Gelet op de aanvraag van het Instituut voor Gerechtelijke Opleiding ontvangen op 15/03/2012;

Transcriptie

1 1/7 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 37/2012 van 9 mei 2012 Betreft: aanvraag van het Instituut voor Gerechtelijke Opleiding om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken in het kader van haar learning management system (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van het Instituut voor Gerechtelijke Opleiding ontvangen op 15/03/2012; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 20/04/2012; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 9 mei 2012, na beraadslaging, als volgt:

2 Beraadslaging RR 37 /2012-2/7 I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. De aanvraag heeft tot doel om het Instituut voor Gerechtelijke Opleiding, hierna de aanvrager genoemd, te machtigen om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken in het kader van haar learning management system (hierna LMS ). Met deze toepassing wil de aanvrager een geïnformatiseerd beheer uitbouwen van de opleidingen die hij organiseert voor magistraten en voor het personeel van de rechterlijke orde. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 2. Overeenkomstig artikel 5, 1ste lid, 1 en artikel 8 van de WRR, verleent het Comité machtiging om toegang te hebben tot de informatie bepaald in artikel 3, eerste en tweede lid van de WRR, of om er mededeling van te krijgen en het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken: aan de Belgische openbare overheden voor de informatiegegevens die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie. 3. De aanvrager werd opgericht in artikel 7 van de wet van 31 januari 2007 inzake de gerechtelijke opleiding en tot oprichting van het Instituut voor Gerechtelijke opleiding. Luidens artikel 8 van diezelfde wet staat de aanvrager in voor het opstellen van de programma s inzake de initiële (tijdens de stage of bij de indiensttreding) en permanente (gedurende de loopbaan) opleidingen voor magistraten en voor het personeel van de rechterlijke orde. Op grond van hetzelfde artikel, dient de aanvrager deze programma s ook uit te voeren en te evalueren. 4. De aanvrager komt in zijn hoedanigheid van Belgische openbare overheid in aanmerking om gemachtigd te worden het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken krachtens artikel 5, 1ste lid, 1 en artikel 8 van de WRR. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 5. Het identificatienummer van het Rijksregister betreft een persoonsgegeven zoals bedoeld in artikel 4, 1, 2 van de WVP en dergelijke gegevens mogen uitsluitend worden verwerkt voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens moeten daarnaast toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn uitgaande van doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

3 Beraadslaging RR 37 /2012-3/7 B. FINALITEIT 6. De aanvrager wenst het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken in het kader van de creatie van het LMS dat hij zal uitbouwen. Het betreft een platform waarop lesgevers en personen die een opleiding wensen te volgen, kunnen inloggen om zo a. het aanbod aan opleidingen te kunnen raadplegen; b. zich persoonlijk in te schrijven voor opleidingen; c. eventueel via e-learning opleidingen op afstand te kunnen volgen. 7. Het nagestreefde doeleinde is welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd in de zin van de artikelen 4, 1, 2, WVP en 5, tweede lid WRR. C. PROPORTIONALITEIT C.1. Ten overstaan van het identificatienummer van het Rijksregister 8. Teneinde het LMS uit te bouwen, wenst de aanvrager het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken van zijn doelpubliek, zijnde: de beroepsmagistraten van de rechterlijke orde, de plaatsvervangende magistraten, de raadsheren en rechters in sociale zaken, de rechters in handelszaken, de assessoren in strafuitvoeringsrechtbanken, de gerechtelijke stagiairs, de referendarissen, de parketjuristen, de attachés in de dienst documentatie en overeenstemming der teksten bij het Hof van Cassatie, de leden van de griffies, de leden van de parketsecretariaten, de personeelsleden van de griffies en de parketsecretariaten, de personeelsleden die een bijzondere graad bekleden ingesteld door de Koning overeenkomstig artikel 180, eerste lid van het Gerechtelijk Wetboek. Dit doelpubliek zal op het LMS kunnen inloggen aan de hand van de elektronische identiteitskaart of het ambtenarentoken. 9. Het is essentieel voor de goede werking van het LMS dat gebruikers correct geïdentificeerd worden. Dit betekent dat misverstanden die kunnen ontstaan n.a.v. homonymie en foutieve schrijfwijzen uitgesloten moeten worden teneinde de stappen van authenticatie en autorisatie niet te hypothekeren. 10. Aan de hand van het unieke identificatienummer van het Rijksregister kan een persoon precies geïdentificeerd worden. Het door de aanvrager gewenste gebruik van het identificatienummer is, in het licht van het opgegeven doeleinde, dan ook in overeenstemming met artikel 4, 1, 3, WVP.

4 Beraadslaging RR 37 /2012-4/7 C.2. Ten opzichte van de duur van de machtiging 11. Het gebruik wordt voor onbepaalde duur gevraagd. 12. Het Comité stelt vast dat de taken die aan de aanvrager werden toebedeeld in de wet van 31 januari 2007 inzake de gerechtelijke opleiding en tot oprichting van het Instituut voor Gerechtelijke opleiding, niet in de tijd beperkt zijn. In het licht hiervan is een machtiging van onbepaalde duur gepast (artikel 4, 1, 3, WVP). C.3. Ten opzichte van de bewaringstermijn 13. Uit de door de aanvrager meegedeelde informatie blijkt dat de gegevens van de personen opgesomd in randnummer 8, zullen bewaard worden tot tien jaar nadat de betrokkenen niet meer tot de doelgroep van het LMS behoren (ingevolge verandering van job, pensioen, enz.). Het feit dat de persoonsgegevens van de betrokkenen nog 10 jaar nadat zij niet meer tot de doelgroep behoren verder bewaard worden, wordt als volgt verantwoord: a. Het komt vaak voor dat tijdelijke, contractuele medewerkers opnieuw een arbeidsovereenkomst wordt aangeboden binnen de rechterlijke organisatie. b. De aanvrager doet regelmatig nog beroep op gepensioneerde magistraten om les te geven. c. Om betrouwbare statistieken over de voorbije jaren te kunnen opstellen moet de aanvrager over de gegevens van alle deelnemers beschikken, ook al zijn deze intussen uit dienst getreden. 14. Het Comité is van oordeel dat deze bewaartermijn gepast is in het licht van artikel 4, 1, 5, WVP. C.4. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 15. Uit de door de aanvrager meegedeelde informatie blijkt dat het identificatienummer enkel intern zal gebruikt worden. 16. Het Comité neemt hier akte van.

5 Beraadslaging RR 37 /2012-5/7 C.5. Netwerkverbindingen 17. In de aanvraag staat dat er geen netwerkverbindingen op basis van het identificatienummer tot stand gebracht zullen worden. 18. Vanuit een bekommernis van volledigheid benadrukt het Comité dat: a. indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; b. het identificatienummer van het Rijksregister in ieder geval slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke deze laatsten eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. Wat dit laatste aspect betreft, merkt het Comité overigens op dat de FOD Justitie (die de gegevens omtrent de doelgroep zal aanleveren) nog niet gemachtigd is om met het oog op de doeleinden vermeld in punt B van onderhavige beraadslaging de gegevens van hun medewerkers aan de aanvrager over te maken. D. VEILIGHEID D.1. Consulent inzake informatieveiligheid 19. Uit de door de aanvrager verstrekte informatie blijkt dat hij niet over een consulent inzake informatieveiligheid beschikt. Hij voldoet aldus niet aan artikel 10, WRR. 20. Het Comité is bijgevolg van oordeel dat onderhavige machtiging maar in werking kan treden op het ogenblik dat een dergelijke consulent werd aangesteld. Het Comité wenst dat de aanvrager hem hierover op de hoogte houdt. D.2. Veiligheidsbeleid 21. Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij niet over een geschreven versie van zijn veiligheidsbeleid beschikt. Dit betreft nochtans een essentieel punt voor de beveiliging van de gegevens. Het Comité is bijgevolg van oordeel dat onderhavige machtiging maar in werking kan treden op het ogenblik dat het geschreven veiligheidsbeleid is uitgewerkt. Het Comité wenst dat de aanvrager hem hierover op de hoogte houdt.

6 Beraadslaging RR 37 /2012-6/7 D.3. Personen die het identificatienummer van het Rijksregister gebruiken en lijst van deze personen 22. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot het Rijksregister en die het identificatienummer ervan gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden. 23. De personen die op voornoemde lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens te bewaren. 24. Het Comité benadrukt tot slot dat loggings dienen te worden bijgehouden teneinde te registreren wie, omwille van welke reden, op een bepaald tijdstip, een bepaald dossier heeft geraadpleegd op basis van het rijksregisternummer. OM DEZE REDENEN het Comité 1 machtigt het Instituut voor Gerechtelijke Opleiding, onder de voorwaarden bepaald in deze beraadslaging en met het oog op het doeleinde vermeld in punt B om voor onbepaalde duur het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken; 2 bepaalt dat onderhavige machtiging slechts uitwerking zal krijgen nadat het Comité op basis van de door de aanvrager verstrekte inlichtingen heeft vastgesteld dat er een informatieveiigheidsconsulent (punt D1) werd aangesteld en dat het nodige werd gedaan met het oog op het uitwerken van de beveiligingsmaatregelen zoals aangestipt in punt D2; 3 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatieveiligheid die een impact kan hebben op de antwoorden die met het veiligheidsformulier aan het Comité werden verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatieveiligheid en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de veiligheid), de aanvrager een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatieveiligheid naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren;

7 Beraadslaging RR 37 /2012-7/7 4 bepaalt dat wanneer het Comité de inzake gemachtigden een vragenlijst betreffende de informatieveiligheid stuurt, deze laatsten die vragenlijst waarheidsgetrouw moeten invullen en terugsturen aan het Comité. Dit laatste zal de ontvangst bevestigen en hierop reageren indien hiertoe aanleiding bestaat. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon