Frans, Roger Word 2003 2/3 / Roger Frans; Geel: Campinia Media vzw, 2005; 248 p; index; 25 cm; gelijmd. ISBN: 90.356.1185.3; NUGI 854; UDC 681.3.06 Wettelijk depot België: D/2005/3941/7 Campinia Media vzw Kleinhoefstraat 4 B 2440 GEEL (Belgium) Tel.: (+32) 014/59 09 59 Fax: (+32) 014/59 03 44 e-mail: <info@campiniamedia.be> URL: <www.campiniamedia.be> Copyright 2005: No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission of the publisher. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, print, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.
Inleiding In de cursus Word 2003 1/3 zijn de basistechnieken van het tekstverwerkingspakket Word van Microsoft aan bod gekomen. We veronderstellen in deze cursus dat u de onderwerpen die in deze inleidende cursus aan bod kwamen, onder de knie hebt. In de cursus Word 2003 2/3 leert u werken met grotere documenten. In dit geval wordt een hoofddocument opgesplitst in een aantal subdocumenten. U gebruikt het hoofddocument om een inhoudsopgave, index, lijst met figuren, enz. te genereren. Indien u een hoofdstuk wenst bij te werken of aan te vullen, werkt u met een subdocument. Om een consequente opbouw van een tekst te hebben, is het noodzakelijk dat u koppen, alinea's, enz. op eenzelfde manier opmaakt. Opmaakprofielen en sjablonen geven u de mogelijkheid om dit te verwezenlijken. In deze cursus komen we tevens uitgebreid terug op het maken van standaardbrieven. We laten zien hoe u gegevens uit Access of Excel kunt gebruiken om een standaardbrief te versturen. Ook het maken van enveloppen en etiketten komt aan bod. We hebben in de inleidende cursus een inleiding gegeven tot figuren en tabellen. In deze cursus breiden we de kennis hiervan uit. U kan bv. ook rekenen in een tabel of een figuur als watermerk gebruiken. We leren ook werken met kolommen zoals die in een tijdschrift of krant worden gebruikt. Een formulier is een document in Word waarin de gebruiker enkel bepaalde delen kan invullen. U kan in een Word-document tekstvakken, aankruisvakjes, keuzelijsten, enz. opnemen. Deze cursus is, net als de inleidende cursus, een doe-cursus. U neemt de tekst door terwijl u voor de computer zit. De eerste vijf hoofdstukken moet u in volgorde afwerken. Voor de andere hoofdstukken is dit niet strikt noodzakelijk. De oefeningen na ieder hoofdstuk worden aanbevolen. Bij de cursus hoort een cd-rom waarop een aantal bestanden staan die u nodig hebt om de cursus te kunnen doornemen. U kunt de bestanden in de map Word2003_2_Vbn op de cd-rom best kopiëren naar uw harde schijf, bv. als submap van Mijn documenten. U maakt ook een map Word2003_2 aan waarin u de documenten die u maakt, bewaart. Achteraan in het boek zijn een aantal bijlagen gevoegd. Het zijn documenten die tijdens de cursus worden gemaakt. De bijlagen zijn als PDF-bestanden op de cd-rom, in de map Word2003_2_Bijlagen, beschikbaar. U kan ze dus afdrukken als u dat gemakkelijker vindt. Een PDF-bestand kan u afdrukken met het programma Acrobat Reader. Dit programma is vrij te downloaden op het internet (http://www.adobe.be/). Op de cd-rom vindt u een bestand met de naam Lees mij.doc. Hierin staat last minute informatie. U kunt het bestand lezen door er op te dubbelklikken. Tot slot van deze inleiding dank ik éénieder die geholpen heeft bij deze cursus: voor het aanreiken van voorbeelden, het controleren van de cursustekst, de afbeeldingen, enz. Inleiding - 1
Ik hoop dat dit voor u een nuttige cursus is waaraan u plezier beleeft. Opmerkingen die een latere uitgave kunnen verbeteren, zijn welkom. Roger Frans april 2005 2 - Word 2003 2/3
Inhoudsopgave INLEIDING...1 INHOUDSOPGAVE...3 1 OPMAAKPROFIELEN EN SJABLONEN...9 1.1 Inleiding... 9 1.2 Een eerste verkenning van opmaakprofielen... 9 1.2.1 De keuzelijst Opmaakprofiel... 9 1.2.2 Het taakvenster Opmaakprofielen en opmaak... 10 1.2.3 Het dialoogvenster Opmaakprofiel wijzigen... 11 1.3 Opmaakprofielen toepassen... 12 1.4 Een nieuw opmaakprofiel maken... 14 1.5 Een opmaakprofiel gebruiken... 16 1.6 Een opmaakprofiel wijzigen... 17 1.7 Toekennen van een sneltoets... 17 1.8 Een opmaakprofiel verwijderen... 19 1.9 Aanmaken op basis van een alinea... 19 1.10 Een teken-opmaakprofiel... 20 1.11 Een tabel-opmaakprofiel... 21 1.11.1 Aanmaken van het opmaakprofiel... 21 1.11.2 Uittesten van het opmaakprofiel... 22 1.12 Sjablonen... 22 1.12.1 Kennismaking... 22 1.12.2 Sjablonen en opmaakprofielen... 24 1.13 Een nieuwe sjabloon maken... 25 1.14 Opmaakprofiel toevoegen in een sjabloon... 25 1.15 Sjabloon verwijderen?... 27 1.16 Standaard opmaakprofielen wijzigen... 27 1.17 Sneltoetsen voor kopopmaakprofielen... 28 1.18 Opmaakprofielen in het opmaakgebied... 28 1.19 Welke opmaak?... 29 1.20 Een document aan een sjabloon koppelen... 30 1.21 Nummering in koppen... 31 1.22 Aanpassen sjabloon Cursus.dot... 32 1.22.1 Nummering in sjabloon... 32 1.22.2 Aanpassen standaard lettertype... 32 1.22.3 Andere wijzigingen... 32 1.22.4 Bewaren... 33 1.22.5 Een document met een gekoppeld sjabloon... 34 1.23 Nog een voorbeeld... 34 1.24 Nog een opmerking... 34 1.25 Oefeningen... 35 2 OVERZICHTEN...37 2.1 Inleiding... 37 2.2 Een overzicht maken... 37 2.3 Normale en overzichtsweergave... 39 2.4 Niet alle niveaus tonen... 39 2.5 Koppen verplaatsen... 40 2.6 Tekenopmaak... 40 2.7 Overzicht uitvouwen of samenvouwen... 40 2.8 Verder bewerken... 41 2.8.1 Toevoegen van alinea's... 41 Inhoudsopgave - 3
2.8.2 Alinea s van niveau wijzigen...41 2.8.3 Verwijderen van alinea's...42 2.9 Een overzicht afdrukken...42 2.10 Hoofd- en subdocumenten...42 2.11 Oefeningen...43 3 HOOFD- EN SUBDOCUMENTEN... 45 3.1 Inleiding...45 3.2 Een hoofddocument maken...45 3.3 Bewaren van een hoofddocument en de subdocumenten...47 3.4 Werken met een subdocument...47 3.5 Vertrekken van bestaande documenten...48 3.6 Opmaakprofielen in hoofd- en subdocumenten...50 3.7 Subdocumenten samenvoegen en splitsen...50 3.7.1 Splitsen van een subdocument...50 3.7.2 Samenvoegen van subdocumenten...50 3.8 Subdocument verwijderen...50 3.9 Openen van een hoofddocument...51 3.10 Vergrendelen van een subdocument...51 3.11 Hoofddocumenten afdrukken...52 3.12 Eigenschappen van een bestand...53 3.12.1 Het dialoogvenster Eigenschappen...53 3.12.2 Zoeken naar een document m.b.v. eigenschappen...53 3.13 Oefeningen...54 4 INHOUDSOPGAVE EN TREFWOORDENREGISTER... 57 4.1 Inleiding...57 4.2 Een inhoudsopgave maken...57 4.3 De veldcode...59 4.4 Opmaakprofielen inhoudsopgave wijzigen...60 4.5 Tekst uit een ander opmaakprofiel in de inhoudsopgave...61 4.5.1 Opmaakprofiel Losse titel aanmaken...61 4.5.2 Opmaakprofiel Losse titel opnemen in inhoudsopgave...62 4.6 Een bestaande inhoudsopgave bijwerken...63 4.7 Een inhoudsopgave maken met TC-velden...63 4.7.1 Invoegen / Veld...63 4.7.2 Ctrl+F9...64 4.7.3 De inhoudsopgave genereren...65 4.7.4 Meerdere niveaus?...66 4.7.5 Alt+Shift+O...67 4.8 Een trefwoordenregister...67 4.8.1 Markeren van de gegevens...68 4.8.2 Hoofdgegeven - subgegeven...69 4.8.3 Een Zie-verwijzing...69 4.8.4 Alt+Shift+X...69 4.8.5 Alles markeren...69 4.9 Een trefwoordenregister aanmaken...70 4.10 Bladwijzers...71 4.11 Een concordantiebestand...72 4.11.1 Concordantiebestand aanmaken...72 4.11.2 Automatisch markeren...73 4.11.3 Trefwoordenregister opnieuw aanmaken...73 4.12 Schikking nakijken...73 4.13 De index als tekst...73 4.14 Een lijst van figuren...74 4.14.1 Bijschrift maken...74 4.14.2 Lijst creëren...75 4.15 Een lijst met figuren waarrond tekst staat...76 4 - Word 2003 2/3
4.15.1 Frames... 76 4.15.2 De knop Frame invoegen... 76 4.15.3 Bijschriften bij figuren... 77 4.15.4 Opmaakprofiel bijschrift wijzigen... 77 4.15.5 Een lijst met figuren... 77 4.16 Een lijst maken m.b.v. codes... 78 4.17 Afdrukken... 79 4.18 Een tekstvak... 80 4.18.1 Aanmaken van een tekstvak... 80 4.18.2 Tekst ingeven in een tekstvak... 81 4.18.3 Een tekstvak opmaken... 81 4.18.4 Tekstrichting... 81 4.19 Oefeningen... 82 5 KOP- EN VOETTEKSTEN, VOETNOTEN, VERWIJZINGEN...85 5.1 Inleiding... 85 5.2 Pagina-instellingen... 85 5.2.1 Het tabblad Marges... 85 5.2.2 Papierformaat en -invoer... 87 5.2.3 Indeling... 88 5.2.4 Bewaren van de instellingen... 89 5.3 Documenten gewoon samenvoegen... 89 5.3.1 Invoegen van de verschillende documenten... 89 5.3.2 Inhoudsopgave genereren... 90 5.3.3 Trefwoordenregister opnieuw genereren... 90 5.3.4 Pagina-instellingen... 90 5.4 Kop- en voetteksten... 91 5.5 Opmaakprofielen voor kop- en voetteksten... 93 5.5.1 Opmaakprofiel Koptekst... 93 5.5.2 Een kop- en voettekst onderdrukken op een bladzijde... 94 5.6 Paginanummers in kop- en voetteksten maar ook elders... 95 5.7 Het dialoogvenster Paginanummers... 95 5.7.1 Notatie van paginanummers... 95 5.7.2 Opnieuw starten vanaf een bepaald nummer... 96 5.7.3 Hoofdstuknummers opnemen... 96 5.8 Voet- en eindnoten... 96 5.8.1 Omschrijving... 96 5.8.2 Aanmaken van een voetnoot... 96 5.8.3 Aanmaken van een eindnoot... 98 5.9 Voet- en eindnoten en opmaakprofielen... 99 5.10 Bewerken van voet- of eindnoten... 99 5.10.1 Van markering naar tekst en omgekeerd... 99 5.10.2 Verwijderen van een voet- of eindnoot... 100 5.11 Instellingen van voet- en eindnoten... 100 5.12 Kruisverwijzingen... 101 5.12.1 Kruisverwijzing op basis van een kop... 101 5.12.2 Kruisverwijzing op basis van een bladwijzer... 103 5.13 Een watermerk... 103 5.13.1 Een afbeelding als watermerk... 103 5.13.2 Een illustratie als watermerk... 104 5.14 Bewerken van een afbeelding... 106 5.15 Oefeningen... 107 6 STANDAARDBRIEVEN...109 6.1 Inleiding... 109 6.2 Een gegevensbestand aanmaken in Word... 109 6.2.1 Hoofddocument opgeven... 109 6.2.2 Het gegevensbestand aanmaken... 111 6.2.3 Samenvoegveld invoegen... 115 6.2.4 Samenvoeggegevens weergeven... 116 Inhoudsopgave - 5
6.2.5 Knoppen in de werkbalk Afdruk samenvoegen...116 6.2.6 Samenvoegen...117 6.3 Een gegevensbestand uit dbase IV...119 6.3.1 Het gegevensbestand invoegen...119 6.3.2 Het hoofddocument openen...120 6.3.3 Het gegevensbestand koppelen...121 6.4 Als...Dan...Anders......121 6.4.1 Enkelvoudige Als...Dan..Anders...121 6.4.2 Geneste Als...Dan...Anders......123 6.5 Opnieuw samenvoegen...123 6.6 Gegevens invullen bij het samenvoegen...124 6.7 Een beperkt aantal records samenvoegen...125 6.8 Een database van Access koppelen...127 6.9 Oefeningen...128 7 ENVELOPPEN EN ETIKETTEN... 131 7.1 Inleiding...131 7.2 Enveloppen...131 7.2.1 Een envelop afdrukken...131 7.2.2 Een envelop aan een document toevoegen...132 7.3 Gebruikersinformatie wijzigen...133 7.4 Een logo afdrukken...133 7.5 Opties bij enveloppen...135 7.5.1 Tabblad envelop...135 7.5.2 Tabblad Afdrukken...136 7.6 Enveloppen samenvoegen...137 7.7 Adresetiketten...138 7.8 Eén etiket meerdere malen afdrukken...141 7.8.1 Ontwerp...141 7.8.2 Aanpassen opmaak...142 7.8.3 Volledige pagina...142 7.9 Oefeningen...143 8 REKENEN IN WORD... 145 8.1 Inleiding...145 8.2 Berekeningen in de tekst...145 8.2.1 Bladwijzers weergeven...145 8.2.2 Plaatsen van een bladwijzer...146 8.2.3 Formule invoegen...147 8.2.4 Andere veldweergave...147 8.2.5 Andere waarden ingeven...148 8.3 Operatoren bij een berekend veld...148 8.4 Berekeningen in een tabel...149 8.4.1 Inbrengen formules...149 8.4.2 Opnieuw berekenen...150 8.5 Resultaten van berekeningen in de tekst opnemen...150 8.6 Velden herberekenen voor het afdrukken...151 8.7 Functies in berekeningen...151 8.8 Sorteren van de rijen van een tabel...152 8.8.1 Sorteren op basis van getallen...152 8.8.2 Alfabetisch sorteren...153 8.9 Oefeningen...153 9 KOLOMMEN... 155 9.1 Inleiding...155 9.2 Kolommen maken...155 9.2.1 Definitie van kolommen...155 9.2.2 Lijn tussen kolommen...156 9.2.3 Weergave...157 9.2.4 Secties...158 6 - Word 2003 2/3
9.2.5 Met de knop Kolommen... 159 9.3 Eindemarkering aanbrengen... 159 9.4 Werken in kolommen... 159 9.4.1 Verplaatsen van de invoegpositie... 159 9.4.2 Selectiebalk... 160 9.5 Witruimte tussen kolommen wijzigen... 160 9.6 Kolommen met ongelijke breedte... 160 9.7 Sjablonen... 161 9.8 Oefeningen... 162 10 FORMULIEREN...165 10.1 Inleiding... 165 10.2 Aanmaken van een formulier... 165 10.2.1 Het voorbeeld... 165 10.2.2 De werkbalk Formulieren... 166 10.2.3 Invoegen van formuliervelden... 166 10.2.4 Het veld Voornaam... 167 10.2.5 Een datumveld invoegen... 168 10.2.6 Een keuzelijst invoegen... 168 10.2.7 Selectievakjes invoegen... 168 10.3 Een formulier beveiligen... 169 10.4 Een formulier gebruiken... 171 10.5 Een ingevuld formulier opslaan... 172 10.6 Helpteksten toevoegen... 172 10.6.1 Sjabloon opnieuw bewerken... 172 10.6.2 Beveiliging opheffen... 172 10.6.3 Helpteksten toevoegen... 172 10.7 Sprongopdrachten... 173 10.7.1 Aanmaken van de macro... 173 10.7.2 Opgeven wanneer de macro moet uitgevoerd worden... 174 10.8 Opnieuw uittesten... 174 10.8.1 Arcering of niet... 174 10.8.2 Document beveiligen zonder wachtwoord... 174 10.8.3 Een nieuw document op basis van de sjabloon... 175 10.9 Oefeningen... 176 BIJLAGEN...177 VOORBEELD: INTERNET...201 VOORBEELD: MINICURSUS...211 TREFWOORDENREGISTER...243 Inhoudsopgave - 7