BERAADSLAGING RR Nr 25 / 2007 VAN 18 JULI 2007

Transcriptie

1 KONINKRIJK BELGIE KONINKRIJK BELGIE Brussel, Brussel, Adres : Hoogstraat, 139, B-1000 Brussel Tel.: +32(0)2/ commission@privacycommission.be Adres : Fax.: Hoogstraat, +32(0)2/ , B Brussel Tel.: +32(0)2/ commission@privacycommission.be Fax.: +32(0)2/ COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE COMMISSIE VOOR DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER Sectoraal Comité van het Rijksregister BERAADSLAGING RR Nr 25 / 2007 VAN 18 JULI 2007 O. Ref. : SA2 / RN / MA / 2007 / 022 / 006berdef BETREFT : Aanvraag van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Departement Onderwijs en Vorming, Agentschap voor Onderwijsdiensten, om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op de toepassing van het decreet betreffende gelijke onderwijskansen Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna het comité ); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna WRR ); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP ), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het Koninklijk Besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Departement Onderwijs en Vorming, Afdeling Strategische beleidsondersteuning, ontvangen op 19 juni 2007; Gelet op de aanvraag van het juridisch en technisch advies op 25 juni 2007; Gelet op het verslag van de wnd voorzitter; Beslist op 18 juli 2007, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG Ber RR 25 / / 5

2 De aanvraag werd ingediend door de Afdeling Strategische beleidsondersteuning van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Departement Onderwijs en Vorming, ten behoeve van het Agentschap Voor Onderwijsdiensten van hetzelfde departement. De aanvraag strekt ertoe om deze laatste, hierna gemakshalve de aanvrager genoemd, te machtigen om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken (art. 8 WRR) met het oog op de toepassing van het decreet betreffende gelijke onderwijskansen. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG Diverse afdelingen van het Departement Onderwijs en Vorming van de Vlaamse Gemeenschap, werden in het verleden reeds gemachtigd om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en/ of het identificatienummer ervan te gebuiken 1. Dit betekent dat het onderzoek van het comité zich kan beperken tot het nagaan of: het doeleinde waarvoor het gebruik wordt gevraagd welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is in de zin van de artikelen 4, 1, 2, WVP en 5, tweede lid, WRR; het gebruik van het identificatienummer proportioneel is in het licht van dit doeleinde (artikel 4, 1, 3, WVP). A. FINALITEITEN Artikel VI.3 van het decreet van de Vlaamse Raad van 28 juni 2002 betreffende gelijke onderwijskansen bepaalt dat scholen aanvullende lestijden of extra-uren leraar kunnen krijgen, dus extra middelen, wanneer zij tenminste 10% regelmatige leerlingen tellen die beantwoorden aan 1 of meer gelijkekansenindicatoren en de school batig gerangschikt is. De gelijkekansenindicatoren zijn (zie artikel VI.2, 1) het feit dat: 1 het gezin leeft van een vervangingsinkomen; 2 de leerling is tijdelijk of permanent buiten het eigen gezinsverband opgenomen door een gezin of persoon, een voorziening of een sociale dienst, bedoeld in de gecoördineerde decreten van 4 april 1990 inzake bijzondere jeugdbijstand, met uitzondering van de internaten gefinancierd of gesubsidieerd door het departement Onderwijs van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap; 3 de ouders behoren tot de trekkende bevolking; 4 de moeder is niet in het bezit van een diploma van het secundair onderwijs, een studiegetuigschrift van het tweede leerjaar van de derde graad van het beroepssecundair onderwijs of van een daarmee gelijkwaardig studiebewijs; 5 de taal die gebruikt wordt voor de gangbare communicatie in het gezin is niet het Nederlands. 1 Koninklijk besluit van 5 september 1994 tot regeling van de toegang tot de informatiegegevens en van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen in hoofde van de afdeling Begroting en Gegevensbeheer en de Administraties Basisonderwijs, Secundair Onderwijs, Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek en Permanente vorming van het departement Onderwijs van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap en tot gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen in hoofde van de schooldirecties Ber RR 25 / / 5

3 Aan de toepassing van deze bepalingen zijn financiële gevolgen voor de scholen verbonden. Bij de toebedeling van de extra middelen wordt niet alleen rekening gehouden met de minimumdrempel, bepaald in artikel VI.3, maar ook met de percentages die andere scholen behalen (zie artikel VI.4 - hoe hoger het percentage, hoe hoger de rangschikking). Met het oog op de toepassing van deze bepalingen en de controle erop moet de aanvrager de leerlingen die voldoen aan een van voormelde indicatoren nauwkeurig registreren evenals de indicatoren die op hen van toepassing zijn teneinde de nodige berekeningen te verrichten en een rangschikking van de scholen op te stellen. De leerlingen genereren immers een aantal punten op basis van de gelijkekansenindicatoren die op hen van toepassing zijn (zie artikel VI.4) Het comité is van oordeel dat het hierboven vermelde en nagestreefde doeleinde welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR. B. PROPORTIONALITEIT B.1. Gebruik van het identificatienummer B.1.1. Gelet op de financiële gevolgen die aan de gelijkekansenindicatoren verbonden zijn is het belangrijk dat deze niet alleen correct per leerling geregistreerd worden, maar tevens dat de leerling nauwkeurig geïdentificeerd wordt. Er moet immers over gewaakt worden dat een leerling bij de juiste school in rekening wordt gebracht. Het gebruik van het identificatienummer biedt daartoe de meeste waarborgen. Het sluit vergissingen uit waartoe homoniemen en schrijffouten in de naam aanleiding kunnen geven. Daarenboven laat het nummer toe de leerling te volgen wanneer hij van school verandert zodat niet opnieuw alle gegevens m.b.t. de indicatoren (waarvan de meeste vrij onveranderlijk zijn) moeten worden verstrekt. B.1.2. Met het oog op het verifiëren van een aantal van de gelijkekansenindicatoren, wenst de aanvrager op termijn via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid gegevens te controleren/ verkrijgen van instellingen die deel uitmaken van het netwerk van de sociale zekerheid. De Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid gebruikt het inschrijvingsnummer van de sociale zekerheid, dat overeenstemt met het identificatienummer van het Rijksregister, als sleutel om informatie met betrekking tot een persoon mee te delen. Rekening houdend met deze argumenten is het comité van mening dat het gebruik van het identificatienummer inzake verantwoord en dus in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. B.2. Ten opzichte van de duur waarvoor het gebruik gevraagd wordt De toegang en het gebruik worden gevraagd voor onbepaalde duur. Het comité stelt vast dat de bepalingen met betrekking tot de toepassing van de gelijkekansenindicatoren, niet in de tijd werden bepaald. In het licht van de doeleinden waarvoor de toegang en gebruik gevraagd worden, is een machtiging van onbepaalde duur noodzakelijk (artikel 4, 1, 3 WVP). Ber RR 25 / / 5

4 B.3. Ten opzichte van de bewaartermijn De aanvrager stelt een maximale bewaartermijn van het identificatienummer in de context van de gelijkekansenindicatoren voorop van 15 jaar en zes maanden gelet op het feit dat een kind ten vroegste kan ingeschreven worden als het 2,5 jaar is en het leerplichtonderwijs normaal verlaat wanneer het 18 jaar is. De comité stelt evenwel vast de aanvrager genoodzaakt kan zijn om de gegevens langer te bewaren. Er wordt immers geen rekening gehouden met het feit dat sommige leerlingen een of meerdere schooljaren dubbelen. Concreet betekent dat de aanvrager de gegevens zal bijhouden zolang dit nodig is voor het vervullen van de opdracht met het oog waarop hem een machtiging wordt verleend, wat verenigbaar is met de vereiste van artikel 4, 1, 5, WVP. B.4. Intern gebruik en/ of mededeling aan derden De aanvrager stelt in de aanvraag dat hij het identificatienummer van het Rijksregister uitsluitend intern zal gebruiken. Uit een dossier, dat werd ingeleid bij het Sectoraal comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid, blijkt dat de aanvrager dit nummer zal meedelen aan de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. Hij wenst immers aan de hand van dit nummer persoonsgegevens te controleren/ verkrijgen. Dergelijke mededeling kadert binnen het doeleinde waarvoor de machtiging wordt gevraagd. B.5. Netwerkverbindingen Uit de uitleg verstrekt door de aanvrager blijkt dat er op basis van het identificatienummer op termijn alleen een netwerkverbinding tot stand zal komen met de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. Het comité vestigt er volledigheidshalve de aandacht op dat: - indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; - het identificatienummer van het Rijksregister slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. C. BEVEILIGING C.1. Consulent inzake informatieveiligheid De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. Uit de schriftelijke informatie verstrekt door de aanvrager blijkt dat de betrokkene de functie voltijds uitoefent en als lid van een managementondersteunende dienst daartoe over de nodige onafhankelijkheid beschikt. De voorgestelde persoon kan dus als veiligheidsconsulent aanvaard worden. C.2. Veiligheidsbeleid Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij over een veiligheidsbeleid beschikt evenals over een plan in toepassing ervan. Het comité heeft er akte van genomen. Ber RR 25 / / 5

5 C.3. Personen die het identificatienummer van het Rijksregister mogen gebruiken en lijst van deze personen De personeelsleden van de aanvrager die belast zijn met het berekenen van de urenpakketten en de werkingsmiddelen die aan de scholen worden toegekend, zullen het identificatienummer van het Rijksregister gebruiken. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot het Rijksregister en die het nummer gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het comité gehouden worden. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens te bewaren. Deze vereisten gelden zowel voor de personeelsleden van de aanvrager als die van zijn onderaannemer. OM DEZE REDENEN, het comité 1 machtigt het Agentschap Voor Onderwijsdiensten van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Departement Onderwijs en Vorming om, met het oog op de verwezenlijking van het onder punt A omschreven doeleinde, voor onbepaalde duur het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken, 2 bepaalt dat wanneer zij het Agentschap Voor Onderwijsdiensten van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Departement Onderwijs en Vorming een vragenlijst met betrekking tot de informatieveiligheidstatus toestuurt, deze laatste deze lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan het comité. Het comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren. De administrateur, De wnd voorzitter, (get.) Jo BARET (get.) Frank ROBBEN Ber RR 25 / / 5