Strakke implementatie: N@Tschool! positieve verrassing We hebben veel gewicht gehangen aan het vertrouwen dat we moesten hebben dat de leverancier dit implementatietraject aan kon. Christelijke Hogeschool Windesheim is per 1 september 2013 instituutsbreed overgestapt van Blackboard naar N@Tschool! als ELO. Aan deze overstap ging een aanbesteding vooraf, waardoor de implementatie van de nieuwe ELO pas startte in de lente van datzelfde jaar. Geert van der Wijk was projectleider namens Windesheim: Het was prettig dat we van tevoren goed hebben nagedacht over wat we nu precies nodig hadden. We konden daardoor aan leveranciers goed duidelijk maken wat we van hen verwachtten. Ruimer kijken dan alleen Blackboard Waarom er afscheid is genomen van Blackboard? Van der Wijk: De ELO (Blackboard versie 8) was verouderd geraakt. Vanuit het onderwijs was ook behoefte om meer te kunnen doen dan hetgeen Blackboard standaard aanbiedt. Bijvoorbeeld het werken met een portfolio. Als we zouden upgraden naar de nieuwste versie van Blackboard, stond ons sowieso een pittige implementatie te wachten, omdat deze heel anders is dan we gewend waren. Deze twee zaken hebben ons doen besluiten om ruimer te kijken dan alleen naar Blackboard. En zo de best passende opvolger te krijgen van de bestaande ELO. Vertrouwen in de leverancier Naast de onderwijskundige benodigdheden, zorgde de krappe tijdspanne waarin het project gerealiseerd moest worden voor een belangrijk onderdeel van de eisenlijst. De gekozen oplossing moest een systeem zijn dat áf is, waar niet teveel meer aan geknutseld moet worden. Van der Wijk: Naast die eis hebben veel gewicht gehangen aan het vertrouwen dat we moesten hebben dat de leverancier dit implementatietraject aan kon. Wij vonden het belangrijk dat de leverancier voldoende ervaring heeft in het hoger onderwijs, succesvolle migraties van Blackboard kan overleggen en dat er een plan op tafel kwam waarvan wij konden zeggen: ja, zo gaat het lukken!
Aanpak implementatie Volgens de door Three Ships bedachte implementatieaanpak is een stuurgroep en projectgroep opgezet. Hieronder vielen teams die zorgden voor verschillende deelonderwerpen: migratie van courses, maken van sjablonen, ontwikkelen van koppelingen, opleiden van keyusers en communicatie naar stakeholders zoals Windesheim medewerkers. Ook is een klankbordgroep ingesteld, waarin docenten en studenten konden meepraten over de nieuwe ELO. In alle groepen waren specialisten van zowel Windesheim als Three Ships actief. Tegelijkertijd is samen met partner Acknowledge in een werkgroep de beheerorganisatie opgezet, waarmee Windesheim na oplevering zelf achter het stuur kon plaatsnemen. Met deze opzet kon de strakke planning gehaald worden en is de omgeving tijdig en volgens specificatie opgeleverd. Tevreden over positieve instelling Van der Wijk: We hebben een prettig lopende samenwerking met leverancier. Tijdens de implementatie hebben we de nodige issues gehad, maar de lijntjes met leverancier zijn kort zodat er snel geschakeld kan worden. Sinds we in productie zijn komt het ook nog steeds voor dat er iets niet goed gaat met een update, of dat we tegen performance issues aanlopen die door hostende partij moeten worden opgelost. Maar we zijn met zijn drieën in dit avontuur gestapt en alle partijen hebben er alle belang bij om issues snel aan te pakken. Ik ben tevreden over de positieve instelling en proactieve houding van Three Ships. Blij met nieuwe functionaliteit De extra functionaliteiten van de nieuwe leeromgeving bevallen ook: De ingebouwde materialenbank van N@Tschool! zorgt ervoor dat we content kunnen hergebruiken in meerdere modules. Dat is nieuw voor ons. Datzelfde geldt voor het portfolio en bijvoorbeeld Silverpoint, een leuke module om je content interessanter en rijker aan te bieden. Ook kunnen we nu het hele begeleidingsproces volledig binnen de omgeving houden, in plaats van het downloaden en opnieuw uploaden van bestanden wat voorheen de praktijk was. Wat dat betreft zijn we erop vooruit gegaan. Komend studiejaar gaat Windesheim experimenteren met een paar add-ons op de leeromgeving. Doel is te kijken of en hoe deze meerwaarde bieden aan het onderwijsleerproces, meldt Van der Wijk. Hierbij denkt men aan inzetten van een geïntegreerde virtuele klas en 360 graden feedback. GEÏNTEGREERD IN HET APPLICATIELANDSCHAP Course lifecycle management door koppeling Educator en N@Tschool! Courses worden automatisch voor studenten en begeleiders klaargezet. De koppeling is ook voorbereid op het automatisch opruimen van courses (intrekken autorisatie deelnemers/begeleiders en archiveren van de course). Op dit moment gebeurt het opruimen nog met een handmatige actie. Eenduidige authenticatie door koppeling met SURFconext: Met 1x inloggen aan de slag Koppeling met Ephorus: Plagiaatdetectie vanuit inleveropdracht in N@Tschool! N@Tschool! portaal voor Windesheim docenten.
Elke Windesheim course is voorzien van een inleiding op het onderwerp. Deze worden gemaakt met Silverpoint. Even wennen In het begin merkte je dat docenten moesten wennen aan een nieuwe, andere omgeving. Nu zie ik wel dat men meer durft te klikken en er dus ook meer uit kan halen, stelt Martijn van den Berg. Van den Berg is één van de twee functioneel beheerders die op de Zwolse campus onder andere verantwoordelijk is voor het functioneel beheer van N@Tschool! We krijgen sowieso minder vragen van gebruikers. Dat is meestal een goed teken. Geert van der Wijk: Bij de start van het studiejaar was er veel onvrede omdat niet alle courses klaar stonden in N@Tschool! De koppeling met Educator (waar men het onderwijs ontwerpt) werkte prima, maar de administratie was aan onze kant niet overal op orde. Omdat de materie voor de helpdesk ook nieuw was, gaf dat wat deining. Inmiddels loopt dat proces beter. Tijd besparen door standaardisatie Windesheim heeft ervoor gekozen om binnen de ELO zoveel mogelijk te standaardiseren. Van studieroutes (cursussen, of courses ) tot projecten met discussiefora en portfolio s: het wordt allemaal op basis van sjablonen neergezet. Van den Berg: Het hangt van de individuele docent af of deze nog wat wijzigt aan bijvoorbeeld de opzet van een project. Met de sjablonen hebben we ervoor gezorgd dat docenten en studenten in ieder geval altijd aan het werk kunnen, zonder met zaken zoals permissies in de knel te komen. Dat bespaart ons als beheerders ook tijd. Winst boeken In de wizards en beheeropties voor projecten is nog veel winst te boeken, stelt van der Wijk. We hebben projectsjablonen, maar de benodigde stappen om deze sjablonen goed neer te zetten zijn momenteel te complex voor onze docenten. Ook het beheer van bestaande projecten is in de huidige versie behoorlijk ingewikkeld. Op dit vlak hebben we dan ook de nodige functionele requests ingediend bij Three Ships. Hiernaast zijn we betrokken als bètapartner voor N@Tschool! versie 12 en proberen we input aan te leveren voor betere usability.
INSCHRIJVEN OPEN COURSES MET THREE SHIPS WEBSHOP Windesheim draait pilots om belangstellenden via open courses kennis te laten maken met studeren bij Windesheim. De eerste pilot is gericht op middelbare scholieren, zij kunnen zich oriënteren op de lerarenopleiding van Windesheim. Binnenkort volgt een doorstroommodule voor verpleegkunde, gericht op MBO doorstromers. Met deze open courses wil Windesheim aankomend studenten een helder beeld geven van wat studeren op de hogeschool inhoudt. En zo mede uitval terug te dringen. Om dit te regelen gebruikt Windesheim de Three Ships Webshop. Bij inschrijving via de Webshop maakt deze automatisch een account met bijbehorende course aan in N@Tschool! en koppelt de aspirant-student aan een begeleider. AANBOD OP BASIS VAN ASP Waar veel scholen N@Tschool! in eigen beheer hosten op een interne server, heeft Windesheim gekozen voor inzet op basis van Application Service Providing (ASP). ASP betekent in dit geval dat de N@Tschool! applicatie als een online dienst wordt aangeboden voor een all-in abonnementsbedrag. Er zijn geen investeringen in hardware nodig en de ASP-aanbieder zorgt voor installatie, onderhoud en (technisch) beheer, en ontzorgt daarmee de afnemer. Voor Windesheim werken Acknowledge en Three Ships samen als ASP-aanbieder. Acknowledge biedt een breed pakket ICT diensten op het gebied van managed services en hosting voor organisaties in binnen- en buitenland. Het datacenter van ICT dienstverlener Acknowledge is hiervoor ISO 27001 gecertificeerd. De samenwerking gaat verder dan alleen hosting: tijdens de implementatie heeft bijvoorbeeld de door Acknowledge naar voren geschoven BizTalk-expert het inbedden van N@Tschool! in het applicatielandschap van Windesheim mogelijk gemaakt. Nu de ELO in gebruik is, werken de specialisten van Three Ships en Acknowledge op alle niveaus dagelijks samen om de omgeving van Windesheim 24/7 up-todate en beschikbaar te houden.
Uit de praktijk: Wetenschappelijk onderbouwde e-learning De lerarenopleidingen basisonderwijs en voortgezet onderwijs, en de opleiding verpleegkunde zijn bij Windesheim grotendeels op afstand te volgen. Deze afstandslerentrajecten zijn ontworpen op basis van het promotieonderzoek van Anneke Smits, docent en onderwijsadviseur bij Windesheim. Studenten die kiezen voor afstandsleren komen alleen naar de campus wanneer dat echt nodig is. De rest gaat via de leeromgeving. En met succes: uit het onderzoek (Smits 2012) is gebleken dat de slagingspercentages van het e-learningtraject vergelijkbaar is met de dagopleidingen van Windesheim. Sociale en cognitieve interactie Wij willen ons onderwijs digitaal uitvoeren waar dit een meerwaarde heeft. Het gebruik van boeken blijft onverkort van belang. Dat stelt Diane van der Linde, Bedrijfsinformatie Coördinator voor het domein Bewegen en Educatie. Onder dit domein vallen de lerarenopleidingen, ook die op afstand. Bij afstandsleren moeten studenten alles in de leeromgeving kunnen vinden wat ze nodig hebben. Hierin is structuur belangrijk, maar vooral ook de sociale en cognitieve interactie tussen studenten. Structuur als houvast Elke cursus heeft een vaste indeling. Van der Linde: Wij hebben gekozen voor een weekindeling, omdat wij merken dat studenten het beste kunnen werken met studeerbare onderdelen per week. Dat betekent dat we voor elke week leerdoelen, opdrachten en literatuur aanbieden. Voor elk onderwerp is ook een inhoudelijke introductie beschikbaar in de vorm van een Silverpoint met een diagnostische toets. Dat doen we om de student te ondersteunen bij het leerproces, stelt Van der Linde. Het doornemen van de Silverpoints is niet vrijblijvend.
Deze structuur is ook nuttig voor de begeleiders, legt Van der Linde uit: We kunnen in de ELO registreren wat een student per week heeft bekeken en bijgedragen heeft in de werkruimte of het forum. De begeleider kan snel ingrijpen. Die snelheid is erg belangrijk bij afstandsleren om iedereen aan boord te kunnen houden. Samenwerken en discussie Afstandsleren gebeurt bij Windesheim in groepen van maximaal acht mensen. Van der Linde: Als de groepen groter zijn dwing je de studenten en docenten om teveel bijdragen te lezen. Dat is niet goed voor de sociale context die nodig is om van afstandsleren een succes te maken. De interactie concentreert zich in de projecten en discussiefora, legt Van der Linde uit. In ons afstandsleren draait veel om samenwerken aan opdrachten en peerfeedback, daarnaast worden leergesprekken gevoerd in het forum. De docent zorgt ook dat hij regelmatig zichtbaar is in de ELO; hij modereert de forumberichten en de samenwerking in de werkruimte. Uit het onderzoek van Smits kwam ook naar voren dat het zelf kunnen kiezen van online samenwerkpartners de kwaliteit van de samenwerking ten goede komt. Daarom laten we de studenten inschrijven op projectgroepen. Door deze keuzemogelijkheid kunnen ze aansluiten bij studenten waarmee eerder prettig is samengewerkt. Voor ons is het erg belangrijk dat we in de nieuwe leeromgeving al deze interactie tot stand kunnen brengen. Pareltjes en aandachtspunten Van der Linde wordt blij van de flexibiliteit en het gemak van de materialenbank en auteurstool Silverpoint. Er moest nog wel wat veranderen aan de functionaliteit van het forum. Van der Linde: Het groepsgevoel kan deels door goede begeleiding gerealiseerd worden, maar de software moet dat ook helemaal kunnen ondersteunen. De gewenste aanpassingen zijn nagenoeg opgeleverd en brengen waar ze op gehoopt hadden, aldus Van der Linde. Docenten hebben nog wel wat moeite met het klaarzetten van projecten en fora, daar liggen nog wat aandachtspunten voor de leverancier. De huidige werkwijze vinden veel collega s nog te complex. Elke docent onderwijsontwikkelaar Vrijwel alle docenten bij het domein Bewegen en Educatie zijn ook onderwijsontwikkelaar. Van der Linde: Een docent is vaak expert in zijn vakgebied. Die weet dus ook wat de beste bronnen zijn, goede artikelen enzovoorts. Naast het arrangeren van content maken zij ook veel content zelf. De vorm is heel divers: van geschreven content tot videomateriaal, afbeeldingen en animaties. In de ene module gaat dat verder dan in de andere, afhankelijk van de keuzes van de opleiding. Wij hebben het gebruik van Silverpoint hierbij domeinbreed gestimuleerd. Voorbeeld van één van de duizenden Windesheim courses.
C o m a k e r s h i p i n d e F l e v o p o l d e r De 1.600 studenten van Windesheim Flevoland leren volgens het Comakership-concept. Een Comakership is een specifieke opdracht voor een student op hboniveau. Deze opdracht komt uit de praktijk, en is een echte opdracht waar het leerbedrijf daadwerkelijk wat aan heeft. Studenten gaan aan de slag voor externe opdrachtgevers en leveren in enkele maanden op hbo-niveau diensten en producten op. Einde aan de worsteling Het ICTO team bestaande uit Hans Bastiaan, Martijn Suijkerbuijk, Pieter Roege en Bert van de Velden draagt zorg voor de digitale leeromgeving in Almere. Wij werkten met Sharepoint LMS. Toen de aanbesteding kwam zijn we daar op aangehaakt, omdat uniformiteit van systemen tussen Windesheim in Zwolle en hier wel zo praktisch is, legt Bastiaan uit. Bovendien hadden we met Sharepoint wel vaker klachten, over permissies rond inleveropdrachten bijvoorbeeld. Van dergelijke worstelingen zijn we nu af. Het werken met N@Tschool! heeft een aantal voordelen als het om beheerlast gaat aldus Bastiaan. Zo hoeven docenten door de koppeling met Educator niet meer zelf de studenten in te schrijven voor courses. En wij als beheerders hoeven niet meer handmatig courses klaar te zetten. Dat is heel prettig. Pijnlijk duidelijk We kijken nu ook naar Studie Planning en Beheer Systeem voor het plannen van inlevermomenten, meldt Suijkerbuik. Het Comakership betekent dat onze studenten vaak bij het leerbedrijf zijn. Dan is een goed overzicht van wat er wanneer gebeuren moet gewoon nodig. Ook voor begeleiders op school. Suijkerbuijk weet over dat inzicht nog een opvallende anekdote te vertellen: We hebben al meegemaakt dat studenten in het wijzigingenoverzicht van een project zagen dat hun docent pas een uur voor hun presentatie naar de documenten gekeken heeft. Zoiets was in Sharepoint niet te zien. En dat kunnen studenten natuurlijk pijnlijk duidelijk maken wanneer een docent kritische opmerkingen heeft. ALS HET MAAR WERKT Ingeklemd tussen goedgehumeurde studenten, keken we even mee bij een werkcollege aan het begin van een nieuwe module. Een stralende januarizon vormde een prima achtergrond voor de start van een nieuw blok Onderwijskunde II. Het is gebruikelijk dat in het eerste college ook datgene wat studenten in de leeromgeving moeten doen even aan bod komt. De docente was net terug van zwangerschapsverlof, en had daardoor de introductie van N@Tschool! aan het begin van het studiejaar niet meegemaakt. Dat was echter geen probleem: de course stond gevuld klaar in de leeromgeving, voorzien van een door de docente zelf in Silverpoint gemaakte introductie van de stof. En de studenten? Die wisten al lang hoe de course eruit zag net als alle andere. Als het maar werkt, dan is het goed.
FEITEN EN CIJFERS VAN OVEREENKOMST TOT OPLEVERING IN 4 MAANDEN Publicatie aanbesteding Bekendmaking gunning aanbesteding: Ondertekening overeenkomst Scholing 150 key-users: Automatische migratie ca. 8.800 Blackboard courses Koppeling met administratiesysteem Educator opgeleverd Koppeling met SURFconext opgeleverd Finale Acceptatie Implementatie gereed Ingebruikname:Aantal gebruikers 14-01-2013 11-03-2013 02-04-2013 mei 2013 mei-juni 2013 01-07-2013 10-07-2013 11-07-2013 01-08-2013 01-09-2013 FEITEN EN CIJFERS Aantal gebruikers Maximum aantal gelijktijdig ingelogde gebruikers: Gemiddeld aantal inlogs per maand Aantal ingeleverde bestanden september-januari Aantal portfoliodeelnemers in de omgeving In gebruik zijnde courses in omgeving 25.648 (*) 2.004 264.690 49.688 35.338 10.474 (*) studenten en medewerkers Inzet in het onderwijs Three Ships N@Tschool! Three Ships Studieplanning en Beheer Systeem Three Ships Mobile App Three Ships Webshop Voor: Dagonderwijs Afstandsleren Comakership onderwijsconcept (Flevoland) Meer weten? Wilt u meer weten over de Three Ships werkwijze en oplossingen? Bel ons: 010 295 99 66 of kijk op threeships.nl Three Ships Three Ships Bovendijk 137 3045 PC Rotterdam T 010 285 99 66 F010 285 99 33 info@threeships.nl www.threeships.nl