Het Bloso werft aan in statutair dienstverband: MEDEWERKER FINANCIËN EN BEGROTING (M/V) Afdeling: Beleidsdomein Niveau: Graad: Standplaats: Financiën en Begroting Cultuur, Jeugd, Sport en Media A adjunct van de directeur Arenbergstraat 7, 1000 Brussel 1 ALGEMENE FUNCTIECONTEXT Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Het Bloso Bloso voert als agentschap van het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media het sportbeleid van de Vlaamse Regering uit en is dus één van de diensten van de Vlaamse overheid. De hoofdzetel is gevestigd in Brussel, maar Bloso beschikt eveneens over dertien Bloso-centra in Vlaanderen en vijf provinciale Bloso-promotiediensten. Het Bloso is een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid. Aan het hoofd van het Bloso staat een administrateur generaal bijgestaan door een algemeen directeur. Het agentschap bestaat uit drie generieke en zes functionele afdelingen. De missie van Bloso bestaat erin het Vlaams sportbeleid uit te voeren conform de decretaal bepaalde opdrachten met als doel de sportparticipatie en de kwaliteit van het sportaanbod te verhogen. De decretaal vastgelegde kernopdrachten van het Bloso omvatten onder meer het promoten van Sport voor Allen, het aanbieden en erkennen van sportkaderopleidingen, het beheer en de exploitatie van de dertien Bloso-centra, de uitvoering van het Vlaams topsportbeleid en de subsidiëring van de Vlaamse sportfederaties en van gemeenten en provincies (lokaal Sportbeleid). 2 SPECIFIEKE FUNCTIECONTEXT De afdeling Financiën en Begroting is een generieke afdeling van het Bloso en staat onder rechtstreekse leiding van de administrateur - generaal. Deze afdeling bestaat uit de cel Boekhouding en Begroting en de Facilitaire Cel. Als organisatieondersteuner word je tewerkgesteld in de cel Boekhouding en Begroting. Deze cel bestaat uit 7 personeelsleden en het celhoofd en staat in voor de opmaak en de opvolging van de begroting, de afhandeling van alle financiële processen en de ondersteuning van de decentrale boekhoudcellen binnen het Bloso.
Op 1 januari 2015 zal het Bloso mee instappen in het gezamenlijk boekhoudpakket van de Vlaamse overheid (Oracle Financials). 3. INHOUD VAN DE FUNCTIE Meewerken aan de opmaak van de begroting, begrotingsaanpassingen en de opvolging van de beleidsuitvoering en het beheren van budgetten Implementeren en opvolgen van de veranderingsprocessen binnen de boekhouding (uittekenen en controleren/bewaken van de financiële processen). Fungeren als aanspreekpunt voor de interne klanten m.b.t. vragen over financiële verrichtingen. Opzetten en optimaliseren van de rapportering teneinde de interne klanten te informeren en het management te ondersteunen bij de aansturing van de beleidsuitvoering en het nemen van beslissingen. Er wordt verwacht dat de medewerker Financiën en begroting de organisatie actief bijstaat en begeleidt in de overstap naar het nieuwe boekhoudsysteem (Orafin). Hiervoor moet hij/zij een actieve communicatie onderhouden met het departement Financiën en Begroting. Hij/zij moet actief oplossingen zoeken voor de noden van de interne klanten) en deze vertalen naar werkbare oplossingen in Orafin. De functiehouder zal er na de implemantie continu over waken dat de aanwezige functionaliteiten op een goede manier gebruikt worden. Hiervoor is het verspreiden van handleidingen en geven van opleidingen op maat van de interne klant noodzakelijk. Grondige kennisopbouw over de eigen afdeling is zeer belangrijk maar de kennisopbouw van de werkzaamheden van andere afdelingen is zeker even belangrijk. Verdieping in de werking van de ontwikkelde interfaces met andere randapplicaties is noodzakelijk om het goede verloop van de boekhoudkundige registratie en de praktische werking te garanderen. Verder wordt van de functiehouder verwacht dat hij de data kwaliteit bewaakt zodat de aangeleverde data als management tool kunnen gebruikt worden. De analyse van de aanwezige data moet gebeuren zodat het lijnmanagement op basis hiervan beslissingen kan nemen. De begeleiding bij de implementatie van Orafin zal initieel de hoofdtaak zijn maar daarnaast wordt de functiehouder mee ingeschakeld in de dagelijkse werkzaamheden van de cel financiën en begroting. In overleg met de celverantwoordelijke wordt bijstand verleend aan de collega s op de boekhoudcel en de rekenplichtigen in de Bloso-centra en promotiediensten. Samen met de celverantwoordelijke staat hij in voor de algemene ondersteuning van het management inzake financiën, begroting en fiscaliteit en de opmaak van de meerjarenbegroting, de jaarlijkse begroting én de begrotingsopvolging. RESULTAATGEBIEDEN 1. Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Behoeften en opportuniteiten van de afdeling financiën en begroting bespreken met het lijnmanagement Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen (bvb. digitalisering, software ontwikkelingen) Analyseren van ad hoc vragen en problemen (bvb. helpdesk voor medecollega s) Evalueren van de huidige dienstverlening en werkbare oplossingen introduceren Met andere diensten bekijken wat de behoeftes voor de organisatie zijn
2. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Akkoord bereiken rond de dienstverlening die gevraagd wordt en dit afstemmen met de werking De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren Actieplan opstellen, werkmethode definiëren Definiëren van korte, middellange en lange termijnplanning Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van systemen en interfaces Opvolgen van de begroting en de afdelingen informeren hoe dit zelf op te volgen 3. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Innovatieve ideeën ontwikkelen (digitalisering van de workflow en efficiëntiewinsten trachten te behalen door gebruik van moderne software toepassingen) Uitwerken van procedures en richtlijnen (aan de hand van duidelijke handleidingen) Ontwikkelen en implementeren van IT-programma s die bijdragen aan het financieel beheer en de organisatie van opleidingen voor gebruikers om alles tot een goed einde te brengen Meewerken aan projecten die (on)rechtstreeks bijdragen aan het financieel beheer van de organisatie Zorgen dat de interne klanten kunnen terug vallen op een goed werkende rapportering 4. Adviesverlening Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Fungeren als aanspreekpunt voor zowel medewerkers binnen de afdeling als buiten de afdeling wat betreft het eigen vakgebied Na korte analyse van de problemen ook meteen een werkbare oplossing of actieplan voorstellen Adviseren over toepassing en gebruik van diensten en systemen Gebruikers adviseren over interpretatie van de in te voeren data Management adviseren over thema s die te maken hebben met het functionele domein aan de hand van de beschikbare data in de aanwezige systemen Inspelen op specifieke vragen van het management en eerste interpretatie van de gegevens Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen om de volledige organisatie te optimaliseren Pro-actief knelpunten signaleren 5. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen en procedures. Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen Input leveren voor management rapportering Toezien op naleving van kwaliteitsnormen
Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen en van de ingegeven informatie Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie 6. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Fungeren als aanspreekpunt binnen de organisatie maar ook naar derde partijen (rekenhof, departement financiën en begroting, bedrijfsrevisor, ) Actief communiceren naar collega s toe en naar de tevredenheid peilen van de dienstverlening Opvragen van bijkomende noden of aanwezige bezorgdheden 7. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Adviseren, controleren en bijsturen van projecten Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten Projecten plannen, coördineren en leiden Deelnemen aan cross functionele projectgroepen om op de hoogte te blijven van wat leeft binnen de organisatie en de betrokkenheid te verhogen Het opvolgen en ondersteunen van de werkzaamheden 8. Kennis mbt het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Opbouwen en onderhouden van netwerken Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied 4 JE COMPETENTIEPROFIEL 4.1 DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je hebt een diploma van master toegepaste economische wetenschappen. Je hebt minimum 1,5 jaar relevante professionele ervaring op een boekhouding of financiële dienst in een overheidsorganisatie. 4.2 JE VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Grondige kennis van overheidsboekhouding en de begrotingscyclus Grondige kennis van het Rekendecreet en andere regelgeving van toepassing op de Vlaamse rechtspersonen Gondige kennis van algemeen dubbel boekhouden Kennis van Oracle Financials Kennis van de ESR rapportering Kennis van Word, Excel, Powerpoint, VISIO, outlook Ervaring met projectwerk Ervaring bij implementatie van nieuwe software systemen Ervaring met ontwikkelen van interfaces in samenwerking met IT consultants Ervaring in opleiding geven Ervaring in geven van presentaties
4.3 JE BASIS-GEDRAGSCOMPETENTIES Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Handelt in het belang van de organisatie Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Verzorgt de interactie Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, ) Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, ) Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, ) Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Legt verbanden en ziet oorzaken Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Benoemt de oorzaken van problemen Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen Gaat uit zichzelf achter informatie aan Ziet werk liggen en gaat over tot actie Grijpt de kansen die zich aandienen Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden
Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Oordeelvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese Komt tot een synthese van de verzamelde informatie Evalueert de beschikbare informatie met een gezonde kritische ingesteldheid Weegt alternatieven tegen elkaar af Redeneert logisch en ziet de voor de hand liggende effecten van acties Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is 5 WIJZE VAN KANDIDAATSTELLING Solliciteren kan tot en met zondag 18 januari 2014. Vul uiterlijk op 18 januari 2014 het standaard-cv in op www.jobpunt.be. Ga via de knop bekijk onze jobs naar de vacature. Klik rechts onderaan op solliciteer nu en vul het standaard-cv in. Bij je eerste aanmelding, dien je je eerst te registeren. Je vindt hier ook een uitgebreide functiebeschrijving. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als je tijdig solliciteert via het online standaard-cv op www.jobpunt.be 6 VERLOOP VAN DE SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-screening De eerste selectie gebeurt aan de hand van het door jou ingevulde standaard-cv en op basis van de deelnemingsvoorwaarden. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De CV screening zal plaatsvinden in de week van 19 januari 2015 (timing onder voorbehoud). 6.2. Voorselectie Indien er meer dan 8 kandidaten geschikt bevonden worden op basis van de cv-screening kan er een voorselectie georganiseerd worden op basis van een case. Geschikt bevonden kandidaten worden toegelaten tot de volgende stap in de selectieprocedure m.n. de psychotechnische screening. De voorselectie kan plaatsvinden in de laatste week van januari 2015 (timing onder voorbehoud). 6.3. Psychotechnische screening Dit gedeelte heeft tot doel de basisvaardigheden voor het uitoefenen van de functie na te gaan. Hierbij worden psychotechnische oefeningen aangeboden.
Deze selectiefase is eliminerend. De kandidaten worden geschikt of niet-geschikt bevonden. Kandidaten met een beoordeling geschikt gaan door naar de volgende selectieproef nl. het jurygesprek. De psychotechnische screening kan plaatsvinden tussen 9 en 20 februari 2015 (timing onder voorbehoud). 6.4. Jurygesprek In dit gedeelte wordt gepeild naar de vaardigheden, de motivatie en de interesse, de attitude, de werkervaring en de vaktechnische kennis. Indien er geen voorselectie georganiseerd werd, krijgen de kandidaten vooraf een case voorgelegd die besproken zal worden tijdens het jurygesprek. Dit gedeelte is eliminerend. Je krijgt een beoordeling niet voldoende of voldoende. Het jurygesprek zal plaatsvinden in de eerste week van maart 2015 (timing onder voorbehoud). Rekening houdend met dit eindgesprek en de resultaten van de volledige selectieprocedure beslist de administrateur generaal of je al dan niet in aanmerking komt voor een aanwerving. Deze selectieprocedure (generiek en functiespecifiek) verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2 van het VPS. 7 ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijbehorende salarisschaal. Relevante beroepservaring in de privésector of als zelfstandige kan verloond worden, met een maximum tot 20 jaar. Je aanvangssalaris met 2 jaar relevante ervaring is minimaal 38.649,84 euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan 3220.82 euro. Je eerste twaalf maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing als je reeds als Vlaams (vastbenoemd) ambtenaar in de graad van adjunct van de directeur werkt. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan.
8 INFO Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Tinne Van De Voorde, celverantwoordelijke Tel.: 02 209 47 629.. E-mail: tinne.vandevoorde@bloso.be Voor extra informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met Katia Verbelen, P&O-verantwoordelijke 02 209 46 72 E-mail : katia.verbelen@bloso.be Website: www.bloso.be Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden kun je terecht op de website http://www.werkenvoorvlaanderen.be 9 WERVINGSRESERVE Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar vanaf de datum van de kennisgeving van het resultaat. Indien er een nieuwe vacature is, zal deze bekendgemaakt worden aan de reserve waarna geïnteresseerde kandidaten uitgenodigd zullen worden voor een bijkomend gesprek.