ZN GERRIT@Mail - Handleiding Instellen Microsoft Outlook 2007 Informatiedomein: ZN GERRIT@Mail - Handleiding Instellen Microsoft Outlook 2007 Status: Productie Versie: v02.00 Publicatie datum: 14-8-2015 Auteur: Paul Scheper
Inleiding Wanneer mail zorginhoudelijke en / of persoonsgebonden informatie bevat, moet de mail adequaat beveiligd zijn. GERRIT@Mail is de dienst van GERRIT waarmee u besloten kunt e-mailen met andere partijen die ook zijn aangesloten op GERRIT@Mail. Daarnaast kunt u ook gewoon e-mailen met iedereen die niet is aangesloten op GERRIT@Mail. Het e-mailadres dat u krijgt van GERRIT is geschikt voor beide vormen van e-mail. Onder besloten mail wordt verstaan; e-mail die binnen het besloten netwerk van GERRIT blijft. Doordat deze e-mail niet op het openbare internet terecht komt, kan deze e-mail ook gebruikt worden om patiëntinformatie te delen. Om het mogelijk te maken om zeker te weten of e-mail besloten wordt verstuurd moeten er 2 accounts in Microsoft Outlook worden aangemaakt. Eén voor e-mailen via internet, en één om besloten mee te e-mailen. Door deze 2 accounts aan te maken kan bij het versturen van een e- mail bewust worden gekozen via welke route het e-mailtje wordt verstuurd. Deze handleiding legt uit hoe u beide accounts in Microsoft Outlook 2007 kunt instellen.
Instellen account Start Microsoft Outlook, ga dan naar Extra->Accountinstellingen, u krijgt dan onderstaand scherm te zien. Figuur 1: Accountinstellingen scherm In bovenstaand scherm kiest u de optie Nieuw, u krijgt vervolgens het scherm te zien voor het toevoegen van een nieuw account, zie figuur 2. U selecteert hier de optie Microsoft Exchange, POP3, IMAP of HTTP, deze staat standaard al geselecteerd, en kiest voor Volgende. Figuur 2: Account toevoegen service keuze In het volgende scherm, zie figuur 3, selecteert u de optie Serverinstellingen of extra servertypen handmatig configureren, daarna klikt u op Volgende
Figuur 3: Account toevoegen configuratiescherm In het scherm dat u daarna krijgt, figuur 4, kiest u voor de optie Internet e-mail (standaard geselecteerd) en klik op Volgende. Figuur 4: Account type selectie
In het nu getoonde scherm, figuur 5, kunt u het e-mailaccount aanmaken. De velden dienen als volgt ingevuld te worden: Gebruikersgegevens Naam Uw eigennaam, of die van bijvoorbeeld de praktijk. Dit is wat de ontvanger ziet als naam van de verzender. E-mailadres Het e-mailadres dat u wilt instellen. Het e-mailadres waar u de e- mail vanaf verzend. Servergegevens Type Account POP3 of IMAP In bijlage 1 wordt het verschil uitgelegd tussen POP3 en IMAP Server voor inkomende mail.gerritzorgnet.nl Voor zowel IMAP als POP3 e-mail Server voor uitgaande e-mail Internet: smtp.gerritzorgnet.nl Besloten: besloten.gerritzorgnet.nl U gaat 2 accounts aanmaken in Outlook. Elke gebruikt een andere uitgaande mailserver Aanmeldingsgegevens Gebruikersnaam Uw gehele e-mailadres Binnen GERRIT@Mail is uw e- mailadres ook uw gebruikersnaam Wachtwoord Het door u aangemaakte wachtwoord Figuur 5: Instellingen voor internet e-mail Vul uw gegevens in en klik op Meer instellingen (dit kan pas als de velden zijn ingevuld). U krijgt dan figuur 6 te zien:
Figuur 6: Extra instellingen Om uw accounts uit elkaar te kunnen houden, stelt u hier een unieke naam in voor het account. Deze naam ziet u zodra u een email gaat opstellen en hiermee kiest u via welke route de e-mail verzonden moet worden (besloten of internet). Indien u nog meer e-mail accounts gaat toevoegen, dan moet u voor elk account een unieke naam opgeven, zodat u de accounts en de daarbij horende route goed uit elkaar kunt houden zodra u een e-mail gaat verzenden. Wanneer u een passende naam heeft ingevoerd kunt u op OK klikken en komt u terug in het scherm van figuur 5. Hier klikt u vervolgens op Volgende en Voltooien, het e-mail account is nu aangemaakt. Let op, u dient deze stappen tweemaal te doorlopen. Voor zowel het instellen van een Besloten account als een account waarmee u naar internet kunt e-mailen. Het verschil zit hem in de keuze voor de uitgaande e-mailserver: Internet: smtp.gerritzorgnet.nl Besloten: besloten.gerritzorgnet.nl
Account uitschakelen voor overbodige ontvangst Als u 2 accounts instelt met dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord, dan zal het ene account alle mail ophalen en het tweede account doet een zinloze ophaal actie, of haalt de mail dubbel op. Eigenlijk hoeft u maar 1 mailaccount in te stellen voor de email ontvangst, want het 2e account is alleen nodig om email te kunnen verzenden. In Outlook kunt u de ontvang functie van het mailaccount op een enigszins verstopte plek uitschakelen. De snelste weg naar deze optie is via de toetscombinatie: CTRL+ALT+S Figuur 7: Groepen voor verzenden en ontvangen Klik vervolgens op Bewerken
Figuur 8: Instellingen voor verzenden en ontvangen U krijgt nu een overzicht te zien van alle accounts. Blader in de linker kolom naar het gewenste account en haal een vinkje weg bij E-mailitems ontvangen. Druk op OK om terug te gaan, zie figuur 7, en druk vervolgens op Sluiten. Nu zal dat account niet meer worden opgehaald, maar u kunt dat account wel gebruiken als afzender. Ter informatie: in de accountinstellingen zijn de gebruikersnaam, wachtwoord en inkomende server wel verplichte velden om in te vullen, maar eigenlijk doen ze er nu niet meer toe voor dit account.
Standaard verzend account instellen In Outlook kunt u aangeven via welk account u standaard wilt verzenden. Default is dit het eerste account dat is aangemaakt, maar u kunt zelf ook een ander account als standaard instellen. Ga naar Extra->Accountinstellingen, u krijgt dan onderstaand scherm te zien: Figuur 9: Accountinstellingen scherm Selecteer het account dat u als standaard wilt instellen (door de regel aan te klikken) en klik vervolgens op Als standaard instellen. Er komt nu een tekst standaard vanaf deze account verzenden achter het Type op die regel te staan. Klik op Sluiten.
Account kiezen voor verzenden van e-mail Voor het verzenden van een e-mail moet u kiezen vanaf welk account u de e-mail wilt verzenden. Als er meerdere accounts zijn aangemaakt, dan wordt onder de knop Verzenden een keuzeknop Account zichtbaar. Wanneer u een e-mail opstelt, krijgt u het volgende scherm te zien: Figuur 10: E-mail opstellen Door op de Account knop te klikken kunt u bewust kiezen vanaf welk account de e-mail verstuurd wordt. Op deze manier kunt u aangeven of een e-mail Besloten of via Internet gestuurd moet worden. Figuur 11: E-mail account geselecteerd In het voorbeeld hierboven is gekozen voor het account Internet. Dat wordt nu boven het bericht getoond. Let goed op wat hier staat, voordat u uw email verzend.
Bijlage 1 Begrippen POP en POP3 POP (Post Office Protocol) versie 3 is het meest gebruikte e-mailprotocol. Bij dit protocol worden e- mailberichten van de server opgehaald en (afhankelijk van instellingen binnen het e- mailprogramma) verwijderd. De e-mailberichten staan vervolgens alleen op uw computer (offline) en zijn niet meer online te bekijken. Er zitten twee voordelen aan het gebruik van POP. Ten eerste wordt de e-mail snel opgehaald. Daarnaast raakt de mailbox niet vol, omdat outlook de e-mail weghaalt van de server. IMAP IMAP (Internet Message Access Protocol) is een uitgebreid protocol voor het lezen, opslaan en beheren van uw e-mail, waarbij u online kunt werken. Dit betekent dat de acties die u in het e- mailprogramma op uw computer uitvoert, worden gereflecteerd in uw mailbox op de server. Dit geeft u meer flexibiliteit en maakt het mogelijk dat u op meerder locaties, altijd uw e-mail bij de hand heeft. Een nadeel is dat de e-mail zowel in uw e-mailprogramma alsmede op de GERRIT@Mail server blijft, waardoor uw mailbox sneller vol raakt.