Stappenplan, opzetten proefaccount Plan2Learn rijschoolsoftware Het aanmaken, instellen en gebruiken van Plan2Learn rijschoolsoftware is zeer eenvoudig.in dit stappenplan zullen wij uitleg geven over de te nemen stappen zodat u de software op de juiste manier kunt uitproberen. 1. Registreer op http://rijschool.plan2learn.nl/signup 2. Open uw e-mail en klik op de link. Let op deze mail kan in uw ongewenste mailbox komen! Pagina 1 van 5
3. Log in met uw ingegeven gebruikersnaam en wachtwoord en ga via het menu Configuratie naar Instellingen. Vul hier alle gegevens in en klik steeds op volgende om op te slaan. Specifieke instellingen zullen we hieronder specificeren: E-mail voor planning Vul hier een mail adres in waar elke dag een planningsmail naar verstuurd mag worden. Planning start/eind tijd Vul hier in tussen welke tijden u les geeft. De planning zal dan alleen deze tijden weergeven. Standaard lesduur Vul hier in hoelang een les standaard duurt, dan zal de software bij het inplannen van lessen automatisch de juiste tijd gebruiken. Gedeelde agenda Selecteer hier in of u uw instructeurs toegang wilt geven tot elkaars agenda s en of ze voor elkaar in mogen plannen. Kleuren configuratie Een handig kleurschema is al ingesteld, wilt u toch graag andere kleuren gebruiken in uw planning kunt u dat hier instellen. 4. Hierna gaat u via het menu Configuratie naar Voertuigen. Verwijder het bestaande voertuig en voeg een nieuw voertuig toe. De kilometerstand in NIET verplicht. U kunt kiezen of u uw kilometer registratie in Plan2Learn wilt bijhouden of dat u dat op een andere manier wilt doen. Als u dit NIET wilt gebruiken laat het veld dan op 0 staan. 5. Ga hierna via het menu Configuratie naar Instructeurs. Hier kunt u instructeurs toevoegen en een voorkeursvoertuig selecteren zodat deze bij het inplannen automatisch geselecteerd wordt. Elke instructeur krijgt een eigen inlogaccount. Dus vul een correct e-mail adres in. Pagina 2 van 5
6. Ga hierna via het menu Configuratie naar Prijslijst. Selecteer Hoog tarief voor 21%, Laag tarief voor 6% en Geen voor 0%. Voeg hier nieuwe items toe. Voorbeeld: Hier kost een examen voor een leerling 200 euro. De kosten van het CBR moeten los op de factuur komen, vandaar dat dit zo wordt aangemaakt. Naam Prijs incl. Prijs is per Eenheid Soort product Proefles 20 30 Minuten Rijles Hoog Rijles 50 60 Minuten Rijles Hoog Examen 101,5 1 Stuk Examen Hoog Examen CBR 98,5 1 Stuk Overige Geen bijdrage Theorieboek 30 1 Stuk Overige Laag 7. Ga hierna via het menu Configuratie naar Opleidingen. Maak hier uw opleidingen / pakketten aan. Voorbeeld: Naam: Snel pakket, prijs: 901,5. Voeg hierna Items toe. Selecteer Rijles, 20 keer. Examen 1 keer. Examen CBR bijdrage mag van het CBR niet aan een opleiding worden toegevoegd, daarom is dit niet mogelijk. Als er nu aan een leerling dit pakket wordt verkocht. Wordt er dus een factuur voor dit pakket + 1x Examen CBR bijdrage. Dit is een regel van het CBR en de belastingdienst dat dit zo gespecificeerd moet worden. Nu bent u op de achtergrond klaar met het instellen van de applicatie. Nu gaan we daadwerkelijk leerlingen aanmaken, facturen aanmaken, betalingen voldoen en de planning maken. 1. Ga via het menu naar Leerlingen en klik op Nieuwe Leerling. Vul de gegevens in. Een leerling die examen heeft gehad en klaar is met lessen kunt u het beste op niet actief zetten, hierdoor houdt u de applicatie overzichtelijker. Pagina 3 van 5
2. Nu gaan we facturen maken voor de leerlingen, ga via het menu Financieel naar Facturatie en klik op Nieuwe Factuur. Selecteer de juiste leerling en klik op Opslaan. Klik op Regels en dan op Prijslijst item toevoegen of Opleiding toevoegen. Voeg de regels toe die u nodig heeft en klik op Terug naar factuur overzicht. Als u zeker weet dat de factuur klopt klik dan op de groene knop Definitief. 3. Nu gaan we via menu Financieel naar Betalingen en maken we een Nieuwe betaling. Selecteer de juiste leerling en de juist factuur, vul het bedrag in dat betaald is en klik op Opslaan. 4. Nu gaan we de leerling inplannen, ga via het menu naar Planning. Klik op een vakje waar u een leerling in wilt plannen. Selecteer de juiste leerling, instructeur, auto, datum en tijd. Vul ook de juiste activiteit in. U kunt activiteit op Privé zetten om privé tijd in te plannen. Hierna is de les ingepland. Als deze les in voltooid klikt u op de les en klikt u op de groene knop Gereedmelden. Hierna zullen alle saldo s verrekend worden. Nog een aantal tips bij het invoeren van uw klantenbestand. TIP: Indien u niet wilt dat leerlingen zelf kunnen inloggen om hun planning, facturen, betalingen en vorderingen te zien dan kunt u bij het e-mail adres een ongeldig e-mail adres invullen. TIP2:Als u klanten die al betaald hebben toch hun rijles tegoed wil geven. Maak dan een prijslijst item aan zoals hieronder: Naam Prijs incl. Prijs is per Eenheid Soort product Gratis les 0 60 Minuten Rijles Dus 0 euro voor een 60 minuten les. Hierna maakt u voor deze leerling een factuur en als factuurregels voegt u deze gratis les toe. Op deze manier kunt u dus ook de juiste rijles saldo s voor uw huidige leerlingen overnemen. Dit kunt u natuurlijk ook met examens zo doen. Pagina 4 van 5
Tot slot Op het dashboard heeft u altijd een handig overzicht van leerlingen met een negatief saldo, zo vergeet u dus nooit om deze leerling nog een factuur te sturen. Daarnaast heeft u ook een handig overzicht van leerlingen met openstaande facturen waardoor u niet kunt vergeten dat een leerling nog een factuur moet betalen. Ook staat er een notitie veldje voor als u bijvoorbeeld in de auto wordt gebeld en snel iets wilt noteren. Als laatste ziet u actieve leerlingen zonder afspraak. Hierdoor heeft u een handig overzicht met welke leerlingen u nog een afspraak in moet plannen. U dient leerlingen die hun examen hebben behaald dus ook als niet actief te vermelden. Pagina 5 van 5