Gelet op de aanvraag van de FOD Mobiliteit en Vervoer, ontvangen op 08/11/2013;

Transcriptie

1 1/8 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 19/2014 van 5 maart 2014 Betreft: aanvraag van de FOD Mobiliteit en Vervoer om toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer ervan te gebruiken met het oog op de ontwikkeling van een elektronisch loket voor burgers en de automatisering van bepaalde gegevensstromen naar andere overheden toe (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de FOD Mobiliteit en Vervoer, ontvangen op 08/11/2013; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 11/02/2014; Gelet op het verslag van de Voorzitter;

2 Beraadslaging RR 19 /2014-2/8 Beslist op 5 maart 2014, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. De aanvraag heeft tot doel om de FOD Mobiliteit en Vervoer, DG Luchtvaart, hierna de aanvrager, te machtigen om:. een toegang te bekomen tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 (geboortedatum), 5 en 6 (datum van overlijden), WRR evenals de geautomatiseerde mededeling van de wijzigingen van de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 5 en 6 (datum van overlijden), WRR; het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken; met het oog op de ontwikkeling van een elektronisch loket voor burgers en de automatisering van bepaalde gegevensstromen naar andere overheden toe. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG 2. De aanvrager werd bij koninklijk besluit van 11 november 2002 (toegangsbesluit) 1, toegang verleend tot een aantal informatiegegevens van het Rijksregister. Bij een tweede koninklijk besluit van 11 november 2002 (gebruiksbesluit) 2 werden sommige ambtenaren van de aanvrager gemachtigd om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. 3. Het onderzoek van het Comité kan er zich bijgevolg toe beperken na te gaan of de doeleinden waarvoor de toegang en het gebruik worden gevraagd welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn (artikel 4, 1, 2, WVP). A. DOELEINDEN 4. De aanvrager is belast met de toepassing van het koninklijk besluit van 15 maart 1954 tot regeling van de luchtvaart. Dit betekent dat hij o.a. instaat voor het inschrijven van luchtvaartuigen, het behandelen van aanvragen tot het bekomen van vergunningen, van luchtwaardigheidsattesten. De aanvrager wenst zijn werkzaamheden zoveel mogelijk te automatiseren. Concreet houdt dit in: 1 Koninklijk besluit van 11 november 2002 waarbij aan sommige ambtenaren en beambten van de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer toegang wordt verleend tot het Rijksregister der natuurlijke personen. 2 Koninklijk besluit van 11 november 2002 waarbij sommige ambtenaren en beambten van de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer gemachtigd worden om het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen te gebruiken.

3 Beraadslaging RR 19 /2014-3/8 het ontwikkelen van een elektronisch loket (webservice) via hetwelk burgers die zich via de eid hebben geïdentificeerd en geauthentiseerd, formaliteiten kunnen vervullen (bv. een inschrijving verrichten) of aanvragen doen (bv. een vergunning aanvragen); gegevensstromen naar andere overheden toe (FEDCOM 3 en het Agentschap Vlaamse Belastingdienst - VLABEL). 5. De nagestreefde doeleinden zijn welbepaald en uitdrukkelijk omschreven in de zin van artikelen 4, 1, 2, WVP en 5, tweede lid WRR. Ze zijn tevens gerechtvaardigd vermits de verwerkingen die eruit voorspruiten gestoeld zijn op artikel 5, eerste lid, c) en e) WVP. B. PROPORTIONALITEIT B.1. Ten overstaan van de gegevens B.1.1. Doeleinde elektronisch loket (webservice) 6. De aanvrager wenst toegang te bekomen tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2, 5 en 6, WRR, namelijk: de naam en voornamen; de geboortedatum (niet de geboorteplaats); de hoofdverblijfplaats; de datum van overlijden (niet de plaats van overlijden). 7. Ingevolge artikel 1, eerste lid, 4, van het reeds vermelde toegangsbesluit beschikt de aanvrager over een toegang tot de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 9, en tweede lid WRR voor het vervullen van taken die verband houden met de toekenning van vliegvergunningen, alsmede voor taken die verband houden met de luchtvaartinspectie en de luchtvaartbeveiliging. 8. De verrichtingen die via het elektronisch loket (webservice) zullen gebeuren situeren zich binnen het in het toegangsbesluit vermelde doeleinde. Het Comité besluit dan ook dat de aanvrager voor wat het elektronisch loket (webservice) betreft, reeds over een toegang tot de gewenste gegevens beschikt op basis van het toegangsbesluit. Zijn aanvraag is dus voor wat dit punt betreft zonder voorwerp. 3 Is het federale boekhoudsysteem ontwikkeld door de FOD Budget en Beheerscontrole in uitvoering van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat.

4 Beraadslaging RR 19 /2014-4/8 9. De aanvrager wenst voor de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 5 en 6 (alleen datum van overlijden), WRR de geautomatiseerde mededeling van de wijzigingen ontvangen. Op die manier worden de adressen in de dossiers van de aanvrager up-to-date gehouden. Dit voorkomt de verzending van documenten aan een adres waar de betrokkene niet langer woonachtig is. Het vermijdt tevens dat er punctuele manuele raadplegingen van het Rijksregister moeten gebeuren om de juistheid van het adres te controleren vooraleer tot verzending over te gaan. Ingeval van overlijden van de eigenaar van een ingeschreven luchtvaartuig, moet de aanvrager dit vaartuig ambtshalve schrappen uit het luchtvaartregister en/of moet de inschrijving worden gewijzigd. 10. In het licht hiervan is het Comité van oordeel dat de geautomatiseerde mededeling van de wijzigingen van de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 5 en 6 (alleen datum van overlijden), WRR gepast is en dus in overeenstemming met artikel 4, 1, 3, WVP. 11. Opdat de mededeling van deze wijzigingen proportioneel zou verlopen, moet deze mededeling beperkt zijn tot de personen waarvoor de aanvrager over een actief dossier beschikt. Dit vereist het werken met een verwijzingsrepertorium. 12. In de mate dat de aanvrager niet over de mogelijkheden beschikt om dergelijk verwijzingsrepertorium aan te leggen is het aangewezen dat hij beroep doet op de diensten van de federale dienstenintegrator Fedict om deze proportionele mededeling te organiseren. Indien dit niet mogelijk is of niet tot een bevredigend resultaat leidt, kan desgevallend worden nagegaan in hoeverre er synergie met het verwijzingsrepertorium van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid mogelijk is. Tot slot wordt er de aandacht op gevestigd dat de proportionele mededeling van de wijzigingen ook kan georganiseerd worden door aan het Rijksregister een geactualiseerde lijst te verstrekken houdende de identificatienummers van de personen die een actief dossier hebben. Aan de hand hiervan kunnen de diensten van het Rijksregister dan de wijzigingen bezorgen. B.1.2. Automatiseren gegevensstromen naar FOD Budget en Beheercontrole, naar VLABEL 13. Het betreft mededeling van dossier-gerelateerde gegevens, waarvan sommige aan de hand van het Rijksregister op hun juistheid en actualiteit werden gecontroleerd en andere uit het Rijksregister werden opgehaald: aan de FOD Budget en Beheercontrole met het oog op de vervulling door de aanvrager van zijn wettelijke boekhoudverplichtingen via het FEDCOM-systeem; aan VLABEL met het oog op de inning door deze laatste van de verkeersbelasting 4. 4 Mededeling die gemachtigd werd door de beraadslaging FO nr. 07/2009 van 11 juni 2009.

5 Beraadslaging RR 19 /2014-5/8 14. Artikel 2 van het toegangsbesluit bepaalt dat de aanvrager uit het Rijksregister verkregen gegevens mag meedelen aan andere openbare overheden en instellingen voor zover deze behoorlijk gemachtigd zijn overeenkomstig artikel 5 WRR. Zowel de FOD Budget en Beheercontrole 5 als VLABEL 6 zijn gemachtigd om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister. De aanvraag is dus voor wat dit aspect betreft eveneens zonder voorwerp. 15. Uit de inlichtingen verstrekt in de aanvraag blijkt dat beoogde doeleinden, de ontwikkeling van een elektronisch loket voor burgers en de automatisering van bepaalde gegevensstromen naar andere overheden toe, passen in de wettelijke opdracht van de aanvrager. B.2. Ten overstaan van het identificatienummer van het Rijksregister 16. De aanvrager wenst burgers eenduidig te identificeren teneinde vergissingen te vermijden zowel met het oog op de verrichtingen die laatstgenoemden via het elektronisch loket (webservice) stelt evenals bij het verlenen van toegang tot hun eigen dossier. 17. Krachtens artikel 2 van het gebruiksbesluit mag de aanvrager het identificatienummer gebruiken voor identificatiedoeleinden en dit in zijn databanken bijhouden in uitvoering van de wets- en verordeningsbepalingen waarmee hij is belast. 18. Het opzet van de aanvrager om een elektronisch loket te ontwikkelen waarmee burgers vergunningen kunnen aanvragen of hun dossier bij de administratie kunnen raadplegen is onlosmakelijk verbonden met de wettelijke opdracht van de aanvrager. Bijgevolg is er geen sprake van een nieuw doeleinde dat afzonderlijk gemachtigd dient te worden. 19. Voor wat de automatisering van de gegevensstromen met de FOD Budget en Beheercontrole en met VLABEL betreft is het eveneens onontbeerlijk dat vergissingen m.b.t. de personen over wie informatie wordt uitgewisseld, worden vermeden. Artikel 3 van het gebruiksbesluit bepaalt dat de aanvrager het identificatienummer als identificatiemiddel mag gebruiken in betrekkingen met andere openbare overheden en instellingen voor zover deze behoorlijk gemachtigd zijn en voor zover alle betrokkenen handelen binnen de uitoefening van hun wettelijke en reglementaire bevoegdheden. Zowel de FOD Budget en Beheercontrole 7 als VLABEL 8 zijn gemachtigd om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. 5 Beraadslaging RR nr. 46/2008 van 12 november Koninklijk besluit van 30 januari 1998 tot regeling van de toegang tot de informatiegegevens en van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen voor de Administratie Budgettering, Accounting en Financieel Management van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. 7 Beraadslaging RR nr. 46/2008 van 12 november 2008.

6 Beraadslaging RR 19 /2014-6/8 20. Bijgevolg is voor dit aspect evenmin sprake van een nieuw doeleinde dat afzonderlijk gemachtigd dient te worden. Daarenboven werden de beoogde netwerkverbindingen met het FEDCOM-systeem van de FOD Budget en Beheercontrole 9 en VLABEL 10 reeds gemeld aan het Comité, conform artikel 8, 1, 4 e lid WRR. B.3. Ten overstaan van de duur van de machtiging 21. De aanvrager meldt dat de werkzaamheden met het oog waarop hij om een geautomatiseerde mededeling van de wijzigingen verzoekt, niet in de tijd bepaalbaar zijn. 22. Het Comité oordeelt dat in de gegeven omstandigheden een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3, WVP). B.4. Ten overstaan van de bewaartermijn 23. In de aanvraag wordt geen concrete bewaartermijn vooropgesteld. Er wordt toegelicht dat de bewaartermijn wordt bepaald in functie van de volgende criteria: de wettelijke bewaartermijnen van verleende vergunningen, afgeleverde inschrijvingen en afgeleverde autorisaties; bewaartermijnen voortspruitend uit fiscale en boekhoudkundige bepalingen die de aanvrager in acht moet nemen. 24. Het Comité stelt vast dat deze parameters toelaten om te bepalen wanneer in een concreet geval de bewaring niet langer verantwoord is. Het Comité stelt vast dat de aldus omschreven bewaartermijn aanvaardbaar is in het licht van artikel 4, 1, 5, WVP. 8 Het reeds geciteerde koninklijk besluit van 30 januari Netwerkverbinding tussen FEDCOM-systeem van de FOD Budget en Beheercontrole en de aanvrager gemachtigd in beraadslaging RR nr. 46/2008 van 12 november Netwerkverbinding tussen VLABEL en de aanvrager gemachtigd in beraadslaging RR nr. 30/2007 van 12 september 2007.

7 Beraadslaging RR 19 /2014-7/8 C. INFORMATIEBEVEILIGING C.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 25. De identiteit van de consulent inzake informatiebeveiliging werd meegedeeld. De betrokkene werd reeds door het Comité aanvaard. C.2. Informatiebeveiligingsbeleid 26. Uit de meegedeelde stukken blijkt dat de aanvrager over een beveiligingsbeleid beschikt en dit ook praktisch op het terrein uitwerkt. 27. Het Comité heeft er akte van genomen. C.3. Personen die toegang hebben tot de gegevens en/of het identificatienummer gebruiken en lijst van deze personen 28. Volgens de aanvraag zullen de personeelsleden die dossiers behandelen, evenals personeelsleden van de ICT-dienst die instaan voor het onderhoud en technisch beheer, toegang hebben tot de gegevens en het identificatienummer van het Rijksregister gebruiken. 29. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen van de personen die het identificatienummer van het Rijksregister gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd worden en ter beschikking gehouden worden van het Comité. 30. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens waartoe zij toegang krijgen, te bewaren. OM DEZE REDENEN, het Comité 1 machtigt de FOD Mobiliteit en Vervoer voor onbepaalde duur om onder de voorwaarden bepaald in deze beraadslaging en in het bijzonder deze vermeld in randnummers 11 en 12, de geautomatiseerde mededeling te krijgen van de wijzigingen van de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 5 en 6 (datum van overlijden), WRR; 2 stelt vast dat het meer gevraagde zonder voorwerp is;

8 Beraadslaging RR 19 /2014-8/8 3 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden die met het veiligheidsformulier aan het Comité werden verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), de FOD Mobiliteit en Vervoer een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren; 4 bepaalt dat wanneer het Comité de FOD Mobiliteit en Vervoer een vragenlijst met betrekking tot de informatiebeveiligingsstatus toestuurt, deze laatste de lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan het Comité. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon