behandeling in PMC d.d. 5 februari 2013 Onderwerp Kredietaanvraag Brede school SOM Politieke Kamer 1 / 2 Agendanr. 5 Soort behandeling doel behandeling inspreekmogelijkheid openbaar/besloten (x) beeldvorming en oordeelsvorming over raadsvoorstel ( ) beeldvorming over collegevoorstel ( ) presentatie/informatie en mogelijkheid tot vragen stellen ( ) consultatie fracties ( ) korte stemverklaring ( ) hamerstuk ( ) bespreken voorstel (x) advies aan AgC over vervolgbehandeling ( ) informatievergaring ( ) besluitvorming (x) ja ( ) nee (x) openbaar ( ) besloten, met als reden:.. voorafgaande behandeling (x) N.v.t. toelichting De raad is het bevoegde orgaan om budgetten en kredieten vast te stellen. Aan de raad wordt gevraagd een krediet van 7.006.000 beschikbaar te stellen voor de bouw van de Brede School SOM en de hierop betrekking hebbende begrotingswijzigng vast te stellen.
Raadsvoorstel gemeente Coevorden Datum raadsvergadering 5 februari 2012 Versie 1.0 Agendapunt Politieke Kamer 1 / 2, punt 5 Naam rapporteur Rv.nr. Openbaar Portefeuillehouder Onderwerp Mw. L. Coljé Ja Dhr. G. Roeles Kredietaanvraag brede school Voorgesteld besluit 1. Een krediet beschikbaar te stellen van 7.006.000 voor de bouw van de Brede School SOM; 2. de eenmalige kosten van 328.000 ten laste te laten komen van reserve Brede School; 3. de restant boekwaarde van de investering Panta Rheischool van 117.000 in eens af te schrijven en het bedrag ten laste te laten komen van de reserve Brede School; 4. de overige vrijkomende locaties van 226.000 terug te laten vallen naar de grondexploitatie; 5. de kapitaallasten van de restant investering en de overige exploitatielasten minus de exploitatiebaten ten laste laten komen van het hiervoor beschikbaar gestelde budget van 475.000; 6. de 3 e wijziging van de begroting 2013 vast te stellen. Aan de raad, Inleiding De gemeente Coevorden wil nieuwbouw realiseren voor de Brede School SOM in Coevorden. Hiertoe is een opdracht in de vorm van een DBM-contract in de markt gezet, oftewel voor ontwerp, realisatie en onderhoud. Gelet op de omvang van deze opdracht is deze Europees aanbesteed, via een procedure met voorafgaande selectie. Op 19 september jl. zijn vier offertes ingediend welke zijn getoetst door een beoordelingscommissie op het ontwerp, duurzaamheid, proces en prijs. Het advies van de beoordelingscommissie is op 9 oktober jl. door uw college overgenomen en de opdracht is gegund aan Schutte Bouw en Ontwikkeling BV en SMT Bouw en Vastgoed BV. Het gekozen (Voorlopige) Ontwerp (VO) wordt in de periode oktober 2012 tot en met februari 2013 door een ontwerpteam verder uitgewerkt tot een Definitief Ontwerp (DO). Op basis van het DO wordt de omgevingsvergunning aangevraagd en kan vervolgens gestart worden met de bouw waarna het gebouw volgens de planning uiterlijk 30 juni 2014 wordt opgeleverd. Het oorspronkelijke doel was om na het DO het aanbestedingsresultaat over te dragen aan Domesta. Zij zouden vervolgens verantwoordelijk zijn voor de bouw van de Brede School SOM en de exploitatie. De gemeente zou na realisatie een deel van het gebouw huren. Wij hebben er eerder voor gekozen geen krediet aan te vragen bij de raad omdat het uitgangspunt is geweest dat Domesta het aanbestedingsresultaat overneemt. Inmiddels is bekend geworden dat Domesta als gevolg van het regeerakkoord genoodzaakt is om hun projecten on hold te zetten. Hierdoor heeft er nog geen besluitvorming kunnen plaatsvinden
door de RvC van Domesta op 6 december jl. Er bestaat echter nog steeds een kans dat Domesta het aanbestedingsresultaat overneemt, maar daarover is nu onzekerheid ontstaan. Op bestuurlijk niveau is de deadline voor het definitieve besluit gesteld op 1 februari 2013 (het moment dat het DO zou worden overgedragen aan Domesta). Door deze onzekere factor is gekozen om het proces voorlopig voort te zetten met het uitgangspunt dat de gemeente bouwt. Er is afgesproken dat als Domesta na aanbesteding besluit om het aanbestedingsresultaat niet over te nemen, de gemeente zelf de Brede School bouwt en in eigendom en beheer zal nemen. Uw raad is daarover schriftelijk (brief d.d. 28 mei 2012) geïnformeerd. In een eerdere brief van 6 februari 2012 hebben wij dit ook aangegeven. Dit voorstel is bedoeld om het benodigde krediet beschikbaar te stellen, waarna de uitwerking en realisatie van het project verder kan worden voortgezet. Argumenten 1.1 Zonder geld kan er niet gebouwd worden. Het krediet is de som van geoffreerde en geschatte bedragen. Er is afgesproken dat als Domesta na aanbesteding besluit om het aanbestedingsresultaat niet over te nemen, de gemeente zelf de Brede School bouwt en in eigendom en beheer zal nemen. Wanneer de gemeente zelf bouwt is het noodzakelijk dat de raad met spoed een krediet beschikbaar stelt, omdat inmiddels op 21 november jl., door de gemeente de gunningsovereenkomst Brede School SOM met Schutte Bouw en Ontwikkeling BV en SMT Bouw en Vastgoed BV is ondertekend. Als voor de realisatie van nieuwe huisvesting niet voldoende budget vrijgemaakt wordt, kan niet met de bouw gestart worden. Het aangevraagde krediet bedraagt 7.274.000 (zie ook de financiële bijlage), waarvan middels de begroting 2013 al 268.000 beschikbaar is gesteld. 2.1 Reserve is toereikend om de eenmalige kosten op te vangen. In de 2 e Berap 2012 heeft u de reserve Brede School ingesteld. Omdat we de eerst komende jaren van de Brede School nog geen (kapitaal)lasten hebben, kunnen wij het jaarlijks beschikbaar gestelde budget storten in de reserve. Hierdoor is het mogelijk om de incidentele kosten van 445.000 ( 257.000 inclusief de eenmalige afkoopsom van ca. 125.000 voor de eerste vijf jaren van Kinderopvang Kinderwereld + 117.000 + 71.000) ten laste te laten komen van deze reserve. Deze reserve is toereikend. 3.1 Door de sloop van de gebouwen moet de boekwaarde direct afgeboekt worden. Op de Panta Rheischool zit nog een boekwaarde van 117.000. Dit heeft te maken met de renovatie van de kozijnen van de school. Het is logisch dat, nu de school wordt gesloopt, de restantboekwaarde wordt afgeboekt. 4.1 Op basis van de notitie Buitenplan is buitenkans vervallen de vrijkomende locaties naar de grondexploitatie De kosten en de opbrengsten van de vrijkomende locaties -anders dan die van de locatie Panta Rhei- zijn buiten beschouwing gelaten. De vrijgekomen gebouwen en terreinen gaan, op basis van de vastgestelde notitie Buitenplan is buitenkans naar de grondexploitatie met de bedoeling deze te herontwikkelen. De herontwikkeling is buiten het project Brede School gehouden. Dat vereist een zelfstandig proces. Daardoor kan er geen reële raming worden opgesteld van de kosten en baten. De boekwaarden van deze locaties worden daarom naar de grondexploitatie gebracht en worden verrekend met de baten op het moment dat duidelijk is welke herontwikkeling van deze locaties mogelijk is. 5.1 Sinds 2012 is het budget van 475.000 beschikbaar gesteld. In 2009 is 575.000 beschikbaar gesteld voor dekking van de kapitallasten van de Brede School. In de tussentijd is besloten dit budget te korten met 100.000 naar 475.000. 6.1 De kredietaanvraag vraagt om een begrotingswijziging.
Opmerkingen Zoals in de Inleiding is aangegeven is vanwege de noodzakelijke voortgang en tijdige oplevering op 21 november jl. door de gemeente de gunningsovereenkomst Brede School SOM met Schutte Bouw en Ontwikkeling BV en SMT Bouw en Vastgoed BV ondertekend. In die gunningsovereenkomst is in art. 19 een betalingstermijnenoverzicht opgenomen. Wij dienen ons aan die betalingstermijnen te houden. De eerste termijnen dienen in januari 2013 te worden betaald. Met de participerende instellingen zijn afspraken gemaakt over de te huren oppervlaktes (ruimtes) in de brede school SOM en de voorwaarden waaronder. Deze afspraken zijn echter nog gebaseerd op het uitgangspunt dat Domesta het aanbestedingsresultaat overneemt. Nu het uitgangspunt is dat de gemeente het project realiseert, in eigendom neemt en verhuurt verandert er één en ander. De afspraken dienen gezien het gewijzigde uitgangspunt te worden aangepast en nog schriftelijk (bij brief) te worden vastgelegd. In de afspraken wordt aangegeven dat er huurovereenkomsten met de participanten, niet zijnde basisscholen, worden afgesloten. Voor de basisscholen worden gebruikersovereenkomsten gesloten. De huurovereenkomsten moeten gezien het gewijzigde uitgangspunt nu afgesloten worden tussen de gemeente Coevorden en de participant. Het moment van afsluiten van die huurovereenkomsten blijft hetzelfde nl. op het moment dat het DO vastgesteld is. Kosten, baten, dekking Het benodigd krediet bedraagt totaal 7.274.000, waarvan 268.000 reeds beschikbaar gesteld bij de begroting 2013. Resteert 7.006.000. Dit bedrag bestaat uit verschillende onderdelen zoals bouw, installaties enz. Ook hebben wij te maken met incidentele lasten zoals tijdelijke huisvesting, verhuizing, restant boekwaarde enz. Het gaat om een bedrag van 445.000. Wij brengen de incidentele kosten ten laste van de gevormde reserve nieuwbouw brede school. Op basis van de notitie Buitenplan is buitenkans vervallen de vrijkomende locaties naar de grondexploitatie. Logisch dat ook de resterende boekwaarde overgaat naar de grondexploitatie. De exploitatielasten inclusief kapitaallasten 438.000 voor het eerste jaar- ten grootte van 467.000 kunnen worden gedekt uit door u beschikbaar gestelde budget van 475.000 per jaar. Opmerkingen Nu er een kans bestaat dat Domesta afhaakt en wij zelf bouwen is het ook zaak het BTW aspect onder ogen te zien. Wij onderzoeken of (een deel van) de accommodatie btw-belast kan worden verhuurd. Als dit het geval is, dan is het mogelijk (een deel van) de btw op de bouwkosten en de exploitatiekosten na voltooiing van de nieuwbouw met de belastingdienst te verrekenen. Er wordt naar gestreefd hierover afspraken met de belastingdienst te maken. Onderwijshuisvesting valt niet onder het BTW compensatiefonds Als het regeerakkoord doorgang vindt dan wordt per 1 januari 2014 het BTW compensatiefonds afgeschaft. In alle investeringen is gerekend inclusief BTW. Dit betekent ook dat er in de dekking rekening mee is gehouden en dus raakt dit het project niet. De aanbesteding is derhalve ook inclusief BTW. Aanpak/uitvoering Dit voorstel is bedoeld om het benodigde krediet beschikbaar te stellen, waarna de uitwerking en realisatie van het project verder kan worden voortgezet. Nog voor de kerst 2012 is het VO gereed. Rond maart 2013 is het DO klaar, waarna de omgevingsvergunning kan worden aangevraagd. Na verlening van die vergunning start de bouw. Dat is medio 2013 voorzien. Het gebouw is ongeveer een jaar later gereed (oplevering uiterlijk 30 juni 2014) en wordt vanaf augustus 2014 in gebruik genomen. Communicatie Ja, middels bijgevoegd persbericht. Bijlagen - Financieel overzicht brede school SOM (20 december 2012) - Begrotingswijziging - Persbericht
Samenvatting Het benodigde krediet voor de bouw van de Brede School SOM beschikbaar te stellen. Burgemeester en wethouders van Coevorden, de gemeentesecretaris M.N.J. Broers de burgemeester B.J. Bouwmeester
No. De raad van de gemeente Coevorden; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van xx, bijlagenummer xx; b e s l u i t : 1. Een krediet beschikbaar te stellen van 7.006.000 voor de bouw van de Brede School SOM; 2. de eenmalige kosten van 328.000 ten laste te laten komen van reserve Brede School; 3. de restant boekwaarde van de investering Panta Rheischool van 117.000 in eens af te schrijven en het bedrag ten laste te laten komen van de reserve Brede School; 4. de overige vrijkomende locaties van 226.000 terug te laten vallen naar de grondexploitatie; 5. de kapitaallasten van de restant investering en de overige exploitatielasten minus de exploitatiebaten ten laste laten komen van het hiervoor beschikbaar gestelde budget van 475.000; 6. de 3 e wijziging van de begroting 2013 vast te stellen. Aldus besloten in de openbare vergadering van De raad voornoemd, voorzitter B.J. Bouwmeester griffier B. Kunnen