INFORMATIEBUNDEL SELECTIE GEMEENTESECRETARIS 1
De gemeente Temse is gelegen in het noordoosten van de provincie Oost-Vlaanderen aan de linkeroever van de Schelde tussen Sint-Niklaas en Bornem. Temse maakt deel uit van het Land van Waas en is ingeplant tussen het groenrijke Schelde- en Durmelandschap. Temse, parel aan de Schelde, heeft de ambitie om verder te schitteren. Wij zoeken een gemeentesecretaris (m/v): Als secretaris ben je de algemeen directeur van de organisatie en fungeer je als de regisseur van de dienstverlening waarbij efficiëntie en kwaliteit voor de burgers centraal staan. Je bent de verbindingsfiguur tussen beleid en organisatie. Je vervult de rol van de strategisch adviseur en ondersteunt de politieke organen bij het realiseren van de vooropgestelde beleidsdoelstellingen. Je bent de drijvende kracht van de administratie en het managementteam. Na de inkanteling van het OCMW in de gemeentelijke organisatie ben je tevens verantwoordelijk voor het aansturen van deze diensten. 2
Functiebeschrijving secretaris A. Functiekenmerken Functiebenaming : secretaris FUNCTIEBESCHRIJVING Functieprofiel : beantwoorden aan het profiel van alle personeelsleden : algemeen profiel voor alle personeelsleden profiel voor leidinggevende administratieve personeelsleden Weddenschaal : Klasse 5 gemeenten van 25.001 tot 35.000 inwoners Dienst : alle diensten Plaats in de organisatie : De Secretaris is hoofd van het personeel en leidt de diensten Is lid van het managementteam Hij rapporteert aan het College van Burgemeester en Schepenen B. Doel van de functie Leiden (plannen, organiseren, opvolgen, coördineren en evalueren) van de activiteiten van een netwerk van gemeentelijke organisaties en instellingen teneinde het gemeentebestuur te ondersteunen bij het realiseren van de vooropgestelde doelstellingen en een adequate individuele en collectieve dienstverlening aan de bevolking te verzekeren. C. Resultaatgebieden 1. Organisatie en werkingsprocessen Binnen het door de raad goedgekeurde organogram en, in overleg met het managementteam, het organiseren van de ambtelijke werking, het uittekenen en onderhouden van efficiënte werkingsprocessen inclusief het opzetten en opvolgen van interne controle systemen teneinde het realiseren van de doelstellingen van het bestuur te bevorderen en een kwalitatieve dienstverlening aan de bevolking te verzekeren. 2. Beleidsvoorbereiding: de meerjarenplanning en het budget Op basis van de prioriteiten van het bestuur, en in overleg met het managementteam, opmaken van een voorontwerp voor de strategische nota van het meerjarenplan en de herziening ervan, de beleidsnota van het jaarlijks budget en de verklarende nota van budgetwijzigingen teneinde voor het bestuur en de administratie een kader te creëren dat richting geeft bij het nemen van de operationele beslissingen en acties. 3. Faciliteren en organiseren van de werking van de politieke organen Instaan voor de voorbereiding van alle documenten die aan de gemeenteraad, de gemeenteraadscommissies, de burgemeester of het college van burgemeester en schepenen worden 3
voorgelegd, rekening houdende met de wettelijke en reglementaire bepalingen en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur teneinde een vlotte en effectieve behandeling en besluitvorming te bevorderen. 4. Beleidsuitvoering en dienstverlening aan de bevolking Plannen, organiseren, opvolgen en evalueren van de dagelijkse werking van de administratie teneinde de korte- en lange termijndoelstellingen van het bestuur te helpen realiseren en een effectieve en efficiënte dienstverlening aan de bevolking te verzekeren. 5. Human Resources management (hoofd van het personeel) Met respect voor het reglementair kader en de beschikbare budgetten, het nemen van initiatieven, opdat de gemeentelijke diensten steeds zouden kunnen beschikken over voldoende, competente en gemotiveerde medewerkers, nodig om haar opdracht en doelstellingen te realiseren. 6. Financieel management Conform de decretale bevoegdheden en de afspraken met het college, optreden als budgethouder voor het dagelijks bestuur teneinde de wettelijkheid en de regelmatigheid van de uitgaven te verzekeren. 7. Interne contacten de rol van toediener van olie in het raderwerk Afstemmen van de werking van de gemeentelijke administratie met de verschillende politieke en andere actoren teneinde door een goede communicatie en het nastreven van consensus, een effectieve en efficiënte politiek en ambtelijk bestuur te bevorderen. 8. Externe contacten Onderhouden van goede externe contacten met relevante personen of instanties en de organisatie vertegenwoordigen teneinde de werking van het gemeentebestuur te faciliteren en/of haar belangen te verdedigen. 9. Verzelfstandigde organisaties Het gemeentebestuur ondersteunen bij het aansturen van de verzelfstandigde organisaties teneinde een effectieve en efficiënte (samen)werking (met) van deze organisaties te verzekeren. 4
COMPETENTIEPROFIEL Klantvriendelijke, dienstverlenende en oplossingsgerichte houding tegenover de burger (inlichtingen verstrekken, doorgeven van vragen en klachten). Positief imago van de gemeentelijke diensten en actieve betrokkenheid meedragen en uitstralen. Zelfstandig, correct en snel uitvoeren van opgelegde taken (efficiëntie). Initiatief nemen in alle omstandigheden. Communicatieve vaardigheden. Elementaire kennis van de gemeentelijke werking en structuur. Zich loyaal kunnen opstellen als deel van een dienst en de gehele organisatie met respect voor de politieke overheden en de hiërarchische lijn. Flexibiliteit : zich kunnen aanpassen aan wijzigingen in de organisatie, de opdrachten en de werkregeling. Polyvalentie en inzetbaarheid : de bereidheid en capaciteit om in te springen in verwante functies. Tact, discretie, integriteit en respect voor beroepsgeheim. Zin voor orde en netheid. Samenwerking, teamgeest, kennis ten dienste stellen van anderen. Kennis Grondige kennis van het vakgebied. Grondige kennis van de wetgeving en reglementeringen m.b.t. de opdrachten van de dienst. Grondige kennis van de procedures en bevoegde instanties m.b.t. de opdrachten van de dienst. Voldoende kennis van de informatiesystemen die voor de dienst voorhanden zijn. Grondige kennis van behandelde dossiers. Grondige kennis van management- en organisatieprincipes. Vaardigheden Leidinggevende vaardigheden, kunnen organiseren en coördineren, kunnen stimuleren en motiveren van ondergeschikten. Management- en communicatievaardigheden effectief kunnen toepassen. Zich snel wetten, reglementen en voorschriften eigen kunnen maken en juist interpreteren. Vlot met informaticamiddelen kunnen omgaan. Taalvaardigheid zowel verbaal als schriftelijk, kunnen rapporteren. Onderhandelingsvaardigheden, kunnen overleggen en samenwerken. Kunnen beslissen (ook in conflictsituaties). Een projectmatige aanpak kunnen opzetten en begeleiden. Snel de nodige kennis kunnen verwerven. 5
Attitude Autoriteit uitstralen, voldoende assertief zijn. Beleidsondersteunend werken, initiatief nemen naar het bestuur toe en voor de optimale werking van dienst. Op lange termijn kunnen denken, een visie kunnen ontwikkelen, beleidsvoorbereidend werk kunnen doen. Verantwoordelijkheidszin hebben, respect voor timing en afspraken. Stressbestendig zijn. Diplomatisch en tactvol. Flexibiliteit : bereid om ook buiten de diensturen tussen te komen. 6
ONS AANBOD - een statutaire, voltijdse benoeming als secretaris (decretale graad) - een aantrekkelijk verloningspakket in een dynamische werkomgeving. (een bruto geïndexeerd maandloon tussen 4.933,33 en 7.285,39 ; - Relevante werkervaring kan in aanmerking genomen worden voor het verwerven van anciënniteit. - Het aanbod wordt aangevuld met extralegale voordelen (o.a. maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, fietsvergoeding of tussenkomst openbaar vervoer). Daarnaast bieden we je een uitdagende job met verantwoordelijkheid in een dynamische werkomgeving met leuke collega s. - werfreserve van 2 jaar. AANWERVINGSVOORWAARDEN Je combineert een masterdiploma met minstens 5 jaar professionele relevante ervaring (bijvoorbeeld in een managementfunctie). Je bent een manager, inspirerende leidinggevende en echte bruggenbouwer. Je geeft richting aan de organisatie door een visie, plannen en doelstellingen te stellen en hier gericht naar toe te werken. Je bent Belg en beschikt over een rijbewijs B. 7
SELECTIEPROGRAMMA Deze selectieprocedure bestaat uit volgende onderdelen. Elk onderdeel is eliminerend, wat betekent dat enkel geslaagde kandidaten uitgenodigd worden naar het volgende onderdeel. DEEL 1: Verkennend gesprek. In dit verkennend gesprek wordt o.a. ingegaan op de motivatie, de relevantie van de ervaring en expertise, het inzicht in de functie en de inpasbaarheid in de organisatie. Het verkennend gesprek wordt afgenomen door een consultant van een extern selectiebureau. Het verkennend gesprek staat op 20 punten. DEEL 2: Jurygesprek. Dit gedeelte bestaat uit een competentiegericht interview, vergezeld van een presentatieoefening (managementcase) waarin de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de vereisten van de functie getoetst wordt. Het jurygesprek wordt afgenomen door de leden van de selectiecommissie. Het jurygesprek staat op 80 punten. DEEL 3: Assessment Center / Test managements- en leiderschapscapaciteiten. Tijdens het assessment worden een aantal competenties getoetst die gelinkt zijn aan de functieomschrijving. Dit gedeelte resulteert in een beschrijvend rapport met een advies niet geschikt, geschikt of geheel geschikt. Kandidaten dienen minstens een advies geschikt te behalen om opgenomen te worden in de werfreserve. De data van de selectieproeven worden bekendgemaakt aan de ingeschreven kandidaten bij afsluiting van de inschrijvingen. 8
HOE SOLLICITEREN? Solliciteer online uiterlijk op dinsdag 17 mei 2016 via www.jobpunt.be onder bekijk onze jobs en dien je kandidatuur in via de knop Solliciteer nu. Wanneer u je voor het eerst solliciteert via ons webplatform, dien je eerst een kandidatenprofiel aan te maken. Je kan ook per post solliciteren aan Search & Selection, t.a.v. Myra Vandekerkhove, Koning Albertlaan 79, 9000 Gent. De datum van de poststempel geldt als datum van verzending. Een volledige kandidatuur bestaat uit volgende documenten: - Een beschrijving van uw professionele ervaring (via CV of online kandidatendossier) - Kopie van uw diploma - Kopie van uw rijbewijs B - Uittreksel van het strafregister (niet ouder dan 3 maanden) Je kan meer informatie vinden betreffende de functie, de volledige toelatings- en aanwervingsvoorwaarden en de selectieprocedure op www.temse.be of www.jobpunt.be of kan je contact opnemen met Myra Vandekerckhove op m.vandekerckhove@searchselection.com. 9