1/9. evenals het. (hierna "WRR"); persoonlijke. werking van

Transcriptie

1 1/9 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 41/2015 vann 17 juni 2015 Betreft: aanvraag van de Nationalee Veiligheidsoverheid omm toegang te krijgen tot een aantal informatiegegevens van het Rijksregister en van het register van identiteitskaarten evenals het Rijksregisternummer te gebruiken met het oog op het beheer van veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen via de Fides applicatie (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 177 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tott de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de Nationalee Veiligheidsoverheid, ontvangen op 08/09/2014; Gelet op de bijkomende informatie, ontvangen op 13/03/2015 en op 17/06/ /2015; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de e Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 09/03/2015;

2 Beraadslaging RR 41 /2015-2/9 Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 17 juni 2015, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. De Nationale Veiligheidsoverheid (hierna de NVO ) verzoekt te worden gemachtigd om toegang te krijgen tot: de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2, 4-5, 7-9, 16 WRR; de foto opgeslagen in het Rijksregister (hiermee wordt bedoeld de foto waarvan sprake in artikel 6bis, 1, 1, van de wet van 19 juli ); evenals het Rijksregisternummer te gebruiken met het oog op het beheer van veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 2. Overeenkomstig artikel 5, eerste lid, 1 en artikel 8 van de WRR, verleent het Comité machtiging om toegang te bekomen tot of om mededeling te krijgen van de informatiegegevens van het Rijksregister en het Rijksregisternummer te gebruiken: aan de Belgische openbare overheden voor de informatiegegevens die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie. Artikel 6bis, 3, eerste lid, van de wet van 19 juli 1991 bevat een gelijkaardige bepaling voor wat betreft de gegevens die zijn opgenomen in het Register van de Identiteitskaarten en het Register van de Vreemdelingenkaarten. 3. De Nationale Veiligheidsoverheid (NVO) is de collegiale overheid die bevoegd is voor de afgifte of de intrekking van veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen. De NVO werd opgericht door artikel 15 van de wet van 11 december 1998 betreffende de 1 Wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en verblijfsdocumenten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen.

3 Beraadslaging RR 41 /2015-3/9 classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen, en artikel 21 van het Koninklijk besluit van 24 maart dat voormelde wet uitvoert. 4. De NVO komt op basis van artikel 5, eerste lid, 1, en artikel 8 WRR en artikel 6bis, 3, eerste lid, van de wet van 19 juli 1991 in aanmerking om te worden gemachtigd. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 5. Op grond van artikel 4 WVP vormen de informatiegegevens van het Rijksregister en het Rijksregisternummer persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Persoonsgegevens moeten bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. B. DOELEINDEN 6. De NVO is bevoegd voor het afgeven of intrekken van veiligheidsmachtigingen overeenkomstig artikel 15 van de wet van 11 december Aan het al dan niet afleveren van een veiligheidsmachtiging gaat een veiligheidsonderzoek vooraf, uitgevoerd door de inlichtingendiensten. Dit veiligheidsonderzoek betreft de aanvrager, zijn partner, meerderjarige kinderen, en alle andere meerderjarige personen die onder hetzelfde dak wonen. 7. De huidige werkwijze houdt in dat de aanvraagformulieren door de aanvrager op papier worden ingevuld, voorzien van pasfoto en ondertekend. Dit wordt doorgegeven aan de veiligheidsofficier, welke de aanvragen overmaakt aan de NVO. Een aanvraagformulier bevat de identificatie van de betrokkene, rechtvaardiging van de aanvraag, nationaliteit, woonplaatsen tot 10 jaar terug, beroepsantecedenten, referentiepersonen, familiale situatie, gegevens partner, kinderen, andere personen, indien meerderjarig en verblijvend onder hetzelfde dak. De gegevens worden vervolgens opgenomen in lokale databanken, enkel beschikbaar voor het secretariaat van de NVO. Een ontvankelijke aanvraag wordt vervolgens door het secretariaat van de NVO overgemaakt aan de inlichtingendiensten, tevens collegiale diensten van de NVO. Het niveau van de veiligheidsmachtiging bepaalt de omvang van het veiligheidsonderzoek. Een gemotiveerde beoordeling wordt aan het secretariaat van de NVO overgemaakt, dat op haar beurt de betrokkene op de hoogte stelt van deze beslissing. 2 Koninklijk besluit van 24 maart 2000 tot uitvoering van de wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen

4 Beraadslaging RR 41 /2015-4/9 8. Tot op heden verliep het proces voor aanvraag van een veiligheidsmachtiging op papier. Thans wil men dit proces automatiseren en de informatie ophalen uit authentieke bronnen. De betrokkenen dienen hun aanvraagformulier elektronisch in en ondertekenen met hun e-id. de databank wordt raadpleegbaar voor alle collegiale autoriteiten van de NVO. Via afzonderlijke profielen kan informatie afgeschermd worden, afhankelijk van de wettelijke bevoegdheden. De dossiers zullen volledig digitaal worden beheerd, en de processen zoveel als mogelijk geautomatiseerd, bijvoorbeeld het versturen van de dossiers naar de relevante dienst. 9. Voor wat betreft de toegang tot de informatiegegevens en de foto uit het Rijksregister, betreft het een welbepaald en uitdrukkelijk omschreven doeleinde in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR. Het is tevens gerechtvaardigd vermits de verwerkingen van persoonsgegevens die daartoe worden verricht, gestoeld zijn op artikel 5, eerste lid, c), WVP. 10. Het gebruik van het Rijksregisternummer wordt in de eerste plaats gevraagd voor het toegangs en gebruikersbeheer. Hiervoor zal een beroep worden gedaan op de FAS van Fedict. De betrokkene identificeert zich via zijn e-id (via FAS Fedict), waarna de NVO de benodigde gegevens zal opvragen via het rijksregister. Ook voor de toegangsprofielen tot de dossiers zal het rijksregisternummer worden gebruikt. Voor dit voorgaande gebruik is de huidige machtigingsaanvraag zonder voorwerp. Er werd namelijk op de zitting van 25 maart 2015 door het Comité een algemene machtiging nr. 21/2015 goedgekeurd om het rijksregisternummer te gebruiken bij aanwending van het Federal Authentication Service systeem van FEDICT voor het toegangs- en gebruikersbeheer tot de informatietoepassingen die ontwikkeld zijn voor opdrachten van algemeen belang. De NVO moet zich dan ook voor dit doeleinde aansluiten bij deze machtiging. 11. Daarnaast wordt het gebruik van het Rijksregisternummer gevraagd als opzoekcriterium en unieke identificatie van een persoon, en als sleutel om bij diverse diensten informatie op te vragen. 12. Ook dit laatste doeleinde is welbepaald en uitdrukkelijk omschreven in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR. Het is tevens gerechtvaardigd vermits de verwerkingen van persoonsgegevens die daartoe worden verricht, gestoeld zijn op artikel 5, eerste lid, f), WVP. Het Comité merkt wel ten algemene titel op dat het vooralsnog onduidelijk is in welke mate de voormelde gegevens zullen worden aangewend in het kader van het veiligheidsonderzoek, en dat daaromtrent meer verduidelijking dient te worden bekomen, ook voor wat betreft de inhoud van een dergelijk veiligheidsonderzoek. Vandaar dat het Comité in afwachting van het bekomen van deze informatie, de geldigheidsduur van deze machtiging beperkt tot 1 jaar.

5 Beraadslaging RR 41 /2015-5/9 C. PROPORTIONALITEIT C.1. Ten overstaan van de informatiegegevens van het Rijksregister 13. Er wordt toegang gevraagd tot de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1-2, 4-5, 7-9, 16 WRR, namelijk: de naam en voornamen; de geboortedatum en -plaats; de nationaliteit en de historiek ervan gedurende 10 jaar; de hoofdverblijfplaats en de historiek ervan gedurende 10 jaar; beroep en de historiek ervan gedurende 10 jaar; burgerlijke staat; samenstelling van het gezin; de vermelding van de afstammelingen in rechtstreekse, dalende lijn in de eerste graad. 14. Er wordt vastgesteld dat de toegang tot deze gegevens, met uitzondering van het gegeven beroep, in het licht van de opgegeven doeleinden in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. Het Comité weigert namelijk reeds geruime tijd de toegang tot het gegeven beroep omdat het onvoldoende is bijgewerkt. De toegang tot het gegeven beroep wordt dan ook geweigerd. C.2. Ten overstaan van het gegeven in het Register van identiteitskaarten en het Register van vreemdelingenkaarten 15. Er wordt toegang gewenst tot de foto waarvan sprake in artikel 6bis, 1, 1, van de wet van 19 juli Het Comité besluit dat een toegang tot dit gegeven in het licht van de opgegeven doeleinden in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP. C.3. Ten overstaan van het Rijksregisternummer 16. Men wenst dit nummer te gebruiken als opzoekcriterium en unieke identificatie van een persoon, en als sleutel om bij het Rijksregister informatie op te vragen. 17. Het Rijksregisternummer is een uniek nummer dat een persoon met grote nauwkeurigheid identificeert en toelaat misverstanden uit te sluiten die zich kunnen voordoen ingevolge homonymie of schrijffouten. Het laat tevens toe om gericht het Rijksregister te raadplegen. Het Comité besluit dat een toegang tot dit gegeven in het licht van de opgegeven doeleinden in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3, WVP.

6 Beraadslaging RR 41 /2015-6/9 C.4. Ten overstaan van de frequentie van de toegang en de duur van de machtiging 18. In de aanvraag wordt gemeld dat een veiligheidsmachtiging op om het even welk tijdstip kan worden aangevraagd, wat inhoudt dat het op elk moment moet mogelijk zijn om de opgegeven gegevens te toetsen aan deze die zijn opgenomen in het Rijksregister. Het Comité stelt vast dat, gezien de aard van de werkzaamheden, een permanente toegang gepast is (artikel 4, 1, 3 WVP). 19. Er wordt een machtiging van onbepaalde duur gevraagd. Rekening houdend met het feit dat niet in de tijd werd bepaald hoelang de NVO belast is met de aflevering van veiligheidsmachtigingen, oordeelt het Comité dat een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3, WVP). C.5. Ten overstaan van de bewaartermijn 20. De NVO stelt dat deze gegevens worden bewaard tot 5 jaar na het einde van een machtiging. De geldigheid van een veiligheidsmachtiging betreft maximaal 5 jaar. De NVO moet de initiële gegevens gedurende deze periode bewaren. Eventuele wijzigingen aan deze gegevens doorheen deze periode kunnen aanleiding geven tot de noodzaak om een nieuw veiligheidsonderzoek te starten. Het behouden van de gegevens tot 5 jaar na het verlopen van een veiligheidsmachtiging heeft tot doel om latere hernieuwingen te vergemakkelijken, om een zicht te hebben op de eventuele wijzigingen, en om de beslissingen van de NVO te kunnen staven voor het Beroepsorgaan inzake Veiligheidsmachtigingen, -attesten en adviezen. 21. Het Comité stelt vast dat dit, in het licht van artikel 4, 1, 5, van de WVP, aanvaardbaar is. C.6. Intern gebruik en /of mededeling aan derden 22. De gegevens worden in de eerste plaats intern gebruikt door de dossierbehandelaars voor het beheer van de veiligheidsmachtigingen. 23. De NVO meldt dat er ook gegevensuitwisselingen zullen gebeuren met de veiligheidsofficieren, ter controle van de gegevens. Het Comité vestigt er de aandacht op dat het Rijksregisternummer slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke deze derden eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken.

7 Beraadslaging RR 41 /2015-7/9 C.7. Netwerkverbindingen 24. Volgens de aanvraag komen er geen netwerkverbindingen tot stand. Het Comité neemt hiervan akte. 25. Volledigheidshalve benadrukt het Comité dat: indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de NVO het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het Rijksregisternummer in ieder geval slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke deze laatsten eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. D. INFORMATIEBEVEILIGING D.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 26. De identiteit van de consulent inzake informatiebeveiliging van de NVO werd meegedeeld. Uit de verstrekte informatie blijkt dat de persoon die wordt voorgedragen over de nodige kennis beschikt om deze functie te vervullen. 27. Op basis hiervan oordeelt het Comité dat de voorgedragen consulent inzake informatiebeveiliging kan worden aanvaard. D.2. Informatiebeveiligingsbeleid 28. Uit de voorgelegde conformiteitsverklaring blijkt dat de NVO over een informatiebeveiligingsbeleid beschikt en dit op het terrein uitvoert. 29. Het Comité heeft er akte van genomen. D.3. Personen die over een toegang beschikken en het Rijksregisternummer gebruiken en de lijst van deze personen 30. De personeelsleden van de NVO die belast worden met het beheer van dossiers m.b.t. veiligheidsmachtigingen zullen over een toegang beschikken en het Rijksregisternummer gebruiken.

8 Beraadslaging RR 41 /2015-8/9 31. De NVO moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen van de personen die het Rijksregisternummer gebruiken en die toegang tot de gegevens krijgen. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd worden en ter beschikking gehouden worden van het Comité. 32. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens waartoe zij toegang krijgen, te bewaren. OM DEZE REDENEN, het Comité 1 machtigt de Nationale Veiligheidsoverheid om voor de doeleinden vermeld onder punt B en onder de voorwaarden vastgesteld in deze beraadslaging, voor de duur van 1 jaar : toegang te hebben tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1-2, 4-5, 8-9, 16 WRR en tot de foto waarvan sprake in artikel 6bis, 1, 1, van de wet van 19 juli 1991; het Rijksregisternummer te gebruiken; Het Comité zal dit dossier ambtshalve hernemen voor het verstrijken van de machtigingstermijn teneinde te bepalen of, gelet op de verstrekte informatie in uitvoering van randnummer 12, de tijdelijke machtiging kan worden omgezet in een machtiging van onbepaalde duur. 2 bepaalt dat de Nationale Veiligheidsoverheid voor het gebruik van het rijksregisternummer voor het toegangs en gebruikersbeheer, zich dient aan te sluiten bij de algemene machtiging 21/2015 om het Rijksregisternummer te gebruiken bij aanwending van het Federal Authentication Service systeem van FEDICT voor het toegangs- en gebruikersbeheer tot de informatietoepassingen die ontwikkeld zijn voor opdrachten van algemeen belang; 3 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden die met het veiligheidsformulier aan het Comité werden verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), de Nationale Veiligheidsoverheid een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren;

9 Beraadslaging RR 41 /2015-9/9 4 bepaalt dat wanneer het Comité de Nationale Veiligheidsoverheid een vragenlijst met betrekking tot de informatiebeveiligingsstatus toestuurt, deze laatste de lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan het Comité. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren. 5 wijst het overige gevraagde af; Voor de Wnd. Administrateur, afw. De Voorzitter, (get;) An Machtens Wnd. Afdelinghoofd ORM (get.) Mireille Salmon