Omzeil het gebruik van mappen en bestanden over Wiki s en het werken in de 21 e eeuw In de whitepaper waarom u eigen documenten niet langer nodig heeft schreven we dat het rondmailen van documenten geen effectieve manier van samenwerken is, maar dat dit met behulp van technologie ook anders en beter kan. Er wordt echter nog steeds gebruik gemaakt van documenten, dus bestanden. En, alhoewel deze bestanden online en centraal beschikbaar zijn, met alle versiebeheer en communicatiemiddelen die dit mogelijk maakt, staat de informatie toch nog steeds in bestanden. Terwijl de presentatie van die informatie veelal online gebeurt (op een scherm via een website) wordt desondanks gekozen om de informatie zelf te maken in een ander programma (Word), en dit vervolgens in een ander systeem (bijvoorbeeld de website of het Intranet) 'te hangen'. Het bestand staat dus toch weer in een map. In deze whitepaper aandacht voor het feit dat het denken in structuren van mappen niet meer toereikend is in de 21 e eeuw, en dat er andere mogelijkheden en middelen zijn. denken in mappen De moderne web 2.0 middelen stellen ons in staat om informatie online, centraal beschikbaar en dynamisch te presenteren. Denk bijvoorbeeld aan het Internet. Daar staan ongelofelijk veel 'pagina's' met teksten, afbeeldingen en ook video en geluid die los aan elkaar hangen. Door middel van linkjes springt u van de ene naar de andere 'pagina'. Er is geen begin, en ook geen einde. Mensen kunnen overal binnenkomen op een site, en zelf doorklikken naar andere stukjes van de informatie. Het internet is een goed voorbeeld van een geslaagde mentaliteitsverandering. We accepteren kennelijk moeiteloos dat informatie openbaar is en ook dat een structuur vrijwel ontbreekt. Natuurlijk delen we een internetsite in met een menustructuur, ook al zien we steeds meer voorbeelden van websites waar dat heel anders gedaan wordt. Maar als we gewoon wat surfen over het Internet, komen we vanzelf op allerlei stukjes terecht zonder dat we daarbij precies willen weten in welke map deze pagina is opgeslagen. En toch, dat is precies wat we wél willen weten bij de informatie die we zelf produceren. Wanneer we offertes, onderzoeken, brieven en dergelijke. maken (veelal met Word) willen we die opbergen in een logische structuur. Dus een map, die weer in een andere map zit. Soms ontstaan er zo enorme mappenstructuren! archiefkast Waarom is dat? Tot de komst van moderne technologie met daarbij behorende algemeen geaccepteerde applicaties, zoals e-mail en tekstverwerkers, werden offertes, onderzoeken, brieven en dergelijke geschreven, en later getypt en vervolgens fysiek opgeborgen in ordners (mappen) met labels die in archiefkasten geplaatst werden. Vaak met een alfabetisch of genummerd systeem. Die archiefkasten waren ordelijk en het terugvinden van de informatie was duidelijk en gemakkelijk. Zocht u iets, dan ging u nog niet eens zo heel lang geleden naar het archief en haalde de benodigde informatie uit de map om het te lezen en stopte het daarna weer op dezelfde plek terug. Want in de eigen bureaulade kon niemand het meer terugvinden. Rondslingerende kopieën met afwijkende versies waren er niet, in ieder geval niet op dezelfde schaal als we dat nu zien. Toen kregen we allemaal een PC. En daarmee konden we ook nog typen. En als we dan wat wilden bewaren werd dat op de computer opgeslagen. We gingen werken met Word Perfect voor DOS. Als u boven de veertig bent kent u die blauwe schermen nog wel. Om het document op te slaan gaf u het een naam en een locatie. Bijvoorbeeld: C:\DOCUMENTEN\BRIEVEN\SOLLI.DOC. In MS Dos zagdat er als volgt uit:
In Word Perfect voor DOS zag dat er zo uit: Later werden er netwerken van computers gemaakt, zodat iedereen van een bedrijf met de eigen computer iets kon opslaan op een centrale schijf. Zo ontstonden er een H:\, of een X:\ schijf. In de huidige computer ziet het bovenstaande voorbeeld van de Word brief er als volgt uit:
En ook als we samenwerken in een omgeving (bijvoorbeeld Lotus Quickr) delen we dat veelal nog in in mappen:
Wat dit duidelijk maakt is dat we ons mentale model om gegevens te bewaren niet aangepast hebben, toen we nieuwe middelen gingen gebruiken. We hebben de bestaande werkwijze exact overgenomen in het digitale tijdperk. Op zich is dit begrijpelijk, en het zou ook niet erg zijn, ware het niet dat we verdrinken in een overdaad aan informatie die dan weer weergegeven wordt in een enorme boomstructuur, waar we door de bomen het bos niet meer zien. van mappen naar metadata naar tags Structuren als deze passen niet in de 21 e eeuw, waar informatie op zich niet leidend is, maar de context waarbinnen die informatie zich bevindt. Concreter: een document met informatie kan nu eens hier, dan weer daar van toepassing zijn. De ene keer gebruiken we een productbeschrijving voor klant A, de volgende keer voor klant B. Het bestand met de productbeschrijving zal in deze mappen-denkwijze waarschijnlijk opgeslagen worden in een map met de naam productbeschrijvingen. Maar als we ook een duidelijk overzicht willen van welke productbeschrijvingen we naar welke klanten hebben gestuurd, dan willen we deze ook opslaan in de map met de klantnaam A en B. Veelal zal men dan kopieën maken van het bestand. En voilà, voor u het weet zijn er weer verschillende versies in omloop. Daarom hebben we systemen verzonnen die werken met metadata. Dat is informatie die iets zegt over het bestand. Metadata dienen om te kunnen categoriseren, te filteren en te zoeken. Wanneer het bestand met de productbeschrijving interessant is voor klant A en klant B, dan geven we die als metadata mee, net zoals de categorisering dat het een productbeschrijving betreft. Nadelen van dit systeem zijn dat het vaak aangepaste applicaties vergt, veel input en handelingen van de gebruiker vraagt bij het opslaan, en dat men vaak net iets andere metadata meegeeft dan iemand anders dat zou doen. Bovendien wordt het document in dit geval nog steeds ergens in een map opgeslagen. Alhoewel de applicatie vaak wel centraal beschikbaar was, gebruikt men toch de eigen computermappen om het te maken en gebruikt men e-mail om het bestand rond te sturen. En zo zijn we dus eigenlijk weer terug bij af. Veel web 2.0 gebaseerde sites en applicaties werken met tags in plaats van met metadata. Tags zijn kernwoorden, net als metadata, die u aan pagina's kunt meegeven. Eén stuk informatie kan een veelvoud aan tags krijgen, waardoor de informatie eenvoudig geassocieërd kan worden met verschillende onderwerpen. De informatie is dus in elke context te vinden. Het mooie van tags is dat die niet vooraf gedefinieerd worden, zoals bij metadata, maar dat deze organisch ontstaan. Doordat gebruikers een term gebruiken verschijnt deze term in een tag cloud. Hoe vaker een tag gebruikt wordt, hoe groter deze in de tagcloud getoond wordt. Wanneer iemand informatie een bepaalde tag wil meegeven zal bij het typen een suggestie getoond worden uit de bestaande tag cloud. hoe kan web 2.0 helpen? Het internet werkt niet met mappen. Pagina's met informatie zijn los aan elkaar gekoppeld door middel van linkjes. U kunt vanuit meerdere pagina's verwijzen naar één en dezelfde andere pagina. Er is geen begin, noch een einde. Het internet is voortdurend in ontwikkeling en dus nooit klaar. Kunnen we deze manier van werken vertalen naar het maken van documenten? Ja, dat kan. Met een browser kan informatie getoond worden die aan andere informatie gekoppeld kan worden. Omdat we de informatie met een browser bekijken, kunnen we deze altijd en overal bekijken. We hoeven de informatie zelf niet naar anderen te sturen per e-mail, we kunnen volstaan met een linkje naar de informatie. Vaak helpt een Wiki. Een Wiki is een website waarop collega's zelf op een eenvoudige manier informatie kunnen toevoegen en/of aanpassen. Er is dus één gezamenlijke tekst die door alle deelnemers wordt onderhouden. Een Wiki bestaat uit een aantal pagina's met informatie. De informatie mag uit tekst, afbeeldingen, video, geluid en animatie bestaan. De pagina's hangen aan elkaar door linkjes. Het kan zijn dat er een begin is en een einde, maar dat hoeft niet. Vaak is het zo dat er wel een introductie pagina is, met verwijzingen naar andere pagina's die op zich weer verwijzen naar andere pagina's. De volgorde van
het doorlopen van de pagina's is daarom niet zoals bij een boek, maar kan heel dynamisch zijn, en ook weer teruggaan naar een eerdere pagina. Een Wiki is dus een gezamenlijk schrijvers platform. Iedereen werkt in hetzelfde online 'document'. Eventueel kan dat volgordelijk zijn, dus eerst de ene, dan de volgende collega, dan nog één tot iedereen zijn zegje heeft gedaan over het gehele document (bestaande uit losse pagina's). Maar het kan ook zijn dat ieder een stukje voor zich neemt en dat later alles aan elkaar gehangen wordt door te linken. Aanpassingen die iemand aan een pagina doet worden meteen getoond en er wordt vanzelf versiebeheer bijgehouden. Uiteindelijk ontstaat een gezamenlijke versie. Voordelen van het gebruiken van een Wiki ten opzichte van het werken met Word met bijvoorbeeld bijhouden van wijzigingen of opmerkingen: Ieder kan een eigen deel (pagina) in concept schrijven welke later samen wordt gevoegd door middel van linkjes; terwijl bij Word het gehele document rond gestuurd moet worden, of later samengevoegd moet worden. Het ontstaan van 'het document' met de bijdrage van alle auteurs is voor iedereen te allen tijde zichtbaar. Met Word en mailen is altijd slechts het deel van de bijdrage van één persoon zichtbaar. Het onnodig rondmailen van documenten wordt voorkomen. Het is altijd duidelijk wat de laatste versie is, Oudere versies zijn gemakkelijk in te zien, of zelfs terug te zetten. Alle bijdragen worden direct en vaak tegelijkertijd verwerkt waardoor tijd bespaard wordt. Er wordt niet gewerkt met mappenstructuren, maar met namen van pagina's en tags om het zoeken en vinden te vergemakkelijken.