FINANCIËN HELDER EN OP ORDE de stappen
December 2013 Financiën helder en op orde - De stappen Colofon Uitgave Gemeente Eindhoven Datum December 2013 gemeente Eindhoven
December 2013 Financiën helder en op orde - De stappen Inhoudsopgave Colofon... 2 Inhoudsopgave... 3 Inzicht... 4 Inleiding... 5 1 Uitleg... 7 2 Uitgangspunten... 10 3 Uitvoering... 14 4 Uitkomsten... 17 gemeente Eindhoven 3
Inzicht In democratisch bestel moet het voor iedereen duidelijk zijn wat de plannen van de gemeente zijn. De gemeenteraad heeft de taak om vast te leggen welke doelen de stad wil bereiken en wat die mogen kosten. Vervolgens controleert de raad of we deze doelen realiseren en wat dat heeft gekost. Dat lukt alleen als er voldoende inzicht is in het huishoudboekje van de gemeente. Vier jaar lang hebben we onder de vlag Financiën helder en op orde hieraan gewerkt. Tijd voor een overzicht. Aan de term Financiën helder en op orde kan men op verschillende manieren invulling geven. We hebben er voor gekozen om het rapport vooral te schrijven vanuit de planning- en controlcyclus. We geven daarbij ook verbanden aan met andere trajecten die we in gang hebben gezet. In dit rapport brengen we al onze acties rondom bestaande, aangescherpte en nieuwe uitgangspunten in beeld. In dit rapport gaan we nader in op de stappen die zijn gezet. Eerst kijken we nog een keer hoe onze financiële huishouding is opgebouwd (uitleg). Daarna verdelen we de stappen naar spelregels (uitgangspunten), acties (uitvoering) en de financiële positie (uitkomsten). In de bijlage bij dit rapport zetten we alle afspraken nog eens op een rij. Er worden geen nieuwe uitgangspunten voorgesteld. We willen deze stukken als een naslagwerk doorgeven. Het belang van Financiën helder en op orde blijft namelijk ook de komende periode groot. We krijgen er veel taken bij, die onze inwoners rechtstreeks raken. En het geld hiervoor is beperkt. Gecombineerd met de reeds in gang gezette transities in het sociaal domein, het ruimtelijk domein en in onze eigen organisatie moet de begroting daarom nog meer een sturingsinstrument gaan worden voor alle lagen in de organisatie. 4 gemeente Eindhoven
December 2013 Financiën helder en op orde - De stappen Inleiding De gemeente kent veel wettelijke kaders waaraan ze moet voldoen. Denk daarbij aan de Gemeentewet, het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en de wet Financiering decentrale overheden. In de Gemeentewet staat bijvoorbeeld dat de raad de programmabegroting uiterlijk 15 november voorafgaand aan het betreffende kalenderjaar vaststelt en de jaarstukken uiterlijk 1 juli na afloop. Dit soort wettelijke kaders zijn voor dit rapport een gegeven. In dit rapport zoomen we in op de spelregels die we aanvullend met elkaar hebben afgesproken. De financiële positie van de gemeente verandert door een grote ombuigingsopdracht en toenemende risico s, zoals de gewijzigde marktomstandigheden voor het grondbedrijf en de komende uitbreiding van zorgtaken. Dit vraagt om een strakkere sturing op besluitvorming rondom en beheersing van de financiën van de gemeente. Waar voorheen Eindhoven steeds een redelijk riante financiële positie had en ze gewenst nieuw beleid en knelpunten altijd kon oplossen vanuit stelposten, onderuitputting en reserves, is die situatie echt achterhaald. Dat betekent dat we een vorm van zuinigheid moeten hanteren: zijn de onderwerpen waar we geld aan willen uitgeven echt belangrijk, blijven ze dat ook en kan het ook met minder geld? Om de hiervoor benodigde discipline concreet te maken, is het van belang dat iedereen de spelregels kent. Ook in de wetenschap dat er strak de hand aan wordt gehouden. Dus we hebben niet alleen regels, maar handelen er naar en gaan ze handhaven. En we kijken of ze het gewenste effect hebben. gemeente Eindhoven 5
Onderstaande roadmap geeft aan wat we hebben gedaan, wat we nu doen en waar we naar toe willen: Doelen Transparantie Wendbaarheid Uitleg Analyse begroting analyse begro- notitie rapport vervolg fin. helder samenhang tingsruimte zuinigheid financiën helder en op orde en inzicht en op orde nieuwe coalitie Uitgangspunten Financiële verordening actualisatie af- actualisatie P&C schrijvings- cyclus termijnen Begrotingsspelregels begrotingsspelregels slim werken route 2014 transitie Sociaal en Ruimtelijk tweede fase bezuingingen werkprogramma '11-'15 bezuingingsregels Sturen met normen commissie notities kadernota doorontwikkeling sturen met normen implementatie normen Technische richtlijnen visie cyclische spelregels inv. accres AU, voor- project- project- aanpassen P&C instrumenten maatschapp. Nut zichtigh.beginsel administratie beheersing cyclus nav transities Reserves spelregels reserves Uitvoering P&C cyclus aanscherping stresstest 1 turap app doorontwikkeling doorontwikkeling P&C P&C cyclus begroting app cyclus nr stuurinstrument liquiditeitsprogn stafsessies effect+prest ind. Investeringen eerste versie tweede versie MIP MKBA doorbelasting kosten doorontwikkeling en projecten MIP totaaloverzicht aan projecten MIP Bedrijfsvoering nota bench splitsing concern- meerjarenplan bedrijfsvoering mark control/bedrijfsvoering bedrijfsvoering Grondexploitatie MPG % verlaging GREX Implementatie aanbevelingen verliesgevend doorlichting MPG Verbonden partijen risicobeheersing weerstandsvermogen verbonden partijen verbonden partijen Uitkomsten Balansbeeld norm eigen risicoman. sisa en kapitaal brabantstad Begrotingsbeeld externe vacature- beheersen kosten bezuiniging 42 mln actualisatie beïn- bezuiniging 76 mln stop inhuur vloedbaarh. begr. operatie broekriem aanvull. bezuiniging 20 mln begroting structureel sluitend 2010 2013 2015 6 gemeente Eindhoven
December 2013 Financiën helder en op orde - De stappen 1 Uitleg De begroting van een gemeente bestaat voor een groot deel uit cijfers. Voor de meeste mensen zonder financiële achtergrond is dat best lastig te lezen. Toch zijn steeds meer mensen geïnteresseerd in de inkomsten en uitgaven van de gemeente. Uiteindelijk heeft elke inwoner van Eindhoven daar invloed op, als de gemeenteraad wordt gekozen. Want elke partij heeft zo zijn eigen voorkeuren hoe ze met gemeenschappelijke geld omgaat. Voor sommigen misschien ten overvloede, maar hier toch een korte uitleg. Huishoudboekje De financiële huishouding van de gemeente verschilt niet eens zoveel met ieders huishoudboekje thuis. Alleen zijn de bedragen veel groter, zijn er meer verschillende inkomstenbronnen en heel veel uitgaven. Voor je thuissituatie is het handig om te weten wat je in- en uitgaven zijn. Maar ook hoe hoog je schulden en reserves zijn. Op je lopende rekening heb je te maken met je dagelijkse inkomsten en uitgaven. Daarnaast kun je bijvoorbeeld een schuld hebben op je huis of door een studie. Je kunt ook gespaard hebben voor bepaalde grote uitgaven, zoals een auto of vakantie. Een begroting geeft inzicht in je persoonlijke financiën. Je ziet hoeveel je hebt en wat je ermee gaat doen. Zo werkt het ook bij de gemeente. We illustreren dit met een voorbeeld: De gemeente wil een fietspad aanleggen. Daarvoor gaat ze sparen. In de begroting kan de gemeente jaarlijks 80.000 euro vrijmaken. De aanleg van het fietspad kost 160.000 euro. Na het tweede jaar is dat bedrag bij elkaar gespaard en kan de gemeente het fietspad aanleggen en dus het geld dat ze daarvoor gereserveerd heeft uitgeven. gemeente Eindhoven 7
Als je alleen kijkt naar de inkomsten en uitgaven, dan zien we dat we het eerste jaar 80.000 euro over hebben (gespaard) en in het tweede jaar 80.000 euro tekort (want 160.000 uitgegeven). Het is onjuist om te zeggen dat we in het tweede jaar een tekort of zelfs verlies zouden hebben, want het geld dat je gereserveerd hebt is er juist voor bedoeld. Uiteraard kun je van je spaargeld iets anders doen, dan waarvoor je eerst dacht het te willen gebruiken. De gemeenteraad beslist dat elk jaar als ze in november de begroting bespreekt voor de volgende vier jaren. Verhouding sparen en lenen Wat de gemeente uiteraard in de gaten moet houden is hoeveel ze kan lenen en waarom ze dat doet. Vergelijk het met een studie: je leent omdat je denkt er later beter van te worden. Maar lenen om bijvoorbeeld je dagelijkse uitgaven te kunnen doen, is zeer onverstandig. In onze gemeente willen we dat dan ook niet doen. De jaarlijkse terugkerende uitgaven moet de gemeente structureel dekken. De provincie houdt daarop terecht toezicht. Dat wil niet zeggen dat de gemeente niet mag lenen. Maar om te voorkomen dat we teveel lenen en de begroting te weinig flexibel maken heeft de gemeenteraad bepaald hoeveel de gemeente mag besteden aan kapitaallasten. Kapitaallasten bestaan uit de rente en de afschrijvingen over investeringen. Voor die lasten is in de begroting dekking opgenomen. We hebben afgesproken dat maximaal 10% van de begroting, dus ongeveer 75 miljoen, hieraan besteed mag worden. Dit houden we zelf goed in de gaten. Verschil met financiën van een bedrijf Kun je de gemeente vergelijken met een bedrijf of juist niet? De balans ziet er op het eerste oog hetzelfde uit: tel het banksaldo en je bezittingen (investeringen) bij elkaar op en trek daar de leningen van af. Wat er overblijft is het eigen vermogen. Er zijn echter twee belangrijke verschillen. Als een bedrijf bijvoorbeeld een pand koopt dan kunnen ze dat bij de bezittingen optellen, waardoor het eigen vermogen toeneemt. De gemeente investeert behalve in panden ook in zaken die wel een maatschappelijke waarde hebben, maar geen financiële waarde. Denk aan een park of weg. Die investeringen kan de gemeente niet verhandelen en kan ze daarom niet bij de bezittingen optellen. Die investeringen zorgen er dus voor dat het eigen vermogen daalt. Is dat erg: nee! Want de gemeente heeft niet als doel om het eigen vermogen te laten groeien. De aandeelhouders, inwoners en ondernemers van de stad, willen dat de gemeente iets met het geld doet. Dat is een groot verschil met een bedrijf, dat winst wil maken. Aandeelhouders van een bedrijf willen juist dat het vermogen groeit. Afrekening Op het einde van het jaar kijk je hoe je er financieel voorstaat. Moet je je uitgaven misschien verminderen of ervoor zorgen dat je meer inkomsten binnenkrijgt? Of wil je meer sparen omdat je verwacht dat je het over een paar jaar harder nodig hebt? Wil je je reserves nog inzetten waar ze voor bedoeld zijn of wil je het anders besteden. Dat doe je thuis en dat doet de gemeente ook. Dit heet monitoren. 8 gemeente Eindhoven
December 2013 Financiën helder en op orde - De stappen Het huishoudboekje van de gemeente De begroting voor 2014 heeft een omvang van 762 miljoen. De inkomsten komen grotendeels vanuit het Rijk, belastingen en overige inkomsten. Voor investeringen onttrekken we een bedrag aan de reserves. Ook sparen we weer voor nieuwe investeringen door geld toe te voegen aan de reserves. De kosten bestaan uit personeel en inhuur, kapitaallasten, subsidies en uitkeringen en overige uitgaven: (Bedragen x 1 miljoen) Uitgaven Personeelslasten/inhuur 150 Kapitaallasten (excl. GB) 74 Subsidies/uitkeringen 274 Grondbedrijf 72 Overig 159 Storting in reserves 33 Totaal 762 (Bedragen x 1 miljoen) Inkomsten Uitkering gemeentefonds 254 Overige rijksbijdragen 181 Belastingen en heffingen 113 Grondbedrijf 67 Overig 85 Onttrekking aan reserves 62 Totaal 762 Reserves, activa (bezit) en schulden staan op de balans. Als we terugkijken op de afgelopen 30 jaar, dan zien we dat de reserves zijn gestegen. Dit komt door de verkoop van onze aandelen in het waterbedrijf, de kabeltelevisie en het energiebedrijf. Met de verkoopopbrengsten zijn voor een deel, naast uitgaven voor de stad, ook leningen afgelost en vaste activa zoals gronden en gebouwen gekocht. Daardoor is de omvang ons bezit gestegen. Echter, door (onder andere) teruglopende verkoopopbrengsten uit het grondbedrijf moeten we de laatste jaren meer lenen. Een deel van ons geld blijft immers langer in onze goederen vastzitten. Hierdoor nemen de schulden weer toe. Eind 2012 zijn onze eigendommen echter ruimschoots meer waard dan de leningen die we zijn aangegaan. Om dit zo te houden moeten we zorgvuldig omgaan met onze beschikbare middelen. reserves, activa en schulden reserves activa/bezit bruto schuld: lang + kort netto schuld: lang + kort - tegoeden x 1 miljoen 800 700 600 500 400 300 200 100 0 1982 1992 2002 2012 gemeente Eindhoven 9
2 Uitgangspunten De financiële verordening is de basis van waaruit de gemeente haar financiële huishouding voert. In de financiële verordening zijn op hoofdlijnen de spelregels voor het financieel beleid, het financieel beheer en de financiële organisatie vastgelegd. De verordening is eind 2011 geactualiseerd. Daarbij zijn o.a. de afschrijvingstermijnen gewijzigd. Eind 2013 wordt de verordening opnieuw aangepast. De gewijzigde planning- en controlcyclus is daarin verwerkt. In etappes hebben we gewerkt aan aanvullende spelregels. In de begrotingsspelregels zijn principes zoals integrale afweging en een sluitende begroting aangescherpt. Met integrale afweging bedoelen we dat we keuzes maken door de verschillende mogelijkheden om geld uit te geven met elkaar te vergelijken en onderling af te wegen. Voor een sluitende begroting lossen we financiële knelpunten voortaan zo veel mogelijk eerst binnen de eigen portefeuille op. Voorheen was het gebruikelijk ontwikkelingen die voldeden aan de 3 O s (onvoorzien, onvermijdbaar, onuitstelbaar) in te brengen voor dekking uit de algemene middelen. Dit was toen geen probleem omdat de inkomsten van de gemeente elk jaar stegen. We hebben dit nu tot een minimum gereduceerd. We kijken eerst naar nieuw voor oud : welk oud beleid kunnen we schrappen om de nieuwe ontwikkeling te bekostigen? 10 gemeente Eindhoven
December 2013 Financiën helder en op orde - De stappen We hebben gezien dat er in de organisatie prikkels aanwezig zijn die onzuinig gedrag mogelijk maken en onvoldoende prikkels die zuinig gedrag bevorderen. Binnen de organisatie is daarom veel aandacht besteed aan besparen, onder meer via de Operatie Broekriem waarbij zowel inwoners als medewerkers van de gemeente Eindhoven in het najaar van 2010 ideeën hebben aangedragen om te bezuinigen. Een tweede voorbeeld zijn de bezuinigingsregels, waarin we regelen hoe we bezuinigingen kwantificeren en inboeken. Dat is met name van belang in het programma Slim Werken dat de veranderingen stuurt en faciliteert die nodig zijn om ons werk beter, sneller en goedkoper te kunnen organiseren. In deze regels is o.a. vastgelegd dat we voorstellen tot slim werken moeten onderbouwen door een businesscase met een positieve kosten/baten analyse en dat een klein deel van de opbrengst beschikbaar blijft binnen het beleidsveld. Voor het opstellen van de begroting hanteren we ook diverse richtlijnen voor het (jaarlijks) actualiseren van budgetten. Deze richtlijnen vertalen we in de begroting ongewijzigd beleid. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de algemene uitkering uit het gemeentefonds, indexering voor loon - en prijscompensatie en areaaluitbreiding van onderhoud aan de openbare ruimte. Het gemeentefonds is de belangrijkste bron van inkomsten voor de gemeente. In de groei (accres) van het gemeentefonds en de verwerking daarvan zijn 2 perioden te onderscheiden, namelijk tot 2009 en vanaf 2012. Deze perioden worden gescheiden door bevriezing van het accres in de jaren 2009-2011. Voor 2009 werd een jaarlijks accres voorzien van gemiddeld 3% (overeenkomend met gemiddeld zo'n 6 miljoen). We namen daar altijd alleen maar het eerstvolgende jaar structureel mee, zowel in de inkomsten als in de uitgaven. De ruimte ging vaak op aan loon- en prijscompensatie. Vanaf 2012 hebben we systematiek gewijzigd vanwege de voorziene dalingen van de algemene uitkering. Vanaf 2012 nemen we meerjarig de (lagere) inkomsten van het Rijk mee en gaan we voor de uitgaven uit van een jaarlijkse stijging (indexatie) van 2%. Dit is het voorzichtigheidsbeginsel; de inkomsten en uitgaven kunnen ook gunstiger uitvallen. Om investeringen te kunnen financieren moeten we geld lenen. Ook hiervoor hebben we nieuwe spelregels opgesteld. We hanteren de methodiek totaalfinanciering. Hierbij worden leningen niet gekoppeld aan specifieke uitgaven of investeringen, maar aan het saldo van wat de gemeente in totaal uitgeeft en binnenkrijgt. Binnen de gemeentelijke investeringen onderscheiden we twee categorieën: economisch nut en maatschappelijk nut. gemeente Eindhoven 11
Een investering heeft economisch nut als het verhandelbaar is en/of kan bijdragen aan het genereren van middelen. Investeringen met een economisch nut moeten geactiveerd worden. Dit betekent dat we de kosten van de investering niet ineens ten laste brengen van de rekening van baten en lasten maar op de balans presenteren en over meerdere jaren afschrijven. Voor deze investeringen kunnen we ook leningen aangaan, omdat de rente in de begroting is gedekt (bijvoorbeeld via tarieven). Anders is het bij investeringen met maatschappelijk nut, die niet verhandelbaar zijn en in onze gemeente daarom niet geactiveerd worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan wegen. Deze investeringen moeten, net als de reguliere uitgaven (zoals personeelskosten en subsidies) in principe passen binnen de beschikbare liquide middelen. De ruimte voor investeringen maatschappelijk nut bepalen we jaarlijks bij het Meerjaren Investerings Programma (MIP). Onderstaand plaatje geeft aan voor welke uitgaven we wel (of niet) willen lenen: Subsidies voor cultuur/ sport (reguliere uitgave) Aanleg pleintje (maatschappelijk nut) Laptop (ec. nut/geen inkomsten) Niet voor lenen Jaarlijks terugkerende kosten, niet via tarieven terug te verdienen Wel voor lenen (als het moet) Uitgave die is terug te verdienen via tarieven, waardestijging, verkoop, kostenbesparingen Gemeente Aanleg sportpark (ec. nut/verhuur) Uitleggebieden (grondbedrijf/verkoop) Het nieuwe werken (ec.nut/kostenbesparing) 12 gemeente Eindhoven
December 2013 Financiën helder en op orde - De stappen Het overhevelen van bedragen van het huidige boekjaar naar het volgende boekjaar is aan banden gelegd. Reserves kunnen we alleen voor een beperkt aantal situaties instellen. Ten eerste voor projecten en/of incidentele middelen, zoals rijksmiddelen die we later besteden dan gepland. Daarnaast leggen we geld opzij voor egalisatie van onregelmatige uitgaven, zoals onderhoud. Tenslotte reserveren we voor onderbouwde toekomstige ontwikkelingen, zoals de decentralisaties en sparen voor specifieke doelen. We onttrekken in principe alleen geld uit de reserves als dit in de begroting is opgenomen. Niet bestede middelen vallen vrij in het rekeningresultaat. Voor bijzondere reserves (het eigen kapitaal en de Endinetreserve) zijn aanvullende spelregels opgesteld. Het eigen kapitaal is onze algemene reserve en de buffer voor tegenvallers. In de Endinetreserve zit geld om bezuinigingen te realiseren (bijvoorbeeld voor mobiliteit van personeel). Ook een bijzondere reserve is de reserve MIP. Hierin verzamelen we middelen voor investeringen. We actualiseren de stand van deze reserve jaarlijks aan de hand van de financiële resultaten op de investeringen. Onder de huidige financiële ontwikkelingen is het niet langer toereikend om te sturen op een sluitende begroting. De gemeente Eindhoven gaat daarin verder. Naast de wettelijke kaders spelen ook flexibiliteit, weerbaarheid en stabiliteit een belangrijke rol. In de Kadernota 20147-2017 hebben we voor het sturen met normen een driedeling aangebracht: harde normen (dit zijn de normen waaraan we ons wettelijk moeten houden), streefwaarden (dit zijn normen waar we beargumenteerd van af kunnen wijken) en indicatoren (die bijdragen aan transparantie en vergelijkbaarheid met andere gemeenten). Daarnaast zijn er landelijk diverse trends die mogelijk de gemeentebegroting gaan belasten. Denk hierbij aan economische groei, werkeloosheid en vergrijzing. We onderzoeken nog of we door het volgen van deze meta-indicatoren een beschouwing kunnen geven op de externe risico s voor de gemeentebegroting. gemeente Eindhoven 13
3 Uitvoering Aan de opgestelde uitgangspunten en aan de opdrachten in het coalitieakkoord hebben we uitvoering gegeven. We hebben een stresstest laten uitvoeren op de begroting. Een stresstest laat zien of een gemeente in verschillende crisissituaties kwetsbaar is. Wij concluderen uit de test dat onze organisatie wendbaarder moet worden om sneller te kunnen reageren op veranderingen. Enerzijds organisatorisch wendbaar om goed in te kunnen spelen op uitbreiding of juist inkrimping in ons takenpakket. Anderzijds financieel wendbaar door onze begroting op orde te houden, ons vermogen minder langjarig vast te leggen en een grotere financiële buffer aan te houden. We hebben de planning- en controlcylus aangepakt. Deze cyclus bestaat uit richting geven (kadernota), begroten, rapporteren/bijsturen (turap) en verantwoorden (jaarrekening). Niet alle documenten in deze cyclus werden beschouwd als uitnodigend tot lezen. We hebben de cyclus vereenvoudigd. De programmabegroting bestaat nu, naast de bestuurlijke en financiële hoofdlijn, uit 9 beleidshoofdstukken (in plaats van 26). Om meer sturingsinformatie te krijgen hebben we onder meer de liquiditeitsprognose en de effect- en prestatie-indicatoren aangescherpt. Daarnaast nemen we niet langer separate ontwikkelingen op in het raadsvoorstel; alles staat nu in de primaire begroting. En om gedurende het jaar goed te kunnen sturen, brengen we op drie momenten in het jaar een werkbegroting uit (januari, mei en oktober). Begrotingswijzigingen worden gebundeld aangeboden via een verzameldossier, waarbij de criteria zijn vereenvoudigd. 14 gemeente Eindhoven
December 2013 Financiën helder en op orde - De stappen Recent is een app geïntroduceerd, waarin de Programmabegroting 2014-2017 eenvoudig toegankelijk wordt gemaakt, zowel voor de raad als de burgers van Eindhoven. We maken nu één tussentijdse rapportage. We willen de app zo doorontwikkelen dat we over 2 à 3 jaar weer vaker tussentijdse informatie kunnen geven over de belangrijkste zaken. Gedurende het jaar volgen we nu de voortgang met stafsessies waarin de portefeuillehouder Financiën de andere portefeuillehouders bevraagt over knelpunten, bijsturingsmaatregelen, beoogde reserveringen, resultaten en meevallers. We blijven telkens zoeken naar mogelijkheden om de planning & control-cyclus te verbeteren en te versnellen, bijvoorbeeld door van informatie op papier steeds meer over te gaan tot een dialoog met de raad. Nieuw in de planning & controlcyclus is het Meerjaren Investerings Programma (MIP). Hierin staan alle geplande investeringen bij elkaar. Om tot een afweging te komen binnen de beschikbare investeringsruimte wordt de Maatschappelijke Kosten Baten Analyse (MKBA) toegepast. Een goede projectadministratie staat aan de basis van alle verbeterslagen die we willen maken. Eind 2012 hebben we als voorloper op de transitie van het ruimtelijk domein een start gemaakt met het verbeteren van projectbeheersing. In 2013 zijn we gestart met de verbetering van projectadministratie. Ook is een (externe) analyse gemaakt van de waardering en sturing van het grondbedrijf. De aanbevelingen worden nu, in samenhang met de transitie van het ruimtelijk domein, verder uitgewerkt. gemeente Eindhoven 15
Het op orde hebben van de bedrijfsvoering is een vereiste voor elke organisatie. Zowel externe ontwikkelingen (zoals de rijksbezuinigingen en de risico s bij het Grondbedrijf) als ook interne ontwikkelingen (inrichting en besturing van de organisatie) hebben aanleiding gegeven voor aanvullende beheersingsmaatregelen om zaken nog beter in control te krijgen. Voor een goede sturing op de bedrijfsvoering is het beschikbaar hebben van tijdige, juiste en volledige (stuur)informatie onmisbaar. In de nota Bedrijfsvoering is hiervoor een ontwikkel- en verbeterkader en een prioriteitenvolgorde vastgesteld. We participeren in (landelijke) initiatieven zoals de Benchmark overhead gemeenten van Berenschot en Vensters voor bedrijfsvoering, een initiatief van De Vereniging van Gemeentesecretarissen (VGS), ICTU en het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING). De benchmark geeft objectieve vergelijkingsinformatie ten aanzien van o.a. salariskosten en de omvang van ondersteunende afdelingen. De Vensters kijken naar de bedrijfsvoering vanuit feiten en beleving, zoals interne klanttevredenheid. Ontwikkeling van de bedrijfsvoering is een doorlopend proces. Daarom werken nu aan een nieuw meerjarenplan bedrijfsvoering, dat begin 2014 komt. Begin 2014 passen we ook de doorbelasting van kosten aan projecten aan. Doorbelasting van kosten is er op het gebied van gemeentebrede overhead (huisvesting, ict en ondersteunende sectoren), sectorale overhead (staf) en interne rente. Kosten belasten we zo veel mogelijk door naar de producten waarvoor ze worden gemaakt. Zo kunnen we de integrale kostprijs van een product bewaken. Sommige producten kunnen al deze doorbelaste kosten als gevolg van de economische crisis niet meer dragen. Voor verliesgevende planexploitaties van het grondbedrijf wordt daarom nu al een rente van 1,5% gehanteerd (in plaats van de reguliere 4,5%). Verbonden partijen zijn rechtspersonen waarin de gemeente een bestuurlijk en financieel belang heeft. We hebben de sturing op deze partijen geïntensiveerd. Aandeelhoudersvergaderingen worden met het gehele college van burgemeester en wethouders voorbereid. We hebben de risicobeheersing onderzocht; dit heeft geleid tot verhoogde alertheid bij een aantal partijen. We gebruiken onze invloed onder meer om te voorkomen dat we opdraaien voor onverwachte kosten. Ook pakken we (waar mogelijk) maatschappelijk onacceptabele vergoedingen aan bestuurders aan. Begin 2014 presenteren we nog verdere aanpassingen in het deelnemingenbeleid. 16 gemeente Eindhoven
December 2013 Financiën helder en op orde - De stappen 4 Uitkomsten De uitgangspunten en de uitvoering daarvan hebben geleid tot uitkomsten. Deze uitkomsten komen vooral tot uitdrukking in het balansbeeld (onze bezittingen en schulden) en in het begrotingsbeeld (onze baten en lasten). Een belangrijk onderdeel van het balansbeeld is het weerstandsvermogen. Een gezonde financiële positie van de gemeente is een absolute voorwaarde voor haar slagkracht. Dat vergt niet alleen een sluitende begroting, maar óók voldoende weerstandscapaciteit in relatie tot de risico s. In de ontwikkeling van het risicomanagement zijn stappen gezet bij onder andere de verantwoording van externe subsidies zoals SiSa (de verantwoording aan het Rijk over specifieke uitkeringen) en Brabantstad. In 2012 is ook een nieuwe norm voor het eigen kapitaal vastgesteld. Het eigen kapitaal moet minimaal 10% zijn van de uitkering gemeentefonds en de onroerende zaakbelasting plus het benodigd weerstandsvermogen voor het grondbedrijf. Deze ondergrens is variabel en beweegt jaarlijks met de ontwikkelingen mee. Wanneer de resultaten van het grondbedrijf verslechteren, komt de ondergrens hoger uit. Wanneer de resultaten verbeteren zal de ondergrens lager liggen en kunnen we eventueel een alternatieve inzet van het eigen kapitaal overwegen. Het eigen kapitaal zit in 2013 ruimschoots boven de ondergrens. Vanwege de risico s op het gebied van frictiekosten eigen personeel, het grondbedrijf en doorbelasting van kosten aan projecten is alternatieve inzet van het eigen kapitaal echter nog niet aan de orde. De omvang van de leningen is de afgelopen jaren toegenomen. De kapitaallasten van de investeringen die er mee gefinancierd zijn, gaan echter niet over de norm van 10% van het begrotingstotaal heen. gemeente Eindhoven 17
Bron: Eindhovens Dagblad 3-10-2013 In het begrotingsbeeld hebben we in 2015 een pakket aan bezuinigingen gerealiseerd van zo n 76 miljoen euro. Met dit pakket (en de reguliere indexering van tarieven) was het mogelijk om de korting op de algemene uitkering en het Participatiebudget op te vangen, de incidentele dekking voor structurele lasten aan te pakken, te intensiveren en te investeren in de stad en tegenvallers op te vangen, waaronder het grondbedrijf. Met de vacaturestop hebben we de taakstellingen ten aanzien van personeel financieel kunnen invullen. De kosten voor inhuur zijn transparant gemaakt en teruggedrongen. We willen dat de begroting structureel sluitend is. In de eerste jaarschijf van de meerjarenbegroting (en zo mogelijk ook het laatste jaar) moeten alle structurele uitgaven worden gedekt met structurele inkomsten. Onttrekkingen aan reserves zijn er voor incidentele uitgaven. De provincie ziet hier op toe. De begroting voor het jaar 2014 voldoet aan de eisen. Het meerjarenbeeld vanaf 2015 is opgesteld vanuit het voorzichtigheidsbeginsel: nadelen inboeken als ze op kunnen treden en voordelen nog niet inboeken als ze nog niet hard zijn. Dit leidt er toe dat de begroting vanaf 2015 nog niet sluitend is. Het voorzichtigheidsbeginsel hebben we toegepast op het gemeentefonds, het sociaal domein en indexering. Hier zitten dus nog knoppen waaraan gedraaid kan worden. Ook hebben we in 2015 25 miljoen gespaard voor de decentralisaties. Hiermee zijn we goed voorbereid op de komende jaren, met realistische cijfers, in plaats van jaar op jaar ad hoc tegenvallers weg te werken. Gezien de nieuwe opgave die voor ons ligt zullen we voor aanvang van de nieuwe collegeperiode in 2014 het beeld over de beïnvloedbaarheid van de begroting actualiseren. 18 gemeente Eindhoven