Endemol verbetert haar interne en externe communicatie met Unified Communications platform op basis van Microsoft-technologie

Transcriptie

1 Endemol verbetert haar interne en externe communicatie met Unified Communications platform op basis van Microsoft-technologie Organisatie Endemol is marktleider op het gebied van de productie van spraakmakend televisieamusement en creatieve, marktgestuurde content. Het bedrijf legt zich toe op de ontwikkeling, productie en exploitatie van entertainment, infotainment, drama, comedy, soap en interactieve formats. Regelmatig is de prestigieuze Gouden Televizier ring naar een van de Endemol-producties gegaan. Voorbeelden zijn: All you need is love, Goede Tijden Slechte Tijden en Baantjer. In 2008 werden zelfs twee Emmy Awards toegekend: aan het Endemol-programma van Peter R. de Vries en aan de Grote Donorshow (BNN). Veel programmaformats worden aan het buitenland verkocht. De bekendste daarvan is Big Brother, dat wereldwijd een succes werd. Het maken van hoogwaardige tv-producties en het ontwikkelen van content is slechts mogelijk door samenwerkend vermogen op allerlei niveaus. De Endemol organisatie heeft onlangs ervaren, hoe de toepassing van moderne communicatiemiddelen daaraan kan bijdragen. Sinds de invoering van o.a. Exchange Server en Office Communications Server worden de medewerkers in staat gesteld om sneller en efficiënter redactioneel te werken en producties tot stand te brengen. SITUATIE Zoals elke groeiende organisatie wil ook Endemol dat medewerkers effectief kunnen (blijven) communiceren. Zowel intern als naar buiten toe. In de praktijk echter blijkt dat mensen - ondanks de moderne communicatiemiddelen ( , mobiele telefoon, chat enzovoort) - niet echt gemakkelijk te bereiken zijn. Mede omdat de bestaande telefooncentrale aan vervanging toe was, ging Endemol in 2007 op zoek naar betere oplossingen voor communicatie. Endemol kon kiezen voor een traditionele telefooncentrale, of een moderne oplossing op basis van IP (Internet Protocol). Leon Backbier, IT manager Endemol Nederland: "Door toenemende globalisering en het groeiende aantal wisselende werkplekken is een traditionele telefooncentrale voor ons ongeschikt. Simpel voorbeeld: bellen is prima, maar dan wil je wel op voorhand weten of de telefoon zal worden opgenomen, anders is het tijdverspilling. Een communicatieplatform op basis van IP met presence en unified messaging past veel beter bij ons. OPLOSSING Caroline Tensen in Een tegen Honderd (foto: Roy Beusker) Communicatie over IP, waar onder meer ook het veelbesproken Voice over IP of VoIP onder valt, maakt gebruik van dezelfde infrastructuur als het internet en het bedrijfsnetwerk. Door telefonie en andere vormen van communicatie vanuit de IT-

2 Eisen - modern communicatiesysteem - integratie van telefooncentrale met desktop - Unified Communications, één platform - aanwezigheidssignalering (presence) Voordelen - persoonlijke bereikbaarheid vergroot - betere samenwerking op productie en redactioneel niveau - voic en agendabeheer op mobiele telefoon - lage TCO infrastructuur beschikbaar te stellen, is eenvoudig te achterhalen of een medewerker bereikbaar is en hoe het beste met hem of haar gecommuniceerd kan worden. Deze voorziening heeft geleid tot de opkomst van Unified Communications: via één platform is precies de juiste communicatievorm te kiezen: dat kan zijn Voice over IP, maar ook voic , , SMS enzovoort. Leon Backbier: Bij Endemol zijn de medewerkers verspreid over verschillende (productie)locaties, dus is een goede bereikbaarheid heel belangrijk. Via de ITinfrastructuur is altijd te zien of een medewerker beschikbaar is of niet. Je kunt vervolgens zelf besluiten hoe je met hem of haar wilt communiceren. Dat kan via de telefoon zijn, of via , voic , SMS of een van de andere media van het unified messaging platform. Keuze maken Nadat eenmaal besloten was voor Unified Communications (UC) stond Endemol voor de volgende keuze: welk hardware en welke software? Enkele hardwareproducten werden onderzocht, onder meer van Avaya en Cisco. Backbier vond de laatste optie echter te Amerikaans : Uit ervaring weten we dat Amerikanen weinig met receptiefuncties hebben, dat past niet bij hun cultuur. Bij ons werken meer managers dan secretaresses dus hebben wij behoefte aan gemakkelijke doorschakelmogelijkheden. Avaya staat wat dat betreft dichter bij wat wij qua telefonieoplossing voor ogen hebben." "Bellen is prima, maar dan wil je wel op voorhand weten of de telefoon zal worden opgenomen, anders is het tijdverspilling. Een communicatieplatform op basis van IP met presence en unified messaging past veel beter bij ons. Leon Backbier, IT manager Endemol Nederland Qua software voert Endemol een zogenoemd Microsoft-tenzij beleid. Backbier: We hebben een voorkeur voor Microsoft software, tenzij een andere leverancier aantoonbare voordelen biedt, die de Microsoft oplossing niet heeft. Qua mogelijkheden bleken Microsoft Exchange Server en Office Communications Server precies bij de UC-strategie van Endemol aan te sluiten. Toch lag er een uitdaging. Backbier: Verschillende systemen praten niet zo maar een-twee-drie met elkaar. We moesten dus een hardwarespecialist én een softwarespecialist zien te vinden, die allebei kundig zijn op hun terrein en hun kennis kunnen combineren. Nu vind ik een meer-partijen implementatie sowieso lastig. Je kunt immers in een situatie belanden, waarbij de hardwareleverancier en softwareleverancier elkaar de schuld toeschuiven, als iets niet werkt.

3 Producten Microsoft Exchange Server Microsoft Office Communications Server Avaya IPT In de markt bleek begin 2008 nog niet zoveel praktijkervaring en kennis te bestaan om de nieuwe hardware met Exchange Server en Office Communications Server te laten samenwerken. Toch vond Endemol twee zeer kundige professionals. Backbier: Met Imtech als Avaya-specialist en Innovative als Microsoft Certified Partner hebben wij een goede combinatie getroffen die samen een succesvolle en integrale implementatie van Unified Communications voor Endemol hebben neergezet. Implementatie Backbier: De uitrol van ons nieuwe communicatiesysteem viel min of meer samen met de verhuizing van een deel van onze holding naar Engeland. Daarom hebben we ervoor gekozen om daar met de implementatie te beginnen. We hebben het stap voor stap gedaan. Eerst de telefonie, en zodra de mensen bekend waren met het nieuwe telefoontoestel, werden de functionaliteiten uitgebreid met Exchange Server en Office Communications Server. Het volledige Unified Communications platform is sinds medio 2008 live en de circa 60 medewerkers in Engeland zijn nu volledig vertrouwd met het nieuwe systeem. "De persoonlijke bereikbaarheid van onze medewerkers is met Exchange Server en Office Communications Server enorm vergroot. We zijn niet meer aan tijd of werkplek gebonden." Leon Backbier, IT manager Endemol Nederland Inmiddels wordt ook Endemol Nederland uitgerold. Er zijn al zo n 20 enthousiaste gebruikers en de komende periode zullen daar nog 200 tot 300 gebruikers bij komen." Om de kosten en investeringen zo laag mogelijk te houden, werden Exchange en Office Communications beiden op een reeds aanwezige server geïnstalleerd. Doordat hiervoor geen speciale hardware hoefde te worden aangeschaft en onderhouden, zag Endemol de total costs of ownership (TCO) voor communicatie omlaag gaan. Voordelen Leon Backbier over wat het nieuwe systeem voor hem zélf betekent: "Het hebben van voic op je pc is een grote verbetering. Niet alleen ikzelf, maar ook het secretariaat kan mijn voic berichten uitluisteren. De berichten komen binnen in Outlook; je hoeft er maar op te klikken en via de luidsprekers of hoofdtelefoon hoor je het hele bericht.

4 Meer informatie Ik kan die voic berichten ook afluisteren, als ik onderweg ben. Dan bel ik met mijn mobiele telefoon in; desgewenst kan ik meteen de desbetreffende contactpersoon terugbellen. Via zogenaamde shared secretaresse schakelingen kan iemand tijdens mijn afwezigheid de telefoon beantwoorden en vice versa. Wat ik enorm waardeer, net als overigens alle medewerkers, is de integratie met Outlook en Office Communicator. Daarmee heb je real-time inzicht in de bereikbaarheid van je contactpersonen. Zie je een groene stip bij de naam van je contactpersoon, dan weet je dat hij of zij bereikbaar is; door op zijn of haar naam te klikken wordt de persoon direct gebeld. Een rode stip betekent bezet, in gesprek, aan de telefoon of afwezig. Dan kun je dus beter een sturen. Alle telefoonverkeer loopt nu over het internet via de Microsoft-toepassingen. Backbier legt uit: "Zit ik in een hotel, dan kan ik met mijn laptop en headset bellen met een collega. Via een internetverbinding (WiFi of G3) staat mijn laptop namelijk in contact met Office Communications Server op kantoor. Ook externen kan ik op die manier bellen, omdat Office Communications Server op zijn beurt weer in verbinding staat met de Avaya telefooncentrale. Terwijl ik in het hotel zit, zien collega s op hun scherm een groene stip bij mijn naam staan. Zo kan ik dus op elke willekeurige plek aan het werk zijn en tegelijkertijd bereikbaar zijn." Het integrale karakter van de unified communications omgeving biedt volgens Backbier ook voordelen: Ik houd mijn agenda bij in Outlook op de pc. Maar ik kan mijn agenda ook met mijn mobieltje onderhouden. Ben ik bijvoorbeeld 15 minuten te laat voor een vergadering, dan kan ik Outlook automatisch een bericht naar alle deelnemers laten versturen, met het bericht dat ik 15 minuten later kom. Daaraan zie je hoe agenda, Outlook en mijn mobiele telefoon geïntegreerd zijn. Backbier onderschrijft dat het samenwerkende vermogen van de productie en de redactionele organisatie van Endemol is vergroot: Ik had het net nog over een vergadering, maar die kunnen we nu naar een hoger plan tillen. Interne

5 vergaderingen kunnen namelijk via Live Meeting op Office Communications Server worden gehost. Met zo n online vergadering worden kosten voor externe diensten gespaard, terwijl ook de reiskosten omlaag gaan. Toekomst Endemol is erin geslaagd een geïntegreerd communicatiesysteem te realiseren. De eerste groep gebruikers is zeer tevreden. In de nabije toekomst wordt de gebruikersgroep sterk uitgebreid en komt dit unieke Unified Communications platform voor geheel Endemol Nederland beschikbaar. Disclaimer De in dit voorbeeld genoemde oplossingen kunnen van toepassing zijn op andere bedrijven en instellingen. De resultaten zijn echter afhankelijk van diverse aspecten, die bij andere bedrijven en instellingen sterk kunnen verschillen met het hier beschreven voorbeeld. SP