PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 26 september 2013 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Ludwig Caluwé Telefoon: 03 240 52 48 Agenda nr. 4/58 Provinciale overheidsopdrachten. Toepassing artikel 43 2 11 van het provinciedecreet. Mechelen Sport- en recreatiedomein De Nekker Onderhouds- en energiediensten voor het zwembad en de sporthal begeleidingsopdracht. Bestek en wijze van gunnen. Goedkeuring. 1.1. HET PROJECT - ALGEMEEN De begeleidingsopdracht die het voorwerp vormt van dit verslag kadert in een project rond het leveren van onderhouds- en energieprestaties voor het nieuw gebouwde zwembad De Nekkerpool en de aanpalende bestaande sporthal in het provinciaal sport- en recreatiedomein De Nekker in Mechelen. Context en aanleiding, doelstelling en mogelijke aanpak worden hierna toegelicht. De omschrijving van het project bevat een voorlopig scenario, een aanname over een mogelijk interessante formule. Uiteraard zal de uiteindelijk realisatievorm worden bepaald op basis van studiewerk van de begeleider en de uitvoerder in de volgende fasen. 1.2. HET PROJECT - CONTEXT EN AANLEIDING In vergadering van 16 december 2010 heeft de provincieraad het ontwerp goedgekeurd voor het aanpassen en uitbreiden met een zwembad van het bestaande hoofdgebouw in het provinciaal sport- en recreatiecentrum De Nekker in Mechelen. Omdat het op dat ogenblik niet opportuun was om keuzes te maken over het integraal duurzaam installatieconcept werden de installaties van het zwembad in een aanloopfase aangesloten op de bestaande voorzieningen in de sporthal en werd een verlengde waarborgperiode voorzien waarin de aannemer het volledige beheer en onderhoud van de technische installaties van het zwembad uitvoert. Voor de productie van groene energie en de beperking van het leidingwatergebruik werd voorzien om na de afwerking van het zwembad nieuwe dossiers op te starten. Het nieuwe zwembad De Nekkerpool werd in gebruik genomen op 1 januari 2013. Het technisch beheer en onderhoud van de installaties wordt nog tot einde 2014 uitgevoerd door de aannemer van de bouwwerken. Voor de periode vanaf 2015 moet een nieuwe opdracht worden geplaatst. Het zwembad werd gebouwd met een hoog energieprestatieniveau. Toch is er nog een aanzienlijke verbruik van energie en water dat grotendeels wordt afgenomen van de distributienetten. Er is aanleiding om de mogelijkheden tot toepassing van hernieuwbare energie en recyclage van water te onderzoeken. Het actieplan van
het project Provincie Antwerpen - Klimaatneutrale Organisatie 2020 vormt hiertoe het kader. Een nieuw ruimtelijk masterplan voor De Nekker is in opmaak. Dit zal in de eerste plaats een beeld en een ontwikkelingstraject vastleggen voor de interne structuur van het domein. In dit kader past echter ook een kritisch onderzoek van de bestaande gebouwen, vooral naar de behoefte aan renovatie en de mogelijkheden tot synergie, met voorop de integratie van het nieuwe zwembad en de oudere sporthal. Ook de situatie van het domein De Nekker in de natuurlijke en stedelijke omgeving zal worden bestudeerd. In die context kan worden nagedacht over schaalvergroting op gebied van productie en distributie van hernieuwbare energie in diverse vormen. In toenemende mate worden energiediensten aangeboden door gespecialiseerde bedrijven, Energy Service Company of ESCO genoemd. Overheden stimuleren, faciliteren of subsidiëren deze ontwikkeling. Dit kan leiden tot energieprestatiecontracten waarbij onderhoud of verbetering van gebouwen en installaties worden gekoppeld aan levering of productie van energie. De voorfinanciering van investeringen met terugverdieneffect op basis van besparing op energiekosten zijn een mogelijk onderdeel van een ESCO-project. 1.3. HET PROJECT - DOELSTELLING Doelstelling 1: onderhoud en beheer van de technische installaties Comfort, veiligheid en hygiëne in het zwembad zijn sterk afhankelijk van de permanente goede werking en zorgvuldige afregeling van de technische installaties. Door hun omvang en complexiteit kunnen die niet worden behandeld zoals de installaties in de andere provinciale gebouwen. Uitbesteden van technisch beheer en onderhoud aan een gespecialiseerd bedrijf is aangewezen. Doelstelling 2: kostenbesparing De kosten voor energie, water, beheer en onderhoud van de technische installaties vormen samen ongeveer een kwart van de totale operationele kosten van het zwembad. Om hierop zoveel mogelijk te besparen kan een vorm van prestatiecontract worden afgesloten met een gespecialiseerde dienstverlener. Die kan op de meest efficiënte manier zorgen voor het geheel van werking en onderhoud van de installaties, de productie of levering van energie, inclusief eventuele verbeteringen aan het gebouw, de installaties of aan het gebruik ervan. Doelstelling 3: hernieuwbare energie Als gevolg van het specifieke behoeftepatroon van het zwembad kan de nodige warmte- en elektrische energie op een rendabele manier worden geleverd door een WKK-installatie met gasturbine. Dat werd aangetoond in een eerdere studie. Productie van hernieuwbare energie uit biomassa, zonne- of windenergie en de mogelijke productie of recyclage van water op het terrein werden ook bestudeerd maar geen van deze duurzame technieken werden in de bouwfase gerealiseerd. Wel werd de mogelijkheid opengelaten om deze in de exploitatiefase opnieuw op te nemen, bij voorkeur in samenwerking met een operator uit de energiesector. Het prestatiecontract kan randvoorwaarden, criteria of opportuniteiten omvatten aangaande productie of gebruik van hernieuwbare energie. 1.4. HET PROJECT GEWENSTE AANPAK Mogelijkheden Het normale onderhoudscontract is in principe een middelenverbintenis voor uitvoering van een lijst van omschreven prestaties tegen contractuele eenheidsprijzen, af te sluiten via een traditionele procedure voor een beperkte
periode. Hiermee kan enkel de eerste van bovenstaande doelstellingen worden gerealiseerd. Om de doelstellingen voor hernieuwbare energie en besparing op exploitatiekosten te realiseren is een vorm van Energy Service nodig, een resultaatverbintenis af te sluiten met een Energy Service Company o ESCO. Dergelijke verbintenissen bestaan in diverse varianten, meestal aangeduid als ESC of Energy Supply Contract en EPC of Energy Performance Contract. De aanpak voor De Nekker kan op maat worden gemaakt, rekening houdend met specifieke omstandigheden, eisen en randvoorwaarden. Basis: de ESC-formule Bij de ESC-formule levert de ESCO Useful Energy, d.w.z. functionaliteit, comfort, warmte, licht, hygiëne, bedrijfszekerheid, Hiertoe koopt of produceert hij zelf primaire of secundaire energie en beheert en onderhoudt hij voor eigen rekening de nodige technische installaties. Het contract kan duurzaamheidscriteria omvatten, bijvoorbeeld de verplichting om in bepaalde mate hernieuwbare energie te gebruiken, water te recycleren, enz. Voorlopig scenario voor het zwembad De Nekker : De ESCO krijgt alle info over het gebruik van het gebouw en de werking van de aanwezige installaties (de nulmeting). Hij neemt het beheer van installaties over en kan de werking optimaliseren volgens eigen inzicht. De ESCO moet milieuprestaties leveren, bijvoorbeeld gepreciseerd als maximale CO2-uitstoot en beperking van aan- en afvoer van water op de site. Het contract kan ook concreet de verplichting inhouden om een (gas- )WKK, PV-panelen, een filtratie-apparaat of dgl. te installeren. De ESCO wordt in principe vergoed voor het realiseren van het afgesproken niveau van functionaliteit (prestatie, performance,..), niet voor de middelen die hij daarvoor moet inzetten. Het contract voorziet een objectieve methode op deze prestaties te evalueren: het IPMVP. Uitbreiding: elementen van de EPC-formule Integratie of synergie van het zwembad met de bestaande sporthal is een evidente schaalvergroting die het rendement van het ESCO-contract voor beide partijen kan verbeteren. Uit een quickscan gemaakt door het studiebureau Ingenium en een audit van Eandis blijkt dat het energieprestatieniveau van de sporthal op efficiënte manier kan worden verhoogd door de verwarming en ventilatie te optimaliseren en delen van daken en gevels te verbeteren. De EPC-formule kan investering in energiebesparende maatregelen door de ESCO omvatten, waarbij deze de investering zelf terugverdient door de besparing op energiekosten. Dit is echter niet noodzakelijk en misschien ook niet wenselijk. De provincie heeft normaal de mogelijkheid om zelf investeringskredieten in de budgettaire meerjarenplanning te voorzien voor moderniseringswerken aan de sporthal. Voorlopig scenario voor De Nekker: Het contract met de ESCO omvat een afspraak over omvang, uitvoeringswijze, fasering en financiering van werken om de energieprestaties van de sporthal te verbeteren en de integratie met het zwembad te realiseren.
De ESCO zal het geïntegreerde complex van zwembad en sporthal (technisch) onderhouden en beheren volgens de voorwaarden van een aangepaste ESC/EPC-formule. Uitbreiding: schaalvergroting en PPS Het ESC/EPC-contract tussen de provincie en de ESCO zou deze laatste een incentive kunnen geven om activiteiten buiten het kader te ontwikkelen. Voor de leverancier van energiediensten, in casu de producent van hernieuwbare energie, is de schaal van de onderneming mede bepalend voor het rendement. De bouw van bijvoorbeeld een biomassacentrale en de aanleg van een warmtedistributienet is normaal niet rendabel met enkel het zwembad als afnemer. De permanente en gewaarborgde afname voor het provinciaal sportcomplex zou wel het economisch risico beperken voor een project waarbij gelijkaardige diensten worden aangeboden aan omliggende bedrijven, en (stads)gebouwen. De provincie kan hiervoor niet als trekker optreden maar kan wel deelnemen als afnemer en facilitator. Op deze wijze zou een vorm van PPS ontstaan. Voorlopig scenario voor De Nekker: Het contract met de ESCO kan uitgroeien tot een samenwerkingsverband met de provincie en mogelijk nog andere publieke en private instanties, waarbij op rendabele schaal energiediensten worden geleverd. De provincie zal hiertoe niet het initiatief nemen maar in de procedure kan rekening worden gehouden met toekomstige ontwikkelingen. 2.1. DE BEGELEIDINGSOPDRACHT ALGEMEEN De huidige opdracht betreft de begeleiding van het globale project op algemeen technisch, procedureel en zakelijk gebied. Dit omvat het definiëren van de meest optimale formule, het uitbesteden van de opdracht aan een gespecialiseerd bedrijf en het opstarten van de uitvoeringsfase. In principe houdt de begeleidingsopdracht in dat de dienstverlener niet alle taken zelf uitvoert maar het proces ondersteunt met advies en informatie. Dit kan diverse prestaties omvatten: Gespecialiseerd (technisch, juridisch, financieel, bedrijfskundig,..) studiewerk en advies met rapportage Beschikbaarheid voor ondersteuning op korte termijn Organiseren en/of bijwonen van contacten, overlegmomenten, presentaties Onderzoek, controle van activiteiten en installaties Het hele project zal uit verschillende opeenvolgende fasen bestaan, elk eindigend met een GO/NO GO beslissing. Indien NO GO kan de begeleidingsopdracht beëindigd worden. Indien GO wordt de volgende fase in uitvoering gesteld, eventueel na aanpassing van inhoud en voorwaarden volgens de gemaakte keuze voor verdere ontwikkeling van het project. 2.2. DE BEGELEIDINGSOPDRACHT FASEN EN PRESTATIES De navolgende omschrijving van de opdracht is gebaseerd op het voorlopig scenario. In die zin is deze omschrijving ook voorlopig en bedoeld als aanzet tot een eigen interpretatie van het project door de inschrijver. De begeleider levert bijstand en advies bij volgende fases in het project : Fase 1 Voorstudie Onderzoek van de gebouwen, installaties, prestaties Marktverkenning
Haalbaarheid verschillende scenario s en keuze voor de meest geschikte formule Keuze van de meest geschikte procedure in overeenstemming met de wetgeving overheidsopdrachten. Fase 2 Uitbesteding Opmaken projectdossier Doorlopen van de gunningsprocedure: beoordeling offertes, onderhandeling Opmaken definitieve overeenkomst Fase 3 Uitvoering Controle op uitvoering van werken of bijzondere prestaties door de opdrachthouder Commissioning, organiseren van het controleproces op het prestatieniveau Overdracht van de opvolging aan de dienst onderhoud van de provincie Fase 4 opvolging De maximale looptijd van de begeleidingsopdracht eindigt samen met de initiële contracttermijn van de ESCO of exploitant van het zwembad. Gedurende die periode kan op afroep een beroep gedaan worden op de opgebouwde expertise van de begeleider. Over de 4 fasen heen in het kader van een mogelijke schaalvergroting op gebied van productie en distributie van hernieuwbare energie in diverse vormen, kunnen ook andere partijen bij het project betrokken worden. De provincie Antwerpen treedt bij het plaatsen van de begeleidingsopdracht op als opdrachtencentrale. Dit houdt in dat alle aanbestedende overheden die bij het project betrokken worden, indien gewenst een beroep kunnen doen op de begeleider, zonder eerst zelf de procedure voor het plaatsen van een overheidsopdracht te doorlopen. Dit moet een optimale en efficiënte opvolging van het project mogelijk maken. 2.3. DE BEGELEIDINGSOPDRACHT PLAATSING VAN DE OVERHEIDSOPDRACHT De Dienst Overheidsopdrachten en Juridische ondersteuning stelt voor om de opdracht te plaatsen via een onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Deze keuze wordt gemotiveerd door het nog onbekende verloop van het project, dat juist door de begeleider mee bepaald zal worden. De modaliteiten van de samenwerking, de termijnen binnen dewelke de begeleider mensen ter beschikking kan stellen of studies afwerken of de manier waarop de kostprijs transparant en anticiperend gestuurd kan worden, zijn zaken die enkel in onderling overleg met de inschrijvers eenduidig en werkbaar vastgelegd kunnen worden. In deze procedure worden, na publicatie en een aanvraag tot deelneming, de kandidaten eerst geselecteerd op hun geschiktheid om de opdracht uit te voeren. Voornamelijk de ervaring en referenties van soortgelijke opdrachten worden als criterium gebruikt. Maximum vier kandidaten zullen geselecteerd worden en uitgenodigd om een offerte in te dienen en deel te nemen aan de onderhandelingen. De uiteindelijke keuze van de begeleider zal gebeuren op basis van de gunningscriteria prijs (50%), plan van aanpak (25%) en professionele kwaliteiten van de personen die de opdracht daadwerkelijk zullen uitvoeren. De kostprijs van de begeleidingsopdracht is moeilijk in te schatten omdat het projectverloop nog onduidelijk is én omdat het ook nog niet mogelijk is om de juiste inzet van de begeleider te bepalen. Op basis van gangbare tarieven voor allin opdrachten en van dagprijzen voor ingenieurs wordt de kostprijs ingeschat op ca. 170.000 euro exclusief btw over een periode van 4 jaar. Door de open wijze waarop de opdracht is opgevat kan de inzet en dus de kostprijs steeds aangepast
worden aan de noden en de budgettaire mogelijkheden. Omdat de opdracht een lange looptijd heeft en omdat mogelijks ook andere aanbestedende overheden ervan gebruik zullen maken, wordt gebruik gemaakt van een publicatie op Europees niveau. De selectieleidraad en het bestek liggen ter inzage op de griffie. Dit verslag werd door de deputatie goedgekeurd in zitting van 5 september 2013. De provincieraad van Antwerpen, Gelet op artikel 43 2 11 van het provinciedecreet; Overwegende dat voor het integraal duurzaam maken van de exploitatie van het zwembad in het provinciaal sport- en recreatiedomein De Nekker in Mechelen ondersteuning nodig is van specialisten op het vlak van energie, energieprestatiecontracten en samenwerkingsverbanden; Op voorstel van de deputatie; BESLUIT: Enig artikel: Het bestek voor de begeleidingsopdracht bij de onderhouds- en energiediensten voor het zwembad en de sporthal in het Sport- en recreatiedomein De Nekker te Mechelen, met een kostenraming van 170.000 euro exclusief btw, wordt goedgekeurd. Als wijze van gunnen van deze opdracht wordt de onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking vastgesteld.