Procedures VO Gebruikersbeheer Procedure mutatie van Gebruiker voor HB-plus werkplekdiensten 12/15/2015 Versie 01.00 12/15/2015
Inhoud Inhoud 1. Over dit document... 1 2. Probleemstelling... 2 3. Nuttige randinformatie:... 3 4. Oplossing... 4 4.1. Scenario A < Wijziging statuut of entiteit ZONDER continuïteit van de functie en ZONDER behoud van Datacenter Diensten voor de Werkplek >... 5 4.2. Scenario B < Wijziging statuut MET continuïteit van de functie en MET behoud van Datacenter Diensten voor de Werkplek>... 6 4.3. Scenario C < Wijziging entiteit MET behoud van Datacenter Diensten voor de Werkplek >... 7 5. Voor meer informatie:... 9 6. Documenteigenschappen... 10 Handleiding Naam project
Over dit document 1. Over dit document Om als medewerker te kunnen beschikken over HB-plus AD account gebaseerde diensten uit het HB-plus-aanbod moet aan deze medewerker in het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid (WebIDM VO GID) een VO netwerk accounts gebruikersrecht (AD account van de Vlaamse overheid) toegekend zijn op de werkrelatie van de entiteit die de werkplekdiensten vergoedt. Wanneer iemand verandert van entiteit, van samenwerkingsvorm, van functie, kan dit gevolgen hebben voor de werkrelatie in het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid. Het is belangrijk dat de informatie in het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid m.b.t. de werkrelatie up to date wordt gehouden. In dit document geven we u graag wat extra hulp omtrent wat u moet doen wanneer een medewerker van statuut of entiteit verandert binnen de Vlaamse overheid (bijvoorbeeld: een externe consultant wordt medewerker van vlaanderen.connect of iemand gaat voor een ander agentschap of departement werken). U krijgt meer informatie over: welke HB-plus AD account gebaseerde diensten precies geïmpacteerd kunnen zijn n.a.v. een wijziging van de werkrelatie de mogelijke scenario s en wat u in elk van die scenario s dient te doen 1
Probleemstelling 2. Probleemstelling Om als medewerker te kunnen beschikken over HB-plus AD account gebaseerde diensten uit het HB-plus-aanbod moet aan deze medewerker in het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid (WebIDM VO GID) een VO netwerk accounts gebruikersrecht (AD account van de Vlaamse overheid) toegekend zijn op de werkrelatie van de entiteit die de werkplekdiensten vergoedt. Wanneer iemand verandert van entiteit, van samenwerkingsvorm, van functie, kan dit gevolgen hebben voor de werkrelatie in het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid. Het is belangrijk dat de informatie in het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid m.b.t. de werkrelatie up to date wordt gehouden. De kenmerken van de AD accounts zijn afhankelijk van de kenmerken van de werkrelatie in het WebIDM gebruikersbeheer (categorie en gebruikerstype). Zo wordt bij een werkrelatie van categorie ambtenaar en type normaal het user ID van het AD account afgeleid van de familieen voornaam (u gebruikt deze user ID bijvoorbeeld om uw pc op te starten). Bij werkrelaties van andere categorie en/of type wordt het user ID van het AD account gevormd door een volgnummer voorafgegaan door een prefix. Voor enkele HB-plus diensten vormt het AD account de sleutel. Als die AD account wijzigt, doordat de kenmerken van de werkrelatie van de medewerker wijzigen, dan heeft dit bijgevolg ook een impact op de betrokken HB-plus diensten. Deze diensten noemen we verder in deze instructie HB-plus AD account gebaseerde diensten en dit is de opsomming van deze diensten: Datacenter Diensten voor de Werkplek (exploitatie E-mail, persoonlijke data capaciteit, Lync en Sharepoint) Mobiele Toestel Diensten (exploitatie smartphone, tablet) 2
Nuttige randinformatie: 3. Nuttige randinformatie: A. Wanneer iemand voor een andere entiteit gaat werken, dan krijgt die persoon in WebIDM een werkrelatie met een nieuwe organisatie. Bijvoorbeeld: iemand werkt initieel voor Agentschap Facilitair Bedrijf en gaat werken voor Agentschap Informatie Vlaanderen. Dit kan een individuele verandering zijn of een verandering die generiek geldt voor een grotere groep mensen n.a.v. bijvoorbeeld een fusieverhaal. B. Wanneer het statuut van een medewerker wijzigt, dan heeft dit in WebIDM invloed op de categorie en het gebruikerstype dat van toepassing is. Categorie: Bijvoorbeeld: een externe medewerker (bv. een consultant) komt in dienst van Vlaanderen.connect en wordt Vlaamse Overheid Ambtenaar Gebruikerstype: De meeste werkrelaties zijn aangeduid als Normale accounts. De informatie over de verschillende keuzes kunt u vinden in het gebruikersbeheer zelf. C. Een combinatie van A en B is uiteraard mogelijk 3
Oplossing 4. Oplossing Voor de HB-plus AD account gebaseerde diensten zijn volgende scenario s mogelijk: Scenario A: Scenario B: Scenario C: Wijziging statuut of entiteit ZONDER continuïteit van de functie en ZONDER behoud van Datacenter Diensten voor de Werkplek Wijziging statuut of entiteit MET continuïteit van de functie en MET behoud van Datacenter Diensten voor de Werkplek (enkel mogelijk via het indienen van een project) Wijziging entiteit MET behoud van Datacenter Diensten voor de Werkplek (zowel MET als ZONDER continuïteit van de functie) Per scenario wordt verder in de toelichting overlopen welke stappen u dient te ondernemen. Om te bepalen welk scenario van toepassing is, volgen we vanaf nu de logica van het bijgevoegde stroomschema: De eerste vraag die u dient te beantwoorden: wijzigt het statuut van de medewerker?. Is het antwoord op deze vraag neen, ga dan onmiddellijk naar toelichting m.b.t. de vraag wijzigt de entiteit van de medewerker? Is het antwoord op deze vraag ja dan zijn er twee scenario s mogelijk. Om te weten welk scenario van toepassing is, beantwoord volgende vraag: is het noodzakelijk/gewenst dat de HB-plus AD account gebaseerde diensten behouden worden na de statuut wijziging?. Om tot een antwoord op deze vraag te komen, is het van belang na te gaan of er een verband is tussen de oude tewerkstelling in de oude situatie en de nieuwe tewerkstelling (functie) in de nieuwe situatie: Is het antwoord neen, dan is scenario A <Wijziging statuut (of entiteit) zonder continuïteit van de functie (en zonder behoud van Datacenter Diensten voor de Werkplek) > meest aangewezen. Is het antwoord ja, dan is het scenario B < Wijziging statuut (of entiteit) met continuïteit van de functie (en met behoud van Datacenter Diensten voor de Werkplek) > meest aangewezen. Voorbeelden: Het antwoord op de vraag is allicht neen indien een consultant voor een entiteit van het beleidsdomein O&V gewerkt heeft tot een bepaalde datum en al of niet met enige tussentijd een nieuwe tewerkstelling als ambtenaar aangaat voor een entiteit van het beleidsdomein KB in een geheel nieuwe functie scenario A Het antwoord op de vraag is allicht ja indien een consultant voor een entiteit van het beleidsdomein WVG werkt en in geheel of gedeeltelijk dezelfde functie als ambtenaar gaat werken voor dezelfde entiteit van het beleidsdomein WVG scenario B 4
Oplossing Wijzigt het statuut niet, dan beantwoordt u vervolgens de vraag wijzigt de entiteit van de medewerker?. Is het antwoord op de vraag neen, dan hoeft u helemaal niets te doen. Is het antwoord op de vraag ja dan zijn ook hier twee scenario s mogelijk. Om te weten welk scenario van toepassing is, beantwoord volgende vraag: is het noodzakelijk/gewenst dat de HB-plus AD account gebaseerde diensten behouden worden na de wijziging van entiteit? Ook hier zijn er twee scenario s: Is het antwoord ja, dan is scenario C van toepassing <Wijziging van (statuut of) entiteit mét behoud van Datacenter Diensten voor de Werkplek (mail, PDC, Lync, Sharepoint)> Is het antwoord neen, dan is ook hier scenario A van toepassing <Wijziging van entiteit (zonder continuïteit van de functie en) zonder behoud van Datacenter Diensten voor de Werkplek (mail, PDC, Lync, Sharepoint)> 4.1. Scenario A < Wijziging statuut of entiteit ZONDER continuïteit van de functie en ZONDER behoud van Datacenter Diensten voor de Werkplek > 1. Actie door de indiener van de organisatie corresponderend met oude opdracht: a. Werkaanvraag indienen via het HBplus bestelportaal, vraag stopzetting van de HBplus AD account gebaseerde diensten die actief waren in het kader van de oude opdracht. 2. Actie door de WebIDM lokale beheerder corresponderend met de nieuwe opdracht, voordat de lokale beheerder corresponderend met de oude opdracht de werkrelatie van de werknemer heeft verwijderd (het is belangrijk dat deze acties eerst gedaan worden vooraleer de acties in stap 3 gedaan worden): a. Maak in WebIDM een nieuwe werkrelatie aan met de juiste kenmerken, voor zover deze nog niet automatisch via de de Vlimpers interface werd aangemaakt. b. Ken in WebIDM de gebruikersrechten toe die voor de nieuwe opdracht noodzakelijk zijn, waaronder het Vo netwerk accounts gebruikersrecht dat aanleiding geeft tot de creatie van nieuwe AD en CLDAP accounts (met een ander user ID dan datgene wat voorheen aan deze medewerker toegekend was). c. Vraag de medewerker zijn wachtwoord in te stellen via de URL https://wachtwoord.vlaanderen.be en bezorg hem eventueel de procedure (handleiding) daarvoor. 5
Oplossing Merk op: indien de lokale beheerder corresponderend met de oude functie niet dezelfde persoon is als de lokale beheerder corresponderend met de nieuwe functie, dan is afstemming tussen beide lokale beheerders nodig. 3. Actie door de WebIDM lokale beheerder corresponderend met de oude opdracht, nadat de indiener bevestiging heeft gekregen dat de stopzetting van de HB-plus AD account gebaseerde diensten uitgevoerd is: a. in WebIDM de gebruikersrechten die gekoppeld zijn aan de oude werkrelatie, verwijderen. b. In WebIDM de werkrelatie zelf verwijderen. In bijna alle gevallen blijft door deze actie enkel de identiteit van de werknemer beschikbaar. Merk op: indien indiener en lokale beheerder functies niet worden ingevuld door dezelfde persoon, dan is afstemming tussen beiden nodig! 4. Actie door de indiener van de organisatie corresponderend met de nieuwe opdracht, ten vroegste de eerstvolgende werkdag na uitvoeren van voorgaande stap 2 (indien stap 2 na 17 uur wordt uitgevoerd, ten vroegste na twee werkdagen): a. Werkaanvraag indienen via het HB-pluspuntportaal voor het activeren van nieuwe HB-plus AD account gebaseerde diensten. Opmerkingen bij scenario A: Tussen stap 1 en stap 4 heeft de Gebruiker tijdelijk geen toegang tot HB-plus AD account gebaseerde diensten. Indien de Gebruiker data wenst te behouden (mail of persoonlijke data), dient deze hiervoor zelf de nodige maatregelen te treffen. 4.2. Scenario B < Wijziging statuut MET continuïteit van de functie en MET behoud van Datacenter Diensten voor de Werkplek> 1. Actie door de indiener van de organisatie corresponderend met de nieuwe opdracht: vraag via het HB-pluspuntportaal een project aan geïnitieerd via Wonder. Opmerkingen bij scenario B: Tussenkomst van HB-plus is nodig. Het is belangrijk dat zowel de indiener als de lokale beheerder corresponderend met de oude functie geen acties ondernemen om de HB-plus AD account gebaseerde diensten stop te zetten of het Vo netwerk accounts gebruikersrecht in WebIDM te verwijderen. De indiener van het project wordt gevraagd om aan te geven welke diensten zonder onderbreking of wijziging moeten gecontinueerd worden. 6
Oplossing 4.3. Scenario C < Wijziging entiteit MET behoud van Datacenter Diensten voor de Werkplek > 1. Actie door de WebIDM lokale beheerder van de nieuwe entiteit, vooraleer de lokale beheerder van de oude entiteit de gebruikersrechten van de werknemer heeft gewijzigd: a. Maak in WebIDM een nieuwe werkrelatie aan met de juiste kenmerken, voor zover deze nog niet automatisch via de de Vlimpers interface werd aangemaakt. b. Ken in WebIDM de gebruikersrechten toe die voor de nieuwe entiteit noodzakelijk zijn, waaronder het Vo netwerk accounts gebruikersrecht. 2. Actie door de WebIDM lokale beheerder van de oude entiteit, nadat de lokale beheerder van de nieuwe entiteit de acties bij stap 1 heeft ondernomen: a. Verwijder in WebIDM de gebruikersrechten die toegekend zijn onder de werkrelatie met de oude entiteit. b. Verwijder in WebIDM de werkrelatie zelf. Merk op: indien de lokale beheerder van de oude entiteit niet dezelfde persoon is als de lokale beheerder van de nieuwe entiteit (wat in de meeste gevallen zo zal zijn), dan is bij voorkeur afstemming tussen beide lokale beheerders nodig. 3. Optioneel: Actie door de indiener van de nieuwe entiteit indien primair e-mail adres dient te wijzigen: Via het HB-plus bestelportaal vraag Wijzigen primaire e-mailadres aan voor het mail domein gelinkt aan de nieuwe entiteit. 4. Optioneel: Actie door de indiener van de oude entiteit indien oude e-mail aliassen verwijderd dienen te worden: Via het HB-pluspuntportaal vraag Verwijderen van aliassen op een persoonsgebonden mailboxadres de oude entiteit. Opmerkingen bij scenario C: De toegangen tot de verschillende teamsites in kader van Samenwerken als een Service dienen door de Vo team site beheerders verleend of afgenomen te worden. Indien de financiële entiteitscode waarop de maandelijkse exploitatiekosten voor de HB-plus diensten wijzigt, dient dit aan HB-plus gecommuniceerd te worden: tijdelijk via e-mail naar werkaanvraag@vlaanderen.be (i.e. in afwachting van een nieuw Voorakkoord voor opmaak werkaanvraag inventarisaanpassingen). Er mag in geen geval een aanvraag ingediend worden voor deactivatie van de Datacenterdiensten voor de Werkplek, precies omdat er continuïteit gevraagd is. De persoon neemt deze diensten mee naar de nieuwe entiteit en mogen door de oude entiteit bijgevolg niet opgezegd worden. 7
Oplossing Algemene opmerkingen: Wijzigingen die niet overeenstemmen met één van bovenvermelde scenario s, vereisen evaluatie van de specifieke behoeften en kunnen alleen via indiening van een project aanvraag behandeld worden. In scenario A en scenario C is afstemming tussen de lokale beheerders van de oude en de nieuwe entiteit van cruciaal belang omdat de juiste volgorde van de acties in het gebruikersbeheer van belang is om de continuïteit van de diensten te waarborgen. 8
Voor meer informatie: 5. Voor meer informatie: Lijst lokale beheerders is terug te vinden op ICT.vonet.be onder http://ict.vonet.be/nlapps/docs/default.asp?fid=1865 Raadpleeg de rubriek Veel gestelde vragen in de toepassing voor het Vo Gebruikersbeheer Indien u de gezochte informatie over het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid daar niet vindt, contacteer gebruikersbeheer@vlaanderen.be Voor algemene informatie over de te volgen stappen of de HB-plus AD account gebaseerde diensten, contacteer werkaanvraag@vlaanderen.be 9
Documenteigenschappen 6. Documenteigenschappen Wijzigingshistoriek Versie Datum Auteur Opmerkingen 01.00 15/12/2015 Pascal Masuit Stefanie Kerkhof Initiële versie 10