Verkiezingen 2012 HANDLEIDING VOOR HET INVOEREN VAN DE LIJSTEN DOOR DE POLITIEKE PARTIJEN Versie 5.0
INHOUD INLEIDING... 3 1. ZELFREGISTRATIE... 3 2. AANMELDEN... 6 3. AANMAKEN VAN DE LIJST... 8 4. KANDIDATEN TOEVOEGEN... 8 De kandidaten één voor één manueel ingeven... 9 De gegevens van kandidaten via een extern bestand invoeren... 11 5. WIJZIGEN VAN DE GEGEVENS VAN EEN KANDIDAAT... 12 6. WIJZIGEN VAN DE VOLGORDE VAN DE KANDIDATEN OP EEN LIJST... 12 7. VERWIJDEREN VAN EEN KANDIDAAT... 12 8. VERWIJDEREN VAN DE LIJST... 13 9. DOORSTUREN VAN DE KANDIDATENLIJST NAAR DE VLAAMSE OVERHEID... 13 10. AFDRUKKEN VAN FORMULIEREN... 14 11. HULP... 16 12. AFMELDEN... 16 BIJLAGE 1: Formaat CSV-bestand en uitgevoerde controles... 18 Versie 5.0 Pagina 2
INLEIDING WEB1Lijst is een internettoepassing voor het beheer van de kandidatenlijsten in de voorbereidingsfase. Hiermee kunnen de politieke partijen de kandidatenlijsten vooraf invoeren op het internet. Deze lijsten worden vervolgens opgehaald door de hoofdbureaus met het programma voor het invoeren van de lijsten (PGM1). De schermen in deze handleiding zijn van een gemeenteraadsverkiezing; het proces is hetzelfde voor andere verkiezingen. De belangrijkste stappen bij de internettoepassing WEB1Lijst zijn: Registreer u via de zelfregistratiemodule. Controleer de contactpersoon die verantwoordelijk is voor het invoeren van de lijst. Voer de algemene gegevens van de lijst in. Voer de gegevens van de kandidaten in. Stuur de lijst door naar de Vlaamse overheid. Druk de voordrachtsakte af. Voor een overzicht van de meest gestelde vragen met betrekking tot de lokale verkiezingen van 2012 verwijzen we naar http://www.vlaanderenkiest.be/faq. 1. ZELFREGISTRATIE Om te kunnen starten, moet men zich eerst registreren via de internettoepassing WEB1Zelfregistratie. Dit kan via de volgende link: https://web1.vlaanderenkiest.be/prd/lijst/registration/subscribe.php Vul uw persoonlijke gegevens in en duid aan voor welke verkiezingen u zich wenst in te schrijven. Het is belangrijk een correct e-mailadres op te geven en de veiligheidscode over te typen. Klik vervolgens op Inschrijven. Versie 5.0 Pagina 3
Meteen hierna ontvangt u een e-mail met daarin uw persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord. Het is aanbevolen om deze mail op een veilige plaats te bewaren. Indien u de e-mail niet heeft ontvangen, controleer dan uw spam, junk en/of ongewenste mail. Klik op de link in de e-mail om uw gebruikersnaam en wachtwoord te activeren. Versie 5.0 Pagina 4
Versie 5.0 Pagina 5
2. AANMELDEN Om verder te gaan, klikt u op Inloggen (rechts bovenaan). Of dit kan ook via de volgende link: https://web1.vlaanderenkiest.be/prd/lijst/login.php?lng=nn U komt terecht op het aanlogscherm van de internettoepassing WEB1Lijst. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op de knop Aanmelden. Voor het raadplegen van de handleiding kan u klikken op Hulp nodig?. Opmerking: via de link Inschrijven onder deze knop komt u terecht in de Zelfregistratiemodule (zie punt 1). Via de link Wachtwoord vergeten? kan u uw gebruikersnaam of wachtwoord opnieuw opvragen, zie volgend scherm: Versie 5.0 Pagina 6
Eenmaal aangelogd, komt men automatisch terecht op het tabblad Home. Er zijn nog 3 andere tabbladen. Versie 5.0 Pagina 7
3. AANMAKEN VAN DE LIJST Klik op het tabblad Lijst aanmaken. Vul alle velden in. Via het keuzevak Gewestelijke lijst kan u een gewestelijke lijstnaam selecteren. Opmerking: deze lijstnamen en gemeenschappelijke volgnummers zijn pas uiterlijk 8 september 2012 bekend. Tot dan zal dit keuzevak leeg zijn. Bewaar de ingevoerde gegevens door op Opslaan te klikken. Nadat de lijst is bewaard, wordt het tabblad Kandidaten zichtbaar. 4. KANDIDATEN TOEVOEGEN Klik op de knop Kandidaten toevoegen (de kandidaten één voor één manueel ingeven) of Kandidatenlijst importeren (de kandidaten via een extern bestand invoeren) om verder te gaan. Versie 5.0 Pagina 8
DE KANDIDATEN ÉÉN VOOR ÉÉN MANUEEL INGEVEN Met een klik op de knop Kandidaten toevoegen opent het volgende scherm. U kan de gegevens manueel ingeven of u kan kiezen voor de knop eid-kaart inlezen. Als u op de knop eid-kaart inlezen klikt, moet u een eid-kaartlezer en de software (middleware) geïnstalleerd hebben die gedownload kan worden van de site IBZ www.eid.belgium.be. Misschien krijgt u daarna een of meerdere boodschappen, waarop u steeds met "ja" moet antwoorden. Om deze te vermijden, moet u het verificatiecertificaat aanvaarden bij de installatie van de software. Bij problemen met de eid-kaartlezer kan u terecht op http://test.eid.belgium.be/faq/faq_nl.htm. De gegevens worden geregistreerd op het formulier van de kandidaat. U moet enkel nog de lege zones invullen. Bewaar de ingevoerde gegevens door op de knop Opslaan te klikken. Nadat de gegevens zijn bewaard, worden de velden van het formulier leeggemaakt om de volgende kandidaat te kunnen invoeren. Versie 5.0 Pagina 9
Tijdens het invoeren van de kandidaten kunt u terugkeren naar het tabblad Kandidaten door op de knop Annuleren te klikken. Wanneer alle kandidaten zijn ingevoerd, wordt het tabblad Kandidaten terug zichtbaar met een opsomming van alle ingevoerde kandidaten. Het systeem gaat automatisch verder naar dit tabblad. Indien u de kandidaten manueel ingeeft, kan u verdergaan naar titel 5 in deze handleiding: WIJZIGEN VAN DE GEGEVENS VAN EEN KANDIDAAT Versie 5.0 Pagina 10
DE GEGEVENS VAN KANDIDATEN VIA EEN EXTERN BESTAND INVOEREN Klik op de knop Kandidatenlijst importeren. Via de knop Bladeren kan u het gewenste CSV-bestand aanduiden. Klik daarna op Importeren en vervolgens op De lijst opslaan. Opgelet: de gegevens van de kandidaten die reeds werden ingevoerd, worden gewist. Een voorbeeld- CSV-bestand kunt u vinden op de link: www.vlaanderenkiest.be. Voor het formaat van het CSV-bestand en details over de uitgevoerde controles verwijzen we naar bijlage 1 op pagina 18-19. Versie 5.0 Pagina 11
5. WIJZIGEN VAN DE GEGEVENS VAN EEN KANDIDAAT Klik op het tabblad Kandidaten. Klik op de knop rechts van de naam van de kandidaat. Voer in het formulier de wijziging(en) door. Bewaar de ingevoerde gegevens door op de knop Opslaan te klikken. 6. WIJZIGEN VAN DE VOLGORDE VAN DE KANDIDATEN OP EEN LIJST Klik op het tabblad Kandidaten. Klik op de knop of rechts van de naam van de kandidaat om het volgnummer van de kandidaat te wijzigen. 7. VERWIJDEREN VAN EEN KANDIDAAT Klik op het tabblad «Kandidaten». Klik op de knop rechts van de naam van de kandidaat. Bevestig de verwijdering door te klikken op de knop OK in het dialoogvenster dat verschijnt. Versie 5.0 Pagina 12
8. VERWIJDEREN VAN DE LIJST Klik op het tabblad Lijst aanpassen. Klik op de toets Verwijderen. Bevestig door op de toets «OK» te klikken in het dialoogvenster. NB: de knop Verwijderen verschijnt enkel indien de lijst geen enkele kandidaat bevat. 9. DOORSTUREN VAN DE KANDIDATENLIJST NAAR DE VLAAMSE OVERHEID Nadat alle kandidaten zijn ingevoerd moet u de kandidatenlijst verzenden naar de Vlaamse overheid: klik op de knop Kandidatenlijst doorsturen. Versie 5.0 Pagina 13
NB: Het doorsturen van de kandidatenlijst moet zeker gebeuren om hiervan gebruik te kunnen maken tijdens het kandidatenweekend op 15-16 september 2012. Op het scherm verschijnt een bevestiging. Klik op de knop Volgende om naar het formulierenscherm te gaan. 10. AFDRUKKEN VAN FORMULIEREN Door na het doorsturen van de lijst naar de Vlaamse overheid op de knop Volgende te klikken, verschijnt het volgende scherm: Versie 5.0 Pagina 14
Via het icoon kan u de formulieren op het scherm afbeelden. Druk het toepasselijke formulier af. Het formulier bevat een schutblad met daarop een nummer. Het is heel belangrijk om dit eerste blad mee te nemen naar het hoofdbureau tijdens het kandidatenweekend van 15-16 september 2012. Via dit nummer kan de voorbereide lijst door het hoofdbureau worden binnengehaald in het programma voor het officieel kandidatenbeheer (PGM1). Voorbeeld van een schutblad: Versie 5.0 Pagina 15
Wanneer u links bovenaan klikt op Terug, komt u opnieuw terecht op het tabblad Kandidaten. 11. HULP Via het tabblad Hulp kan u de handleiding van deze internettoepassingen (WEB1Zelfregistratie en WEB1Lijst) raadplegen. 12. AFMELDEN Klik op het tabblad Afmelden om de sessie te beëindigen. Klik op de knop OK in het dialoogvenster. Versie 5.0 Pagina 16
Versie 5.0 Pagina 17
BIJLAGE 1: FORMAAT CSV-BESTAND EN UITGEVOERDE CONTROLES Voor het CSV-bestand moet u de volgorde van deze tabel respecteren: Alle controles worden uitgevoerd nadat alles ingebracht is. Indien er zich een fout voordoet, wordt het bestand geweigerd. Pas op! Het bestand is niet geldig als er een lege lijn is tussen de kandidaten (deze moeten verwijderd worden). De uitgevoerde controles zijn: i. Gelijkheid mannen - vrouwen ii. 2 eerste kandidaten van verschillend geslacht iii. Volgordenummer van de kandidaten iv. Het aantal kandidaten moet overeenkomen met het aantal aangeduid bij het maken van de lijst iv. Controle van de verplichte velden v. Controle op de leeftijd van de kandidaat vi. De overeenkomst tussen het rijksregisternummer en het geslacht, de leeftijd, de geboortedatum, indien dit nummer werd ingebracht; vii. Ingeval van elektronisch stemmen moeten de ingebrachte lettertekens met code pagina 437 overeenkomen. De controles van het rijksregister zijn lokale controles. Er wordt NIET naar het rijksregister gegaan voor een volledige controle. Dit gebeurt enkel in het kandidatenweekend. Versie 5.0 Pagina 18
Voorbeeld met of zonder digitaal stemmen Met digitaal stemmen (Smartmatic) E;1;75082119233;DUPUIS;Bernadette;DUPUIS Bernadette;F;21/08/1975;Kanunnik De Deckerstraat 64;2000;Antwerpen;Advocaat;DUPUIS;Bernadette;B E;2;84111023743;GENNEZ;Karel;GENNEZ Karel;M;10/11/1984;Kanunnik De Deckerstraat 10;2000;Antwerpen;Bediende;GENNEZ;Karel;K E;3;75082119233;JANSSENS;Patricia Bianca;JANSSENS Patricia;F;21/08/1975;Cuylitsstraat 16;2000;Antwerpen;Sociaal Verpleegster;JANSSENS;Patricia ;P E;4;84111023743;DETIGE;Marnix Cyriel;DETIGE Marnix;M;10/11/1984;Sint- Michielsstraat 4;2000;Antwerpen;Student;DETIGE;Marnix ;M E;5;75082119233;KENNIS;Rosie Annabel;KENNIS Rosie;F;21/08/1975;Guldenberg 2;2000;Antwerpen;Ambtenaar;KENNIS;Rosie ;R Zonder digitaal stemmen E;1;75082119233;DUPUIS;Bernadette;DUPUIS Bernadette;F;21/08/1975;Kanunnik De Deckerstraat 64;2000;Antwerpen;Advocaat E;2;84111023743;GENNEZ;Karel;GENNEZ Karel;M;10/11/1984;Kanunnik De Deckerstraat 10;2000;Antwerpen;Bediende E;3;75082119233;JANSSENS;Patricia Bianca;JANSSENS Patricia;F;21/08/1975;Cuylitsstraat 16;2000;Antwerpen;Sociaal Verpleegster E;4;84111023743;DETIGE;Marnix Cyriel;DETIGE Marnix;M;10/11/1984;Sint- Michielsstraat 4;2000;Antwerpen;Student E;5;75082119233;KENNIS;Rosie Annabel;KENNIS Rosie;F;21/08/1975;Guldenberg 2;2000;Antwerpen;Ambtenaar Voorbeeld in Excel (Smartmatic) Versie 5.0 Pagina 19