van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;

Transcriptie

1 1/7 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 09/2014 van 19 februari 2014 Betreft: Aanvraag tot uitbreiding van de machtiging die verleend werd aan de intergemeentelijke vereniging voor duurzaam afvalbeheer regio Mechelen (IVAREM) in het kader van het DIFTAR - project (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van IVAREM, ontvangen op 24/10/2013; Gelet op de bijkomende inlichtingen ontvangen op 08/01/2014; Gelet op de beraadslaging nr. 27/2004 van 23 september 2004; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 29/01/2014; Gelet op het verslag van de Voorzitter;

2 Beraadslaging RR 09 /2014-2/7 Beslist op 19/02/2014, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. IVAREM, hierna de aanvrager, vraagt de uitbreiding van de machtiging waarover zij beschikt op grond van de beraadslaging nr. 27/2004 van 23 september 2004 voor de uitvoering van de taken in het kader van het DIFTAR-project Het DIFTAR-project staat voor gedifferentieerd tarief voor afvalverwijdering. Dit project strekt ertoe elk gezin woonachtig in het werkingsgebied van IVAREM een geïndividualiseerde rekening voor te leggen voor de inzameling en verwerking van het door hen aangeboden afval, hetzij in de persoonlijke container waarover elk gezin beschikt, hetzij op het containerpark. Een chip in de gezinscontainer en een gezinskaart houdende toegang tot het containerpark laten toe na te gaan wie de aanbieder is van het afval. 3. Het gewicht van het aangeboden afval wordt als meetgegeven gekoppeld aan een aantal identificatiegegevens van de gezinnen (adresgegevens, gezinssamenstelling, rijksregisternummer...) opgenomen in een centrale databank. Daartoe worden een aantal betrouwbare identificatiegegevens verzocht afkomstig van het Rijksregister der natuurlijke personen teneinde te kunnen overgaan tot een correcte toewijzing en aanrekening van de afvalinzamel- en verwerkingskosten. 4. De aanvrager wenst een uitbreiding te bekomen van de voormelde machtiging voor twee nieuwe finaliteiten (controle van onbekende personen en intergemeentelijke inning) en de uitbreiding van een bestaande finaliteit (diftar containerparken en diftar huis aan huis). II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG 5. Aangezien het een aanvraag betreft tot uitbreiding van een bestaande machtiging kan het Comité zijn onderzoek beperken tot het nagaan of : - de doeleinden waarvoor een machtiging wordt gevraagd welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn; - de toegang tot het gevraagde gegeven proportioneel is in het licht van het doeleinde waarvoor de aanvrager reeds over een machtiging beschikt, namelijk de uitvoering van de taken in het kader van het DIFTAR project. (artikel 4, 1, 3 van de WVP).

3 Beraadslaging RR 09 /2014-3/7 A. FINALITEIT 6. De aanvraag betreft vooreerst de nieuwe finaliteit controle onbekende personen : de aanvrager ontvangt momenteel, overeenkomstig de beraadslaging nr. 27/2004, op wekelijkse basis de periodieke mededeling van de verzochte informatiegegevens. Volgens de aanvrager worden daardoor momenteel regelmatig personen de toegang geweigerd tot de containerparken, omdat het identificatienummer van het Rijksregister niet bekend is aan de aanvrager. Deze personen worden momenteel handmatig in de databank toegevoegd na controle via de dienst bevolking van de betrokken gemeente. Teneinde de dienstverlening naar de burger te versnellen wordt nu een permanente toegang gevraagd door de aanvrager, opdat de validatie onmiddellijk kan gebeuren. 7. Daarnaast voorziet de aanvrager een nieuwe finaliteit intergemeentelijke inning : verschillende gemeentes hebben namelijk de inning van de contantbelasting of kohierbelasting voor het inzamelen en verwerken van afvalstoffen overgedragen aan IVAREM. 8. Tenslotte wenst de aanvrager een uitbreiding van een bestaande finaliteit diftar huis-aan- huis en diftar-containerpark : hiervoor wordt een uitbreiding van de wijzigingen gevraagd naar alle gezinsleden, en niet enkel naar de referentiepersoon van het gezin, en er wordt gevraagd om de aanduiding referentieadres te kunnen ontvangen. 9. De verwerking situeert zich in het kader van artikel 5, eerste lid, e), WVP. Het Comité oordeelt dat de hiervoor geschetste doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR. B. PROPORTIONALITEIT B.1. Ten opzichte van de toegang tot de gegevens uit het Rijksregister 10. De aanvrager wenst de toegang te bekomen tot de actuele hoofdverblijfplaats, ook indien deze buiten het werkingsgebied van IVAREM is gesitueerd. In de beraadslaging nr. 27/2004 werd voorzien dat de aanvrager de mededeling kan verkrijgen van het gegeven hoofdverblijfplaats, maar enkel voor de gezinnen woonachtig in het werkingsgebied van de aanvrager en enkel in het kader van de Diftar huis-aan-huis en Diftar-containerpark doeleinden. De aanvrager werd door de gemeentes Duffel, Lier, Putte, Bonheiden, Berlaar, Willebroek, Mechelen, Puurs, Sint-Katelijne- Waver, Sint-Amands en Bornem belast met de inning van de contantbelasting voor het inzamelen en verwerken van afvalstoffen. Hierdoor moet de aanvrager wanbetalers kunnen opvolgen, ook indien deze verhuizen buiten het werkingsgebied van de aanvrager.

4 Beraadslaging RR 09 /2014-4/7 11. De aanvrager mag overeenkomstig de beraadslaging nr. 27/2004 informatiegegevens uit het Rijksregister verwerken van alle inwonende gezinsleden uit haar werkingsgebied. Deze informatie ontvangt zij alleen indien er een referentiepersoon werd gedefinieerd. Bij verhuis of overlijden van deze referentiepersoon, ontvangt de aanvrager geen wijzigingen meer, totdat er een nieuwe referentiepersoon werd aangeduid. De identificatienummers van het Rijksregister van de gezinsleden zijn namelijk gelinkt aan de referentiepersoon, en niet aan het adres. De aanvrager vraagt dan ook om de wijzigingen van alle gezinsleden te mogen ontvangen, en niet enkel deze van de referentiepersoon. 12. Tenslotte wenst de aanvrager om het informatietype referentieadres te mogen ontvangen, hetwelk terug te vinden is onder het informatiegegeven hoofdverblijfplaats. Er wordt namelijk een vaste belasting aangerekend aan alle gezinnen die officieel zijn ingeschreven in de gemeente, met uitzondering van gezinnen die langere tijd niet in de gemeente woonachtig zijn. 13. Het Comité oordeelt, rekening houdend met de toelichting verschaft in de aanvraag, dat een toegang tot het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 5 WRR, en ontvangst van de voormelde wijzigingen en het informatietype referentieadres, gelet op de nagestreefde doeleinden, proportioneel, ter zake dienend en niet overmatig zijn (artikel 4, 1, 3, WVP). B.2. Ten opzichte van de frequentie van de toegang en de duur van de machtiging B.2.1. De aanvrager wenst een permanente toegang. 14. De aanvrager wenst een permanente toegang gelet op het feit dat dagelijks gegevens worden geconsulteerd en/of aangevuld/toegevoegd voor de opvolging van wanbetalers. Daarnaast wenst hij een permanente toegang te bekomen voor de finaliteit controle van onbekende personen. Het Comité is van oordeel dat voormelde doeleinden vereisen dat de aanvrager in staat is om op elk moment de gegevens van de betrokkenen te controleren. Een permanente toegang is dan ook gepast opdat de aanvrager zijn werkzaamheden naar behoren zou kunnen uitvoeren (artikel 4, 1, 3, WVP). B.2.2. De aanvrager wenst een machtiging voor onbepaalde duur. 15. Er wordt een machtiging voor onbepaalde duur gevraagd, met de verduidelijking dat de periode maximaal geldt tot het einde van de opdrachthoudende vereniging, hetgeen momenteel 26 april 2021 is. Het Comité benadrukt dat de termijn voorzien in de beraadslaging nr. 27/2004, zijnde 26 april 2021, niet kan worden overschreden.

5 Beraadslaging RR 09 /2014-5/7 16. Het Comité stelt vast dat de realisatie van de doeleinden in de tijd beperkt is, zijnde 26 april In het licht van de doeleinden is een machtiging van bepaalde duur, tot en met 26 april 2021, dan ook gepast (artikel 4, 1, 3, WVP). B.3. Ten opzichte van de bewaringstermijn 17. De voorziene bewaringtermijn is de behandelingstermijn van een bepaald dossier : de ontvangen informatie wordt bewaard totdat de te innen belasting is voldaan. 18. In zoverre de aanvrager het hierboven vermelde in acht neemt, handelt hij conform artikel 4, 1, 5 van de WVP. B.4. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 19. De gegevens zijn uitsluitend bestemd voor medewerkers van de aanvrager, namelijk de dienst boekhouding en de ICT dienst. 20. Het Comité neemt hiervan akte. 21. De aanvrager maakt geen melding van een onderaanneming. Het Comité verduidelijkt dat als er een verwerkingsopdracht als bedoeld in artikel 1, 5 van de WVP is gepland, er conform artikel 16 van de WVP een verwerkingsovereenkomst moet worden afgesloten tussen de aanvrager en de verwerker. Artikel 5, 1ste lid, 3 van de WRR verplicht de verwerker eveneens om aan de personen in wier naam hij handelt in de hoedanigheid van de verwerker, rekenschap af te leggen van de noodzakelijke maatregelen die hij neemt om zich in overeenstemming te brengen met de WVP. B.5. Netwerkverbindingen 22. Op basis van de informatie vervat in de aanvraag stelt het Comité vast dat er geen netwerkverbindingen zijn. 23. Vanuit een bekommernis van volledigheid benadrukt het Comité dat: indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het identificatienummer van het Rijksregister in ieder geval slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke deze laatsten eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken.

6 Beraadslaging RR 09 /2014-6/7 C. BEVEILIGING C.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 24. De identiteit van de consulent inzake informatiebeveiliging werd meegedeeld. Kennelijk bestaan er geen onverenigbaarheden met eventuele andere werkzaamheden die de betrokkene verricht. Bijgevolg kan hij worden aanvaard als beveiligingsconsulent. C.2. Informatiebeveiligingsbeleid 25. Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij over een informatiebeveiligingsbeleid beschikt en over een plan in toepassing ervan. 26. Het Comité neemt hiervan akte en benadrukt dat loggings dienen te worden bijgehouden teneinde te registreren wie, omwille van welke reden, op een bepaald tijdstip, een bepaald dossier heeft geraadpleegd op basis van het rijksregisternummer. C.3. Personen die toegang hebben tot de gegevens/het nummer gebruiken en lijst van deze personen 27. Alle personen, bevoegd voor boekhouding en ICT, werkzaam bij de aanvrager, zullen toegang hebben tot het gegeven. 28. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop bovenvermelde personen worden opgenomen. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden. Zij zal aan het Comité worden voorgelegd op eerste verzoek. 29. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens te bewaren.

7 Beraadslaging RR 09 /2014-7/7 OM DEZE REDENEN, het Comité 1 machtigt de intergemeentelijke vereniging voor duurzaam afvalbeheer regio Mechelen (IVAREM), om voor de doeleinden vermeld in punt B en onder de voorwaarden bepaald in deze beraadslaging voor bepaalde duur, i.e. tot 26 april 2021 : toegang te hebben tot het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 5 WRR; 2 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden die met het veiligheidsformulier aan het Comité werden verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), IVAREM een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren; 3 bepaalt dat wanneer IVAREM een vragenlijst betreffende de informatiebeveiliging stuurt, deze die vragenlijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugsturen aan het Comité. Dit laatste zal de ontvangst bevestigen en hierop reageren indien hiertoe aanleiding bestaat. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon