van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;

Transcriptie

1 1/10 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 20/2017 van 17 mei 2017 Betreft: machtigingsaanvraag van de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (VDAB) om toegang te krijgen tot gegevens in het Rijksregister en het wachtregister in het kader van de wettelijke toegang tot de arbeidsmarkt in België met het oog op inschrijving als werkzoekende (RN- MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de VDAB ontvangen op 9 maart 2017; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 19 april 2017;

2 Beraadslaging RR 20/2017-2/10 Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 17 mei 2017, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. De aanvraag van de VDAB (de aanvrager) strekt er toe om toegang te krijgen het Rijksregister, het wachtregister en het register van vreemdelingenkaarten met het oog op de controle van de wettelijke voorwaarden voor de inschrijving als werkzoekende dewelke een wettelijke voorwaarde is om toegelaten te worden tot de Belgische arbeidsmarkt. 2. De aanvraag betreft een wijziging ten opzichte van de huidige werkwijze in die zin dat de aanvrager de informatie voortaan rechtstreeks in de authentieke gegevensbron wenst te controleren. Momenteel moet de werkzoekende de bewijsstukken immers zelf overleggen. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG 3. De aanvrager beschikt reeds over een machtiging verleend bij koninklijk besluit van 29 juni 1993 tot regeling van de toegang tot de informatiegegevens en van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen in hoofde van de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding Het onderzoek van het Comité kan zich bijgevolg beperken tot het nagaan of: de doeleinden waarvoor de mededeling van de informatiegegevens uit het Rijkregister, wachtregister en het register van vreemdelingenkaarten wordt verzocht welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van de artikelen 4, 1, 2, WVP en 5, tweede lid, WRR; de gegevens waarvan de mededeling wordt gevraagd proportioneel zijn in het licht van de doeleinden (artikel 4, 1, 3, WVP). A. DOELEINDE 5. Iedereen die wettelijk toegang heeft tot de arbeidsmarkt mag zich bij de aanvrager als werkzoekende inschrijven, en komt daardoor ook in aanmerking voor de Arbeidsbemiddeling. 2 1 Dit besluit werd bij beraadslaging RR. nr. 01/2008 van 23 januari 2008 reeds een eerste maal uitgebreid. 2 Art. 1, 6 van het koninklijk besluit van 9 juni 1999 houdende uitvoering van de wet van 30 april 1999 betreffende de tewerkstelling van buitenlandse werknemers.

3 Beraadslaging RR 20/2017-3/10 6. Dit betekent dat de aanvrager voor iedereen die zich voor inschrijving als werkzoekende aanbiedt, moet onderzoeken of de betrokkene aan de wettelijke voorwaarden voor toegang tot de arbeidsmarkt voldoet. 3 Voor betrokkenen die niet over de nationaliteit van één van de lidstaten van de Europese Unie beschikken, betreft het bijkomende voorwaarden die betrekking hebben op de aard, geldigheid en geldigheidsduur van de verblijfsdocumenten en/of het statuut van de betrokken asielzoeker, erkende vluchteling of subsidiair beschermde persoon. Ook de verblijfsduur in België (op basis van de datum van de asielaanvraag) kan bepaalde rechten op toegang tot de arbeidsmarkt openstellen. Daarnaast kunnen ook nog voorwaarden gelden omtrent het al dan niet beschikken over een geldige arbeidskaart. 7. Momenteel ligt de bewijslast volledig in handen van de werkzoekende. Wat betreft de controle van de nationaliteit wordt het huidige proces behouden. Voor de volgende stappen van het controleproces wenst de aanvrager de informatie in de authentieke bron te kunnen controleren. Naderhand wenst hij ook de relevante wijzigingen, die zich gedurende de inschrijving van de werkzoekende voordoen, automatisch vanuit de authentieke bron te ontvangen. Het betreft dus een administratieve vereenvoudiging en verbetering ten opzichte van de huidige situatie waarbij de werkzoekende telkens de nodige verblijfsdocumenten moet voorleggen. 8. De gevraagde toegang tot de gegevens dient om na te gaan of de werkzoekende aan de wettelijke voorwaarden voldoet om in België te mogen werken, waarbij de bewijslast niet langer volledig bij de werkzoekende met vreemde nationaliteit wordt gelegd. 9. Het Comité is van oordeel dat het doeleinde welbepaald en welomschreven is (artikel 4, 1, 2 WVP en artikel 5, tweede lid, WRR). Het is ook gerechtvaardigd vermits de verwerkingen die eruit voorspruiten gesteund zijn op artikel 5, eerste lid, c, WVP. B. PROPORTIONALITEIT B.1. Ten overstaan van de gegevens B.1.1. Ten overstaan van de gegevens in het Rijksregister 10. De aanvrager wenst toegang tot de volgende gegeven: Type register van inschrijving (art. 3, 10 WRR) 3 Art. 32 van het besluit van de Vlaamse Regering van 5 juni 2009 houdende de organisatie van de arbeidsbemiddeling en de beroepsopleiding.

4 Beraadslaging RR 20/2017-4/ Het betreft gegevens die in het wachtregister en het register van vreemdelingenkaarten zijn opgenomen. B.1.2. Ten overstaan van de gegevens in het wachtregister 12. De aanvrager vraagt toegang tot de volgende gegevens: Datum asielaanvraag (art. 2, 1 van het koninklijk besluit van 01/02/1995 tot vaststelling van de in het wachtregister vermelde informatiegegevens en tot aanwijzing van de overheden die bevoegd zijn om die gegevens in het wachtregister in te voeren, hierna KB 01/02/1995) Administratieve toestand van de asielzoeker in het wachtregister : - De beslissingen en arresten betreffende de aanvraag van de asielzoeker (art. 2, 6 KB 01/02/1995); - De beroepen tegen de beslissingen en arresten (art. 2, 7 KB 01/02/1995); - Datum van kennisgeving en betekening van de in 6 en 7 bedoelde beslissingen, adviezen, vonnissen en arresten van de in 6 en 7 genomen beslissingen, adviezen en uitspraken (art. 2, 8 KB 01/02/1995); - In voorkomend geval, de verplichte plaats van inschrijving, die door het Federaal Agentschap voor de opvang van asielzoekers werd vastgesteld (art. 2, 9 KB 01/02/1995); - In voorkomend geval, de datum waarop een maatregel tot verwijdering van het grondgebied is genomen, de datum waarop de asielzoeker van de beslissing in kennis is gesteld en de datum waarop deze het grondgebied effectief heeft verlaten (art. 2, 10 KB 01/02/1995); - In voorkomend geval, de datum waarop de status van de vluchteling of de subsidiaire beschermingsstatus is toegekend en de overheid die deze beslissing heeft genomen (art. 2, 13 a KB 01/02/1995); - In voorkomend geval de datum van intrekking van de asielaanvraag (art. 2, 13 b KB 01/02/1995). 13. De gegevens blijken noodzakelijk om te kunnen beoordelen of de werkzoekende die niet over een EU-nationaliteit beschikt wettelijk (on)beperkte toegang heeft tot de Belgische arbeidsmarkt, en, onder bijkomende voorwaarden, mag werken. 14. In dat verband is de datum van de asielaanvraag in het wachtregister noodzakelijk omdat meerderjarige asielzoekers 4 maanden na het indienen van hun asielaanvraag (onder bijkomende voorwaarden) wettelijk toegang hebben tot de arbeidsmarkt. Dit gegeven dient samen met de administratieve toestand van de asielzoekers in het wachtregister gecontroleerd te worden.

5 Beraadslaging RR 20/2017-5/ Om de actuele status van de betrokkene te kennen is volgens de aanvrager toegang tot de administratieve toestand van de betrokkene nodig. De administratieve toestand van de asielzoeker kan gedurende zijn verblijf op het grondgebied om diverse redenen wijzigen en op die manier van invloed zijn op de beoordeling over de toelating tot de arbeidsmarkt. Dit gegeven is ook van belang voor controles die door de aanvrager worden uitgevoerd. 16. Het Comité is dan ook van oordeel dat toegang tot de gevraagde gegevens proportioneel is in het licht van artikel 4, 1, 3 WVP. B.1.3. Ten overstaan van de vreemdelingenkaart Identiteitsbewijs 17. De aanvrager wenst toegang tot de gegevens van artikel 6bis, 1, 2 a, b, en f van de wet van 19 juli Wanneer de vreemdeling zich aanbiedt voor inschrijving als werkzoekende is hij of zij verplicht zijn identiteitsbewijs voor te leggen. De aanvrager moet de uitreikingsdatum en geldigheidsduur van het identiteitsbewijs dat aan de vreemdeling is uitgereikt controleren. 19. In het licht van het door de aanvrager nagestreefde doeleinde, is het Comité van oordeel dat de gevraagde gegevens proportioneel zijn in de zin van artikel 4, 1, 3 WVP. Wijzigingen 20. De aanvrager wenst ook de geautomatiseerde mededeling van de wijzigingen van de gegevens te ontvangen. Elke wijziging van de gevraagde gegevens heeft invloed op de beoordeling van de vraag of de betrokkene wettelijk toegang heeft tot de arbeidsmarkt. Het Comité merkt op dat de mededeling moet beperkt zijn tot de gegevens van wie de aanvrager een dossier beheert, met name de werkzoekenden en kandidaat-werkzoekenden met een niet-eu-nationaliteit op het ogenblik van de inschrijving of herinschrijving als werkzoekende. 21. Opdat de mededeling van de wijzigingen proportioneel zou verlopen, en de mededeling van wijzigingen dus beperkt blijft tot actieve dossiers, dient er gewerkt te worden met een 4 Wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen.

6 Beraadslaging RR 20/2017-6/10 verwijzingsrepertorium. Daarvoor kan de aanvrager een beroep doen op de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) aangezien de aanvrager deel uitmaakt van het netwerk van de KSZ. 5 Historiek 22. De aanvrager wenst eveneens toegang te krijgen tot de historiek van de administratieve toestand van de betrokkene en diens identiteitsbewijs van zowel de nieuwe als de lopende dossiers, en dit vanaf de datum van de asielaanvraag. Volgens de aanvrager volstaat de actuele toestand niet om een sluitende controle uit te voeren met betrekking tot de wettelijke voorwaarden om toegang te krijgen tot de Belgische arbeidsmarkt. 23. Het Comité merkt op dat de aanvrager mededeling krijgt van de wijzigingen van de gegevens, waardoor de aanvrager kennis heeft van het verloop van de asielprocedure om de voorwaarden voor de wettelijke toegang tot de arbeidsmarkt te kunnen beoordelen. Het Comité ziet niet in waarom daarnaast nog de toegang tot de historiek van de gegevens van de nieuwe dossiers,van de personen met een niet-eu-nationaliteit die zich als werkzoekende aanbieden, noodzakelijk is. 24. In het licht hiervan is het Comité van oordeel dat de toegang tot de historiek van de gegevens niet relevant en dus overmatig is. 25. De aanvrager vraagt ook toegang tot de historiek van de gegevens voor de lopende dossiers van werkzoekenden met een niet-eu-nationaliteit waarvoor de aanvrager het onderzoek naar de voorwaarden voor de wettige toegang tot de arbeidsmarkt via het Rijksregister en het wachtregister nog moet aanvatten. De aanvrager vraagt toegang tot de historiek van de gegevens gedurende een overgangsperiode van twee jaar In het licht hiervan is het Comité van oordeel dat de toegang tot de historiek van de gegevens vermeld in B.1.2 (wachtregister) en B.1.3 (identiteitsbewijs) voor een periode van twee jaar, en dit vanaf de datum van deze machtiging, proportioneel is in de zin van artikel 4, 1, 3 WVP. B.2. Betreffende de frequentie van de toegang en de duur van de machtiging 27. De aanvrager wenst over een permanente toegang te beschikken tot de gevraagde gegevens. 5 Zie Advies nr. 02/18 van 3 december 2002 m.b.t. de uitbreiding van het netwerk van de sociale zekerheid tot de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding Koninklijk besluit van 16 januari 2002 tot uitbreiding van het netwerk van de sociale zekerheid tot sommige overheidsdiensten en openbare instellingen van de Gemeenschappen en de Gewesten, met toepassing van artikel 18 van de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid. 6 Het betreft volgens de aanvrager een totaal van zo n dossiers.

7 Beraadslaging RR 20/2017-7/ Er worden permanent nieuwe werkzoekenden door de aanvrager geregistreerd of opnieuw ingeschreven. Bijgevolg moet de aanvrager ononderbroken over de actuele gegevens van de werkzoekende kunnen beschikken. 29. Het Comité is van oordeel dat een permanente toegang in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3 WVP. 30. Er wordt een machtiging voor onbepaalde duur gevraagd. De opdrachten van de aanvrager zijn namelijk doorlopend. 31. Het Comité stelt vast dat een machtiging voor onbepaalde duur gepast is. B.3. Betreffende de bewaartermijn van de gegevens 32. De aanvrager wenst de gegevens te bewaren zolang de betrokkene, geen wettelijke, onbeperkte toegang heeft tot de Belgische arbeidsmarkt. Daarbij zal de aanvrager alleen de actuele status van de administratieve toestand van de asielzoeker bewaren. 33. Het Comité stelt vast dat de bewaartermijn in overeenstemming is met artikel 4, 1, 5 WVP. B.4. Betreffende gebruik en/of mededeling aan derden 34. De aanvrager geeft aan dat de gegevens niet aan derden worden meegedeeld. 35. Het Comité neemt hiervan akte. B.5. Betreffende netwerkverbindingen 36. Uit de door de aanvrager meegedeelde informatie blijkt dat er geen enkele netwerkverbinding tot stand zal komen. 37. Het Comité neemt hiervan akte. 38. Het Comité vestigt de aandacht op het feit dat: indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen;

8 Beraadslaging RR 20/2017-8/10 het Rijksregisternummer (nouvelle terminologie de la LRN) in ieder geval slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. C. VEILIGHEID C.1. De consulent inzake informatieveiligheid 39. Het Comité stelt vast dat de identiteit van de consulent werd meegedeeld. Het Comité wijst de gemachtigde op zijn verantwoordelijkheden in dit verband. 40. De gemachtigde wijst een consulent aan op grond van zijn professionele kwaliteiten en deskundigheid, in het bijzonder op het gebied van de praktijk inzake gegevensbescherming en de in de context relevante regelgeving. Deze capaciteiten stellen de consulent in staat diens taken te vervullen en een gedegen kennis te verwerven van de informatica-omgeving van de gemachtigde en van de informatieveiligheid. De consulent dient deze kennis permanent op peil te houden. 41. De consulent brengt rechtstreeks verslag uit aan de hoogste leidinggevende van de gemachtigde. 42. Ongeacht of de consulent een personeelslid is of iemand extern, mag er geen sprake zijn van een belangenconflict tussen de functie als consulent en andere activiteiten hiermee onverenigbaar. In het bijzonder kan de functie niet gecumuleerd worden met deze van eindverantwoordelijke voor de informaticadienst of van hoogste leidinggevende van de gemachtigde (bv. algemeen directeur). 43. De gemachtigde waakt erover dat de consulent zijn opdracht volledig onafhankelijk kan uitoefenen en dat hij geen instructies ontvangt met betrekking tot de uitvoering van die taken. De consulent wordt door de gemachtigde niet ontslagen of gestraft voor de uitvoering van zijn taken. 44. Indien de taken van consulent aan meerdere personen wordt toevertrouwd, dient aan één van hen de eindverantwoordelijkheid gegeven te worden om te rapporteren over de gezamenlijke werkzaamheden aan de hoogste leidinggevende en om de rol van contactpersoon ten aanzien van het Comité op te nemen. 45. De gemachtigde ondersteunt de consulent door hem beschikking te geven over de benodigde middelen en tijd voor het vervullen van diens taken en het in stand houden van zijn deskundigheid. Met name wordt de consulent de nodige toegang verschaft tot persoonsgegevens en

9 Beraadslaging RR 20/2017-9/10 verwerkingsactiviteiten. De gemachtigde zorgt ervoor dat de consulent naar behoren en tijdig wordt betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. 46. Het Comité houdt zich het recht voor toezicht uit te oefenen op de naleving van deze verplichtingen. C.2. Het informatieveiligheidsbeleid 47. Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat de aanvrager over een veiligheidsbeleid beschikt. 48. Het Comité neem hiervan akte. C.3. Personen die toegang hebben tot de gegevens en het Rijksregisternummer gebruiken en de lijst van deze personen 49. Uit de aanvraag blijkt dat uitsluitend interne en externe medewerkers van de aanvrager toegang krijgen tot de gegevens met het oog op de verwezenlijking van het voormelde doeleinde. 50. Zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR dient de aanvrager een lijst op te stellen van deze personen, deze lijst voortdurend bij te werken wanneer zich wijzigingen voordoen bij de betrokken personeelsleden en hen een verklaring te laten ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de gegevens te bewaren. OM DEZE REDENEN Het Comité 1 machtigt de aanvrager om voor het doeleinde vermeld in punt A, en onder de voorwaarden in de beraadslaging bepaald, om voor onbepaalde duur toegang te krijgen tot de in punt B.1.1, B.1.2 en B.1.3 vermelde gegevens en de wijzigingen van deze gegevens van de lopende en de nieuwe dossiers; 2 machtigt de aanvrager om voor de lopende dossiers vermeld in randnummer 25 toegang te hebben tot historiek van de gegevens voor een periode van twee jaar vanaf de datum van de machtiging; 3 weigert het meer gevraagde;

10 Beraadslaging RR 20/ /10 4 bepaalt dat bij iedere latere wijziging in de organisatie van de informatieveiligheid, die invloed hebben op de antwoorden die met het veiligheidsformulier aan het Comité werden verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatieveiligheid en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de veiligheid) de aanvrager een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatieveiligheid naar waarheid invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren; 5 bepaalt dat wanneer het Comité de aanvrager een vragenlijst betreffende de informatieveiligheid stuurt, deze laatste die vragenlijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugsturen aan het Comité. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en hierop reageren indien hiertoe aanleiding bestaat. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon