Stimuleert de ontwikkeling van medewerkers Doorgroeien met de A+O Ontwikkel- of Loopbaanscan INFORMATIE VOOR HR EN LEIDINGGEVENDEN
WILLEM VAN ROSMALEN, GEMEENTESECRETARIS GEMEENTE SCHIJNDEL De Loopbaanscan is een perfect instrument, waarmee medewerkers preciezer kunnen bepalen waar hun ambities, wensen en toekomstmogelijkheden liggen. Maar liefst 98 procent van onze gemeente heeft de scan vorig jaar ingevuld. Dat heeft een enorme boost gegeven. Veel medewerkers zijn daardoor in beweging gekomen. Bovendien kunnen ze nu beter anticiperen op veranderingen. Ze realiseren zich bovendien dat hun mogelijkheden wellicht ook in een andere functie liggen.
Inleiding Gemeenten zijn meer dan ooit in beweging. Het werk verandert in hoog tempo door bezuinigingen, gemeentelijke herindelingen en decentralisaties. Dat vraagt om flexibele medewerkers die in beweging blijven. Aandacht voor loopbaan- ontwikkeling en mobiliteit is dan ook een belangrijke verantwoordelijkheid voor zowel gemeenten als medewerkers. De Ontwikkelscan en Loopbaanscan van A+O fonds Gemeenten zijn handige hulpmiddelen die u daarbij kunt inzetten. Ze zijn gratis en vrij toegankelijk voor alle medewerkers van gemeenten. Met deze internet tools staan gemeenteambtenaren stil bij hun persoonlijke en professionele ontwikkeling. De scans gaan in op vragen als: Wat zijn mijn ambities? Welke kwaliteiten kan ik nog ontwikkelen? Zit ik nog op de goede plek of ben ik toe aan een nieuwe uitdaging, gezien de ontwikkelingen binnen mijn organisatie of vakgebied? Beide scans ondersteunen medewerkers bij het nadenken over deze vragen en vormen daarom een goed uitgangspunt voor een ontwikkel- of loopbaangesprek. De Ontwikkelscan stimuleert daarbij de ontwikkeling van de medewerker binnen zijn huidige functie, terwijl de Loopbaanscan ook zicht geeft op andere functies die passen bij de medewerker. De scans leveren veruit het meest op als de medewerker de rapportage met een betrokkene bespreekt. A+O fonds Gemeenten adviseert gemeenten daarom om de Ontwikkelscan te koppelen aan het ontwikkelgesprek en de Loopbaanscan aan loopbaangesprekken. Op die manier stimuleert u uw medewerkers optimaal in hun ontwikkeling. IN DEZE BROCHURE LEEST U: > waarvoor beide scans zijn bedoeld; > waarin ze verschillen; > hoe beide instrumenten werken; > hoe u ze optimaal kunt inzetten; > welke training u kunt volgen om de rapportages goed te kunnen bespreken. ONTWIKKELING, LOOPBAAN EN VAKMANSCHAP A+O fonds Gemeenten ondersteunt medewerkers met hun ontwikkeling, loopbaan en vakmanschap. Daarvoor ontwikkelde het fonds verschillende instrumenten: de Ontwikkelscan, de Loopbaanscan, de training Baas in eigen Loopbaan en het Ervaringscertificaat (EVC). Wilt u meer weten over deze instrumenten? Kijk op www.aeno.nl. Hier vindt u ook de folders die voor medewerkers zijn ontwikkeld en informatie over de training Leidinggeven aan beweging. 3
ALLART BESCHOOR PLUG, ADMINISTRATIEF MEDEWERKER RELATIEBEHEER EN SUBSIDIES, GEMEENTE HAARLEMMERMEER De uitkomsten van de Ontwikkelscan heb ik met mijn loopbaanadviseur besproken. Daaruit bleek onder meer dat anderen mij als gesloten kunnen ervaren. Daarom heb ik een sollicitatietraining gedaan, waarin ik heb geleerd om mijzelf beter neer te zetten. Ook ga ik nu beter met kritiek om en laat ik zien dat ik daar opbouwend mee omga. Ontwikkelscan en Loopbaanscan WAT ZIJN DE VERSCHILLEN? Wie ben ik? Wat wil ik? Wat kan ik? Beide internet tools ondersteunen medewerkers bij het beantwoorden van deze vragen. De rapportages die uit beide scans volgen geven medewerkers bovendien inzicht in hun persoonlijke kwaliteiten en ontwikkelpunten. Ontwikkelscan De Ontwikkelscan helpt een medewerker na te denken over zijn ontwikkeling en daar actief mee aan de slag te gaan. Daarbij is de centrale vraag: Wat ga ik doen om mij te ontwikkelen binnen mijn huidige functie? Loopbaanscan De Loopbaanscan stimuleert ook de ontwikkeling buiten de huidige functie. Overweegt een medewerker een volgende stap te zetten naar een nieuwe functie, binnen of buiten de organisatie? Maar weet hij nog niet welke? De Loopbaanscan is in dat geval een handig hulpmiddel. HOE GAAT HET IN ZIJN WERK? Aanmelden De scans zijn voor alle medewerkers van gemeenten in Nederland gratis en vrij toegankelijk. Elke medewerker kan de scans één maal per jaar invullen door via de website van het A+O fonds met het gemeentelijke e-mailadres in te loggen. Uw gemeente kan de scans natuurlijk ook via een button op het eigen intranet plaatsen. 4
Na het registeren ontvangt de medewerker een e-mail met een unieke inlognaam en een wachtwoord, die toegang geven tot een beveiligde website waar de betreffende scan kan worden ingevuld. Op die manier wordt de privacy gewaarborgd. Vragenlijsten invullen De scans bestaan uit een aantal vragenlijsten. De medewerker kan de verschillende vragenlijsten op afzonderlijke momenten invullen; bij voorkeur op een rustige plek waar hij de beschikking heeft over een computer met internetverbinding. Het invullen van de Ontwikkelscan neemt ongeveer 1 uur en van de Loopbaanscan ongeveer 1,5 uur in beslag. past. De rapportage doet suggesties voor passende functies en tevens voor een werkomgeving die aansluit op de persoonlijke voorkeuren. De rapportages van beide scans bevatten ook een praktisch gedeelte, met de titel: Er werk van maken. Daarin staan tips en opdrachten voor medewerkers om actief met hun ontwikkeling en loopbaan aan de slag te gaan. De opdrachten variëren van reflectieoefeningen, het maken van een ontwikkelplan tot een oefening met kernkwadranten (kwaliteiten, valkuilen, uitdagingen en allergieën). HOE BESPREEK IK DE UITKOMSTEN? Hulp bij technische problemen Als medewerkers tegen technische problemen aanlopen tijdens het inloggen op de website en/of het doorlopen van de betreffende scan, kunnen zij contact opnemen met de helpdesk van LTP: T (020) 30 50 438 of per e-mail: impact@ltp.nl. De LTP-helpdesk is bereikbaar op werkdagen van 08.30 tot 17.30 uur. De rapportage Na het doorlopen van alle vragenlijsten van een van beide scans kan de medewerker zelf zijn rapportage downloaden. In de introductie wordt uitgelegd hoe het rapport is opgebouwd en hoe je de uitkomsten van de betreffende scan kunt lezen. De resultaten zijn overzichtelijk weergegeven en ingedeeld in: Wie ben ik? Wat wil ik? Wat kan ik? Ook is een uitvoerig persoonlijk profiel opgenomen, met een beschrijving van de werkmotieven, kwaliteiten en ontwikkelpunten van de betreffende medewerker. De Ontwikkelscan belicht bovendien in hoeverre een medewerker het idee heeft zelf invloed uit te kunnen oefenen op zijn eigen situatie. En de Loopbaanscan genereert bijvoorbeeld aanvullende informatie met betrekking tot de leerstijl en veranderkracht van een medewerker. Verder rapporteert de Ontwikkelscan over de kwaliteiten (competenties) die voor de functiegroep van de medewerker relevant zijn. Bij de Loopbaanscan kan de medewerker zelf kiezen op welke kwaliteiten hij getoetst wil worden. Dit kunnen kwaliteiten zijn die bij de huidige functie horen, maar ook kwaliteiten die horen bij een functie die de medewerker ambieert. De Loopbaanscan geeft bovendien zo concreet mogelijk aan welk soort werk het beste bij de medewerker De gemeente heeft geen toegang tot de resultaten van de scans. De medewerker is eigenaar van de gegevens en bepaalt zelf met wie hij deze deelt. Hij kan dus zelf het initiatief nemen om de uitkomsten te bespreken met zijn leidinggevende, P&O- of loopbaanadviseur. Idealiter ontwikkelt de gemeente HR-beleid waarin de scans een plaats hebben. In dat geval stimuleert de organisatie de medewerkers om voorafgaand aan een ontwikkelgesprek de Ontwikkelscan in te vullen. Of de gemeente biedt de Loopbaanscan aan in combinatie met een aantal loopbaangesprekken. Ontwikkelscan: input voor ontwikkelgesprek De Ontwikkelscan levert een groter rendement op als de medewerker de uitkomsten met zijn direct leidinggevende en/of P&O-adviseur bespreekt. Om dat gesprek goed te voeren is het wel belangrijk dat deze personen de scan goed kennen. Het A+O fonds adviseert daarom iedereen die gesprekken met medewerkers voert over de Ontwikkelscan de training te volgen die daarvoor is ontwikkeld. Loopbaanscan: input voor loopbaangesprekken Voor een optimaal resultaat adviseert het A+O fonds een aantal loopbaangesprekken te koppelen aan de Loopbaanscan. De medewerker bespreekt daarin de resultaten met een loopbaanadviseur. Op basis daarvan kan de medewerker een ontwikkel- of loopbaanplan opstellen. Het A+O fonds adviseert de personen die met medewerkers gesprekken voeren over de Loopbaanscan aan de training te volgen die daarvoor is ontwikkeld. 5
ONTWIKKELSCAN De Ontwikkelscan stimuleert medewerkers zich verder te ontwikkelen binnen hun functie. De Ontwikkelscan gaat over: > Persoonlijkheid > Werkstijlen > Werkmotieven > Kwaliteiten, ontwikkelpunten, irritaties > Eigen invloed Het individuele rapport dat uit de scan volgt: > biedt een medewerker inzicht in persoonlijk kwaliteiten en ontwikkelpunten; > levert het meeste op als de organisatie deze koppelt aan een (ontwikkel)gesprek LOOPBAANSCAN De Loopbaanscan is gericht op het nemen van loopbaanstappen. De Loopbaanscan ondersteunt dus bij doorstroom en uitstroom. De Loopbaanscan gaat over: > Persoonlijkheid > Werkstijlen > Werkmotieven > Kwaliteiten, ontwikkelpunten, irritaties > Leerstijlen > Werkvoorkeuren > Veranderkracht Het individuele rapport dat uit de scan volgt: > biedt een medewerker inzicht in persoonlijk kwaliteiten, ontwikkelpunten én loopbaanmogelijkheden; > levert het meeste op als de organisatie deze koppelt aan een aantal loopbaangesprekken. 6
MARTIJN DUIJTS, COÖRDINATOR KABELS EN LEIDINGEN, GEMEENTE SCHIJNDEL Uit de scan bleek dat ik mijn schriftelijke en mondelinge communicatie kon verbeteren. Een pop-gesprek met mijn afdelingshoofd en P&O bevestigde dat deze vaardigheden belangrijk zijn in mijn functie als coördinator. Temeer omdat ik sinds kort ook het driemaandelijks overleg met de nuts- en telecombedrijven voorzit. Ik heb daarom een communicatietraining en cursus notuleren gevolgd. Daar heb ik geleerd hoe ik hoofd- van bijzaak kan scheiden, waardoor ik tegenwoordig minder snel verzand in een gesprek. Introductie van de scans in uw organisatie Om de scan(s) succesvol in te voeren in uw gemeente is het belangrijk dat ze onderdeel uitmaken van het HR-beleid. De medewerkers moeten bovendien weten: > op welke manier uw organisatie de ontwikkeling van medewerkers ondersteunt; > wat het doel is van de scans; > waar medewerkers de scans kunnen vinden en hoe ze deze kunnen invullen; > met wie ze een gesprek kunnen voeren over de resultaten van de scans. Informeer uw medewerkers met voorlichtingsbijeenkomsten en inloopspreekuren. Verspreid de folder voor medewerkers Doorgroeien met de Ontwikkel- en Loopbaanscan, plaats een banner op intranet en/of hang posters op over de scans. U vindt dit alles op www.aeno.nl. 7
Training OPTIMAAL RENDEMENT Om de Ontwikkel- en/of Loopbaanscan optimaal te benutten in uw organisatie verzorgt LTP - de organisatie die beide instrumenten ontwikkelde - een gecertificeerde training in opdracht van A+O fonds Gemeenten. Daarin leert u hoe u medewerkers kunt helpen met het interpreteren van de resultaten van de scans. Ook komt tijdens deze eendaagse training aan de orde hoe u medewerkers kunt stimuleren om met hun eigen ontwikkeling aan de slag te gaan. Opzet training Het programma bestaat uit twee dagdelen. Het volgende komt aan de orde: > Het gebruik van de Ontwikkel- en/ of Loopbaanscan als hulpmiddel bij ontwikkel- en loopbaangesprekken: wat wordt er gemeten, hoe interpreteer ik de scores? Er wordt uitgebreid stilgestaan bij het concept achter beide scans, welke vragenlijsten er worden gebruikt, de opbouw van de scans en de rapportages. > Hoe gaat u aan de hand van de scans met medewerkers in gesprek over de rapportage en de daaruit volgende ontwikkeling, groei en mobiliteit? In de training leert u ook hoe u ontwikkel- en loopbaangesprekken kunt voeren met medewerkers die een scan hebben ingevuld. Met een acteur krijgt iedereen de gelegenheid tijdens de training daadwerkelijk te oefenen op specifieke onderwerpen uit de scan en feedback te krijgen. De ervaring leert dat deelnemers dankzij deze praktische oefening de scans goed leren kennen. NB. Voor leidinggevenden, P&O- of loopbaanadviseurs die al eerder de training voor de Ontwikkelscan volgden, kan LTP een training van één dagdeel aanbieden over de Loopbaanscan. Training op maat Uiteraard stemt LTP de inhoud en vorm van de training altijd af op de doelgroep: leidinggevenden, P&O- en/of loopbaanadviseurs. Ook wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met het ervaringsniveau van de deelnemers, hun specifieke wensen etc. 8
SONJA TABALES, HRM- EN LOOPBAANADVISEUR, GEMEENTE HAARLEMMERMEER Dankzij de training weet ik hoe ik de uitkomsten van beide scans moet interpreteren. Iemand kan bijvoorbeeld antwoorden hebben gegeven die tegenstrijdig met elkaar zijn. Die leg ik dan tijdens een loopbaangesprek voor. Op die manier krijgt de medewerker meer inzicht in drijfveren, talenten, mogelijke valkuilen, wat hij anders zou kunnen doen, of tips waar hij op moet letten om vervolgens ook een loopbaanstap te kunnen zetten. De training is bedoeld voor degenen die binnen uw gemeente de ontwikkel- en/of loopbaangesprekken met medewerkers (gaan) voeren. De training vindt altijd plaats in groepen van minimaal zes tot maximaal twaalf personen, zodat er genoeg ruimte voor individuele aandacht is. Open training Af en toe zijn er trainingen met open inschrijving, meestal in het midden van het land. Actuele data vindt u op www.aeno.nl. Incompany-training Op verzoek geeft LTP een training binnen een gemeente, netwerk- of samenwerkingsverband. Ook hiervoor geldt een minimum van zes en een maximum van twaalf deelnemers. KOSTEN EN SUBSIDIE Kosten De kosten voor deelname aan een open training zijn 450 per persoon voor de gehele dag en 300 voor een halve dag training, exclusief 21% BTW. Voor een incompany-training rekent LTP 2.250 voor een hele dag en 1.400 voor een halve dag, beide exclusief 21% BTW. Subsidie De kosten voor de incompany-training zijn subsidiabel via de Impulsregeling Meester in je Werk. Subsidie kan worden aangevraagd zolang uw organisatie hiervoor nog budget heeft binnen de regeling en zolang de totale middelen van het A+O fonds voor die regeling niet zijn benut. Kijk voor de complete voorwaarden op www.aeno.nl. MEER WETEN? Over de training Voor meer informatie over de training en/of de kosten is LTP het aangewezen loket, te bereiken via: training@ltp.nl. U kunt zich hier ook aanmelden. Subsidie Helpdesk Binnen uw organisatie is er één contactpersoon (inlogbeheerder) die de inloggegevens beheert om bij het A+O fonds subsidie aan te kunnen vragen. Weet u niet wie dat is of heeft u meer vragen over de subsidieregelingen van A+O fonds Gemeenten? Neem dan contact op met de Subsidie Helpdesk: T (070) 76 30 038 of subsidies@aeno.nl. Bereikbaar op maandag tot en met donderdag van 09.00 tot 16.00 uur en op vrijdag van 09.00 tot 12.00 uur. 9
Stimuleert de ontwikkeling van medewerkers Doorgroeien met de A+O Ontwikkel- of Loopbaanscan INFORMATIE VOOR HR EN LEIDINGGEVENDEN Stichting A+O fonds Gemeenten Fluwelen Burgwal 44 Postbus 11560 2502 AN Den Haag 070 7630030 secretariaat@aeno.nl www.aeno.nl Uitgave juni 2014