SmartInstant Overheid De bezoeker van een gemeentelijke site wil informatie snel, eenvoudig, op maat en in samenhang vinden. Vanuit de one-stop-shop gedachte moeten gemeenten niet alleen eigen informatie, producten en diensten presenteren, maar ook toegang verschaffen tot informatie, producten en diensten van andere overheden. Seneca en/of haar Solution-partners, waaronder beyonsite bieden hiervoor dé oplossing: SmartInstant Overheid. Deze oplossing komt tegemoet aan de toename van regelgeving en richtlijnen, de oplopende werkdruk en een steeds lager budget van gemeenten. SmartInstant Overheid stelt de gemeente in staat om snel, eenvoudig en tegen een vaste prijs haar website in te richten op basis van het succesvolle content management systeem Smartsite ixperion. In SmartInstant Overheid zijn alle Smartsite-overheidsmodules tezamen met krachtige cms-functionaliteit geïntegreerd. Door middel van behoeftegerichte navigatie worden vanuit het bezoekersperspectief producten, diensten en overige informatie ontsloten. SmartInstant Overheid is ontstaan in nauwe samenwerking met een aantal gemeenten, die actief participeren in een gebruikersgroep. Zo profiteren gemeenten van elkaars best practices. Standaarden, modulaire opbouw, duurzame oplossing SmartInstant Overheid voldoet vanzelfsprekend volledig aan de Webrichtlijnen. Maar we ondersteunen ook de GEMMA standaarden voor webformulieren (beheerd door het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten) en de open bestandsformaten van het College Standaardisatie. SmartInstant Overheid is modulair opgebouwd waardoor de gemeente maximale flexibiliteit tegen minimale kosten en inspanning kan verwachten. Seneca, ontwikkelaar van Smartsite, zorgt ervoor dat de functionaliteit wordt onderhouden, zodat bijvoorbeeld nieuwe regelgeving steeds wordt verwerkt. Zo blijft uw oplossing up-to-date. Pagina 1 van 10
Onderdelen van SmartInstant Overheid 1 SmartInstant Overheid de basis Navigatiemethoden Hoe snel een bezoeker de juiste informatie op uw site vindt heeft alles te maken de wijze waarop de navigatiestructuur van uw website is opgezet. SmartInstant Overheid biedt standaard vier vooraf ingerichte navigatiemethoden. De bezoeker vindt middels een unieke vraaggeleiding snel voor hem relevante informatie. Waar nuttig is navigatie beschikbaar via themalijsten of via levensgebeurtenissen. De menustructuur ontsluit vanzelfsprekend ook alle informatiegroepen. Zoeken Naast deze navigatiemethoden is SmartInstant Overheid voorzien van Faceted Search. Faceted Search is een ongekend krachtige zoekmethode om snel de juiste informatie te vinden. Door het toepassen van facetten als selectiefilters kan een bezoeker uit een veelheid aan informatie intuïtief naar de juiste informatie inzoomen. In SmartInstant Overheid zijn tal van facetten al vooraf gedefinieerd. Pagina 2 van 10
Management informatie U wilt vanzelfsprekend weten hoe effectief uw website is. U wilt weten of informatie gevonden wordt, maar ook wanneer informatie niet gevonden is. U wilt weten hoeveel bezoekers uw site vinden, van waar zij uw site benaderen, wat hun klikgedrag binnen uw site is, enzovoorts. Niet onbelangrijk is ook te weten hoe vaak een bepaald formulier is geopend; en welk percentage van de bezoekers een aanvraag voltooit. Dit soort rapportages en andere gegevens krijgt u in SmartInstant Overheid overzichtelijk gepresenteerd in tal van vooraf geconfigureerde rapportages die worden gegenereerd door Smartsite Management Information 2.0. Interactiviteit en e-participatie SmartInstant Overheid is voorzien van de Smartsite ixperion Web 2.0 Toolkit. Hiermee kunt u uw site eenvoudig verrijken met Web 2.0 functionaliteit zoals reageren bij nieuws en artikelen, informatie waarderen, op een poll stemmen, bijdragen leveren via fora of blogs en kalenderfunctionaliteit. Personalisatie Personalisatie zorgt ervoor dat persoonlijke gegevens van de bezoeker van een website bewaard kunnen worden en dat op basis van het interesseprofiel gerichte informatie kan worden geboden. Dit is het fundament voor persoonlijke internetpagina s (PIP). Bezoekers kunnen hun profiel zelfstandig beheren. Op basis van dit Pagina 3 van 10
profiel wordt een overzicht van relevante nieuwsberichten samengesteld en periodiek naar de bezoeker verstuurd via e-mail. Zoekmachineoptimalisatie SmartInstant Overheid is standaard voorzien van de Smartsite Search Engine Optimization Toolkit. Deze module zorgt ervoor dat uw site goed te vinden is voor zoekmachines. Ook gebruiksvriendelijke URL s zijn onderdeel van de SEO Toolkit. DigiD Het spreekt voor zich dat SmartInstant Overheid is uitgerust met de mogelijkheid voor bezoekers om in te loggen via DigiD. Zo kunnen zij bijvoorbeeld betrouwbaar geautoriseerd producten aanvragen in het Elektronisch loket of hun persoonlijke pagina s inzien. Tijdens de implementatie van SmartInstant Overheid zal Seneca en/of de Solution-partner u begeleiden bij de aanvraag van het benodigde certificaat. Internetbetalen U wilt graag dat uw site mogelijkheden biedt aan bezoekers om online betalingen te kunnen doen. De Ogone Internet Kassa is een standaard onderdeel van SmartInstant Overheid. Deze biedt de mogelijkheid om op een eenvoudige en betrouwbare manier digitaal af te rekenen. De Ogone Internetkassa ondersteunt vele betaalmethoden (onder andere ideal en Credit card). Pagina 4 van 10
2 Digitaal Loket Elektronisch Loket: uitbreidingsset A SmartInstant Overheid kan worden uitgebreid met het Smartsite E-Loket. Hier kunt u de aanvraag van uw producten en diensten faciliteren. Een E-Loket zorgt ervoor dat de dienstverlening van een gemeente 24 uur per dag, 7 dagen per week toegankelijk is voor burgers en bedrijven. Het E-Loket bevat gebruiksvriendelijke formulieren conform de GEMMA formulierenspecificaties. Vanzelfsprekend kunnen gemeenten ook afwijken van deze standaard. In dat geval zal veelal een bestaand GEMMA formulier als startpunt dienen voor de verdere ontwikkeling van een formulier. Onze Web Consultants helpen u daar graag bij. Het E-Loket bevat een Mijnloket pagina waarin de status van een aanvraag kan worden gevolgd. Voor de afhandeling van de aanvragen is een beheeromgeving beschikbaar. Optionele uitbreidingen na implementatie Het E-Loket kan na livegang worden uitgebreid met diverse koppelingen om het rendement verder te verhogen. Zo zorgt een koppeling met GBA-V er voor dat na aanmelden met DigiD ook de persoonlijke gegevens van niet-inwonenden worden vooringevuld in een aanvraag. Het E-Loket is voorts uit te breiden met een koppeling met MijnOverheid.nl. Ook specifieke koppelingen met achterliggende systemen, zoals document management systemen, zakenmagazijnen, gegevensmakelaars et cetera, kunnen in een latere fase worden toegevoegd. Pagina 5 van 10
3 Producten & Diensten catalogus, Samenwerkende Catalogi & Vraag en Antwoord Combinaties Gemeentelijke Producten en Diensten (PDC): uitbreidingsset B In de Producten- en Dienstencatalogus (PDC) kunnen burgers en bedrijven snel en intuïtief die producten en of diensten vinden die zij zoeken. Er kan worden gezocht op thema, levensgebeurtenis, zoekwoord, alfabetisch of meest geraadpleegd. In combinatie met het E-Loket kunnen een formulier eenvoudig aan een product of dienst worden gekoppeld voor een digitale aanvraag. De PDC kan automatisch worden gevoed met content van leveranciers SDU en Impactive. Als vanzelfsprekend kan deze content verrijkt worden met eigen informatie of (meta)data. Centrale voorziening Samenwerkende Catalogi In SmartInstant Overheid is de PDC van de gemeente standaard gekoppeld met de centrale voorziening Samenwerkende Catalogi en ontsluit op deze manier ook de productencatalogi van andere overheden (waterschappen, provincies, rijk, et cetera). Burgers vinden zo op de gemeentelijke site snel de juiste informatie over producten en diensten, ook als derden die producten of diensten aanbieden. Vraag-antwoordcombinaties In de toekomst kunnen burgers met al hun vragen aan de overheid terecht bij het klantcontactcentrum van de gemeente ( no wrong door ). Om vragen zoveel mogelijk direct af te kunnen handelen, kunnen medewerkers van het klantcontactcentrum gebruik maken van een landelijke informatiebron: de Antwoord Contentcollectie. De Antwoord Contentcollectie is een verzameling overheidsinformatie in de vorm van vragen en bijbehorende antwoorden. Deze informatie is generiek van aard en daarom bruikbaar voor elke aangesloten gemeente. De bronnen voor deze informatie zijn bijvoorbeeld uitvoeringsorganisaties, die zelf ook zorgdragen voor het beheer. Daarnaast bevat de collectie generieke gemeentelijke informatie. Dit alles met als doel om gemeenten te ondersteunen in hun nieuwe rol als hét loket van de overheid. In dit onderdeel kan de gemeente overigens ook eigen vraag-antwoordcombinaties beheren en publiceren. Pagina 6 van 10
Pagina 7 van 10
4 Bekendmakingen en Decentrale Regelgeving Uitbreidingsset C is bedoeld voor het koppelen van uw site met een aantal centrale overheidsvoorzieningen. Deze uitbreidingsset stelt u in staat om Regelingen, Bekendmakingen en Vergunningen in samenhang te publiceren op uw website. Regelingenbank De gemeente biedt haar lokale regelingen aan de door de Rijksoverheid beheerde centrale voorziening Decentrale Regelgeving aan. SmartInstant Overheid neemt deze regelingen vanuit de voorziening integraal over en publiceert ze in samenhang met de overige gemeentelijke informatie. De website ontsluit de regelingen zowel via alle beschikbare navigatiemethoden als door middel van de zoekmogelijkheid. Bekendmakingen en vergunningen De bekendmakingen, die een gemeente publiceert, en de vergunningen, die een gemeente verleent, worden op de website ontsloten via de verschillende navigatiemethoden en door middel van de zoekmogelijkheid. De koppelingen met de centrale voorzieningen behoren tot de standaard functionaliteit. Pagina 8 van 10
5 Bestuursinformatie en Raadsinformatie Bestuurlijke Informatie: uitbreidingsset D SmartInstant Overheid is uit te breiden met de module voor Bestuurlijke informatie (BIS). In het BIS vinden bezoekers snel en eenvoudig informatie over het bestuur van uw gemeente. Hart van het BIS vormen de verschillende vergaderschema s. Achterliggende informatie over bestuursorganen, medewerkers van de gemeente met een openbare functie, locaties en vergaderstukken is snel in te zien of te downloaden. Het BIS biedt bovendien de mogelijkheid om afspraken te maken of spreektijd aan te vragen bij een vergadering. Ook raadsleden worden in hun werk gefaciliteerd; het systeem biedt hen na authenticatie toegang tot de vergaderstukken. Het BIS laat zich dankzij voorbereide voorzieningen (koppelingen) optioneel goed aansluiten op achterliggende Document Management Systemen. 6 Vergunningen De vergunningen (uitbreidingsset E) die een gemeente publiceert, worden op de website ontsloten via de verschillende navigatiemethoden en door middel van de zoekmogelijkheid. De koppeling met de centrale voorziening zorgt ervoor dat de vergunningen van de gemeente automatisch ook op overheid.nl beschikbaar komen. Pagina 9 van 10
7 Implementatie Fixed Time Fixed Price TimeBox SmartInstant Overheid is een complete oplossing, die bestaat uit standaardsoftware, zoals Smartsite ixperion CMS, Faceted Search, Management Information (SMI 2.0) en andere generieke Smartsite-modulen, aangevuld met gemeentelijke modules, een specifieke gemeentelijke inrichting en bovendien een gestandaardiseerde projectmethodiek. Deze zorgen er samen voor dat verrassingen tijdens een implementatie zijn uitgesloten en dat u in korte tijd over een zeer rijke internetomgeving voor uw gemeente kunt beschikken. Niet alleen dat, daarna neemt beyondsite samen met Seneca, ook het onderhoud van de modules voor haar rekening. Zo blijft uw site jaar na jaar up-to-date. Op locatie SmartInstant Overheid kan worden geïnstalleerd in uw infrastructuur. Afhankelijk van de gekozen Service Level Agreement biedt beyondsite dan updates aan resp. worden de updates door medewerkers van beyondsite uitgevoerd. Software as a Service In dit geval verzorgt beyondsite samen met Seneca het volledige beheer, inclusief de webhosting, van uw SmartInstant Overheid website. Seneca verzorgt het technisch beheer van de web-omgeving (hosting). Wanneer updates beschikbaar komen, zorgt de Servicedesk van Seneca voor de uitrol daarvan op uw omgeving. beyondsite ondersteunt u in zake functioneel beheer, en/of doorontwikkeling van uw website(s). U bent dan met betrekking tot beheer volledig ontzorgd! Informatie: beyondsite Solution-partner van Seneca/Smartsite Postbus 1203 6160 BE GELEEN www.beyondsite.nl W.J. Bart van Gruisen RI MeB bart@beyondsite.nl 06 53 80 88 99 Business Consultant Ing. Theo M.H. Schrijver theo@beyondsite.nl 06 444 96 031 Software Architect Pagina 10 van 10