In de rechterkolom, schrijf je het gesprek op dat daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Laat de linke kolom leeg totdat je klaar bent. Stap 2: De linker kolom (Wat je denkt). Schrijf in de linker kolom, uitschrijven wat je denkt en voelt, maar niet hebt gezegd. Stap 3: Individuele Reflectie: gebruik de linker kolom als bron. U kunt veel leren alleen al uit de handeling van het schrijven van een case. Vraag jezelf nu af: Wat leidde me werkelijk om zo te denken en me op deze manier te voelen? Welke overtuigingen/normen heb ik dat het gesprek zo plaat vond? In hoeverre hebben mijn opmerkingen invloed gehad op het resultaat? Waarom heb ik niet gezegd wat er in mijn linker kolom staat? Welke veronderstellingen of aannames heb ik gemaakt ten opzichte van de andere persoon of personen? Hoe kan ik mijn linker kolom als een hulpmiddel fungeren om onze communicatie te verbeteren? 4.2. Wat heb ik geleerd en gedaan aan Left Hand Right Hand Hierbij een gesprek met een collega waarbij ik behoorlijk geïrriteerd raakte. Wat ik dacht Ik vraag nog maar eens hoe het zit Lekker dan, is hij weer zijn afspraak niet nagekomen Kom op man. Dat is toch geen antwoord Wat een eikels lopen er toch rond op deze wereld Wat ik zei Ik: Ben jij nog toegekomen aan de werkzaamheden die ik al een paar keer aan je gevraagd heb? Collega: Nee, daar ben ik niet aan toegekomen Ik: Maar ik heb het je al een paar keer gevraagd, zelfs per e-mail Collega: Ik ben er gewoon niet aan toegekomen Ik: Maar waarom zeg je dat dan niet. Ik houd er nu rekening mee. Collega: Tja, het is gewoon heel druk momenteel. Ik: Zo kan ik echt mijn werk niet doen hoor. Dit moet echt veranderen!! 9
4.3. Conclusie Ik ben een persoon die alles doet vanuit gevoel. Mijn gevoel is mijn baken en (moreel) kompas. Ik kan mijzelf ook nog weleens laten leiden door emotie. Wat ik merk is dat ik bijna altijd wel zeg wat ik denk. Dit wordt natuurlijk niet altijd gewaardeerd. Voor mij ligt de te behalen winst in de nuance en hoe ik over kan komen. Het uitspreken op een normale en rustige toon is voor mij een beter leerpunt dan de boodschap of hoe ik deze formuleer. In het kader van mijn ontwikkeling zie ik Left Hand Right Hand niet als de meest voor de hand liggende tool. 10
5 Sharkworld 5.1. Korte Impressie Vanuit de les Projectmatig Creëren kregen wij de opdracht om het online spel Sharkworld te spelen. Dit aangezien dit goed aan zou sluiten bij de opleiding. Het verhaal begint als volgt. Een projectleider van de bouw van s werelds grootste aquarium gaat plotseling in een coma, het project mag hier niet onder leiden en jij vliegt meteen naar Shanghai om zijn zaken over te nemen. Contacten, afspraken en vertrouwen moet jij in één klap overnemen, zonder dat jij verder nog enig idee hebt wat het project precies inhoud. Er heeft geen evaluatie of projectoverdracht plaatsgevonden. Kortom een hele uitdaging. Je begint het spel met een afspraak met Heinz Struwer van het installatiebedrijf Spector Install. Heinz ligt jou in het kort in over het project en welke mensen er allemaal van belang zijn, welke contracten er nog gesloten moeten worden en de huidige stand van zaken. Je maakt vervolgens verschillende afspraken met vele partijen. In elk gesprek moet je verschillende vragen beantwoorden om zo uiteindelijk alles in goede banen te leiden. 5.2. Wat waren mijn ervaringen bij Sharkworld Ik vond het tempo van de vraagstelling redelijk hoog. Mijn Engels is over het algemeen goed maar toch vond ik het allemaal vrij snel gaan. Je merkt dat dit spel gebouwd is om te zorgen voor een goede relatie met alle belanghebbenden binnen het project. Dit geldt dus voor de opdrachtgever, de teamleden en de mensen die verantwoordelijk zijn voor vergunningen. Soms vond ik het lastig dat je, als je een vraag stelde, men er gelijk vanuit ging dat je die kant op wilde. Een vraag is naar mijn mening geen stelling en daar ging het spel naar mijn mening een beetje mank. Voor de rest zaten alle aspecten zoals bermuda driehoek, Harvard methode, communicatie, planning, etc. allemaal erbij inbegrepen en vond ik het goede testcase. 5.3. Conclusie Dit vond ik heel lastig omdat ik geen referentiekader heb gekregen. De percentages zeggen mij niet zo veel. Ik hoop dat jij (Maurice) aan kunt geven hoe ik het gedaan heb ten opzichte van mede studenten. Zie voor de resultaten de volgende pagina s 11
12
13