1/10 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 16/2011 van 16 maart 2011 Betreft: verzoek van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (KFBN) om machtiging te verlenen aan de Belgische notarissen voor het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister als zoeksleutel bij de raadplegingen van het Kadaster die noodzakelijk zijn voor de vervulling van hun opdrachten (RN/MA/2010/078) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de KFBN ontvangen op 07/07/2010; Gelet op de bijkomende informatie ontvangen op 20/01/2011 en 17/02/2011 Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 21/02/2011;
Beraadslaging RR 16 /2011-2/10 Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 14/03/2011; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 16 maart 2011, na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP VAN DE AANVRAAG 1. De Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (KFBN) verzoekt het Comité de notarissen (hierna de aanvragers) te machtigen het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen te gebruiken als zoeksleutel in het Kadaster via de beveiligde portaalsite e-notariaat van de KFBN.... II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 2. Artikel 5, 1 ste lid, 4 van de WRR bepaalt dat een toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister kan worden toegestaan aan de notarissen en de gerechtsdeurwaarders voor de informatie die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie. Zij kunnen eveneens aanspraak maken op de toekenning van een machtiging om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken (artikel 8, 1 van de WRR). 3. Uit wat voorafgaat blijkt dat de voorliggende machtigingsaanvraag van de notarissen om het rijksregisternummer te gebruiken, ontvankelijk is. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 4. Het identificatienummer van het Rijksregister is een persoonsgegeven. Artikel 4, 1, 2 van de WVP vereist van iedere verantwoordelijke voor de verwerking dat hij uitsluitend persoonsgegevens verwerkt voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden.
Beraadslaging RR 16 /2011-3/10 B. DOELEINDE 5. De notarissen willen telkens ze het kadaster elektronisch raadplegen en wanneer dit noodzakelijk is voor de vervulling van zijn opdrachten, het identificatienummer gebruiken als zoeksleutel. Dit nummer zal worden gebruikt als zoeksleutel om kadastrale informatie in te winnen over de onroerende goederen die een persoon bezit. 6. De aanvrager vermeldde (niet exhaustief) de volgende de taken waarbij een raadpleging van het Kadaster noodzakelijk is : a. verzoek om kadastrale inlichtingen over een (of meerdere) onroerende goed(eren) die het voorwerp uitmaken van een authentieke akte die de betrokken notaris moet verlijden, die moet dienen als een hypothecaire openbaarmaking en/of stedenbouwkundige informatie over dit onroerend goed moet bevatten; b. enerzijds het eigenaarsstatuut inzake onroerende goederen nagaan van een koper van een onroerend goed, dat in aanmerking komt voor een vermindering of een belastingaftrek van de registratierechten en anderzijds het bedrag van het kadastraal inkomen van de gebouwen, waarvan hij al eigenaar is verifiëren zodat hij hem kan informeren over de aangifteverplichtingen die hij moet nakomen indien hij een vermindering van registratierechten wenst aan te vragen 1 ; c. raadpleging van het Kadaster om enkele formaliteiten te vervullen voor en na het verlijden van de authentieke akte (bijvoorbeeld verificatie van het eigenaarsstatuut inzake onroerende goederen van de koper om te kunnen bepalen of de verkoop moeten worden betekend aan de Vlaamse Grondenbank); d. raadpleging van de onroerende goederen dat eigendom is van een persoon voor de opmaak van een successieaangifte. 7. De kadastrale opzoekingen die de notarissen verrichten, vinden rechtvaardiging in het feit dat de notarissen werden aangesteld om een authentieke akte te verlijden betreffende een hypothecaire openbaarmaking 2 of dat stedenbouwkundige informatie 3 moet bevatten. De 1 In de authentieke verkoopakte moet de koper verklaren dat de kadastrale inkomens van de onroerende goederen waarvan hij al eigenaar is een zekere drempel niet overschrijden. 2 Artikel 141 van de hypotheekwet vereist immers dat een onroerend goed geïdentificeerd wordt in de akte door te verwijzen naar de geografische ligging (gemeente, straat of gehucht, politienummer), kadastrale beschrijving, zoals blijkt uit een uittreksel, minder dan een jaar oud, uit de kadastrale legger, aard en oppervlakte
Beraadslaging RR 16 /2011-4/10 kadastrale opzoekingen vinden eveneens rechtvaardiging in het feit dat zij werden belast met de opmaak van een successieaangifte van een persoon en in het feit dat zij van hun cliënt een mandaat kregen om alle onroerende goederen die hij bezit te raadplegen 4. 8. Het Comité merkt op dat als het identificatienummer van het Rijksregister als zoeksleutel in het kadaster wordt gebruikt, dit als gevolg heeft dat dat de opzoeking mogelijks alle onroerende goederen laat zien die een persoon bezit, terwijl een dergelijke opzoeking niet altijd gerechtvaardigd is. In bepaalde hierboven besproken gevallen, betreft de raadpleging van kadastrale informatie bepaalde onroerende goederen en niet alle onroerende goederen waarvan een persoon de eigenaar is. 9. Het Comité merkt overigens op dat het koninklijk besluit van 20 september 2002 tot vaststelling van de vergeldingen en de nadere regels voor de afgifte van kadastrale uittreksels en inlichtingen, de modaliteiten vastlegt voor raadpleging van het kadaster. Iedere verzoek voor het verkrijgen van een kadastraal uittreksel moet tenminste het adres van het onroerend goed vermelden waarvoor een opzoeking wordt verricht tenzij het verzoek afkomstig is van een openbaar bestuur, de eigenaar zelf of een door hem gemandateerd persoon (art. 6). 10. Gelet op wat voorafgaat stelt het Comité vast dat het doeleinde van de aanvrager, welbepaald en uitdrukkelijk omschreven is, zoals bedoeld in artikel 4, 1,2 van de WVP. Een aanvraag voor kadastrale inlichtingen zonder verwijzing naar de desbetreffende onroerende goederen is onrechtmatig, tenzij de vraag afkomstig is van de persoon die werd gemandateerd door de eigenaar van het of de betrokken onroerend(e) goed(eren). 11. Tot slot vestigt het Comité de aandacht erop dat het Belgisch kadaster slechts een bron is met eenvoudige inlichtingen over de houder van de reële rechten op onroerende goederen. Het eerste doel van het Belgisch kadaster is het aanleggen van een precieze identificatiebron van de onroerende goederen op het Belgisch grondgebied. Het zijn de hypotheekregisters die de authentieke bron vormen waarin kan worden nagegaan wie de reële eigendomsrechten bezit op de onroerende goederen. De openbaarheid van die registers en de verantwoordelijkheid van de hypotheekbewaarders hierin, worden geregeld door de artikelen 123 en volgende van de hypotheekwet van 16 december 1851. De 3.De gemeenten eisen immers dat bij een aanvraag voor stedenbouwkundige informatie een uittreksel wordt gevoegd uit de kadastrale legger van het onroerend goed waarover inlichtingen wordt gevraagd. 4 Artikel 9 van de wet 25 ventôse jaar XI dat handelt over de organisatie van een notariaat, legt aan de notarissen inderdaad een informatieplicht op ten aanzien van hun cliënten, meer bepaald over hun verplichtingen en kosten die voortvloeien uit de juridische akten die zij verlijden als ook de verplichting om onpartijdig advies te verlenen.
Beraadslaging RR 16 /2011-5/10 kadastrale inlichtingen hebben dus voor ten aanzien van de houders van de reële rechten op de onroerende goederen, een eenvoudige niet- rechtsgeldige informatiewaarde. C. PROPORTIONALITEIT 12. De gegevensverwerkingen moeten worden beperkt tot wat noodzakelijk, toereikend en ter zake dienend is voor de verwezenlijking van het (de) nagestreefde doeleinde(n). Artikel 4, 1, 3 van de WVP bepaalt dat die persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig mogen zijn uitgaande van de doeleinden waarvoor ze werden verkregen en verder verwerkt worden. C.1. T.a.v. het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister 13. De aanvraag verduidelijkt dat de opzoeking in twee fases gebeurt. Nadat de notaris of zijn medewerker het Rijksregisternummer heeft meegedeeld, zullen zij de kadastrale referenties ontvangen (nl. het nummer van de kadastrale legger, de sectie en het perceelnummer dat het onroerend goed in het kadaster identificeert) van alle onroerende goederen die de betrokken persoon bezit. Vervolgens kan de notaris "choisir le(s) bien(s) immobilier(s) qui fai(on)t l'objet de la transaction dans le cadre de son dossier afin d'obtenir de plus amples informations sur ce bien (les titulaires de droits réels, les droits réels, l'adresse du bien, sa nature et sa contenance, le plan parcellaire cadastral, )" 5 (de onroerend goederen kiezen die in het kader van zijn dossier het voorwerp uitmaken van de transactie met de bedoeling meer informatie te verkrijgen over dit onroerend goed (titelhouder van de reële rechten, adres van het goed, de aard en oppervlakte, het kadastraal plan van de percelen). 14. De aanvrager rechtvaardigt het feit dat hij gebruik wil maken van het identificatienummer van het Rijksregister als zoeksleutel in het kadaster met het argument dat wanneer de notaris kadastrale opzoekingen verricht voor de vervulling van zijn opdrachten, iedere persoonsverwisseling moet worden vermeden. 15. Het gebruik van het Rijksregisternummer als exclusieve zoeksleutel moet worden beperkt tot de wettelijke gevallen waarin het middels een mandaat van de eigenaar (of zijn erfgenamen) (zie hierboven) noodzakelijk is een exhaustieve lijst te verkrijgen van de onroerende goederen die een persoon bezit. 5 Uittreksel uit de aanvraag van de KFBN.
Beraadslaging RR 16 /2011-6/10 16. Wanneer een notaris een kadastrale opzoeking moet doen aangaande een bepaald onroerend goed omdat hij belast werd met het verlijden van de authentieke akte inzake een hypothecaire openbaarmaking betreffende dit goed, is het aangewezen dat hij als zoeksleutel naast de identificatiegegevens van de eigenaar (RR-nummer) ook gebruik maakt van het adres van het desbetreffende onroerend goed of van de kadastrale referenties van het onroerend goed (die kunnen geraadpleegd worden in de eigendomstitel van de verkoper). Met deze methode ontvangt de notaris uitsluitend de kadastrale informatie betreffende het onroerende goed dat hij nodig heeft voor de vervulling van de opdracht waarmee hij werd belast en wordt bij de kadastrale opzoekingen ook iedere persoonsverwisseling vermeden. Het Comité wijst er overigens op dat het risico op persoonsverwisseling in dit geval onbestaande is omdat de gebruikte zoeksleutel voor het verkrijgen van de kadastrale informatie, leidt naar het desbetreffende onroerend goed en niet naar de persoon of personen die er de eigenaar van zijn. De aanwending van kadastrale referenties 6 voor de opzoekingen, waarborgt de kwaliteit van de kadastrale opzoeking zonder risico op verwarringen. Deze opzoekingsmethode in het Kadaster beantwoordt overigens aan het vereiste in artikel 6 van het KB van 20 september 2002 dat handelt over de aanvraagmodaliteiten van een kadastraal uittreksel. 17. Indien deze voorwaarden worden nageleefd, is het gebruik van het Rijksregisternummer van de betrokken personen bij de raadplegingen in het Kadaster voor de verwezenlijking van het voormelde doeleinden, in overeenstemming met artikel 4, 1, 3 van de WVP. C.2. T.a.v. de frequentie en duur waarvoor het gebruik van het Rijksregisternummer wordt gevraagd 18. Het Comité stelt vast dat de frequentie van de kadastrale opzoekingen die een notaris moet verrichten in het kader van de uitoefening van zijn functie, door hun aard niet vooraf kan worden vastgelegd omdat hij zijn opdracht uitvoert telkens een cliënt erom verzoekt. Het Comité vestigt evenwel de aandacht van de aanvrager op het feit dat de naleving van het finaliteitsbeginsel van de WVP inhoudt dat er een beperking is in de tijd om de gegevensverwerkingen te verrichten die bestaan uit de raadpleging van het kadaster, meer bepaald de tijd die nodig is om gerichte verificaties te doen die moeten worden verricht om de taken uit te voeren waarvoor de notarissen bevoegd zijn. 19. Hiervoor is het vereist dat de Koninklijke Federale bij de geautomatiseerde raadplegingen van het kadaster, het betrokken dossiernummer vermeldt en de loggings bewaart zodat 6 Die kunnen worden geraadpleegd in de eigendomstitels van het desbetreffende onroerend goed.
Beraadslaging RR 16 /2011-7/10 wanneer de betrokken persoon zijn recht op toegang wil uitoefenen, hij gemakkelijk de naam van de notaris kan verkrijgen die de hem betreffenden opzoekingen verrichtte evenals het betrokken dossiernummer zodat de betrokkene desgevallend deze notaris hierover om uitleg kan vragen. 20. Er wordt machtiging gevraagd om voor het voormelde doeleinde het rijksregisternummer voor onbepaalde uur te gebruiken aangezien de opdracht van de notaris niet in de tijd beperkt is. 21. Het Comité stelt van dat het om het vermelde doeleinde te kunnen verwezenlijken, het inderdaad niet mogelijk is om de duur of de frequentie te bepalen waarvoor de aanvragers de machtiging nodig zullen hebben (artikel 4, 1, 3 van de WVP). C.4. T.a.v. het intern gebruik en/of mededeling aan derden 22. Uit de aanvraag blijkt dat het identificatienummer uitsluitend zal gebruikt worden voor de verwerking van de betrokken gegevens (aanvragen voor kadastrale uittreksels) door de notariële medewerkers belast met de kadastrale opzoekingen, onder toezicht van de notaris onder wiens gezag hij werkzaam is. 23. Het Comité neemt hiervan akte. C.5. netwerkverbindingen 24. Het voorwerp van de deze machtigingsaanvraag houdt op zich een verbinding in met het netwerk van de Administratie voor patrimoniumdocumentatie van de FOD Financiën (het Kadaster). De persoonsgegevens zullen inderdaad uitgewisseld worden op basis van het Rijksregisternummer van de betrokken personen op voorwaarde dat het Sectoraal Comité voor de Federale Overheid hiervoor machtiging verleent. 25. De voormelde vereisten inzake het niet-exclusief gebruik van het Rijksregisternummer moeten worden nageleefd als dit niet noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de specifieke opdracht die de notaris moet verwezenlijken (zie. cons. 15 en 16) en mits eerbiediging van het voormelde KB van 20 december 2002 tot vaststelling van de modaliteiten voor de afgifte van kadastrale uittreksels en inlichtingen, is een dergelijke netwerkverbinding aanvaardbaar.
Beraadslaging RR 16 /2011-8/10 26. Om volledig te zijn, vestigt het Comité de aandacht op het feit dat: indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het identificatienummer van het Rijksregister slechts gebruikt mag worden in relaties met derden voor zover dit kadert in de doeleinden waarvoor zij eveneens gemachtigd werden dit nummer te gebruiken D. VEILIGHEID D.1. De consulent inzake informatieveiligheid (artikel 8, 2 en artikel 10 van de WRR) 27. De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. Hij lijkt over de nodige vaardigheden te beschikken om zijn opdracht uit te voeren. 28. Deze consulent inzake informatieveiligheid staat in voor de veiligheid van de servers (firewall, etc.) van de KFBN en CREDOC SERVICES. Uit het veiligheidsbeleid van de consulent inzake informatieveiligheid van de KFBN blijkt dat de toegang die notarissen en hun medewerkers evenals de gegevensoverdracht hebben tot het portaal beveiligd is, met behulp van via de identificatiekaart REAL. Alleen geïdentificeerde en gemachtigde gebruikers mogen met de chipkaart REAL toegang hebben tot de netwerkbestanden van de KFBN. Bovendien installeert de KFBN een logging/auditingsysteem waardoor de gegevens betreffende de raadplegingen worden opgeslagen en waardoor voor iedere raadpleging het dossier waarin een opzoeking gebeurde kan worden teruggevonden. 29. Het Comité neemt hiervan akte. D.2. Het informatieveiligheidsbeleid 30. Na onderzoek van de stukken die de KFBN verstrekte, blijkt dat er een informatieveiligheidsbeleid werd vastgelegd evenals een uitvoeringsplan. 31. Het Comité neemt hiervan akte. 32. Voor wat de notariskantoren betreffen, verduidelijkte de KFBN dat het veiligheidsbeleid moet worden aangepast naar de maatstaf van een KMO-structuur. Volgens de KFBN zou een strikte reglementaire aanpak vanuit de Nationale Kamer van notarissen ondoeltreffend zijn
Beraadslaging RR 16 /2011-9/10 omdat de kantoren grote moeilijkheden ondervinden om een reeks regels in te voeren omdat die regels weinig bevattelijk zijn voor personen die weinig ervaring hebben met privacy, veiligheid en informatica. 33. Om nu de veiligheid van de kantoren te verbeteren, lanceerde de KFBN een bewustmakingscampagne voor de notarissen en hun medewerkers over het belang van veiligheidsregels en is ze een referentiedocument aan het opstellen (met herinnering aan de wetgeving, vulgarisering van de aanbevolen maatregelen van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, een aantal goede praktijken), dat in de loop van 2011 beschikbaar zal zijn. 34. Het Comité neemt akte van dit lopende proces ter verbetering van de beveiliging in de notariskantoren maar stelt in deze beraadslaging evenwel de voorwaarde dat de referentiemaatregelen voor de beveiliging van iedere gegevenwerking en opgesteld door de Commissie als bijlage wordt gevoegd bij de overeenkomst die wordt afgesloten met de REALkaartgebruiker: de notaris die deze gebruikersovereenkomst ondertekent moet zich er eveneens toe verbinden deze bijgevoegde maatregelen na te leven. D.3. Personen die toegang hebben tot de gegevens en het identificatienummer gebruiken en de lijst van deze personen 35. Uit de informatie die de aanvragers verstrekten, blijkt dat alleen de notarissen en hun medewerkers die belast zijn met de kadastrale opzoekingen, het identificatienummer van het Rijksregister zullen gebruiken om het voormelde doeleinde te kunnen verwezenlijken. OM DIE REDENEN, Het Comité, 1 machtigt de notarissen om voor onbepaalde duur het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken voor de verwezenlijking van het voormelde doeleinde en onder de voorwaarden uiteengezet in deze beraadslaging.
Beraadslaging RR 16 /2011-10/10 2 stipuleert dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatieveiligheid die een impact kan hebben op de antwoorden uit het veiligheidsformulier dat aan het Comité werd verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatieveiligheid en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de veiligheid), de aanvrager een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatieveiligheid naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren. 3 stipuleert dat wanneer het Comité een vragenlijst over het veiligheidsniveau van de informatie toestuurt, de aanvrager deze vragenlijst naar waarheid moet invullen en naar het Comité moet terugsturen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren. Voor de Administrateur m.v., De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon