A great place to work Het Nieuwe Werken is eigenlijk al heel oud. Iedereen die heeft gestudeerd, is er al aan gewend. Vreemd is juist dat je na je studie opeens van 9 tot 5 achter een bureau moet zitten. Door flexibiliteit integraal onderdeel te maken van onze bedrijfsvoering scoren wij nu hoog op medewerkertevredenheid. Bijvoorbeeld als het gaat om work-life balance. Zo verdiende Microsoft in 2009 en 2010 The Great Place to Work award, waarmee we werkgever van het jaar werden. Gonnie Been, manager communicatie Microsoft Volop flexibiliteit met Het Nieuwe Werken In het kort De introductie van Het Nieuwe Werken heeft de medewerkertevredenheid bij Microsof flink versterkt. De beoordeling voor hun work-life balance steeg van een 5,6 naar een 8.3. Medewerkers waarderen de flexibiliteit die Het Nieuwe Werken hun biedt. Die gebruiken ze bijvoorbeeld om de files te vermijden. Organisatie Microsoft streeft naar een maximale dienstverlening door technologie te ontwikkelen die aansluit op de steeds veranderende behoeften van gebruikers. Vanuit de vestiging in Schiphol richt de multinational zich op de Nederlandse markt. Microsoft Nederland telt momenteel zo n 1000 medewerkers. Het bedrijf hanteert een indirect verkoopmodel: een netwerk van partners verzorgt de verkoop en implementatie van Microsoft-producten en -technologie. Locatie Het kantoor van Microsoft Nederland op Schiphol. Microsoft Nederland betrok dit pand in 2008. Het is volledig toegerust op Het Nieuwe Werken en vijf dagen per week van 6.00 tot 22.00 uur open. De locatie is strategisch gekozen. Uitstekend bereikbaar voor medewerkers uit Nederland en het buitenland, licht manager communicatie Gonnie Been toe, maar óók voor medewerkers die met de auto komen. Want dankzij de flexibele werktijden kun je de spits vermijden. Vraagstuk Software is de laatste decennia sterk geëvolueerd en de manier waarop informatie beschikbaar is, is sterk veranderd. De communicatiemiddelen zijn dermate krachtig geworden dat ze de manier waarop mensen samenwerken voorgoed hebben veranderd. Dat vraagt ook om een andere kijk op de organisatie van het werk, zegt Been. Met Het Nieuwe Werken geeft Microsoft hier invulling aan. Hiermee spelen we sterk in op een aantal onmiskenbare trends: De toenemende globalisering. De 24x7 economie. De opkomst van een nieuw type medewerker (generatie Y of generatie 2.0). De toenemende vraag om transparantie. 1
Consumenten verlangen steeds sterker dat bedrijven verantwoording afleggen, licht Been het laatste punt toe. Bedrijven moeten zijn wie ze zeggen dat ze zijn. Dat betekent bijvoorbeeld dat wij, als bedrijf dat de technologie levert die Het Nieuwe Werken mogelijk maakt, dit ook zelf in de praktijk moeten brengen. Met ons flexibele werkconcept geven we het goede voorbeeld. Inmiddels ontvangen we wekelijks 500 tot 1000 bezoekers die meer willen weten over dit concept. Welke maatregel? Microsoft Nederland stapte in 2008 over op Het Nieuwe Werken, toen het bij Schiphol een nieuw pand betrok dat hiervoor specifiek werd ingericht. Kantoor en werkplek In het moderne kantoorpand zijn flexibele werkplekken met en zonder beeldschermen, verstelbare ergonomische tafels en stoelen, concentratiewerkplekken en open overlegruimtes met luxe bankjes, zitjes en loungeplekken. Om tot de meest optimale inrichting te kunnen komen, maakte Microsoft per afdeling een nauwkeurige inventarisatie. Wordt er bijvoorbeeld veel individueel gewerkt of juist veel samengewerkt of vergaderd? Bovendien werden er, om het werk écht los te kunnen koppelen van plaats en tijd, scenario s ontwikkeld: slimmer vergaderen, slimmer samenwerken, slimmer projectmanagen, slimmer communiceren, gekoppeld aan werkafspraken, cultuur, faciliteiten en technologie. Technologie Het Nieuwe Werken geldt bij Microsoft voor alle afdelingen en elke medewerker. Iedereen heeft een laptop of tablet pc en krijgt een vergoeding voor een ADSL-verbinding thuis. Alle laptops hebben een webcam en via Unified Communications (UC)* komt alle communicatie centraal binnen. Met Office Communicator en Live Meeting kunnen medewerkers chatten, vergaderen en virtueel samenwerken. Ook vanuit huis hebben medewerkers toegang tot alle nodige bestanden. Bereikbaarheid is het sleutelwoord. Iedereen kan any time, any place aan de slag. Medewerkers waarderen vooral de flexibiliteit die dit hun geeft, zegt Been. Zij bepalen nu zelf waar zij werken. Wel zijn er afspraken over het aantal uren dat je elkaar minimaal in de ogen moet kunnen kijken. Dat fysieke minimum verschilt per team. Voor andere vergaderingen kun je inbellen via Live Meeting. * UC: de integratie van real-time communicatiemiddelen zoals instant messaging (chat), presence informatie, telefoon (IP), videoconferencing, call control en spraakherkenning met non-real-time communicatiemiddelen zoals unified messaging (geïntegreerde voicemail, e-mail, SMS en fax). Baten Sterk toegenomen medewerkertevredenheid. De waardering die medewerkers in het jaarlijkse medewerkertevredenheidsonderzoek voor hun work-lifebalance gaven, steeg van een 5,6 naar een 8,3. In 2009 en 2010 won Microsoft Nederland The Great Place to Work award. Lichte productiviteitsverhoging. Erasmus Universiteit ontwikkelde voor Microsoft een model voor het meten van de productiviteitsbeleving door medewerkers. Het model richt zich op beleving omdat de feitelijke productie in een kennisorganisatie moeilijk te meten is. De productiviteitsbeleving lag al hoog (3,97 op een schaal van 5), maar steeg desondanks tot 4,04. 2
Versterking bedrijfsimago. Het Nieuwe Werken maakt Microsoft als werkgever extra aantrekkelijk voor jonge werknemers (generatie Y). Bovendien geeft het hiermee, als bedrijf dat de technologie levert die Het Nieuwe Werken mogelijk maakt, een goed voorbeeld aan klanten. Kostenbesparing op kantoorhuisvesting. Dankzij Het Nieuwe Werken kan Microsoft met minder kantoorruimte toe: van 17 m 2 naar 12 m 2 per persoon. De keuze voor een nieuw kantoorpand bij Schiphol is gunstig voor alle medewerkers, inclusief de vele collega s uit het buitenland die Microsoft Nederland bezoeken. Of Het Nieuwe Werken ertoe geleid heeft dat de werknemers in Nederland minder autokilometers voor zakelijk en/of woonwerkverkeer afleggen, kan Been niet zeggen. Dat hebben we niet gemeten omdat we dit niet tot doel hadden. We hebben dus ook geen verplichte thuiswerkdag ingevoerd. Ons uitgangspunt was flexibiliteit. Ik vermoed niet dat medewerkers minder reizen, maar zie wél dat ze hun reisgedrag aanpassen. De flexibiliteit die medewerkers nu hebben, gebruiken ze om de spits te mijden. Op die manier dragen we met Het Nieuwe Werken zeker bij aan de filereductie rond Schiphol. Been onderkent dat Het Nieuwe Werken goede aanknopingspunten biedt om tot autokilometer- en CO 2 -reductie te komen. Een stevige link tussen Het Nieuwe Werken en het mobiliteitsbeleid van Microsoft Nederland is er nog niet, maar hieraan werkt het bedrijf wel. Onze mobiliteitsregeling is al meer dan voorheen gericht op autokilometer- en CO 2 -reductie, benadrukt Been. Zo draaien we vanaf september 2009 een pilot van een jaar met de NS-Business Card. Alle medewerkers die recht hebben op een leasebudget, mogen ook zakelijk eerste klas met de trein reizen. Uit een meting in januari 2010 blijkt dat van de 276 van de 500 medewerkers die gebruik mogen maken van de NS-Business Card, deze ook hebben aangevraagd. De helft van hen gebruikt de kaart actief. In september 2009 is ook de leaseregeling afgetopt. Been: Sindsdien mogen er alleen lease-auto s besteld worden met een maximum uitstoot van 200 gram CO 2. Deze grens willen we periodiek naar beneden bijstellen. Mensen die een kleinere auto leasen dan zij mogen, krijgen het restant budget maandelijks uitgekeerd. Zo stimuleren we groener rijden. Met het Nieuwe Werken stelt Microsoft flexibiliteit voor medewerkers voorop. Een dag per week verplicht thuiswerken is dus niet aan de orde, maar medewerkers kunnen hier wél zelf voor kiezen. Been: We hebben een CO 2 -gadget ingevoerd waarmee medewerkers eenvoudig kunnen berekenen welke CO 2 -besparing dit oplevert. Datzelfde kunnen zij uitrekenen voor bijvoorbeeld gebruik van de trein in plaats van met de auto. In een competitieve organisatie als de onze werkt zo n tool goed. Medewerkers maken er een wedstrijdje van: ze willen méér besparen dan hun collega s. Kosten Terwijl Microsoft Nederland een lichte productieverhoging realiseert, zijn de huisvestingskosten niet veel hoger dan in de oude situatie. De toegenomen medewerkertevredenheid en de extra aantrekkelijkheid als werkgever, die veel lastiger financieel zijn uit te drukken, zijn voor Microsoft Nederland echter minstens zo belangrijk (zie rubriek Baten). 3
Tijdsinvestering Microsoft Nederland begon in 2006 met de ontwikkeling van Het Nieuwe Werken, dat met de ingebruikname van het nieuwe pand in 2008 werd geïmplementeerd. Het was geen gestructureerd proces, benadrukt Been, en ook nu zijn we er nog volop mee bezig. Door de snelle technologische vooruitgang blijft Het Nieuwe Werken nieuwe kansen bieden, zonder dat we van tevoren precies weten welke dat zijn. Het is niet iets wat op een gegeven moment af is. Promotie Het Nieuwe Werken berust op drie pijlers: kantoor/werkplek, technologie en mens. Die laatste pijler is wellicht cruciaal om het tot een succes te maken, benadrukt Been. Microsoft Nederland biedt medewerkers verschillende mogelijkheden waarmee zij zich Het Nieuwe Werken eigen kunnen maken: klassikale training, multimediale training via het web en buddytraining. Als medewerkers moeite hebben met Het Nieuwe Werken, dan komt dat volgens Been vooral doordat het bestaande patronen doorbreekt: op persoonlijk, organisatorisch en maatschappelijk vlak. Daarom hebben we modules ontwikkeld waarin medewerkers in teamverband zelfinzicht konden ontwikkelen. Waaruit haal ik energie in mijn werk, waar zit eventuele weerstand, hoe kan ik hier goed mee omgaan en wat heeft Het Nieuwe Werken mij dan te bieden? Voor het middenmanagement is de grootste verandering dat zij moet gaan sturen op output in plaats van aanwezigheid van medewerkers. Dat vraagt volgens Been veel aandacht. Managers moeten gefaciliteerd worden om dit te kunnen. Niet alleen in praktische zin, maar ook omdat Het Nieuwe Werken status en hiërarchie ontkoppelt. Managers kunnen bijvoorbeeld moeilijker op de traditionele manier carrière maken, door zich te profileren op de werkvloer. Die cultuuromslag is soms wennen. Veel medewerkers moesten er in het begin vooral aan wennen dat hun digitale agenda met Het Nieuwe Werken voor iedereen openstaat. Dan vraag je je toch af wat je er wel of niet inzet, licht Been toe. Want zondagavond werken, dat staat dan goed, terwijl dinsdagmiddag kapper voelt als spijbelen. Met Het Nieuwe Werken gaan werk en privé steeds meer door elkaar lopen. Een valkuil zou zelfs kunnen zijn dat je daardoor teveel gaat werken. Bijvoorbeeld omdat je geneigd ben om in je vrije tijd nog wat mailtjes te beantwoorden of snel iets af te handelen. Als werknemer moet je zelfstandig kunnen werken, zelf je grenzen kunnen stellen en de balans weten te vinden. Tips Maak Het Nieuwe Werken integraal onderdeel van de bedrijfsvoering en zie het niet uitsluitend als een goede secundaire arbeidsvoorwaarde. Wil je overstappen op Het Nieuwe Werken, richt je dan op de mogelijkheden die dit biedt. Sluit jamaar-denken uit, want die woorden zijn synoniem voor nee. Niet alles valt van tevoren te overzien. Door de snelle technologische vooruitgang blijft Het Nieuwe Werken. Het is niet iets wat op een gegeven moment af is. Het Nieuwe Werken berust op drie pijlers: kantoor/werkplek, technologie en mens. Zorg dat je aan alle drie voldoende aandacht besteedt: tijdens de voorbereiding én de implementatie. 4
Geef een platform aan de angsten. Dat wil zeggen, geef ruimte aan de onzekerheden. Zet de mens centraal. Alles ondersteunt de mens in een kennisintensieve organisatie. De faciliteiten (waaronder het gebouw), de technologie en de manier waarop wordt leiding gegeven. Het mensaspect valt uiteen in cultuur, leiderschap en persoonlijke ontwikkeling, en is cruciaal voor de faciliteiten en de technologie. Meer weten? Microsoft Nederland Evert van de Beekstraat 354 1118 CZ Schiphol Gonnie Been Manager communicatie Telefoon (020) 5001500 E-mail Gonnie.Been@microsoft.com Bekijk de filmpjes op: http://www.youtube.com/watch?v=ysk_k7nwqds&feature=related http://www.youtube.com/watch?v=72jnk6jjawo Of kijk op: www.slimbezig.nl Kennisplatform over Het Nieuwe Werken. www.telewerkforum.nl Stimuleert het telewerken en brengt de voordelen hiervan onder de aandacht van werkgevers, werknemers en overheid. 5