Gelet op de aanvraag van het Vlaams Energieagentschap ontvangen op 18/08/2017;

Transcriptie

1 1/6 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr. 57/2017 van 4 oktober 2017 Betreft: aanvraag van het Vlaams Energieagentschap tot uitbreiding van de beraadslaging RR nr. 47/2012 met het oog op het organiseren van permanente vorming voor energiedeskundigen (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van het Vlaams Energieagentschap ontvangen op 18/08/2017; Gelet op de bijkomende inlichtingen ontvangen op 13/09/2017; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 04/09/2017; Gelet op het verslag van de Voorzitter;

2 Beraadslaging RR 57/2017-2/6 Beslist op 4 oktober 2017, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. Het Vlaams Energieagentschap, hierna de aanvrager, werd krachtens beraadslaging RR nr. 47/2012 gemachtigd om toegang te krijgen tot een aantal informatiegegevens van het Rijksregister en om het Rijksregisternummer te gebruiken met het oog op de organisatie van het centraal examen voor energiedeskundigen type A en type C. Voormelde beraadslaging werd verlengd voor onbepaalde duur bij Beraadslaging RR nr. 24/2016 van 25 mei Thans verzoekt de aanvrager om een uitbreiding van de beraadslaging RR nr. 47/2012, namelijk een verruiming van het doeleinde waarvoor het Rijksregisternummer zal worden gebruikt, meer bepaald voor: de organisatie van het centraal examen voor energiedeskundigen type B en D; de organisatie van permanente vorming voor energiedeskundigen type A, B, C en D. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG 3. Rekening houdend met wat hiervoor werd uiteengezet kan het onderzoek van het Comité zich ertoe beperken na te gaan of: - de nieuwe doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is (artikel 4, 1, 2, WVP); - de bovenvermelde toegang en gebruik ook in het licht van dit doeleinde toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn (artikel 4, 1, 3, WVP). A. DOELEINDE 4. Woningen, appartementen, studio's,... die te koop worden aangeboden of die worden verhuurd moeten over een energieprestatiecertificaat, hierna EPC, beschikken. Dit EPC wordt opgemaakt door een energiedeskundige type A. Een vrijwillig energieadvies, in de vorm van een energieaudit, kan aangevraagd worden voor residentiële woningen en wordt opgesteld door een energiedeskundige type B. Voor publieke gebouwen stelt een energiedeskundige type C een EPC op in bepaalde omstandigheden, terwijl dit voor andere niet-residentiële gebouwen gebeurt door een energiedeskundige type D.

3 Beraadslaging RR 57/2017-3/6 5. Artikel van het besluit van de Vlaamse Regering van 19 november 2010 houdende algemene bepalingen over het energiebeleid, het zgn. Energiebesluit, bepaalt de voorwaarden waaraan een kandidaat-energiedeskundige moet voldoen om te kunnen worden erkend als energiedeskundige. 6. Vanaf 1 mei 2017 is een bijkomende erkenningsvoorwaarde voor energiedeskundigen in voege getreden en moeten alle energiedeskundigen jaarlijks een permanente vorming volgen om de erkenning als energiedeskundige te behouden. De permanente vorming gebeurt door erkende vormingsinstellingen. De nieuwe regeling vindt zijn rechtsgrond in artikel 8.1.1/2 van het Energiebesluit. Voor de energiedeskundigen type A worden de minimumvereisten voor de permanente vorming nader geregeld in het ministerieel besluit van 11 maart 2008 betreffende de opleidingen tot energiedeskundige type A en type B zoals gewijzigd bij ministerieel besluit van 14 maart De minimumvereisten gesteld aan de permanente vorming voor energiedeskundigen type B, C en D zullen eveneens nader geregeld worden bij ministerieel besluit. 7. Het Comité is van oordeel dat het hierboven vermelde en nagestreefde doeleinde welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP. De verwerking die eruit voortspruit is gerechtvaardigd op basis van artikel 5, 1 ste lid, e) WVP. B. PROPORTIONALITEIT B.1. Betreffende het Rijksregisternummer 8. De aanvrager gebruikt reeds het Rijksregisternummer om de energieprestatiedeskundigen die de basisopleiding volgen en deelnemen aan het centraal examen eenduidig te identificeren teneinde o.a. persoonsverwisseling en fraude te vermijden. Gebruik van het Rijksregisternummer voor de organisatie van jaarlijks vorming sluit bij deze doelstellingen aan. De aanvrager werd trouwens reeds gemachtigd om het Rijksregisternummer van de EPB-verslaggevers voor gelijkaardige doeleinden te gebruiken Het Rijksregisternummer is een uniek nummer waardoor een persoon zonder enige marge van vergissing wordt geïdentificeerd. Misverstanden of persoonsverwisselingen die zouden kunnen ontstaan n.a.v. homonymie en foutieve schrijfwijzen zijn uitgesloten. 10. Het Comité besluit dat het gebruik van het Rijksregisternummer, in het licht van het opgegeven doeleinde, in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3 WVP. 11. Uit de uiteenzetting van de aanvrager blijkt dat hij het Rijksregisternummer zal meedelen aan zijn verwerkers. Het Comité stelde in dat verband reeds herhaaldelijk dat het volstaat dat de 1 Beraadslaging RR nr. 16/2015 betreffende de aanvraag van het Vlaams Energieagentschap om het Rijksregisternummer te gebruiken met het oog op de organisatie van examens voor en het opvolgen van de permanente vorming van EPBverslaggevers.

4 Beraadslaging RR 57/2017-4/6 verantwoordelijke voor de verwerking, de aanvrager, gemachtigd is om dit nummer te gebruiken. Zijn verwerkers moeten dus niet specifiek worden gemachtigd 2. Volledigheidshalve brengt het Comité in herinnering dat de aanvrager ingevolge artikel 16 WVP verplicht is om een verwerkingsovereenkomst af te sluiten met zijn verwerkers. 12. Er wordt eveneens gewag gemaakt dat het Rijksregisternummer deel zal uitmaken van de informatie die door de opleidings- en vormingsinstellingen aan de aanvrager wordt meegedeeld. Het Comité benadrukt dat alleen de opleidings- en vormingsinstellingen die gemachtigd 3 zijn om het Rijksregisternummer te gebruiken dit mogen opvragen bij hun cursisten en vervolgens meedelen aan de aanvrager. B.2. Ten overstaan van de overige modaliteiten 13. Het Comité bepaalt dat de andere modaliteiten vastgesteld door de beraadslaging RR nr. 47/2012 van 6 juni 2012 zoals verlengd voor onbepaalde duur door beraadslaging RR nr. 24/2016 van 25 mei 2016 eveneens gelden. C. INFORMATIEBEVEILIGING C.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 14. De aanvrager beschikt over een veiligheidsconsulent, zoals voorgeschreven door artikel 10 WRR. Het Comité wijst de gemachtigde op zijn verantwoordelijkheden in dit verband. 15. De gemachtigde wijst een consulent aan op grond van zijn professionele kwaliteiten en deskundigheid, in het bijzonder op het gebied van de praktijk inzake gegevensbescherming en de in de context relevante regelgeving. Deze capaciteiten stellen de consulent in staat diens taken te vervullen en een gedegen kennis te verwerven van de informatica-omgeving van de gemachtigde en van de informatieveiligheid. De consulent dient deze kennis permanent op peil te houden. 16. De consulent brengt rechtstreeks verslag uit aan de hoogste leidinggevende van de gemachtigde. 17. Ongeacht of de consulent een personeelslid is of iemand extern, mag er geen sprake zijn van een belangenconflict tussen de functie als consulent en andere activiteiten hiermee onverenigbaar. In 2 Beraadslaging RR nr. 03/2006 van 8 februari 2006, beraadslaging RR nr. 30/2007 van 12 september 2007, beraadslaging RR nr. 57/2008 van 10 december Het Comité wijst in dit verband naar het Koninklijk besluit van 5 september 1994 tot regeling van de toegang tot de informatiegegevens en van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen in hoofde van de Departementale Informaticacel van het departement Onderwijs van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap en tot gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen in hoofde van de schooldirecties bepaalt onder welke voorwaarden scholen het rijksregister mogen gebruiken en uitwisselen met derden. De aanvrager dient na te gaan of alle erkende opleidingscentra binnen het toepassingsgebied vallen van dit besluit, dan wel over een andere machtiging beschikken.

5 Beraadslaging RR 57/2017-5/6 het bijzonder kan de functie niet gecumuleerd worden met deze van eindverantwoordelijke voor de informaticadienst of van hoogste leidinggevende van de gemachtigde (bv. algemeen directeur). 18. De gemachtigde waakt erover dat de consulent zijn opdracht volledig onafhankelijk kan uitoefenen en dat hij geen instructies ontvangt met betrekking tot de uitvoering van die taken. De consulent wordt door de gemachtigde niet ontslagen of gestraft voor de uitvoering van zijn taken. 19. Indien de taken van consulent aan meerdere personen wordt toevertrouwd, dient aan één van hen de eindverantwoordelijkheid gegeven te worden om te rapporteren over de gezamenlijke werkzaamheden aan de hoogste leidinggevende en om de rol van contactpersoon ten aanzien van het Comité op te nemen. 20. De gemachtigde ondersteunt de consulent door hem beschikking te geven over de benodigde middelen en tijd voor het vervullen van diens taken en het in stand houden van zijn deskundigheid. Met name wordt de consulent de nodige toegang verschaft tot persoonsgegevens en verwerkingsactiviteiten. De gemachtigde zorgt ervoor dat de consulent naar behoren en tijdig wordt betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. 21. Het Comité houdt zich het recht voor toezicht uit te oefenen op de naleving van deze verplichtingen. C.2. Informatiebeveiligingsbeleid 22. Uit de door de aanvrager meegedeelde documenten blijkt dat zij over een informatiebeveiligingsbeleid beschikt en dat ook praktisch op het terrein uitwerkt. Het Comité neemt er akte van. C.3. Personen die toegang hebben tot de gegevens en die het Rijksregisternummer mogen gebruiken en lijst van deze personen 23. Volgens de aanvraag zullen de medewerkers van de aanvrager die belast zijn met de opvolging van de permanente vorming, over een toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister beschikken en het Rijksregisternummer gebruiken. 24. Zoals artikel 12 van de WRR het vereist, moet de aanvrager een lijst opstellen van de personen die toegang hebben tot het Rijksregister en die het Rijksregisternummer gebruiken. Die lijst moet voortdurend worden bijgewerkt en ter beschikking worden gehouden van het Comité. 25. Bovendien moeten die personen een document ondertekenen waarin zij verklaren de beveiliging en de vertrouwelijkheid van de gegevens te bewaren.

6 Beraadslaging RR 57/2017-6/6 26. Het Comité verzoekt de aanvrager om de noodzakelijk maatregelen te nemen om de loggings te registreren zodat de toegangen kunnen worden gecontroleerd. OM DEZE REDENEN het Comité breidt de bij beraadslaging RR nr. 47/2012 van 6 juni 2012 verleende machtiging uit - voor wat gebruik van het Rijksregisternummer betreft - tot het doeleinde zoals omschreven in luik A. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon