Betreft: aanvraag tot herziening van de beraadslaging RR nr. 34/2012 (RN-MA )

Transcriptie

1 1/7 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 70/2012 van 5 september 2012 Betreft: aanvraag tot herziening van de beraadslaging RR nr. 34/2012 (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, ontvangen op 03/07/2012; Gelet op de beraadslaging RR nr. 34/2012 van 04/04/2012; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 30/07/2012; Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 05/09/2012;

2 Beraadslaging RR 70 /2012-2/7 Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 5 september 2012, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. Bij beraadslaging RR nr. 34/2012 van 04/04/2012 ging het Comité niet in op de aanvraag van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, hierna de aanvrager, om gemachtigd te worden om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken in de context van de paspoortengegevensbank zoals deze in de aanvraag werd omschreven naar inhoud en doeleinden.. 2. De aanvrager verzoekt thans het Comité opnieuw om het identificatienummer van het Rijksregister te mogen gebruiken in de context van de productiegegevensbank die wordt opgezet met het oog op de productie van paspoorten. Voor de behandeling van dit verzoek, steunt het Comité zich eveneens op de informatie verstrekt door de aanvrager in zijn aanvraag ontvangen op 20/02/2012, voor zover deze nog relevant is. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG 3. Dit betekent dat het onderzoek van het Comité zich kan beperken tot het nagaan of: het doeleinde waarvoor het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister gevraagd worden, conform is met artikel 4, 1, 2, WVP; het gebruik van het identificatienummer, in het licht van dit doeleinde, proportioneel is (artikel 4, 1, 3, WVP). A. DOELEINDEN 4. De aanvrager stelt thans dat hij het identificatienummer slechts wenst te gebruiken in de context van de productiedatabank. 5. De aanvrager is het departement dat wettelijk bevoegd is voor de afgifte van paspoorten overeenkomstig de nationale en internationale regelgeving die ter zake van toepassing is. Concreet betekent dit dat de aanvrager persoonsgegevens verzamelt van de burger die een paspoort aanvraagt - namelijk deze die op het paspoort moeten worden vermeld - en controleert om daarna tot de materiële aanmaak van het document over te gaan. Voor de aanmaak doet de aanvrager beroep op een verwerker.

3 Beraadslaging RR 70 /2012-3/7 6. Er is geen uniek aanspreekpunt tot hetwelk een burger zich kan richten om zijn paspoort aan te vragen. Naast de ambtenaren van de centrale diensten van de aanvrager kan de burger zich eveneens richten tot de gemeente- en provincieambtenaren, de diplomatieke en consulaire ambtenaren in het buitenland die ermee belast werden om paspoorten af te leveren. 7. Teneinde een uniforme en veilige behandeling van de paspoortaanvragen te verzekeren en de aanvrager tevens in staat te stellen om de productie op te volgen, voeren de betrokken ambtenaren de met het oog op de aflevering van het paspoort verzamelde en gecontroleerde gegevens in het reispasloket. Ze worden vervolgens versleuteld en via een beveiligd netwerk naar de centrale administratie van de aanvrager gestuurd waar ze worden opgeslagen in de centrale productiegegevensbank. Van daaruit wordt een beveiligde extractie van de gegevens, noodzakelijk voor de productie van het paspoort, bezorgd aan de verwerker. 8. In die context wenst de aanvrager het identificatienummer te gebruiken, enerzijds om zich ervan te vergewissen dat er in de gegevensstroom geen vergissingen gebeuren en er slechts 1 paspoort wordt afgeleverd aan de juiste persoon en anderzijds om het gebruikers- en toegangsbeheer te organiseren. De ambtenaren die instaan voor de afgifte van paspoorten en daartoe gegevens invoeren in het reispasloket zullen zich moeten identificeren en authenticeren aan de hand van hun eid waarna zal worden gecontroleerd in de autorisatiegegevensbank of zij behoorlijk werden gemachtigd om paspoorten af te leveren en dus daartoe de nodige gegevens te verzamelen, te controleren en te verzenden. 9. Het gaat om een uitdrukkelijk en welomschreven doeleinden. De verwerkingen die de aanvrager daartoe verricht zijn gestoeld op artikel 5, eerste lid, c) en f), WVP en, in de mate dat vingerafdrukken gevoelige informatie bevatten, op artikel 6, 2, l), WVP en artikel 7, 2, e), WVP zodat de doeleinden tevens als gerechtvaardigd kunnen worden bestempeld. B. PROPORTIONALITEIT B.1. Ten overstaan van het identificatienummer 10. Voor wat het gebruik van het identificatienummer betreft in de productiegegevensbank van de personen die een paspoort aanvragen, stelt het Comité vast dat het essentieel is dat zij correct geïdentificeerd worden. Dit betekent dat misverstanden die kunnen ontstaan n.a.v. homonymie en foutieve schrijfwijzen in de mate van het mogelijke moeten worden vermeden.

4 Beraadslaging RR 70 /2012-4/7 11. Aan de hand van het unieke identificatienummer van het Rijksregister kan een persoon precies geïdentificeerd worden, zeker wanneer het samen wordt gebruikt met de naam en de voornamen. Dit impliceert dat het identificatienummer een van de persoonsgegevens is die door de bevoegde ambtenaren zal worden verzameld n.a.v. een paspoortaanvraag. Het door de aanvrager gewenste gebruik van het identificatienummer is, in het licht van het opgegeven doeleinde, dan ook in overeenstemming met artikel 4, 1, 3, WVP. 12. Voor wat het gebruik van het identificatienummer in het kader van het gebruikers- en toegangsbeheer betreft, stelt het Comité vast dat het essentieel is voor het systeem, dat de aanvrager opzet om de gegevensstromen met het oog op de afgifte van paspoorten te organiseren, dat gebruikers correct geïdentificeerd worden en onbevoegden geen toegang krijgen. Dit betekent dat misverstanden die kunnen ontstaan n.a.v. homonymie en foutieve schrijfwijzen uitgesloten moeten worden teneinde de authenticatie en autorisatie niet te hypothekeren. De elektronische identificatie, authenticatie en autorisatie moeten gebeuren op een beveiligde en zekere manier. De aanvrager moet zeker zijn van de identiteit van de persoon die een web-toepassing of web-service wenst te gebruiken omdat langs deze kanalen enerzijds toegang wordt verleend tot een aantal persoonsgegevens en anderzijds handelingen kunnen worden gesteld. Om autorisatie te kunnen verlenen moet de aanvrager ongeacht of daartoe een token of de eid gebruikt wordt - bepaalde gebruikersgegevens bewaren zodat op elk ogenblik tot authenticatie kan worden overgegaan en het recht op toegang kan worden bepaald. Hij opteert ervoor om daartoe naast de naam en de voornamen ook het identificatienummer van het Rijksregister te bewaren. Aan de hand van het unieke identificatienummer van het Rijksregister kan een persoon precies geïdentificeerd worden en kunnen tevens alle raadplegingen en handelingen worden getraceerd. 13. Het Comité stelt vast dat dit gebruik van het identificatienummer in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. B.2. Ten overstaan van de duur van de machtiging 14. Er wordt een machtiging voor onbepaalde duur gevraagd. Het Comité stelt vast dat het doeleinde waarvoor de aanvrager een toegang wenst te bekomen niet in de tijd bepaalbaar is. In het licht hiervan is een machtiging van onbepaalde duur gepast (artikel 4, 1, 3, WVP). B.3. Ten overstaan van de bewaringstermijn 15. In de aanvraag wordt gesteld dat de gegevens gedurende 3 maanden worden bewaard in de productiegegevensbank, zodat er een zekere marge is om het paspoort opnieuw aan te maken zonder dat de betrokkene zich opnieuw moet verplaatsen als wordt vastgesteld dat het

5 Beraadslaging RR 70 /2012-5/7 geproduceerde paspoort gebrekkig is (bijvoorbeeld bevat onjuiste gegevens, chip functioneert niet) of een paspoort tijdens de verzending naar het buitenland verloren gaat. 16. Het Comité stelt vast dat er een onderscheid moet worden gemaakt tussen de bewaartermijn van de gegevens die worden opgeslagen in de productiegegevensbank en de bewaartermijn van gegevens in de context van het gebruikers- en toegangsbeheer. 17. M.b.t. de voorgestelde bewaartermijn van de gegevens in de productiegegevensbank stelt het Comité vast dat deze in het licht van het omschreven doeleinde gepast is (artikel 4, 1, 5, WVP). 18. In het kader van het gebruikers- en toegangsbeheer moeten loggings registreert wanneer een persoon een bepaalde verrichting stelde en op wie deze betrekking had - worden bijgehouden. Zij moeten toelaten onregelmatigheden of misbruiken vast te stellen. Rekening houdend met het feit dat misbruiken m.b.t. verwerking van persoonsgegevens een strafbaar feit zijn, is het aangewezen dat dergelijke loggings minstens gedurende 10 jaar bewaard worden. B.4. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 19. In de initiële aanvraag van 20/02/2012 wordt gemeld dat het identificatienummer uitsluitend intern zal worden gebruikt. 20. Het Comité neemt hiervan akte. B.5. Netwerkverbindingen 21. Noch in de initiële aanvraag van 20/02/2012, noch in de aanvraag tot herziening wordt melding gemaakt van netwerkverbindingen. Het Comité neemt hiervan akte. 22. Vanuit een bekommernis tot volledigheid benadrukt het Comité dat: indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het identificatienummer van het Rijksregister in ieder geval slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke deze laatsten eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. C. INFORMATIEBEVEILIGING

6 Beraadslaging RR 70 /2012-6/7 23. Het Comité verwijst in dit verband naar de opmerkingen die het formuleerde in rubriek C.2. van de beraadslaging RR nr. 34/2012 van 04/04/2012, op basis waarvan het weliswaar een machtiging verleende maar onder opschortende voorwaarde. 24. Op 14/08/2012 bezorgde de aanvrager documenten waaruit blijkt dat hij zijn personeelsleden een gedragscode - waarin o.a. de vertrouwelijkheid van de verwerking van persoonsgegevens wordt toegelicht - ter ondertekening heeft voorgelegd. Het Comité is van oordeel dat de personeelsleden door de toezending van de code werden geïnformeerd zoals geëist in de beraadslaging RR nr. 34/2012. OM DEZE REDENEN, het Comité 1 machtigt de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking om voor de doeleinden omschreven in rubriek A en onder de voorwaarden bepaald in deze beraadslaging voor onbepaalde duur het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. 2 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatieveiligheid die een impact kan hebben op de antwoorden die met het veiligheidsformulier aan het Comité werden verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren;

7 Beraadslaging RR 70 /2012-7/7 3 bepaalt dat wanneer het Comité de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken een vragenlijst met betrekking tot de informatieveiligheidsstatus toestuurt, deze laatste de lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan het Comité. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon