Instructie levering sociaal-emotionele leerlingvolggegevens voor de monitor Onderwijstijdverlenging 2012-2013
CED-Toetsservice 2013 2 van 10
Toetsservice De Toetsservice van de CED-Groep verzamelt in opdracht van onderzoeksbureau Oberon toetsresultaten, sociaal-emotionele leerlingvolggegevens en deelnamegegevens voor de monitor Onderwijstijdverlenging. Voor deze monitor verzamelt de Toetsservice gegevens van o.a. uw school. In dit document vindt u alle informatie die u nodig heeft om uw sociaal-emotionele leerlingvolggegevens aan te leveren voor de monitor Onderwijstijdverlenging. Toetsservice Helpdesk Met uw vragen over de Toetsservice en het exporteren en aanleveren van toetsresultaten kunt u terecht bij de helpdesk van de Toetsservice. Toetsservice Helpdesk telefoon: 010-4071588 op maandag, dinsdag en donderdag tussen 09.00 en 16.00 uur en woensdag tussen 09.00 en 12.30 uur e-mail: toetsservice@cedgroep.nl Aan te leveren gegevens Voor de monitor Onderwijstijdverlenging vragen wij u de sociaal-emotionele leerlingvolggegevens van het schooljaar 2012-2013 van alle leerlingen aan te leveren. Het gaat om de resultaten van de leerkracht- en leerlinglijsten van ZIEN!, SCOL of VISEON. Exporteren In dit document leest u hoe u de resultaten van ZIEN!, SCOL en VISEON kunt exporteren uit het bijbehorende administratie- of leerlingvolgsysteem en kunt aanleveren aan de Toetsservice. ZIEN! exporteren uit ParnasSys (blz. 5) SCOL exporteren (blz. 7) VISEON exporteren uit het Cito LOVS-computerprogramma (blz. 9) Gebruikt u op school een ander (digitaal) leerlingvolgsysteem om de sociaal-emotionele ontwikkeling van uw leerlingen te volgen, neem dan contact op met de Toetsservice Helpdesk. We bekijken dan samen hoe u mogelijk ook uw sociaal-emotionele leerlingvolggegevens kunt aanleveren. CED-Toetsservice 2013 3 van 10
CED-Toetsservice 2013 4 van 10
ZIEN! exporteren uit ParnasSys ZIEN!-resultaten Bij het exporteren van ZIEN! uit ParnasSys exporteert u alle ZIEN!-resultaten van een bepaald schooljaar die in de database van ParnasSys aanwezig zijn. U kunt niet kiezen om bepaalde vragenlijsten te exporteren. U exporteert voor elke vragenlijst telkens de ruwe score. Leerlinggegevens Met de ZIEN!-resultaten exporteert u geen leerlinggegevens mee, behalve het ParnasSys-leerlingID en het geslacht van de leerling.het leerlingid gebruiken we om de ZIEN!-resultaten aan de toetsresultaten te koppelen en het geslacht is nodig voor de verwerking van de ruwe scores. Exporteren Om de ZIEN!-resultaten te exporteren uit ParnasSys heeft u geen aparte exportmodule nodig. In ParnasSys is speciaal voor het aanleveren van ZIEN!-resultaten aan de Toetsservice een Overzicht gemaakt met alle benodigde gegevens. Deze functie is in ParnasSys te vinden door achtereenvolgens te kiezen: Overzichten Leerlingvolgsysteem Overig LVS Het overzicht heet: Resultatenexport ZIEN Om in het goede formaat aan te kunnen leveren, dient u de Excel-variant (XLS) te kiezen en niet PDF of TXT. Zodra ParnasSys alle gegevens heeft verzameld, verschijnt het venster Resultatenexport ZIEN. Hier kunt u het schooljaar kiezen dat u wilt exporteren (veld Geef schooljaar). Klik vervolgens op de knop Toon overzicht om het Excel-bestand aan te maken. Klik op de knop ZIEN om het Excel-bestand op te slaan. Als u het Excel-bestand opslaat, kunt u het zelf een naam geven. Het is handig om uw Toetsservice-klantnummer in de naam van het bestand te vermelden. Uploaden U kunt uw exportbestand naar de Toetsservice sturen door het in een beveiligde omgeving via Internet te uploaden. 1. Ga naar de upload-website van de Toetsservice: www.toetsserviceupload.nl. 2. Log in met uw Toetsservice-klantnummer en uw toegangscode (zie blz. 4 van dit document). U bent nu in een beveiligde omgeving, waar u uw exportbestand veilig kunt uploaden. Onder Uw Account ziet u enkele contactgegevens van uw school, zoals deze bij de Toetsservice bekend zijn. Als deze niet juist zijn, kunt u ze wijzigen. Kies de knop Aanpassen om de contactgegevens te wijzigen. Wijzig de gegevens en kies opnieuw de knop Aanpassen om de wijzigingen op te slaan. Let op: controleer of het e-mailadres juist. Naar dit e-mailadres worden de ontvangstbevestiging en eventuele foutberichten gestuurd. CED-Toetsservice 2013 5 van 10
In het data-uploadscherm kunt u uw exportbestand uploaden. 3. Kies het digitaal leerlingvolgsysteem waaruit het exportbestand dat u wilt uploaden, afkomstig is. 4. Vul de naam en de locatie van het exportbestand in. Met de knop Browse... kunt u het bestand opzoeken op uw computer en selecteren. Eventuele opmerkingen over uw exportbestand of de gewenste verwerking daarvan kunt u kwijt in het grote veld van het data-uploadscherm. 5. Kies de knop Upload om uw exportbestand te uploaden naar de Toetsservice. Als u klaar bent met het uploaden, kunt u met de knop Uitloggen de beveiligde omgeving verlaten. Als u nog een (export)bestand wilt uploaden naar de Toetsservice, kunt u met de knop Verder weer naar het data-uploadscherm, waar u nog een (export)bestand kunt uploaden. Let op: gebruik de mogelijkheid om meer (export)bestanden te uploaden alleen om nog een bestand van dezelfde school/locatie (= hetzelfde Toetsservice-klantnummer) te uploaden. Als u een bestand van een andere school/locatie (= ander Toetsserviceklantnummer) wilt uploaden, moet u eerst uitloggen en daarna opnieuw inloggen met het Toetsservice-klantnummer en de toegangscode van de andere school/locatie. Ontvangstbevestiging Zodra uw (export)bestand bij ons is aangekomen en geregistreerd, ontvangt u automatisch per e-mail een ontvangstbevestiging. Dit betekent echter nog niet dat wij uw toetsresultaten goed hebben ontvangen. Als blijkt dat er iets niet in orde is met uw exportbestand, laten wij u dat per e-mail weten (naar het e- mailadres waarnaar de ontvangstbevestiging is gestuurd). Als u na enkele minuten geen ontvangstbevestiging heeft gekregen, is er waarschijnlijk iets misgegaan bij de ontvangst van uw ge-uploade bestand en kunt u het beste even contact opnemen met de Toetsservice Helpdesk (010-4071588 of toetsservice@cedgroep.nl). CED-Toetsservice 2013 6 van 10
SCOL gegevens exporteren Het SCOL-programma heeft een eigen exportfunctie. Deze is bedoeld voor het transporteren van gegevens van SCOL naar ESIS webbased, maar u kunt deze exportfunctie ook gebruiken om de SCOLgegevens aan te leveren aan de Toetsservice. Exportbestand Exporteer de SCOL-gegevens uit het SCOL-programma m.b.v. de ingebouwde exportfunctie (vraag eventueel de helpdesk van SCOL om hulp als u niet weet hoe de exportfunctie werkt). Het SCOLprogramma maakt een exportbestand aan met de naam ScolExport.xml. Hierin zitten alle gegevens die de Toetsservice nodig heeft om de SCOL-resultaten te verwerken. Uploaden U kunt vervolgens uw exportbestand naar de Toetsservice sturen door het in een beveiligde omgeving via Internet te uploaden. 1. Ga naar de upload-website van de Toetsservice: www.toetsserviceupload.nl. 2. Log in met uw Toetsservice-klantnummer en de toegangscode die u van de Toetsservice heeft ontvangen. U bent nu in een beveiligde omgeving, waar u uw exportbestand veilig kunt uploaden. Onder Uw Account ziet u enkele contactgegevens van uw school, zoals deze bij de Toetsservice bekend zijn. Als deze niet juist zijn, kunt u ze wijzigen. Kies de knop Aanpassen om de contactgegevens te wijzigen. Wijzig de gegevens en kies opnieuw de knop Aanpassen om de wijzigingen op te slaan. Let op: controleer of het e-mailadres juist. Naar dit e-mailadres worden de ontvangstbevestiging en eventuele foutberichten gestuurd. In het data-uploadscherm kunt u uw exportbestand uploaden. 3. Kies het digitaal leerlingvolgsysteem waaruit het exportbestand dat u wilt uploaden, afkomstig is. 4. Vul de naam en de locatie van het exportbestand in. Met de knop Browse... kunt u het bestand opzoeken op uw computer en selecteren. Eventuele opmerkingen over uw exportbestand kunt u kwijt in het grote veld van het datauploadscherm. 5. Kies de knop Upload om uw exportbestand te uploaden naar de Toetsservice. Als u klaar bent met het uploaden, kunt u met de knop Uitloggen de beveiligde omgeving verlaten. Als u nog een (export)bestand wilt uploaden naar de Toetsservice, kunt u met de knop Verder weer naar het data-uploadscherm, waar u nog een (export)bestand kunt uploaden. Let op: gebruik de mogelijkheid om meer (export)bestanden te uploaden alleen om nog een bestand van dezelfde school/locatie (= hetzelfde Toetsservice-klantnummer) te uploaden. Als u een bestand van een andere school/locatie (= ander Toetsserviceklantnummer) wilt uploaden, moet u eerst uitloggen en daarna opnieuw inloggen met het Toetsservice-klantnummer en de toegangscode van de andere school/locatie. Ontvangstbevestiging Zodra uw (export)bestand bij ons is aangekomen en geregistreerd, ontvangt u automatisch per e-mail een ontvangstbevestiging. Dit betekent echter nog niet dat wij uw toetsresultaten goed hebben ontvangen. CED-Toetsservice 2013 7 van 10
Als blijkt dat er iets niet in orde is met uw exportbestand, laten wij u dat per e-mail weten (naar het e- mailadres waarnaar de ontvangstbevestiging is gestuurd). Als u na enkele minuten geen ontvangstbevestiging heeft gekregen, is er waarschijnlijk iets misgegaan bij de ontvangst van uw ge-uploade bestand en kunt u het beste even contact opnemen met de Toetsservice Helpdesk (010-4071588 of toetsservice@cedgroep.nl). CED-Toetsservice 2013 8 van 10
VISEON exporteren uit het Cito LOVS-computerprogramma Als u de resultaten van VISEON heeft geïmporteerd in uw Cito LOVS-computerprogramma, kunt u deze, net als de gewone toetsresultaten, exporteren uit Cito-LOVS. Ook toetsresultaten uit Cito-LOVS Bij het exporteren uit Cito-LOVS exporteert u altijd alle toetsresultaten die in de database van Cito-LOVS aanwezig zijn. Dat betekent, dat u automatisch ook de geïmporteerde resultaten van VISEON mee exporteert. Als u voor de monitor Onderwijstijdverlenging uw toetsresultaten uit Cito-LOVS exporteert, hoeft u niet apart de VISEON-resultaten te exporteren en naar de Toetsservice te sturen, want de VISEON-resultaten zitten dan al in het exportbestand met de toetsresultaten. Leerlinggegevens Uit Cito-LOVS exporteert u, met de VISEON-resultaten, ook de leerlinggegevens. Per leerling heeft de Toetsservice nodig: naam, geboortedatum, groep en leerlinggewicht. Voorwaarde is wel, dat deze leerlinggegevens in Cito-LOVS zijn ingevoerd. Exportmodule Voor het exporteren van de VISEON-resultaten kunt u gebruik maken van de exportmodule om toets- en leerlinggegevens te exporteren die standaard is ingebouwd in Cito-LOVS. U hoeft dus niets te installeren. Om gegevens te exporteren moet u ingelogd zijn in Cito-LOVS als gebruiker met beheerder-rechten (bijv. systeembeheer). De exportmogelijkheid is voor een gewone gebruiker niet beschikbaar. Exportbestand maken Als u VISEON-resultaten uit Cito-LOVS wilt exporteren, gaat u als volgt te werk: 1. Kies Exporteren in het menu Beheer en vervolgens Monitor gegevens. 2. Kies bij Bestemming Monitorgegevens voor Overig en activeer de optie Leerlingidentificaties meenemen. Als u de leerlinggegevens niet mee exporteert, kunnen wij niet zien van welke leerlingen de toetsscores zijn en is het niet mogelijk de toetsresultaten te verwerken. 3. Klik op de knop Volgende om verder te gaan. In het volgende scherm ziet u in welke map het programma het exportbestand gaat opslaan. Als u het exportbestand ergens anders wilt opslaan, kunt u met behulp van de knop Bladeren een andere map kiezen. 4. Vervolgens geeft u het exportbestand een naam. Standaard krijgt het bestand een naam die bestaat uit LvsMonitor, gevolgd door uw schoolcode/licentiecode van Cito-LOVS en de datum van vandaag. Vervang in de naam van het bestand uw schoolcode/licentiecode door uw Toetsservice klantnummer. 5. U hoeft het exportbestand niet te beveiligen, want u gaat het bestand in een beveiligde omgeving via Internet uploaden. Let er wel op, dat de optie Wachtwoord monitor niet is aangevinkt. Wilt u toch het exportbestand beveiligen, activeer dan de optie Wachtwoord monitorbestand en vul het wachtwoord TS34XpC1to in. Gebruik uitsluitend dit wachtwoord. Als u een ander wachtwoord gebruikt, kunnen wij het exportbestand niet openen! 6. Klik op de knop Voltooien om de leerling- en toetsgegevens te exporteren en het exportbestand aan te maken. Als het programma klaar is met exporteren, kunt u met de knop Sluiten de exportmodule afsluiten. CED-Toetsservice 2013 9 van 10
Uploaden U kunt vervolgens uw exportbestand naar de Toetsservice sturen door het in een beveiligde omgeving via Internet te uploaden. 7. Ga naar de upload-website van de Toetsservice: www.toetsserviceupload.nl. 8. Log in met uw Toetsservice-klantnummer en uw toegangscode (zie blz. 4 van dit document). U bent nu in een beveiligde omgeving, waar u uw exportbestand veilig kunt uploaden. Onder Uw Account ziet u enkele contactgegevens van uw school, zoals deze bij de Toetsservice bekend zijn. Als deze niet juist zijn, kunt u ze wijzigen. Kies de knop Aanpassen om de contactgegevens te wijzigen. Wijzig de gegevens en kies opnieuw de knop Aanpassen om de wijzigingen op te slaan. Let op: controleer of het e-mailadres juist. Naar dit e-mailadres worden de ontvangstbevestiging en eventuele foutberichten gestuurd. In het data-uploadscherm kunt u uw exportbestand uploaden. 9. Kies het digitaal leerlingvolgsysteem waaruit het exportbestand dat u wilt uploaden, afkomstig is. 10. Vul de naam en de locatie van het exportbestand in. Met de knop Browse... kunt u het bestand opzoeken op uw computer en selecteren. Eventuele opmerkingen over uw exportbestand kunt u kwijt in het grote veld van het datauploadscherm. 11. Kies de knop Upload om uw exportbestand te uploaden naar de Toetsservice. Als u klaar bent met het uploaden, kunt u met de knop Uitloggen de beveiligde omgeving verlaten. Als u nog een (export)bestand wilt uploaden naar de Toetsservice, kunt u met de knop Verder weer naar het data-uploadscherm, waar u nog een (export)bestand kunt uploaden. Let op: gebruik de mogelijkheid om meer (export)bestanden te uploaden alleen om nog een bestand van dezelfde school/locatie (= hetzelfde Toetsservice-klantnummer) te uploaden. Als u een bestand van een andere school/locatie (= ander Toetsserviceklantnummer) wilt uploaden, moet u eerst uitloggen en daarna opnieuw inloggen met het Toetsservice-klantnummer en de toegangscode van de andere school/locatie. Ontvangstbevestiging Zodra uw (export)bestand bij ons is aangekomen en geregistreerd, ontvangt u automatisch per e-mail een ontvangstbevestiging. Dit betekent echter nog niet dat wij uw toetsresultaten goed hebben ontvangen. Als blijkt dat er iets niet in orde is met uw exportbestand, laten wij u dat per e-mail weten (naar het e- mailadres waarnaar de ontvangstbevestiging is gestuurd). Als u na enkele minuten geen ontvangstbevestiging heeft gekregen, is er waarschijnlijk iets misgegaan bij de ontvangst van uw ge-uploade bestand en kunt u het beste even contact opnemen met de Toetsservice Helpdesk (010-4071588 of toetsservice@cedgroep.nl). CED-Toetsservice 2013 10 van 10