Gelet op de aanvraag van het Beroepsinstituut van erkende boekhouders en fiscalisten, ontvangen op 19/03/2014;

Transcriptie

1 1/8 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 43/2014 van 4 juni 2014 Betreft: aanvraag van het Beroepsinstituut van erkende boekhouders en fiscalisten om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken voor digitale en vereenvoudigde administratie (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van het Beroepsinstituut van erkende boekhouders en fiscalisten, ontvangen op 19/03/2014; Gelet op de bijkomende informatie, ontvangen op 06/05/2014; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 12/05/2014;

2 Beraadslaging RR 43 /2014-2/8 Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 03/06/2014; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 4 juni 2014, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. De aanvraag heeft tot doel het Beroepsinstituut van erkende boekhouders en fiscalisten, hierna de aanvrager, te machtigen om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op het bijhouden van het tableau van erkende boekhouders(-fiscalisten) en de lijst van de stagiairs boekhouders(-fiscalisten) en het organiseren van toegang tot hun persoonlijke dossiers.. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 2. Overeenkomstig artikel 5, eerste lid, 2 en artikel 8 van de WRR, verleent het Comité machtiging om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken: aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité. 3. Uit de memorie van toelichting bij de wet van 22 april 1999 betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen, hierna de wet, blijkt dat deze regelgeving een betere bescherming van de belastingplichtige nastreeft en meer in het bijzonder een ordentelijk verloop van zijn relatie met de belasting heffende overheden. Er werd immers vastgesteld dat belastingplichtigen het slachtoffer werden van ondermaats werk van belastingconsulenten. Vandaar dat er werd overgegaan tot de reglementering van de fiscale beroepen. 4. De aanvrager werd opgericht door artikel 43 van de wet dat hem tevens rechtspersoonlijkheid verleent. Artikel 44 van de wet bepaalt dat de opdracht van de aanvrager erin bestaat: toe te zien op de opleiding en de permanente organisatie van een korps van specialisten te verzekeren, die bekwaam zijn de in artikel 49 bepaalde werkzaamheden uit te voeren met

3 Beraadslaging RR 43 /2014-3/8 alle vereiste waarborgen inzake bekwaamheid, onafhankelijkheid en professionele rechtschapenheid; toe te zien dat de aan zijn leden, en aan de personen die onderworpen zijn aan zijn toezicht en tuchtbevoegdheid, toevertrouwde opdrachten, behoorlijk worden uitgevoerd; het tableau bij te houden van de erkende boekhouders en erkende boekhouders-fiscalisten alsook de lijst van de stagiair boekhouders en de stagiair boekhouders-fiscalisten. 5. In de mate dat de aanvrager wettelijk wordt belast met het opstellen van het tableau en de lijst evenals het waken over de bekwaamheid en onafhankelijkheid van de personen die hij tot het beroep toelaat, vervult hij een taak van algemeen belang en komt hij dus op basis van artikel 5, eerste lid, 2, WRR in aanmerking om te worden gemachtigd. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 6. Op grond van artikel 4 WVP vormt het identificatienummer van het Rijksregister een persoonsgegeven, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Een persoonsgegeven moet bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor het wordt verwerkt. B. DOELEINDEN B.1. Bijhouden tableau en lijst 7. Zoals aangestipt in randnummer 4 is de aanvrager wettelijk verplicht om een tableau van de erkende boekhouders en erkende boekhouders-fiscalisten alsook de lijst van de stagiair boekhouders en de stagiair boekhouders-fiscalisten bij te houden. Zowel boekhouders(-fiscalisten) die als zelfstandige actief zijn als boekhouders(-fiscalisten) die in dienstverband werken, worden geviseerd. Personen die zich onrechtmatig de hoedanigheid van erkend boekhouder-(fiscalist) toeëigenen stellen zich bloot aan strafsancties (artikel 58 van de wet). 8. In de schoot van de aanvrager zijn een NL en een FR uitvoerende kamer actief die bevoegd zijn om tuchtsancties op te leggen, waaronder de schorsing tot maximaal 2 jaar (artikel 45/1, 2 en 7, en 45/2 van de wet), wat vanzelfsprekend tijdelijke aanpassing van het tableau/de lijst vereist. 9. Om verwarring en vergissingen m.b.t. personen uit te sluiten, gelet op de eventuele strafrechtelijke en/of pecuniaire gevolgen, wenst de aanvrager de opgenomen personen zo nauwkeurig mogelijk te identificeren.

4 Beraadslaging RR 43 /2014-4/8 10. Het Comité stelt vast dat het gaat om een welbepaald en uitdrukkelijk omschreven doeleinde in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR. Het is tevens gerechtvaardigd vermits de verwerkingen die daartoe worden verricht gesteund zijn op artikel 5, eerste lid, c), WVP. B.2. De personen opgenomen op het tableau/de lijst toelaten verplichtingen door t.o.v. de aanvrager te vervullen 11. De aanvrager beschikt over een extranet tot hetwelk de personen opgenomen op het tableau of de lijst toegang hebben. Momenteel wordt toegang verleend op basis van een gebruikersnaam en paswoord. Via dit extranet kunnen zij voorgeschreven mededelingen doen aan de aanvrager. 12. Tot deze verplichte meldingen behoren: de jaarlijkse mededeling van de gevolgde beroepsvervolmaking zodat de aanvrager kan controleren of het voorgeschreven aantal uren werd gehaald zoals bepaald in artikel 15, tweede lid, van het Reglement van plichtenleer van het Beroepsinstituut van erkende Boekhouders en Fiscalisten 1 ). Voor 2014 werd dit aantal uren vastgesteld op 40 ingevolge beslissing van de Nationale Raad van 22 november het aangaan van professionele samenwerkingsverbanden in het kader van zijn beroepsuitoefening met het oog op controle op de conformiteit met de plichtenleer. invullen van vragenlijsten ter controle van de verplichtingen opgelegd door de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme De boekhouders(-fiscalisten) en stagiairs boekhouders(-fiscalisten) die in gebreke blijven om de nodige meldingen te verrichten, stellen zich bloot aan tuchtsancties (artikel 45/2 van de wet). 14. Daarnaast wordt de betrokkenen de mogelijkheid geboden om via het extranet hun eigen dossier te beheren. 1 Goedgekeurd bij koninklijk besluit van 22 oktober 2013 tot goedkeuring van het reglement van plichtenleer van het Beroepsinstituut van erkende Boekhouders en Fiscalisten. 2 De artikelen 38 en 39 van de wet van 11 januari 1993 verplichten de aanvrager tot het uitwerken van een reglement betreffende de toepassingsmodaliteiten van Hoofdstuk II van de wet van 11 januari De aanvrager keurde op 28/01/2011 het Reglement inzake de toepassing van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, goed. De aanvrager werkte een vragenlijst uit aan de hand waarvan zijn leden verslag moeten uitbrengen over de toepassing van het reglement.

5 Beraadslaging RR 43 /2014-5/8 15. Het Comité stelt vast dat het gaat om een welbepaald en uitdrukkelijk omschreven doeleinde in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR. Het is tevens gerechtvaardigd vermits de verwerkingen die daartoe worden verricht gesteund zijn op artikel 5, eerste lid, c), WVP. C. PROPORTIONALITEIT C.1. Ten overstaan van het identificatienummer 16. De aanvrager wenst het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken om: de personen die hij opneemt op het tableau of op de lijst eenduidig te identificeren; erover te waken dat alleen personen die opgenomen zijn op het tableau of op de lijst en die zich aan de hand van hun eid hebben geïdentificeerd en geauthenticeerd, toegang krijgen tot het extranet. 17. Het Comité stelt vast dat aan de hand van dit nummer - dat een uniek nummer is - een persoon, in combinatie met zijn naam en voornaam, zonder enige marge van vergissing kan geïdentificeerd worden. Misverstanden of persoonsverwisselingen die zouden kunnen ontstaan n.a.v. homonymie en foutieve schrijfwijzen worden op die manier vermeden. 18. Gelet op het feit dat: het zich onrechtmatig toe-eigenen van de hoedanigheid van erkend boekhouder(-fiscalist) of het uitoefenen van de beroepswerkzaamheden van een erkend boekhouder(-fiscalist) strafbaar is; het niet vervullen van verplichte mededelingen aan de aanvrager tuchtrechtelijk wordt beteugeld; oordeelt het Comité dat, gelet op de eventuele persoonlijke en professionele gevolgen, de aanvrager er moet over waken dat vergissingen met betrekking tot de betrokken persoon worden uitgesloten. Het identificatienummer is daartoe een gepast instrument. 19. Het voorgenomen gebruik van het identificatienummer is in overeenstemming met artikel 4, 1, 3, WVP.

6 Beraadslaging RR 43 /2014-6/8 C.2. Ten overstaan van de duur van de machtiging 20. De aanvrager wenst een machtiging voor onbepaalde duur te bekomen, namelijk zolang hij bestaat. 21. Het Comité stelt vast dat de wettelijke opdracht van de aanvrager, binnen dewelke bovenvermelde doeleinden zich situeren, niet in de tijd beperkt is. In het licht hiervan is een machtiging voor onbepaalde duur gepast (artikel 4, 1, 3, WVP). C.3. Ten overstaan van de bewaartermijn 22. De aanvrager meldt dat hij het identificatienummer van het Rijksregister bewaart zolang een betrokkene bij hem lid of stagiair is 3 teneinde hem in staat te stellen via het extranet een aantal deontologische en wettelijke verplichtingen te vervullen. Van zodra een persoon niet langer lid is ten gevolge van vrijwillig ontslag of omwille van een schrapping, mag hij geen toegang meer hebben tot het extranet en wordt zijn nummer verwijderd. 23. Het Comité stelt vast dat de door de aanvrager voorgestelde bewaartermijn in het licht van het nagestreefde doeleinde conform artikel 4, 1, 5, WVP is. C.4. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 24. In de aanvraag wordt gesteld dat het identificatienummer van het Rijksregister niet wordt meegedeeld aan derden. Het Comité neemt hiervan akte. C.5. Netwerkverbindingen 25. Volgens de aanvraag komen er geen netwerkverbindingen tot stand. Het Comité neemt hiervan akte. 26. Volledigheidshalve benadrukt het Comité dat: indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; 3 Iedereen die ingeschreven is op het tableau of op de lijst is van rechtswege lid van de aanvrager (zie artikel 45/1 van de wet).

7 Beraadslaging RR 43 /2014-7/8 het identificatienummer van het Rijksregister in ieder geval slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke deze laatsten eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. D. INFORMATIEBEVEILIGING D.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 27. Er wordt geen consulent inzake informatiebeveiliging voorgesteld zoals voorgeschreven door artikel 10 WRR. 28. De aanvrager moet aan het Comité een consulent voorstellen aan de hand van de behoorlijk ingevulde en ondertekende evaluatievragenlijst kandidaat-beveiligingsconsulent zodat het kan nagaan of de voorgestelde persoon over de nodige capaciteiten en onafhankelijkheid beschikt om de functie te vervullen, hij er voldoende tijd kan aan besteden en hij geen andere werkzaamheden verricht die onverenigbaar zijn met de functie van beveiligingsconsulent. D.2. Informatiebeveiligingsbeleid 29. Er werd hieromtrent geen informatie verschaft. De aanvrager moet aan het Comité de behoorlijk ingevulde en ondertekende conformiteitsverklaring m.b.t. de beveiliging van het informatiesysteem bezorgen zodat het Comité een zicht heeft op de status van de informatiebeveiliging. D.3. Personen die het identificatienummer van het Rijksregister gebruiken en de lijst van deze personen 30. Alleen de personeelsleden van de aanvrager die voor hun werkzaamheden in verband met de in deze beraadslaging vermelde doeleinden behoefte hebben aan het identificatienummer, zullen het gebruiken. 31. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen van de personen die het identificatienummer van het Rijksregister gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd worden en ter beschikking gehouden worden van het Comité. 32. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens waartoe zij toegang krijgen, te bewaren.

8 Beraadslaging RR 43 /2014-8/8 OM DEZE REDENEN, het Comité 1 machtigt het Beroepsinstituut van erkende boekhouders en fiscalisten om voor de doeleinden vermeld onder punt B en onder de voorwaarden vastgesteld in deze beraadslaging, voor onbepaalde duur het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. Deze beraadslaging zal slechts uitwerking krijgen nadat het Comité op basis van de verstrekte stukken en inlichtingen heeft vastgesteld dat het Beroepsinstituut van erkende boekhouders en fiscalisten beschikt over een aanvaardbare beveiligingsconsulent en een afdoend beveiligingsbeleid. De door deze beraadslaging verleende machtiging vervalt van rechtswege indien het Beroepsinstituut van erkende boekhouders en fiscalisten in gebreke blijft om binnen een termijn van 6 maanden, te rekenen vanaf de datum van huidige beraadslaging, om aan de opschortende voorwaarde te voldoen. 2 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden die met het veiligheidsformulier aan het Comité werden verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), het Beroepsinstituut van erkende boekhouders en fiscalisten een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren; 3 bepaalt dat wanneer het Comité het Beroepsinstituut van erkende boekhouders en fiscalisten een vragenlijst met betrekking tot de informatiebeveiligingsstatus toestuurt, deze laatste de lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan het Comité. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon