Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité");

Transcriptie

1 1/9 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr. 11/2016 van 2 maart 2016 Betreft: machtigingsaanvraag van het Instituut van de accountants en de belastingconsulenten om toegang te krijgen tot het Rijksregister en om het rijksregisternummer te gebruiken voor de identificatie van de kandidaat-stagiair accountant of belastingconsulent (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis ; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ; Gelet op de aanvraag van Instituut van de accountants en de belastingconsulenten ontvangen op 04/01/2016; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 03/02/2016; Gelet op het verslag van de Voorzitter;

2 Beraadslaging RR 11/2016-2/9 Beslist op 2 maart 2016, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. Het Instituut van de accountants en de belastingconsulenten, hierna "de aanvrager", wenst toegang tot het Rijksregister en het rijksregisternummer te gebruiken om de kandidaatstagiair, de accountant of belastingconsulent correct te identificeren in het ledentableau dat hij verplicht moet bijhouden krachtens artikel 5 van de wet van 22 april 1999 betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen 1. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 2. Overeenkomstig artikel 5, eerste lid, 2 en artikel 8 van de WRR, verleent het Comité machtiging om toegang te hebben tot de informatie bepaald in artikel 3, eerste en tweede lid van de WRR, of om er mededeling van te krijgen en het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken: aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité. 3. De aanvrager werd opgericht bij wet van 21 februari 1985, gewijzigd bij wet van 22 april 1999 betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen Het artikel 3 van de wet geeft de aanvrager de opdracht om toe te zien op de opleiding en de permanente organisatie van een korps van specialisten te verzekeren die bekwaam zijn om de functies van accountant en belastingconsulent uit te oefenen. Hij ziet er ook op toe dat de opdrachten die aan zijn leden werden toevertrouwd, behoorlijk worden uitgevoerd. 5. Artikel 5 van deze wet verplicht de aanvrager overigens om een tableau van zijn leden vast te stellen, dat elk jaar op 1 januari wordt vastgesteld. 1 B.S., 11 april Op. cit.

3 Beraadslaging RR 11/2016-3/9 6. Overeenkomstig artikel 5, eerste lid, 2 en artikel 8 van de WRR komt de aanvrager dus in aanmerking om toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister en het identificatienummer ervan te gebruiken. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 7. Krachtens artikel 4 van de WVP vormen het identificatienummer en de informatiegegevens van het Rijksregister persoonsgegevens waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Deze persoonsgegevens dienen overigens welbepaald, ter zake dienend en niet overmatig te zijn in het licht van de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. B. DOELEINDEN 8. De aanvrager heeft de opdracht om een korps van specialisten op te leiden. Hiervoor organiseert de aanvrager een stage De kandidaat-stagiairs moeten een inschrijvingsformulier invullen waarmee ze kunnen geïdentificeerd worden. 10. Op het einde van de stage en nadat ze het bekwaamheidsexamen hebben afgelegd, wordt de stagiair lid van het instituut en doet hij een inschrijvingsaanvraag voor de gewenste categorie (extern - zelfstandig lid of intern lid - onder een arbeids- of statutaire overeenkomst) De aanvrager wenst toegang tot verschillende gegevens van het Rijksregister en tot het rijksregisternummer van de natuurlijke personen om de gegevens te verkrijgen die noodzakelijk zijn voor de identificatie van de kandidaat en om te vermijden dat deze informatie moet worden opgevraagd bij iedere administratieve stap in het leven van de kandidaat/stagiair/lid binnen het instituut alsook om het ledentableau correct te kunnen bijhouden dat hij verplicht moet opstellen krachtens artikel 5 van de wet van 22 april 1999 betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen. 12. Uit deze toelichting blijkt dat de nagestreefde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn als bedoeld in artikel 4, 1, 2 van de WVP. 3 Art.24 tot 26 van de wet van 22 april 1999, op.cit. 4 de vragenlijsten werden bij deze beraadslaging gevoegd.

4 Beraadslaging RR 11/2016-4/9 C. PROPORTIONALITEIT C.1 Ten overstaan van de gegevens 13. De aanvrager wenst toegang tot de informatie vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 (uitgezonderd de geboorteplaats), 4, 5, 6 (uitgezonderd de plaats van overlijden) van de WRR, namelijk: naam en voornamen; geboortedatum; nationaliteit; hoofdverblijfplaats; datum van overlijden; 14. De gegevens "naam en voornamen" zijn noodzakelijk om de kandidaat en de accountant of de belastingconsulent te kunnen identificeren. 15. De "geboortedatum is noodzakelijk" om te kunnen nagaan of het lid de pensioenleeftijd heeft bereikt en kan genieten van een verminderde bijdrage van 50%. 16. Het gegeven "nationaliteit" is noodzakelijk omdat de onderdanen van de Europese Gemeenschap hun diploma kunnen doen gelden voor een toelatingsexamen tot de stage, krachtens artikel 19bis, 1 van de wet van 22 april Het gegeven "hoofdverblijfplaats" is noodzakelijk omdat het Koninklijk besluit van 8 april 2003 betreffende het toelatingsexamen, de stage en het bekwaamheidsexamen van accountant en/of belastingconsulent 5 de aanvrager de verplichting oplegt om de resultaten van de verschillende examens aangetekend te verzenden. De uitnodigingen en bijdrageverzoeken worden immers ook verstuurd naar het adres van het lid. 18. Het gegeven "datum van overlijden" is noodzakelijk omdat er bij een overlijden maatregelen moeten worden genomen ten aanzien van de klanten van het kabinet opdat hun belangen bewaard zouden blijven. In kabinetten waar meerdere beroepsbeoefenaars zijn, is dit geen probleem maar de situatie is anders wanneer het een eenpersoonskabinet betreft. De familie denkt er niet altijd aan om onder die omstandigheden de aanvrager te informeren.

5 Beraadslaging RR 11/2016-5/9 19. Naast een toegang tot dit gegeven, wenst de aanvrager een automatische mededeling tussen hem en het Rijksregister zodat hij automatisch iedere wijziging ontvangt aan het gegeven "hoofdverblijfplaats" en het gegeven "overlijden" om de kandidaat of het lid te kunnen bereiken op het juiste adres en om ingelicht te worden over het overlijden. 20. Het Comité wijst de aanvrager erop dat hij om van deze functionaliteit te kunnen genieten, hij moet over een verwijzingsrepertorium beschikken. Dit repertorium dient als filter opdat de aanvrager slechts de informatie zou ontvangen die relevant is voor de behandeling van zijn dossiers. Het Comité acht het evenwel niet noodzakelijk dat de aanvrager zelf instaat voor het oprichten van dit verwijzingsrepertorium. Hij kan zich aansluiten bij een bestaande integrator zoals de Brusselse dienstenintegrator. 21. Het Comité is van oordeel dat de gevraagde toegang tot de informatie vermeld onder artikel 3, eerste lid, 1, 2 (uitgezonderd de geboorteplaats), 4, 5, 6 ( uitgezonderd de plaats van overlijden) van de WRR evenals de automatische mededeling van de wijzigingen aan de gegevens "hoofdverblijfplaats" en "overlijden" in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3 van de WVP. C.2. Ten overstaan van het gebruik van het rijksregisternummer 22. De aanvrager wenst het rijksregisternummer te gebruiken van zijn stagiairs en zijn leden om hen correct te kunnen identificeren en het risico op homoniemen te vermijden op het ogenblik van de inschrijving op het ledentableau, de verzending van de uitnodigingen voor de algemene vergaderingen, de verzending van de bijdragen, de correspondentie in het kader van een tuchtonderzoek, de kennisgeving van de beslissingen van de tuchtinstanties. 23. Het Comité besluit dat het gebruik van het rijksregisternummer uitgaande van het vermelde doeleinde in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3 van de WVP. C.3. De frequentie van de toegang en de duur van de toegang 24. Er wordt een permanente toegang gevraagd aangezien de gegevens geraadpleegd moeten kunnen worden bij: de inschrijving aan het toelatingsexamen tot de stage; de inschrijving op het ledentableau op het einde van de stage; de organisatie van de kwaliteitscontrole; het indienen van een klacht tegen een lid; het verzenden van post naar het lid.

6 Beraadslaging RR 11/2016-6/9 25. Het Comité stelt vast dat de aanvrager met een permanente toegang zijn dossiers correct kan beheren. De mededeling van deze gegevens is bijgevolg in overeenstemming met artikel 4, 1, 3, WVP. 26. De aanvrager wenst een machtiging voor onbepaalde duur aangezien zijn opdrachten niet beperkt zijn in de tijd. 27. In het licht hiervan oordeelt het Comité dat een machtiging van onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 1, WVP). C.4. Betreffende de bewaartermijn 28. De aanvrager zal de gevraagde gegevens gedurende de volledige loopbaan van het lid bewaren. 29. Het Comité stelt vast dat in overeenstemming met artikel 4, 1, 5 van de WVP, de bewaartermijn van de gegevens aanvaardbaar is. C.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 30. De aanvrager preciseert dat zijn diensten intern gebruik zullen maken van de gevraagde gegevens en dat ze niet aan derden zullen worden meegedeeld. 31. Het Comité neemt hiervan akte C.6. Netwerkverbindingen 32. Uit de aanvraag blijkt dat er thans geen enkele netwerkverbinding tot stand komt. 33. Volledigheidshalve benadrukt het Comité dat: indien er later andere netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het rijksregisternummer in relaties met derden in ieder geval uitsluitend gebruikt kan worden voor zover dit kadert binnen de doeleinden waarvoor zij eveneens gemachtigd werden dit nummer te gebruiken.

7 Beraadslaging RR 11/2016-7/9 D. BEVEILIGING D.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 34. De identiteit van de consulent inzake informatiebeveiliging werd aan het Comité meegedeeld. Uit de aanvraag en de verstrekte informatie blijkt dat de betrokkene de Directeur-generaal is. Hij kan dus niet als consulent inzake informatiebeveiliging worden toegelaten omdat er garanties moeten zijn dat hij onafhankelijk is van de Directeur-generaal. 35. De aanvrager moet dus een andere consulent inzake informatiebeveiliging voorstellen. D.2. Beveiligingsbeleid 36. Uit de documentatie die de aanvrager verstrekte, blijkt dat hij beschikt over een beleid inzake informatiebeveiliging en over een uitvoeringsplan daarvan. 37. De aanvrager heeft evenwel geen risicoanalyse uitgevoerd. 38. Het Comité verzoekt de aanvrager een risicoanalyse uit te voeren en het Comité daarvan in te lichten. D.3. Personen die toegang hebben tot de informatie en lijst van die personen 39. De aanvrager preciseert in zijn aanvraagformulier dat de gevraagde gegevens intern zullen worden aangewend. De identiteit en de functie van die personen werden nader omschreven. Het gaat over de diensten "Stage"; "Administratie van de leden"; "Kwaliteitscontrole"; "Juridische"; "Griffie van de tucht- en beroepscommissies". 40. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen met de personen die toegang hebben tot het Rijksregister en het rijksregisternummer gebruiken. Deze lijst wordt voortdurend bijgewerkt en ter beschikking gehouden van het Comité. Het is niet nodig om die lijst systematisch aan het Comité te bezorgen.

8 Beraadslaging RR 11/2016-8/9 41. De personen die op deze lijst voorkomen moeten bovendien een verklaring ondertekenen waarmee zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijkheid van de gegevens te bewaren. 42. Het Comité eist dat de aanvrager de nodige maatregelen zou nemen om de loggings (wie, wanneer en waarom toegang had tot de gegevens) te registreren zodat de toegangen kunnen worden gecontroleerd. OM DEZE REDENEN, Het Comité 1 machtigt het Instituut van de accountants en de belastingconsulenten om voor de verwezenlijking van de doeleinden als omschreven onder punt B en onder de voorwaarden als uiteengezet in deze beraadslaging en voor onbepaalde duur, permanent toegang te hebben tot de informatie, vermeld onder artikel 3, eerste lid, 1, 2 (niet de geboorteplaats), 3, 5 en 6 (niet de plaats van overlijden) van de WRR, evenals een automatische mededeling van de wijzigingen aan de gegevens "hoofdverblijfplaats" en "overlijden"; het rijksregisternummer te gebruiken. onder de opschortende voorwaarde dat een consulent inzake informatiebeveiliging wordt voorgesteld met voldoende garantie op onafhankelijkheid ten aanzien van de Directeurgeneraal en dat een risicoanalyse wordt uitgevoerd; 2 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden uit het beveiligingsformulier dat aan het Comité werd verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), de aanvrager een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren.

9 Beraadslaging RR 11/2016-9/9 3 bepaalt dat wanneer het Comité een vragenlijst over het beveiligingsniveau van de aanvrager toestuurt, die laatste deze vragenlijst naar waarheid moet invullen en naar het Comité moet terugsturen. Het Comité stuurt een ontvangstmelding en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon