Handleiding Dienstroosters In deze handleiding leer je een rooster maken met behulp van de functionaliteit Dienstroosters. Bij het reguliere personen roosteren wijs je diensten toe aan een persoon terwijl je bij dienstroosters juist personen toewijst aan een dienst. Bovendien kun je met het dienstroosteren zoeken naar geschikte medewerkers op basis van competentie (geschiktheid), beschikbaarheid en meer handig filters. Het invoeren van een dienstrooster is handig voor bedrijven die werken met wekelijks herhalende standaard diensten. Inhoud Dienstrooster invoeren... 2 Een rooster vullen... 3 De medewerker pop-up... 4 Overige functionaliteiten... 5 Rooster tijd voor tijd weergave... 5 Beschikbaarheid sluiten... 5 Publiceren... 5 Kopiëren naar Urenregistratie... 5 Extra diensten toevoegen... 5 Rooster week kopiëren... 5
Dienstrooster invoeren De pagina Roosters Diensten Invoeren kun je bereiken via het Managerloket button Roosteren en ook via de snelbutton Roo in de toolbar Registratie bovenin beeld. Afbeelding 1 Roosterweek kiezen Selecteer de juiste week met de gele navigatiepijlen of zoek in het veld Datum. Een leeg dienstrooster ziet er uit zoals de afbeelding [2] hiernaast, van boven naar beneden zie je deze onderdelen van het rooster: 1. Geschatte omzet: omzetprognose voor deze roosterdag. Indien er gebruik gemaakt wordt van afdelingstargets en omzetprognose zie je hier de verwachtte omzet exclusief btw. 2. Opmerking: standaard dagopmerking die ook voor de medewerkers zichtbaar is in hun eigen persoonlijke rooster. 3. Sjabloon: het sjabloon bepaalt de invulling van de diensten op deze dag. Dit moet je verplicht kiezen alvorens diensten in te plannen, je stelt sjablonen in op pagina Diensten Sjablonen (zie handleiding roostersjablonen). 4. Totalen: dit is een weergave van alle ingeroosterde en geplande diensten. Hier zie je in één oogopslag hoeveel diensten je nog moet vullen of dat je reeds te veel hebt ingepland. 5. Bezetting: dit een grafische weergave van de bezetting over de uren van de dag. 6. Diensten: alle diensten op deze dag op basis van het sjabloon herkenbaar aan een korte naam en tijden. 7. Extra diensten: alle diensten die buiten het sjabloon worden ingepland. Afbeelding 2 Weergave van een leeg dienstrooster 8. Verwijderen: maakt deze dag leeg, het sjabloon wordt niet verwijderd. Sla het rooster op om definitief te verwijderen. Handleiding Dienstroosters Pagina 2 van 5
Een rooster vullen Alvorens een rooster te kunnen maken is het verplicht om een Sjabloon te kiezen uit de keuzelijst, de diensten worden direct zichtbaar na aanklikken van het sjabloon. 1. Het vullen van de diensten werkt via drag & drop, dat betekent dat je de medewerkers uit de Medewerker pop-up kunt slepen naar de gewenste dienst. 2. Het verwijderen van een ingeroosterde medewerker doe je met een klik op het kleine prullenbak-icoon in het tekstveld naast de naam van de medewerker. 3. Wanneer je een extra dienst wilt toevoegen, dan kun je een medewerker slepen naar het vak naast Extra diensten. De rooster Wijzigen pop-up wordt meteen weergegeven en biedt je de mogelijkheid handmatig roostertijden aan te passen. Het rooster opslaan doe je met een klik op een van de disketteiconen onder of bovenaan het rooster. Afbeelding 3 Rooster vullen door middel van drag & drop Handleiding Dienstroosters Pagina 3 van 5
De medewerker pop-up Dit is de lijst met medewerkers die je kunt inroosteren in het dienstrooster. Standaard zie je hier alle medewerkers van de geselecteerde afdeling inclusief ingeleende Tijdelijke medewerkers. Deze lijst biedt de mogelijkheid tot slim filteren op basis van passende medewerkers; dit zijn medewerkers die voldoen aan bepaalde vaardigheden en competenties. Zie handleiding Plannen Expert hoe competenties werken. Wanneer je een dienst selecteert schakelt meteen de functionaliteit zoeken van Passende medewerkers in, dat betekent dat alleen geschikte medewerkers in de lijst getoond worden. Wanneer je het vinkje Passende medewerkers uitschakelt dan zie je direct weer alle medewerkers. Afbeelding 4 Medewerker pop-up 1. De medewerker pop-up toont passende medewerkers bij de geselecteerde dienst. Namen geschreven in donkerblauw zijn medewerkers die standaard op deze afdeling staan. Rood zijn tijdelijke ingeleende medewerkers. Geel zijn medewerkers die zijn uitgeleend. 13:00 16:00 betekent dat de medewerker al is ingeroosterd op deze tijden. 2. De filter op Vaardigheid kan hier in/uitgeschakeld worden. 3. Weergave van de kolommen beheer je met de vinkjes onder Passende medewerkers. Afbeelding 5 Legenda gebruikte kleuren en codes in het rooster Handleiding Dienstroosters Pagina 4 van 5
Overige functionaliteiten Rooster tijd voor tijd weergave In de medewerker pop-up zie je voor medewerkers met een contractverplichting per week het saldo tijd voor tijd uren tot en met het geselecteerde rooster. De berekening van het hier getoonde TVT saldo geschiedt op basis van uren in de urenregistratie en uren in het rooster. Vanaf welke datum de roosteruren moeten meetellen in de TVT berekening kun je aanpassen in de kalender. De gele lijn markeert wat de huidige instelling is (zie afbeelding 6). Afbeelding 6 Tijd voor Tijd in het rooster Afbeelding 7 Beschikbaarheid sluiten, Publiceren en Kopiëren naar Urenregistratie Beschikbaarheid sluiten Met deze knop kun je voor de geselecteerde roosterweek de beschikbaarheid sluiten, dat betekent dat medewerkers niet meer kunnen intekenen op die week en afdeling. Publiceren Het rooster publiceren betekent dat je het rooster online beschikbaar stelt ter inzage van de medewerkers. Iedere medewerker ontvangt hiervan een email notificatie en men kan inloggen op computer of smartphone om het rooster te bekijken. De status van publicatie wordt in rode letters onder de knop weergegeven. Kopiëren naar Urenregistratie Met de knop Kopiëren => URS kun je de hier geroosterde uren direct overnemen in de urenregistratie. Als er al gegevens in de urenregistratie zijn opgeslagen dan krijg je hier van een melding. Met het vinkje URS leegmaken kun je automatisch alle uren van deze week uit de urenregistratie verwijderen alvorens te kopiëren. Pas op met dit vinkje: verwijderen van uren kan niet ongedaan gemaakt worden. Extra diensten toevoegen Als je diensten wilt toevoegen die buiten het standaard sjabloon vallen, dan kun onderaan het rooster extra diensten uit de keuzelijst selecteren. Rooster week kopiëren Het huidige rooster kopiëren naar een andere roosterweek kan met de functionaliteit Rooster kopiëren onderaan het rooster. Kies de week waar naartoe je wilt kopiëren en klik op de knop. Afbeelding 8 Extra diensten toevoegen en het rooster kopiëren naar een andere roosterweek Handleiding Dienstroosters Pagina 5 van 5