Het Sectoraal comité van het Rijksregister (hierna "het comité");

Transcriptie

1 1/6 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr. 44/2017 van 13 september 2017 Betreft: aanvraag voor uitreiding ingediend bij het Sectoraal Comité van het Rijksregister van de Beraadslaging RR nr. 16/2016 van 2 maart 2016 tot machtiging van de "Service Public de Wallonie, Direction Générale Opérationnelle de l Aménagement du Territoire, du Logement, du Patrimoine et de l Energie - Departement du Logement Direction des Aides aux particuliers", om toegang te hebben tot diverse gegevens van het Rijksregister en om het rijksregisternummer te gebruiken voor de toekenning van premies aan particulieren voor renovaties van woningen (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister (hierna "het comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis ; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ; Gelet op de aanvraag van de "Service Public de Wallonie, Direction Générale Opérationnelle de l Aménagement du Territoire, du Logement, du Patrimoine et de l Energie - Departement du Logement Direction des Aides aux particuliers", ontvangen op 7/07/2017;

2 Beraadslaging RR 44/2017-2/6 Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 22/08/2017; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 13 september 2017, na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP EN CONTEXT VAN DE AANVRAAG 1. De "Direction Générale Opérationnelle de l Aménagement du Territoire, du Logement, du Patrimoine et de l Energie - Departement du Logement Direction des Aides aux particuliers "van de Waalse Overheidsdienst (hierna de aanvrager genoemd) werd gemachtigd bij Beraadslaging RR 16/2016 van 2 maart 2016 om: - permanent toegang te verkrijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3 (niet geboorteplaats), 5, 6 (niet plaats van overlijden), 9, 10 en 13 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen ; - tot de historiek van de wijzigingen die aan deze gegevens werden aangebracht gedurende de laatste 5 jaar; - het rijksregisternummer te gebruiken. 2. De aanvrager wenst dat de machtiging die werd verleend bij Beraadslaging RR nr. 16/2016 uitgebreid wordt met de informatiegegevens bedoeld onder artikel 3, eerste lid, 15 en 16 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, met name "de vermelding van de ascendenten in de eerste graad, ongeacht of de afstamming tot stand komt door de geboorteakte, een gerechtelijke beslissing, een erkenning of een adoptie" en "de vermelding van de afstammelingen in rechtstreekse, dalende lijn in de eerste graad, ongeacht of de afstamming tot stand komt door de geboorteakte, een gerechtelijke beslissing, een erkenning of een adoptie». II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG 3. De aanvrager kreeg al een machtiging, verleend bij Beraadslaging RR nr. 16/2016 van 2 maart 2016 tot machtiging van de" Service Public de Wallonie, Direction Générale Opérationnelle de l Aménagement du Territoire, du Logement, du Patrimoine et de l Energie - Departement du Logement Direction des Aides aux particuliers", om toegang te hebben tot diverse gegevens van het Rijksregister en om het rijksregisternummer te gebruiken voor de toekenning van premies aan particulieren voor renovaties van woningen.

3 Beraadslaging RR 44/2017-3/6 4. Bijgevolg moet het Comité enkel nagaan of: De gegevens waarvan de mededeling wordt gevraagd toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn uitgaande van de doeleinden zoals beschreven in de Beraadslaging RR nr. 16/2016, meer bepaald de toekenning van premies aan particulieren voor renovaties aan woningen (artikel 4, 1, 3 van de WVP). A. PROPORTIONALITEIT A.1. Ten overstaan van de gegevens 5. De aanvrager wenst dat de machtiging die werd verleend bij Beraadslaging RR nr. 16/2016, uitgebreid wordt met de informatiegegevens bedoeld onder artikel 3, eerste lid, 15 en 16 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, met name "de vermelding van de ascendenten in de eerste graad, ongeacht of de afstamming tot stand komt door de geboorteakte, een gerechtelijke beslissing, een erkenning of een adoptie" en "de vermelding van de afstammelingen in rechtstreekse, dalende lijn in de eerste graad, ongeacht of de afstamming tot stand komt door de geboorteakte, een gerechtelijke beslissing, een erkenning of een adoptie». 6. De toegang tot die gegevens zal de aanvrager in staat stellen om de eventuele ascendenten en de afstammelingen van de premieaanvrager te identificeren zodat ze kunnen uitgesloten worden bij het berekeningsproces van het gezinsinkomen. 7. Krachens artikel 2 3 van Besluit van de Waalse Regering tot invoering van een premieregeling voor particulieren ter bevordering van energiebesparingen en renovatie van woningen, wordt het premiebedrag berekekend op basis van het gezinsinkomen van de premieaanvrager en de personen met wie hij doorgaans samenleeft, ongeacht of er banden van verwantschap tussen hen bestaan, waarbij verwanten in de opgaande en de dalende lijn uitgesloten zijn, op grond van de samenstelling van het gezin. 8. Gelet op wat voorafgaat en uitgaande van het nagestreefde doeleinde, stelt het Comité vast dat de gevraagde gegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn.

4 Beraadslaging RR 44/2017-4/6 B. BEVEIILIGING B.1. Consulent inzake informatieveiligheid 9. De gemachtigde is verplicht een consulent inzake informatiebeveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer aan te stellen ( art. 10 WRR). Het Comité stelt vast dat de identiteit van de consulent werd meegedeeld. 10. Het Comité wijst de gemachtigde op zijn verantwoordelijkheden in dit verband. 11. De gemachtigde wijst een consulent aan op grond van zijn professionele kwaliteiten en deskundigheid, in het bijzonder op het gebied van de praktijk inzake gegevensbescherming en de in de context relevante regelgeving. Deze capaciteiten stellen de consulent in staat diens taken te vervullen en een gedegen kennis te verwerven van de informatica-omgeving van de gemachtigde en van de informatiebeveiliging. De consulent dient deze kennis permanent op peil te houden. 12. De consulent brengt rechtstreeks verslag uit aan de hoogste leidinggevende van de gemachtigde. 13. Ongeacht of de consulent een personeelslid is of iemand extern, mag er geen sprake zijn van een belangenconflict tussen de functie als consulent en andere activiteiten die hiermee onverenigbaar zijn. In het bijzonder kan de functie niet gecumuleerd worden met deze van eindverantwoordelijke voor de informaticadienst of van hoogste leidinggevende van de gemachtigde (bv. algemeen directeur). 14. De gemachtigde waakt erover dat de consulent zijn opdracht volledig onafhankelijk kan uitoefenen en dat hij geen instructies ontvangt met betrekking tot de uitvoering van die taken. De consulent wordt door de gemachtigde niet ontslagen of gestraft voor de uitvoering van zijn taken. 15. Indien de taken van consulent aan meerdere personen wordt toevertrouwd, dient aan één van hen de eindverantwoordelijkheid gegeven te worden om te rapporteren over de gezamenlijke werkzaamheden aan de hoogste leidinggevende en om de rol van contactpersoon ten aanzien van het Comité op te nemen. 16. De gemachtigde ondersteunt de consulent door hem beschikking te geven over de benodigde middelen en tijd voor het vervullen van diens taken en het in stand houden van zijn

5 Beraadslaging RR 44/2017-5/6 deskundigheid. Met name wordt de consulent de nodige toegang verschaft tot persoonsgegevens en verwerkingsactiviteiten. De gemachtigde zorgt ervoor dat de consulent naar behoren en tijdig wordt betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. 17. Het Comité behoudt het recht om de naleving van deze verplichtingen te controleren. B.2. Beveiligingsbeleid 18. Uit de documentatie die de aanvrager verstrekte, blijkt dat hij beschikt over een beleid inzake informatiebeveiliging en over een uitvoeringsplan daarvan. 19. Het Comité heeft er akte van genomen. B.3. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens en lijst van deze personen 20. De aanvraag bevat de identiteit en de dienst van de personen die toegang zullen krijgen tot het Rijksregister en het identificatienummer zullen gebruiken. Het gaat om personen die met de gegevens moeten werken ingevolge de taken waarmee zij werden belast. 21. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot het Rijksregister en die het identificatienummer gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd worden en ter beschikking van het Comité gehouden worden. 22. De personen die op deze lijst voorkomen moeten bovendien een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de vertrouwelijkheid en veiligheid van de informatiegegevens te bewaren. 23. Het Comité eist dat de aanvrager de nodige maatregelen neemt om de loggings te registreren (wie, wanneer en waarom toegang had tot de gegevens) zodat de toegangen kunnen worden gecontroleerd.

6 Beraadslaging RR 44/2017-6/6 OM DEZE REDENEN, Het Comité, Breidt, onder dezelfde voorwaarden de machtiging uit die werd verleend bij beraadslaging RR nr. 16/2016 van 2 maart 2016 voor de informatiegegevens bedoeld onder artikel 3, eerste lid, 15 en 16 van de wet van 8 augustus 1983 tot tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, met name "de vermelding van de ascendenten in de eerste graad, ongeacht of de afstamming tot stand komt door de geboorteakte, een gerechtelijke beslissing, een erkenning of een adoptie" en "de vermelding van de afstammelingen in rechtstreekse, dalende lijn in de eerste graad, ongeacht of de afstamming tot stand komt door de geboorteakte, een gerechtelijke beslissing, een erkenning of een adoptie». 2 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden uit het beveiligingsformulier dat aan het Comité werd verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), de aanvrager een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité bevestigt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren. 3 bepaalt dat wanneer het Comité een vragenlijst over het beveiligingsniveau van de aanvrager toestuurt, die laatste deze vragenlijst naar waarheid moet invullen en naar het Comité moet terugsturen. Het Comité stuurt een ontvangstmelding en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren. 24. De wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon