OLS Logistieke Dienstverlening
Inhoud Totale Automatisering............................... 4 OLS CSRM............................................ 7 OLS Forwarding...................................... 8 OLS IMS - WMS..................................... 11 OLS Documents..................................... 13 OLS DIS............................................. 14 OLS Customs........................................ 15 OLS Web............................................ 18 OLS e-communication.............................. 19 OLS Invoicing & Reporting......................... 20 OLS Finance......................................... 23 Implementatie....................................... 25 ORGANI - Your Profit............................... 26
Totale Automatisering Multifunctionele dienstverlening Vrijheid De sector van de logistieke dienstverlening is vandaag een branche die diverse bedrijven groepeert die vroeger eerder gespecialiseerd waren in één bepaalde tak of activiteit. We hebben het hier over expeditiekantoren, natiebedrijven, scheepsagenturen, opslagbedrijven, douaneagenturen, enz. Sinds een aantal jaren is er op dit vlak evenwel een verschuiving en verbreding merkbaar. Veel van deze bedrijven hebben zich omgevormd tot multifunctionele dienstverleners en nemen duidelijk meerdere activiteiten op zich. Beheer van a tot z. Om tegemoet te komen aan deze marktsituatie werd OLS (Organi Logistic System) uitermate modulair opgebouwd. Hierdoor bekomt de klant niet alleen een zeer gespecialiseerde toepassing, maar ook een grote vrijheid. OLS zorgt voor verregaande integratie tussen de verschillende modules, dus geen dubbele registraties van gegevens. Met OLS beheert de klant alle soorten trafieken en opdrachten, met alle soorten goederen en partijen, aangevuld met alle soorten documenten en berichten, op basis van alle soorten tarieven en afrekeningen. Er moet immers niet alleen gezorgd worden voor het correct behandelen van alle verzendingen, de opdrachtgever wenst ook steeds meer dat de partner instaat voor het volledig beheer van de logistieke organisatie. Activiteiten zoals opslag van goederen, in een klassiek magazijn of onder douane entrepot, eventueel gecombineerd met herverpakking en distributie zijn inderdaad taken die steeds meer aan de logistieke partner worden toevertrouwd (de zogenaamde 3PL activiteiten). Dit alles moet zeer flexibel georganiseerd worden, waarbij alle betrokken partijen tijdig en duidelijk op de hoogte gebracht worden van de uit te voeren opdrachten, de beschikbare voorraden en dergelijke meer. Daartegenover staat dat een aantal bedrijven een zeer grote expertise hebben opgebouwd op het vlak van één van de voornoemde domeinen. Een voorbeeld hiervan zijn de douaneagentschappen. Het inklaren van allerlei zendingen blijft inderdaad een taak die alleen is weggelegd voor een declarant die zeer goed vertrouwd is met deze complexe materie. De klant bepaalt immers zelf welke structuren en gegevens men wenst op te nemen, en dat zowel voor de expeditiedossiers als voor de logistieke behandeling van allerlei goederen. Deze vrijheid wordt via een vakkundige implementatie ook goed begeleid. Voor elke klant, voor elke afdeling kan ORGANI een aangepaste structuur opzetten, zodat een zeevracht expediteur via OLS met een zeevracht toepassing werkt. Een andere gebruiker zal dan weer met dezelfde toepassing via een alternatieve opbouw alle faciliteiten terugvinden voor een aangepaste behandeling van bijvoorbeeld luchtvracht of wegtransport. Ook inzake opslag van goederen voor derden wordt een gelijkaardige aanpak gerealiseerd. Bedrijfsgericht en efficiënt Op die manier bekomt u met OLS een uitermate bedrijfsgerichte en efficiënte automatisering voor een volledig coverage van uw activiteiten als logistieke provider onder 3PL of zelfs 4PL 4
Consignment Management Forwarding - Dossierbeheer Aan de basis is er uiteraard het centraal dossier- of zendingenbeheer met aangepaste structuren voor elke activiteit van een logistieke dienstverlening. Inventory Management System (IMS) Beheer uw complexen, magazijnen, trafieken, goederen en bewegingen via kant en klare template s en doorgedreven workflow management. Warehouse Management System (WMS) Verlaag de foutenlast, optimaliseer uw magazijnhandelingen en maak efficiënter gebruik van de beschikbare opslagcapaciteit door middel van ver doorgedreven controle en sturing. Maak alle activiteiten en prestaties meetbaar en kies voor automatische en optimale traceerbaarheid. Finance & Reporting Een volledige boekhoudkundige opvolging met op elk ogenblik een juiste kijk op de gross margin en de financiële resultaten. Customs (Belgian & Dutch) Alle douane documenten (eventueel vanuit het consignmentdossier) aangemaakt en doorgestuurd via de geïntegreerde SADBEL (PLDA), SAGITTA en NCTS modules naar het computersysteem van de douane. Customer & Supplier Relationship Management (CSRM) Beheer uw klanten, prospecten én leveranciers door middel van een complete opvolging en sturing, dit zowel remote (PDA, laptop, TabletPc, ) als lokaal op kantoor. Container Logistics Operationeel beheer van uw containerterminal aangevuld met voorraadrapportering, storage afrekening, registratie boekingen,interchanges, containerrepair en gate management. Digital Information System Alle correspondentie on-line beschikbaar in uw digitaal dossier doorheen alle modules van de toepassing. Een efficiëntere invulling van uw tijd én een enorme besparing qua papier en inkt. Web consultation and order entry Biedt uw klanten de grootst mogelijke transparantie én gebruiksgemak met een real-time webtoepassing en schakel op die manier alle overbodige correspondentie uit. 5
Internet Een goed gestructureerde toepassing op zich volstaat al lang niet meer. Het geheel moet ook volledig technologisch onderbouwd zijn. Open communicatie, webconsultatie; gebruik van het Internet, enz. Het zijn allen zaken die zeer actueel zijn en er voor kunnen zorgen dat de relatie met de opdrachtgevers en de uitvoerende partijen in een open en geoptimaliseerde manier kan verlopen. De elektronische snelweg van het Internet is hiervoor een prima hulpmiddel. Ook de communicatie met de externe medewerkers moet efficiënt uitgebouwd worden. Deze problematiek wordt uitgewerkt op twee niveaus: de netwerkverbinding met de remote locaties enerzijds en een aangepaste werkwijze voor het gedecentraliseerd gebruik van de toepassingen anderzijds. N-tier Het laat ook toe om voor een organisatie met meerdere vestigingsplaatsen via het Internet een Eigen Virtueel Netwerk of VPN op te zetten om op die manier een toepassing aan te bieden die uitermate interactief kan gebruikt worden en toch centraal wordt opgesteld en beheerd. Ook het beheer van de databank blijft daardoor centraal georganiseerd, zodat het uitwisselen van gegevens tussen verschillende vestigingsplaatsen zonder meer kan gerealiseerd worden. Ook het consolideren van gegevens is direct beschikbaar. Indien gewenst kan ook voor een klant op die manier een directe maar beveiligde en meestal ook beperkte toegang tot het eigen systeem aangeboden worden. Powered by PROGRESS OLS werd volledig ontwikkeld onder 4GL PROGRESS en maakt ook gebruik van de onderliggende PROGRESS database. Het lijkt een eenvoudig gegeven, maar het biedt u als klant heel wat voordelen. Om dit gegeven volledig te kunnen ondersteunen werd OLS volledig volgens het 3 lagen - model ontworpen. TOOLS De Progress database is immers een database zonder zorgen. Dit betekent voor onze klanten dat er geen extra kost ontstaat inzake het periodiek onderhoud van de database, wat met andere database systemen duidelijk wel het geval is! Het is ook de Progress Webclient technologie die PRESENTATION BUSINESS LOGIC DATA het mogelijk maakt om de 3 lagen-structuur op te zetten. Voor de ontwikkeling blijven alle toepassingen evenwel standaard Progress 4GL applicaties, wat de snelheid en de kwaliteit van de ontwikkeling zeker ten goede komt. System Services Hierbij wordt de bedrijfslogica afgescheiden van de gebruikersinterface. Daardoor kan de user-interface of het gedeelte van de toepassing waar de gebruiker interactie mee heeft op gelijk welke terminal, gelijk waar in de wereld gebruikt worden. De Progress database is ook een open database. U kunt steeds vanuit bijvoorbeeld Excel of Crystal Reports zelf een consultatie doen op de diverse tabellen van de database. Ook integratie met BI-tools zoals Corvu, Business Objects, behoren op die manier tot de mogelijkheden. Hierdoor kunt u zelf snel het antwoord vinden op een onverwachte vraag vanuit uw bedrijf. 6
OLS CSRM Hét belangrijkste gegeven voor uw bedrijf zijn uw klanten. Zonder klanten geen business, dat is duidelijk. Met de CRM (Customer/Supplier Relationship Management) module van OLS wil Organi verder gaan dan het louter beheer van prospecten en klanten. De toepassing voorziet ook in een verregaande opvolging van uw leveranciers, een uitgebreide rapporteringstool én een complete marketingtool (mailings, acties, incentives, ). De kracht van deze toepassing zit in de integratie met het operationele en financiële pakket waarbij rekening houdend met de interne organisatiestructuur elke gebruiker informatie op maat verkrijgt. Daar waar de General Manager een overzicht krijgt van alle info op groeps- of bedrijfsniveau, krijgt een vertegenwoordiger enkel de gegevens van de aan hem of haar toegewezen accounts. Alles in een oogopslag Complete sturing van de activiteiten Het systeem wijst de gebruiker op de agenda van de dag, de taken in de toekomst maar ook op de overdue activities zodat er snel en accuraat kan worden gereageerd wanneer dat nodig is. De Business Unit verantwoordelijken kunnen eenvoudig taken toewijzen aan gebruikers en berichten versturen aan de medewerkers via het geïntegreerd e- mailsysteem. Met de CRM-module binnen OLS heeft u niet enkel een fijn opvolgingsmiddel voor uw klanten, prospecten en leveranciers, u zorgt er ook voor dat nieuwe medewerkers snel geïnformeerd worden over de toestand van de bestaande accounts. Blik op het operationele Wenst de commercieel medewerker een blik te werpen op de recente orders, uitleveringen of retours, dan kan dat per klant, per periode of per type. Aan de basis is alle relevante operationele informatie voor de gebruiker ter beschikking om deze commercieel aan te wenden. Financiële overview Alle schermen werden zodanig opgebouwd dat elke gebruiker steeds op een snelle manier de gewenste informatie kan consulteren. Handige filtermogelijkheden laten niettemin toe om in sommige gevallen af te wijken van wat door het systeem default wordt voorgesteld. Vanuit de CRM-toepassing is het eenvoudig een overzicht te krijgen van alle openstaande posten, dit per klant, per periode, per activiteit,. Quick Create Quick Search Gebruikers hebben geen nood aan ingewikkelde schermen en massa s invulvelden! Daarom ontwikkelde Organi tal van Quick Create funtionaliteiten om snel diverse input te kunnen doen. Deze schermen zijn rechtstreeks toegankelijk doorheen de volledige toepassing en zorgen ongetwijfeld voor een verhoogde efficiëntie. Louter snel creëren van gegevens op zich is helaas niet voldoende, de gegevens moeten ook snel worden teruggevonden en ter beschikking worden gesteld. Daarom werden een aantal Quick Search mogelijkheden in het leven geroepen die aan de gebruiker de mogelijk geven om snel accounts terug te vinden én tegelijkertijd actiepunten te definiëren. Wat is het betalingsgedrag van mijn klanten en hoe is dit geëvolueerd in de tijd? Hoeveel van mijn klanten betalen pas 30 tot 60 dagen na vervaldag van de factuur? 7
OLS FORWARDING Klantprofiel Om de behandeling van de opdrachten voor de klanten te stroomlijnen biedt OLS de mogelijkheid een aantal terugkerende kenmerken in een klantprofiel vast te leggen. Door deze werkwijze zal de toepassing bij de behandeling van nieuwe of bestaande dossiers alle relevante structuren direct kunnen aanbieden, zodat de verdere afhandeling erg efficiënt en vakkundig kan verlopen. Soort dossiers Aan de basis kan men in het profiel vastleggen welke soort zending standaard moet voorgesteld worden. Algemeen kan een onderscheid worden gemaakt tussen : Consignment Transshipment Intermodal Customs Gate Management Een standaard consignmentdossier zal worden pregedefinieerd aan de hand van een aantal additionele kenmerken die het programma zullen toelaten een ver doorgedreven workflow voor te stellen. Meer bepaald spreken we over volgende kenmerken: De richting (Inkomend of Uitgaand) Het transporttype (Road, Maritime, Rail, Barge of Air) Het cargotype (Bulk, Conventioneel, Containers, RoRo, Project, ) Classificatie (Main File, Sub File, File, ) Door deze aanduiding zal het programma bij de dossierbehandeling direct de voor de klant geldende dossiers en sjablonen kunnen afbeelden, zodat er meestal geen verder opzoekwerk nodig is om een bestaand dossier te wijzigen of een nieuw dossier aan te maken. referenties. Elke opdrachtgever heeft immers een aantal eigen gegevens waarnaar steeds wordt verwezen en die men ook op alle documenten wenst terug te zien. Door dit in het profiel vast te leggen zal de gebruiker bij de dossierbehandeling duidelijk merken dat de inbreng van deze gegevens erg belangrijk is, maar anderzijds zorgt het systeem er ook voor dat de dossiers snel via deze referenties kunnen opgezocht worden. Instructies De meeste opdrachtgevers stellen een instructiedocument ter beschikking waarin de algemene regels voor het uitvoeren van de opdrachten zijn opgenomen. In het profiel kan men een verwijzing opnemen naar een ingescand document of een Word document zodat deze instructies ook permanent door iedereen kunnen geconsulteerd worden. Adresrelaties Ook de voor de klant geldende of meest gebruikte laadadressen, losadressen, bestemmingen en transporteurs wordt in het profiel opgenomen. Hierdoor zal men bij de aanmaak van een nieuw dossier een duidelijk overzicht van alle relevante partijen bekomen, zodat ook hier weer geen of quasi geen opzoekwerk moet gedaan worden. Alle opzoekingen van adressen zijn immers eerst gericht naar de gekende relaties en vervolgens naar het algemene adresboek. Referenties Een tweede gegeven dat in het profiel wordt opgenomen is de aanduiding van de op te nemen 8
Tarieven Quotaties en Offertes Elk bedrijf dat diensten aanbiedt moet hiervoor ook een prijs kunnen opgeven. OLS biedt op dit vlak een dubbele ondersteuning: tarieven voor standaard zaken, quotaties en offertes voor de minder courante opdrachten. OLS onderscheidt klantgebonden tarieven en algemene tarieven. Voor expeditiedossier zijn de tarieven steeds gekoppeld aan de transportmode en de activiteit. Voor het voorraadbeheer worden de tarieven opgemaakt in functie van de productkenmerken, de wijze van opslag, de behandelingen, vrije periodes,. Optioneel is het mogelijk om via bijkomende parameters een differentiëring of verfijning te bekomen. Voor elke potentiële zending kan in principe een prijsofferte gemaakt worden. Voor de prijsbepaling van de offerte zijn er twee aspecten die door de logistieke dienstverlener moeten onderzocht worden. Enerzijds wordt hij verzocht om een interessante prijs (offerte) te geven voor een mogelijke opdracht en anderzijds moet hij zelf van diverse leveranciers een concurrentiele prijs (quotatie) zien te bekomen voor de uitvoering ervan. Voor een standaard offerte kan men meestal beroep doen op de hiervoor besproken tarieven, maar voor minder courante zaken zal de commerciële dienst inderdaad aan een aantal partijen een quotatie vragen. Binnen een quotatie kunnen meerdere partijen van hetzelfde type (bv. meerdere scheepsagenten, meerdere transporteurs en dergelijke) opgenomen worden. Vanuit het quotatiebeheer is het mogelijk om vrachtaanvragen te sturen. Dit kan zowel via fax, per e-mail of via het EDIFACT bericht REQOTE (Request for Quote Message). Alle opgegeven kosten van een zending of partij kunnen opgenomen worden. Offertes Hierdoor kan men bijvoorbeeld voor een bepaald land, regio of woonplaats, eventueel gecombineerd met bepaalde Incoterms een afwijkend tarief aanmaken. Elk tarief verwijst verder naar een combinatie van een aantal diensten of prestaties zoals vervoer, inventariskosten, opslag, aflevering, certificaten, tolformaliteiten, enz. De prijs wordt bepaald op basis van een vast tarief (vb. dossierkost) of in functie van een aantal (vb. vervoersprijs per ton). Hierbij kan nog een staffel toegepast worden, met een mogelijke beperking via minimum en maximumprijzen. De opgave van het aantal vindt men steeds terug in het dossier. Op basis van de ontvangen quotaties kan aan de klant een gepaste offerte gemaakt worden. Hierbij zal men in de quotatie de partijen (agenten, transporteurs, ) met de beste prijs/voorwaarden aanduiden. Deze worden vervolgens overgenomen in de offerte en worden hier als basis gebruikt om de prijs aan de klant te berekenen. De gebruiker krijgt de mogelijkheid om, zelfs tegelijkertijd indien gewenst, de offerte als brief, als fax of als e-mail te versturen. 9
Het opzetten van een algemene dossierstructuur voor bedrijven in de sector van de logistieke dienstverlening is een vrij delicaat gegeven. Elke organisatie wenst immers eigen accenten te leggen en methoden te gebruiken die volledig moeten weerspiegeld zijn in de toepassing. Bedrijven die zich hoofdzakelijk richten op zeevracht hebben inderdaad andere noden dan luchtvracht georiënteerde organisaties, die op zich weer andere behoeften hebben dan expediteurs met een focus op wegtransport. Elk van deze activiteiten moet op zich dan weer kunnen gecombineerd worden met alle handelingen inzake opslag en distributie van goederen. Windows Look & Feel Rechtstreeks toegang tot alle gegevens van een dossier zonder gebruik te moeten maken van ingewikkelde menustructuren via een handige en overzichtelijke boomstructuur. Op die manier kan u immers op een snelle en efficiënte manier alle data ingeven of consulteren. De vooraf ingegeven profielen zorgen er voor dat de treeview zich dynamisch opbouwt met enkel de relevante nodes voor dat dossier. Via tabfolders zorgen we ervoor dat informatie wordt gegroepeerd en eenvoudig ter beschikking wordt gesteld. Het toevoegen, wijzigen, verwijderen en kopiëren van records gebeurt door middel van toolbars die doorheen alle modules van OLS werden gestandaardiseerd. Workflow Op basis van de gekozen modellen en profielen treedt een systeem in werking dat voor het dossier een volledige workflow klaarmaakt. Concreet houdt dit in dat de toepassing de gebruiker zal sturen in zijn dagelijks werk. Onder meer het werken met de status van het dossier zal hierbij een grote rol spelen (quotation, production, closed by operations,...). Veel belangrijker echter is het compleet geïntegreerd validatiesysteem dat constant toezicht houdt op het goede verloop van het dossier. Op basis van een rulebook én verklikkerlichten zal de gebruiker immers steeds gewezen worden op eventuele problemen of ontbrekende documenten. Het zogenaamde management by exception principe. Wanneer de gebruiker klikt op het verklikkerlicht zal de toepassing hem onmiddellijk sturen naar het gesignaliseerde probleem. 10
OLS IMS - WMS Met de module IMS - WMS beheert u een onbeperkt aantal trafieken, productsoorten, magazijnen en magazijnlocaties. Elke goederenbeweging wordt inderdaad direct gekoppeld aan het betreffende dossier. Vanuit dit dossier kan de gebruiker alle gewenste documenten aanmaken. Door middel van de verregaande integratie tussen consignment en IMS/WMS zal de input van gegevens steeds tot een minimum worden herleid! Trafiek Omwille van de complexiteit en het grote verschil in producteigenschappen worden de goederen ingedeeld in trafieken. Onze klanten beheren alzo een trafiek van bijvoorbeeld garens, papier, katoen, wijn, staal, voeding,. Per trafiek vinden we alle producten met dezelfde eigenschappen terug. Hiervoor zal men dan ook vooreerst opgeven welke fysische kenmerken van de goederen per trafiek moeten opgenomen worden. Zo zal men bijvoorbeeld voor papier de kleur, de grammage en de diameter wensen op te volgen. Voor wijn is dan weer het alcoholpercentage, de kleur, de zuurtegraad en het accijnspercentage van belang. Garens worden dan weer beheerd in functie van de dikte, de kwaliteit en de kleur. Dankzij een uitgebreide klantenbasis heeft Organi een belangrijk arsenaal aan kennis opgebouwd in behandeling van de meest uiteenlopende commodities (bv. koffie, cacao, wijn, tabak, staal, ) Producten Een productfiche bestaat uit een hoofdfiche met algemene informatie en subfiches per eenheid. In de hoofdfiche worden de vaste kenmerken opgenomen, zoals land van oorsprong, land van herkomst, omschrijving, tariefcode douane, enz. Per verschillende verpakking wordt een subfiche aangelegd met volgende kenmerken: Soort eenheid (bv. pallets, flessen, big bags, kilogram (bulk), m3, ) Eenheidswaarde (bv. 1 karton = 6 flessen, 1 zak = 25 kg) Berekening (bv. netto gewicht = aantal zakken x eenheidsgewicht) Stockafrekening (pallets, dozen, netto, bruto, volume, ) Afschrijving (FIFO, LIFO, willekeurig, bulk) Een voorbeeld zal dit verduidelijken. Product A staat in magazijn onder de vorm van zakken en van big bags. Er is dus 1 hoofdfiche met 2 subfiches. In de subfiche zakken wenst de klant eveneens te weten hoeveel paletten dit vertegenwoordigt, welk het bruto en het netto gewicht is en hoeveel vierkante meter deze partij in beslag neemt. In de subfiche big bags wenst men te weten welk het netto en bruto gewicht is in combinatie met het volume. De stockafrekening van de zakken kan op niveau van vierkante meter plaatsvinden, deze van de big bags op niveau volume. Stockbewegingen De volgende types zijn onder meer beschikbaar: Voorlopige inslag (goederen zijn onderweg) Inslag (goederen worden in magazijn genomen) Reservatie (van goederen in magazijn) Reservatie van goederen die onder status Voorlopige inslag staan Uitslag (van goederen in magazijn) Uitslag van goederen die onder status Voorlopige inslag staan Provisional Release (voorlopige vrijgave) Final Release (definitieve vrijgave) Correcties Staalnames 11
Stockafrekening De stockafrekening kan naar keuze bij de uitslag of periodiek opmaakt worden. Bij de uitslag worden de behandelingskost en de magazijnhuur samen afgerekend. De periodieke afrekening wordt gemaakt bijvoorbeeld in functie van de duur dat de producten in stock hebben gestaan. Snelle consultatie Een tweede benadering bestaat uit een opzoeking in functie van het soort adres. Als u op zoek bent naar een agent, dan hebt u immers geen boodschap aan een hele reeks andere adressen. Belangrijk is wel dat beide zoeksystemen perfect kunnen gecombineerd worden, zodat het gewenste adres uitermate snel kan opgezocht worden. Dossiers U moet snel op een vraag vanwege een klant, agent, transporteur of andere partij kunnen antwoorden. Anderzijds bevat uw systeem een massa dossiers en adressen, zodat een goed gestructureerde en snelle consultatie geen overbodige luxe is. Ook voor de dossiers zijn een aantal krachtige zoekinstrumenten beschikbaar. Vooreerst kan de gebruiker snel een overzicht bekomen van alle dossiers van een bepaalde Adressen opdrachtgever. Vooreerst kan de gebruiker via diverse zoeksleutels snel alle beschikbare adressen opzoeken. De meest gebruikte zoeksleutel is wellicht de zoeknaam. Deze wordt bij de aanmaak van het adres automatisch samengesteld op basis van de naam, doch met uitsluitend hoofdletters, zonder spaties of leestekens. Hierdoor bekomt men een uniform zoekinstrument waarmee de gebruiker zeer snel om het even welke partij kan terugvinden. Anderzijds kunnen de dossiers ook opgezocht worden via allerlei kenmerken: de datum van creatie of wijziging, de omschrijving, een catalogusnummer, enz. Dynamische query Als alle voorgaande hulpmiddelen niet volstaan, dan biedt OLS zelf de mogelijkheid om een eigen dynamische query op te bouwen. Daarnaast kunnen de adressen ook nog op andere sleutels opgezocht worden, zoals de tweede naam, het postnummer of de woonplaats, de straat, het BTW-nummer, het telefoonnummer, enz. Hierbij bekomt de gebruiker de mogelijkheid om gelijk welk veld van de database voor selectie op te nemen, eventueel in combinatie met gelijk welk ander veld. Deze krachtige queries kunnen zowel voor de adressen als voor de dossiers aangewend worden. 12
OLS DOCUMENTS Vrije lay-out In de logistieke wereld wordt een veelheid aan documenten gebruikt. Al deze documenten hebben een verschillende lay-out, die bovendien van geval tot geval kan afwijken, doch met een groot aantal terugkomende gegevens. opvraagbaar, waar het zich ook bevindt. Bibliotheek van documenten Via de hier gestelde werkwijze beschikt de klant over alle faciliteiten om gelijk welk document vrij op te maken. Omwille van deze verscheidenheid is het absoluut noodzakelijk dat de klant zelf in de mogelijkheid gesteld wordt om de lay-out van deze documenten eigenhandig te bepalen. Om dit te realiseren werd geopteerd voor een generatieve opbouw van alle documenten via Scriptura. Hierdoor bekomt de klant niet alleen de mogelijkheid om de lay-out van alle documenten volledig vrij te bepalen, het resulteert ook in kwalitatieve en zeer flexibele documenten. Anderzijds biedt ORGANI aan de basis een zeer uitgebreide en pasklare set van meer dan 120 basisdocumenten aan, zodat bij de implementatie van de toepassing geen onnodige tijd gespendeerd wordt aan het opmaken van elementaire documenten die toch voor elke klant van toepassing kunnen zijn. Deze set wordt ook regelmatig uitgebreid met nieuwe documenten die voor bepaalde klanten werden opgemaakt, zodat op termijn een zeer ruime bibliotheek van professionele documenten zal opgebouwd zijn. Uitgebreide en duidelijke rapportering Met Scriptura kan de klant immers documenten opmaken met gebruik van alle beschikbare fonts, met integratie van logo s of andere grafische elementen, met een vrije opmaak van alinea s, tabellen, paginering, enz. Via de OLS toepassing kan de afdruk direct of in reeks aangestuurd worden. Indien nodig kan de gebruiker bij een directe afdruk ook een preview vragen op het scherm. Ook de OLS-rapporteringstool biedt aan de gebruiker een enorme vrijheid. Niet alleen kunnen er specifieke rapporteringsmodellen worden gekoppeld aan klanten en trafieken, de gebruiker beschikt over tal van filtermogelijkheden om de selectie verder te verfijnen. Alvorens het resultaat op het scherm te tonen, zal de toepassing aan de hand van enkele pregedefinieerde macro s de layout aanpassen aan de specifieke noden van de gebruiker en/of de klant. Een bijkomend voordeel is dat alle documenten niet alleen kan afdrukken maar ook direct via fax of e-mail doorsturen (of een combinatie). Digitaal dossier Alle documenten kunnen na afdruk of verzending ook nog eens automatisch opgenomen worden in een digitaal dossier. In combinatie met het inscannen van binnenkomende documenten (zie hierna) wordt elk dossier op die manier op elk ogenblik en op elke plaats 13
OLS DIS De dossierbeheerder wordt regelmatig gevraagd om een bepaald document snel te kunnen inzien. Hiervoor moet het stuk eerst opgezocht worden, waarna het gekopieerd en/of gefaxt en terug geklasseerd wordt. Dat dit een zeer onproductieve bezigheid is, is zonder meer duidelijk. Dit gegeven kan op een eenvoudige én doeltreffende manier perfect opgevangen worden. Zoals hiervoor gesteld kunnen alle uitgaande documenten reeds bij het afdrukken direct opgenomen worden in een digitale vorm. Als ook alle binnenkomende documenten direct bij ontvangst centraal worden ingescand, dan kan men deze tijdens de dossiercreatie systematisch opnemen wat resulteert in een volledig digitaal dossier. Hierdoor kunnen alle bevoegde gebruikers, zonder zich te verplaatsen, alle beschikbare documenten direct op het eigen werkscherm visualiseren. Een eventuele (her-)afdruk is dan snel gemaakt. Ook het direct doorsturen via e-mail behoort tot de mogelijkheden. Scanning en toewijzing Om het digitaal dossier te voeden zal men dus de inkomende documenten zo vlug mogelijk via scanning digitaliseren. Dit gebeurt op een centraal toestel waar de scanner is aangesloten en de verantwoordelijke voor de scanning alle ontvangen stukken inscant. Na de scanning kunnen een aantal basisfuncties uitgevoerd worden, zoals het groeperen van meerdere bladen tot één document, doch de voornaamste taak bestaat erin de digitale documenten aan de juiste persoon binnen de eigen organisatie toe te wijzen en/of op de juiste plaats te stockeren. Behandeling De verantwoordelijke voor de dossieraanmaak bekomt direct een signaal en een overzicht van de toegewezen documenten, waardoor deze zelfs direct met de behandeling van het betreffende document kan beginnen. Elk digitaal document kan in verschillende zoomniveaus gevisualiseerd worden. Deze visualisatie blijft beschikbaar tijdens het inbrengen van de dossiergegevens. Van zodra de dossiercreatie is afgewerkt, wordt het digitaal document aan het dossier gekoppeld. OCR Ingescande documenten, zijn geen teksten maar beelden. OLS gebruikt onderliggend evenwel een krachtige OCR motor voor tekstherkenning waardoor de gebruiker zelfs bepaalde gegevens uit het ingescande beeld kan overnemen. Opslagcapaciteit De opslag van de beelden gebeurt naar keuze op een interne of externe harde schijf, een NAS (Network Attached Storage, CD-RW (herschrijfbare CD) of een moderne DVD-drive. Via NAS (Network Attached Storage) beschikt u over voldoende capaciteit voor een ruime periode én voorziet u tegelijkertijd in een automatische realtime backup (shadow copie) van al uw digitale bestanden. 14
OLS CUSTOMS Welke douane-aangiften? De OLS-douane toepassing ondersteunt vandaag alle aangiften voor: SADBEL Belgische NCTS SAGITTA Nederlandse NCTS In dit kader heeft onze software zowel voor de Belgische als de Nederlandse administratieve diensten de volledige testcycli doorlopen en het bijhorende kwaliteitslabel verkregen. Voor onze klanten de garantie op een systeem dat steeds up-todate is met de overheid. Alle douane aangiften Als er één kenmerk is dat voor deze module naar voor kan gebracht worden, dan is het wel het feit dat de DOUANE module van OLS uitermate volledig is. Deze toepassing biedt inderdaad alle faciliteiten om alle uitvoeringen van het Enig Document gecontroleerd en gebruiksvriendelijk aan te maken. Of het nu gaat om een aangifte voor het vrije verkeer, ten verbruik, voor tijdelijke invoer, voor wederinvoer, transit, verzending met transit, voor inslag in entrepot, uitvoer, transit met uitvoer, enz., enz.: alle aangiften kunnen passend worden opgemaakt. Zelfs de aanvullende documenten zoals DV1, EUR1, FORMA, ATR, de Fiche 196 en het T5 document en andere worden volledig geïntegreerd aangemaakt. vooraf klaargemaakte sjablonen. Sjablonen kunnen algemeen opgesteld of klantgebonden zijn. In beide gevallen moeten duidelijk alleen de afwijkende gegevens opgegeven worden. Logische begeleiding In functie van het type aangifte zal het systeem de gebruiker op het scherm ook passend begeleiden. Zo zal het programma in functie van de aangifte een aantal velden al dan niet actief maken, zodat alleen in het juiste geval de betreffende gegevens correct worden ingebracht. In het geval van DV1 wordt zelfs een extra tabfolder gepresenteerd. Ook bij bijgevoegde documenten worden de velden voor opgave van het nummer, de datum en de waarde pas actief nadat de gebruiker de soort heeft opgegeven. Ingave via tabellen Een tweede voordeel betreft de vele tabellen die bij de inbreng van de gegevens kunnen aangewend worden. Dit is niet alleen het geval voor klassieke zaken zoals het soort aangifte, de vervoerswijze, de landen, regio s en postnummers, maar evengoed voor de douanekantoren, de preferenties, het overzicht van de bijgevoegde documenten, de bijzondere regimes, enz. Telkens kan de gebruiker de bijbehorende tabel met een klik van de muis openen en er de juiste elementen uit ophalen. Deze werkwijze heeft niet alleen een gebruiksvriendelijk effect, het vermindert ook de kans op fouten. Snelle en gecontroleerde ingave De documenten worden lokaal vanuit het dossierbeheer aangemaakt en na controle doorgestuurd. Deze werkwijze biedt verschillende voordelen, ondermeer op het vlak van snelheid van aanmaak maar zeker ook inzake het voorkomen van foute doorsturingen. Bij de aanmaak van een aangifte kan de gebruiker vertrekken van een bestaand document of van 15
Tarieflijnen Ook de goederencodes en het gebruikstarief kunnen uit een tabel worden opgehaald, maar ook de gespecialiseerde databanken zoals TARBEL en Tarief van Invoerrechten van Wolters Kluwer kunnen aangewend worden. de gebruiker ook een duidelijke aanduiding van de foutieve vakken, zodat de nodige correcties snel kunnen aangebracht worden. Is er toch nog een foutbericht dat onduidelijk is, dan kan de gebruiker dit zelfs direct via e mail doorsturen naar de helpdesk van ORGANI. Via die weg bekomt de klant dan vermoedelijk wel een bevattelijk antwoord. Met deze laatste werd zelfs een sterke integratie gerealiseerd. Dankzij een unieke interface kan de gebruiker vanuit de toepassing direct alle gewenste raadplegingen uitvoeren, met een automatische overname van alle nodige gegevens rechtstreeks in de juiste vakken van het document. Uitgebreide controles De DOUANE module zorgt niet alleen voor een snelle en efficiënte ingave, de toepassing waakt ook over het correct inbrengen van alle gegevens. Zo worden alle actueel gekende controles van het SADBEL/NCTS/SAGITTA systeem lokaal vóór verzending uitgevoerd. Daarnaast zal de toepassing ook reeds tijdens de ingave de samenhang van de gegevens controleren. Het systeem zal bijvoorbeeld na de ingave van Merken en nummers van colli, het naastliggend veld Aard van de colli direct als verplicht gegeven aanduiden. Voor elke fout die door de gebruiker opgelost werd heeft deze bovendien de mogelijkheid om de correcte oplossing tekstueel in het systeem in te brengen. De volgende maal dat dezelfde foutcode gedetecteerd wordt zal de gebruiker automatisch de oplossing aangereikt krijgen die door één van zijn collega s reeds in het systeem werd ingebracht. Op die manier wordt bijvoorbeeld het inwerken van nieuwe declaranten een stuk efficiënter en wordt er geen nutteloze tijd verloren met het oplossen van hetzelfde probleem als in het verleden. Communicatie De doorsturing kan direct of in groep uitgevoerd worden en wordt gerealiseerd via een computercomputer dialoog met het SADBEL/NCTS/SAGITTA systeem. In antwoord bekomt men een acceptatie- of foutbericht. De afdruk van de documenten kan op een andere plaats gebeuren dan de ingave. Op die manier kan u bijvoorbeeld de inklaringen doen voor uw klant, maar toch het document laten uitprinten op locatie van de klant of bijvoorbeeld het document laten uitprinten in één van uw magazijnen. Deze controles sluiten natuurlijk niet alle fouten uit, maar de kans op een doorsturing van een foutieve aangifte wordt toch erg verkleind. Melding fouten na verzending Als er toch een foutieve aangifte wordt doorgezonden zorgt de douane module van een uitermate gebruiksvriendelijke begeleiding. Alle ontvangen foutmeldingen worden immers omgezet in begrijpelijke tekst. De code B04 wordt bijvoorbeeld vertaald in Het BTW nummer van de exporteur (in D6) is onbekend, wat uiteraard veel duidelijker is. Hierdoor bekomt De communicatie gebeurt via een connectie naar het netwerk van SEAGHA en zo verder tot bij de douane. Bij ontvangst van het acceptatiebericht worden alle relevante gegevens direct bijgewerkt: de documentgegevens (soort, nummer, datum), de boekhoudweek, het repertorium, de maatstaf van heffing inzake BTW, de berekende douanewaarde CIF EG grens, de te betalen en te borgen rechten en taksen. De afdruk van het repertoriumboek gebeurt in het gekende formaat. Fiscale vertegenwoordiging Via deze aanvullende module op SADBEL/ 16
SAGITTA kan de klant voldoen aan de vereisten inzake fiscale vertegenwoordiging, en dit zowel voor intracommunautaire leveringen (796.5) als verwervingen (796.6). Ook de Intrastat aangifte wordt geproduceerd. Ook voorziet de module fiscale vertegenwoordiging in een naadloze integratie met het BTW-entrepot. Op die manier worden alle relevante bewegingen in en uit BTW-entrepot ook automatisch doorgestuurd naar onze module fiscale vertegenwoordiging. Vergunningen Via de optionele module voor het beheer van de vergunningen is het perfect mogelijk om na te gaan wanneer een vergunning vervalt, hoe ze werd afgeschreven, wat er nog openstaat en waar ze zich bevindt. Het afschrijven gebeurt automatisch vanuit de ingave van de aangifte. Beheer van litiges integratie voorzien met de module fiscale vertegenwoordiging (zie hoger). Het aanvullen van de gegevens gebeurt volledig automatisch vanuit de inbreng van de aangifte. In sommige gevallen zal de gebruiker gevraagd worden een aantal extra gegevens in te brengen daar deze niet automatisch vanuit het douane document kunnen overgenomen worden. En de toekomst? ORGANI volgt duidelijk alle ontwikkelingen inzake douane van zeer nabij op. Organi is als actief lid van CRSNP (Customs Related Software & Network Providers) van zeer nabij betrokken bij de uitwerking van alle nieuwe projecten inzake douane. Van zodra nieuwe zaken reëel worden zal ook onze douane toepassing hiervoor aangepast worden. Wij denken hierbij in eerste instantie aan het element PLDA (PaperLess Douane en Accijnzen). Via de optionele module voor het beheer van litiges is het perfect mogelijk om een volledige opvolging te bewerkstelligen van alle litiges met de douane. Op die manier behoudt u een perfect overzicht van alle lopende (en afgesloten) litiges evenals hun status en alle acties die hieromtrent reeds uitgevoerd werden. Optie entrepotbeheer Een volgende optie betreft het beheer van goederen in entrepot. Alle types van A tot E, BTW-entrepot en Accijnsentrepot worden ondersteund met alle nodige lijsten en fiches. Deze modules werd overigens met felicitaties goedgekeurd door de Belgische douane. Organi kan als voorbeeld stellen dat bij de invoering van het NCTS systeem de eerste officiële aangifte voor zowel de directies Antwerpen, Mechelen als Brugge gemaakt werden door één van onze klanten gebruik makende van onze OLS Customs - toepassing. Voor u als klant meer dan ooit een garantie op een applicatie die vanaf dag 1 steeds perfect up-to-date is met de geldende regelgeving. Enkele voorbeelden: Voor het accijnsentrepot werd ook een module AGD en VGD voorzien Voor type B wordt de Fiche 196 aangemaakt Voor type C en D is de Douane Voorraadfiche van toepassing. Voor deze types is ook de weekof maandglobalisatie beschikbaar met afdruk van de nodige lijsten evenals automatische aanmaak van het bijhorende manueel document. Voor type E worden ook de bijhorende locaties opgenomen per voorraadfiche. Voor BTW-entrepot is een naadloze 17
OLS WEB Open dossiers Beveiliging Of u het nu wil of niet, de grenzen vervagen stilaan. Door de populariteit van het Internet en sinds de invoering van de EURO kunnen uw klanten uw prijzen perfect vergelijken met die van uw collega s. De concurrentie neemt hierdoor sterk toe, waardoor u zich verplicht ziet om uw competitief voordeel maximaal uit te spelen. Uiteraard moet de gebruiker zich eerst kenbaar maken, via een gebruikerscode en een paswoord. Vervolgens kan de gebruiker bepalen welke soort informatie men wenst op te vragen. Een open communicatie met uw klant kan hierbij een belangrijke rol spelen. Uw klanten vragen immers steeds meer informatie, en dat op gelijk welk ogenblik van de dag. Er zijn vragen in verband met de stand van zaken van de uit te voeren zendingen en voor uw activiteit inzake opslag van goederen wenst de klant op elk ogenblik de juiste voorraad te kennen, de diverse bewegingen, de lopende verzendingen, enz. U wenst deze gegevens wel ter beschikking te stellen, doch met een minimale personeelsbezetting. De OLS Tracking & Tracing module biedt hier een pasklaar en professioneel antwoord. De klant hierdoor direct vanaf het eigen scherm, via een standaard Internet browser alle dossiers waarin hij fungeert zelf consulteren. Op basis van een volgende selectie kunnen dan snel de individuele gegevens geconsulteerd worden. De verbinding verloopt naar keuze via een modem of via het internetverbinding. Indien u tevens gebruik maakt van het digitaal dossier dan kan uw klant zelfs de visualisatie bekomen van alle betreffende documenten. De klant kan verder, indien gebruik wordt gemaakt van het digitaal dossier, ook de visualisatie van de gerelateerde documenten bekomen, zodat een volledig digitaal inzicht gepresenteerd wordt over alle relevante gegevens. 18
OLS E-COMMUNICATION Een belangrijk deel van de taak van een dossierbeheerder bestaat uit communicatie met alle betrokken partijen. Communicatie kan evenwel ook een belangrijke bron zijn voor het uitwisselen van opdrachten, instructies en degelijke meer. In algemene termen spreken we hier over EDI of Electronic Data Interchange. EDI Bij EDI worden standaardberichten elektronisch uitgewisseld tussen computers van verschillende organisaties. Inzake EDI ondersteunt OLS zowel de klassieke EDIFACT structuren als de nieuwe XML berichten. Ook onderling afgesproken berichtenstructuren kunnen na overleg geïmplementeerd worden. EDIFACT Het sleutelwoord bij EDIFACT is standaardisatie. Berichten moeten een vaste indeling hebben met éénduidige normen en coderingen. Wereldwijd is EDIFACT de internationale standaard om gegevens elektronisch uit te wisselen. bedrijven steeds meer gebruik maken van de XML berichtenstructuren. Algemeen wordt verwacht dat XML op termijn de klassieke EDIFACT structuren zal vervangen. EDI via bilaterale afspraken. Dit zijn afspraken die gemaakt worden tussen OLS gebruikers enerzijds en hun klanten en/of leveranciers anderzijds. De toepassingen die hiervoor ontwikkeld moeten worden zijn inplugbaar in de OLS applicatie. CSV Gegevens kunnen ook via een zeer eenvoudige structuur uitgewisseld worden. OLS voorziet bijvoorbeeld standaard in de mogelijkheid om de gegevens te exporteren en te importen op basis van het CSV-formaat (Comma Separated Values). Dit formaat is ook zeer handig voor het opnemen van de gegevens in Excel. Importeren gebeurt op basis van kolomlabels, evenwel met een inhoudelijke controle. Uitgangspunt is dat OLS alle berichten die aan de EDIFACT-standaard voldoen kan verwerken en ook zelf aanmaken. De hierna vermelde berichten werden reeds gerealiseerd. Voor het vertalen en interpreteren van de berichten wordt gebruikt gemaakt van de gekende SEAGHA Bridge software. XML Inzake de interconnectie met andere computersystemen stellen we vast dat 19
OLS INVOICING & REPORTING Op gestelde tijdstippen zult u de uitgevoerde orders wensen te factureren. Ook op dit vlak biedt OLS heel wat mogelijkheden. De facturatie van de logistieke dossiers gebeurt steeds vanuit het operationeel dossier en kan op drie manieren aangestuurd worden: o Op basis van offertes De klant heeft een offerte gekregen voor de uit te voeren opdracht. De kosten worden vanuit de offerte in de facturatie overgenomen maar kunnen desgewenst nog bijgestuurd worden. o Op basis van tarieven Deze werkwijze kan gebruikt worden als er met de klant tarieven werden afgesproken die langere tijd geldig zijn. Het is bijgevolg niet noodzakelijk om bij elke zending een offerte te maken. o Via manuele opgave van de kosten Ook zonder offerte of tarieven moet een opdracht kunnen gefactureerd worden. Dit wordt gerealiseerd via een manuele opgave van een facturatiecode, de aantallen en de bedragen. Een combinatie van de bovenstaande werkwijzen is uiteraard ook mogelijk. Periodieke facturatie Voor sommige klanten factureert men elke opdracht direct, in andere gevallen wordt eerder periodiek gefactureerd. Per klant kunt u niet alleen de frequentie opgeven volgens dewelke u de facturatie wenst uit te voeren, u hebt ook nog de mogelijkheid om aan te duiden met welke detail de factuur moet opgemaakt en afgedrukt worden. Het betreft hier het variabele gedeelte waarin de kostencodes, de aantallen en de bedragen vermeld worden. Gangbare types zijn: Volledige detail per kostencode (standaard) Totaal per zending (1 bedrag/zending) Totaal per tariefcode (1 bedrag/tariefcode) Totaal per kostencode (1 bedrag/kostencode) Voor facturen waarbij getotaliseerd wordt per zending of per tariefcode kan de klant alsnog via een aantal specificatielijsten een detail bekomen van de gefactureerde kosten. Munten & Koersen Per klant kan bepaald worden in welke munt de factuur moet worden opgemaakt. Indien nodig kan de munt tijdens de facturatie nog gewijzigd worden. Los van de munt die gebruikt wordt voor het totaal, kan men in het lichaam van de factuur gelijk welke andere munt gebruiken die in de muntentabel beschikbaar is. Hierdoor kan men bijvoorbeeld de zeevracht in USD aanrekenen, de andere kosten in EUR terwijl het totaal van de factuur in UKP wordt opgemaakt. Indien in het dossier de dagkoers wordt aangeduid voor facturatie dan wordt de koers opgehaald uit het koersenbestand zoniet wordt de koers uit het dossier gebruikt. Facturatieadres Per klant kan er bepaald worden naar welk adres de factuur verstuurd moet worden. Indien niet opgegeven wordt het adres van de klant gebruikt. Elektronische factuur In de meeste bedrijven worden de uitgaande facturen nog steeds afgedrukt. Met OLS kunt u uw facturen ook elektronisch opmaken en doorsturen. Hierbij wordt elke factuur volgens de norm bepaald door het Belgische Ministerie van Financiën (BMF001) omgezet naar een gecodeerde structuur en in een afzonderlijk bestand geplaatst. Dit bestand kunt u dan digitaal ondertekenen en vervolgens via een beveiligd netwerk naar uw klant doorsturen. Eén van de voor de hand liggende mogelijkheden hierbij is duidelijk het ISABEL netwerk. 20